第9章工作表数据格式化处理技巧.docx
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第9章工作表数据格式化处理技巧
第9章工作表数据格式化处理技巧
问题1:
Excel中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决?
操作方法:
如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作Excel表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。
问题2:
工作表名称中能含有空格吗?
例如:
将某工作表命名为“ZhuMeng”,可以吗?
操作方法:
可以。
要注意的是:
当在其他工作表中调用该工作表中的数据时,不能使用类似“=ZhuMeng!
A2”的公式,否则Excel将提示错误信息“找不到文件Meng”。
解决的方法是:
将调用公式改为“='ZhuMeng'!
A2”就行了。
当然,输入公式时,最好养成这样的习惯,即在输入“=”号以后,用鼠标单击ZhuMeng工作表,再输入余下的内容。
问题3:
在Excel中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日期形式,怎么办?
操作方法:
点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。
问题4:
做好一个Excel表格,填好了数据,现在想修改其中的一列(行),例如:
想在A列原来的数据的基础上加8,有没有快速修改整行(列)数据的方法呢?
操作方法:
1、在想要修改的列(假设为A列)的旁边,插入一个临时的新列(为B列),并在B列的第一个单元格(B1)里输入8。
2、把鼠标放在B1的或下角,待其变成十字形后住下拉直到所需的数据长度,此时B列所有的数据都为8。
3、在B列上单击鼠标右键,“复制”B列。
4、在A列单击鼠标的右键,在弹出的对话框中单击“选择性粘贴”,在弹出的对话框中选择“运算”中所需要的运算符,在此我们选择“加”,这是本方法的关键所在。
5、将B列删除。
说明:
同样的办法可以实现对一列(行)的乘,除,减等其它的运算操作。
原表格的格式也没有改变。
问题5:
Excel巧妙解决姓名疑难问题。
操作方法:
1、删除姓名中的空格有两种方法:
方法一:
替换法
选中姓名所在的A列,执行“编辑→替换”命令,在“查找内容”栏中输入一个空格,在“替换为”栏中不填任何内容,单击“全部替换”命令,确定退出后即可;
方法二:
函数公式法
在B2单元格中输入公式“=SUBSTITUTE(A2,"","")”,确定后利用填充柄将该公式进行复制就可以了。
注意:
公式中的第一个引号中间要有一个空格,而第二个引号中是无空格的。
2、让姓名左右对齐也有两种方法:
方法一:
格式设置法
选中已经删除完空格的姓名单元格,单击“格式→单元格”在打开的“单元格格式”对话框中的水平对齐方式中选择“分散对齐”选项,确定退出后即可;
方法二:
函数公式法
利用Excel中的“IF”、“LEN”、“MID”三种函数组合可使学生姓名用字左右对齐。
具体示例为:
在C3单元格中输入公式:
“=IF(LEN(B2)>=3,B2,(MID(B2,1,1)&&""&&MID(B2,2,1)))”,确定后利用填充柄将该公式进行复制即可。
问题6:
对Excel电子表格中的一批数值怎样才能进行同样的计算操作?
操作方法:
1、在一个空单元格中输入“10”,选中该单元格,按下Ctrl+C键;
2、选中目标单元格B2~B5,选择“编辑”→“选择性粘贴”,在对话框的“粘贴”项目中选择“数值”,在“运算”项目中选择“乘”,单击“确定”按钮,那么所选中区域内的数值都将与10相乘。
问题7:
对Excel工作表中大量数据怎样实现快速求相反数?
操作方法:
1、在一个空单元格中输入“-1”,选中该单元格,按下Ctrl+C键;
2、选择目标单元格,选择“编辑”→“选择性粘贴”,再选中“粘贴”栏下的数值和运算栏下的“乘”即可。
这样,就将所有的数据和-1相乘了,从而快速求得它们的相反数。
你也可以使用该方法将单元格中的数值扩大或缩小1,000或更大倍数。
问题8:
若随时想知道所选中的单元格中数值的和,或平均值之类的,又不想占用一格单元格来存放公式及结果,如果选中的范围随时可能变化,用公式也处理不了这个问题,该怎么办呢?
操作方法:
Excel其实提供了这个功能,它的默认操作是求和你选中一些单元格,在状态栏中就会显示所选单元格的总和;鼠标右击状态栏,在弹出的菜单中单击平均值,就可以在状态栏中看到平均值了;该方法可以计算选定单元格的平均值总和最小值最大值还可利用这个方法计算包含数字的单元格的数量(选中计数值),或者计算已填充单元格的数量(选中计数)。
问题9:
怎样使Excel表格中打印行号和列标?
操作方法:
单击文件菜单中的页面设置命令,选择其中的工作表选项卡,选中行号列标复选框即可预览一下,你就会发现带有行号和列标的表格了
问题10:
如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?
如何才能一次打印多个工作表?
操作方法:
把鼠标移到工作表的名称处点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时所有操作将都针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印工作表。
问题11:
用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.......),想输出成工资条的形式。
怎么做?
操作方法:
复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。
问题12:
对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。
但是,如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来?
操作方法:
选择“文件”→“页面设置”→“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。
之后,打印出来的表格就面目如初了。
问题13:
想打印彩色的页眉,却不能为页眉应用彩色格式。
如何解决?
操作方法:
页眉中的文字只能打印为黑色,即便使用彩色打印机,也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。
要打印彩色页眉,可以使用打印标题代替页眉。
例如,要在每页的顶端打印公司的徽标与地址,将徽标与地址信息放置在工作表的前几行;在“文件”菜单上,单击“页面设置”,单击“工作表”选项卡,然后在“顶端标题行”框中,输入包含徽标与地址的行。
问题14:
使用“格式”菜单上的“背景”命令,为工作表添加了背景图案,但打印时,却没有打印工作表背景。
为什么?
如何解决?
操作方法:
用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。
但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影,都会被打印出来。
问题15:
在工作表中设置了多个打印区域后,Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。
如何解决?
操作方法:
如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域,在默认情况下,Excel将把每个区域打印到单独的页面上。
用下列方法指定工作表中的独立区域,将它们打印到同一页面上:
1、将不相邻的列打印到相邻的位置上:
选定不想打印的列,点击“格式”菜单中的“列”,然后单击“隐藏”。
设置一个包含所有列的打印区域,其中也包括隐藏的列。
2、将不相邻的行打印到上下相邻的位置上:
选定不想打印的行,点击“格式”菜单中的“行”,然后单击“隐藏”。
设置一个包含所有行的打印区域,其中也包括隐藏的行。
问题16:
怎样能够只打印Excel中的一个单列表格,并将这一列的内容横向排列、逐行显示?
操作方法:
1、打开表格,复制要打印的某一列,然后点击菜单中的“文件→新建...→工作簿”,然后将复制的某一列粘贴到该工作簿的第一列中,点击“文件”下的“保存”,在弹出的保存窗口中,将“保存类型”选择为“文本文件(制表符分隔)(*.txt)”,然后点击“保存”,不要管弹出提示,点“确定”或“是”就把这个工作簿保存为“book1.txt”;
2、打开Word,点击菜单中的“文件→打开...”,在弹出的打开窗口中,将文件类型改为“所有文件(*.*)”,选择打开刚才保存的“book1.txt”,同样“book1.txt”在Word窗口内显示的也是长长的一列文字;
3、点击“编辑”下的“替换”,在弹出的“查找和替换”窗口中,点“高级”展开高级查找的菜单,点击其中的“特殊字符”,在弹出的菜单中选择“段落标记”,这样在“查找内容”项内显示的就是“^p”,当然也可以直接“查找内容”中输入“^P”,然后在“替换为”项内输入几个空格,具体数量视要打印的内容而定,最后点击“全部替换”,等出现替换完成提示后,再看Word中的原本单列显示的文本,是不是已变成逐行显示了,下面只要再对这些文字进行一下调整、修饰,加上标题,就可以打印了。
问题17:
怎样借助Excel分级显示隐藏不打印数据?
操作方法:
选中Excel表格中要隐藏的行,按Alt+Shift+->(右方向键),此时,在工作表的右侧就会现两个分级按钮1和2。
打印时,单击按钮1,不需要打印的数据就隐藏起来了。
打印完毕后,单击按钮2,被隐藏的Excel表格数据又回来了,非常方便。
问题1:
Excel中双击都有怎样的功能?
操作方法:
1、巧分窗口
在垂直滚动条上方与带黑三角形按钮相邻的地方,有一个很扁的折叠起来的按钮,双击(以下双击均指双击鼠标左键)它,可将当前窗口上下一分为二;若双击水平滚动条右方的折叠起来的按钮,可将当前窗口左右一分为二;
2、调整列宽
单元格内的文本或数字在列宽不够时,超出宽度部分不显示或显示一行#,这时可将鼠标指向此列列标右边界线,待鼠标指针变成左右的双向箭头时双击,可得到最适合的列宽,即列宽刚好容纳此单元格内最长的内容,用同样的办法可得到最适合的行高;
3、快速移动利用鼠标,可使单元格指针快速移动很长距离
假如在A1:
A30内有一连续数据,若要使单元格指针从A1迅速移到A30,只须用鼠标双击A1单元格的下边框,单元格指针则快速向下移动,直到最后一个不是空白的单元格为止,若要使单元格指针在连续数据上向右快速移动,则双击单元格的右边框,向上向左快速移动;
4、填充有规律数据
某列X的相邻列(左或右列)已有数据或文字,若要在X列得到有规律的数据或文字,双击鼠标可快速填充,方法如下:
要得到相同的一列数据文字或需要复制公式,只需在此列的第一个单元格内输入内容,然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄,即可在此列快速填充,直到空白单元格为止;
若要得到等差数列,只须在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们,用鼠标双击右下角的填充柄,即可快速填充,直到空白单元格为止;
5、快速重命名用鼠标双击工作表标签,可进行重命名操作。
问题18:
在Excel中怎样操作实现快速复制粘贴图片?
操作方法:
1、通过选择性粘贴,可以把某些单元格区域快速转换成图片:
在Excel中,按住Shift键,选择“编辑”→“复制图片”,在弹出的“复制图片”对话框中,可以选择按“如屏幕所示”和“如打印效果”两种显示方式;
2、按住Shift键,单击“编辑”→“粘贴链接图片”可以把选中的内容作为一个图片链接插入到Excel中,其用法跟上面的粘贴图片命令的用法差不多。
只不过粘贴链接图片命令不能把记事本、wpsoffice等程序的内容以图片链接的形式插入到Excel中,该功能只对office的其他组件如word等程序有效。
问题19:
怎样使Excel彰显个性化?
操作方法:
一、命令和按钮的增删:
Excel的选单命令和工具栏上的按钮可用拖动法进行增删
1、增删选单命令
单击Excel“工具”选单下的“自定义”命令,打开其中的“命令”选项卡,在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的选单类别。
1)如果是增加选单命令,只需在右侧的“命令”格内进行选择,将其拖至对应的选单项,选单自动打开并出现一黑线后,将其插入黑线指示的位置,在空白处单击鼠标左键即可;
2)如果是删除选单命令,只须打开选单选中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。
也可在该示意图打开的情况下,打开选单单击右键,选择需要删除的命令,选中快捷选单中的“删除”命令即可。
2、增删工具栏按钮
由于工具栏长度有限,增加按钮之前最好先删除不需要的按钮。
方法是:
先按前述方法打开“命令”选项卡,再将选单下的工具栏中不需要的按钮拖到“命令”框,该按钮就会在工具栏中消失。
也可先打开“自定义”对话框,在需要删除的按钮上单击鼠标右键,选择快捷选单中的“删除”命令即可。
删除后,就可以选中“命令”框中要增加的按钮,将其拖到工具栏,插入竖直黑线指示的位置。
二、调整命令和按钮
1、选单命令
如果觉得经过增删后的选单命令位置不合适,可按以下方法调整:
单击“工具”选单下的“自定义”命令打开对话框,然后按住Alt键,打开选单,用鼠标选中想移动位置的命令,当命令四周出现一个黑框,鼠标指针头部有一个矩形块时按住鼠标拖动,当移动到黑线指示的位置松开鼠标即可。
2、工具栏按钮工具栏按钮可直接用鼠标拖动的方法调整位置。
方法是:
按住Alt键,再用鼠标按住想移动位置的按钮,采用与选单命令相似的方法移动。
三、修改按钮图标
若想使自己的Excel看起来与众不同,可用以下方法修改按钮图标:
1、用系统图标替换
打开“自定义”对话框,在需要删除的按钮上单击鼠标右键,打开快捷选单并选“更改按钮图标”,在系统提供的42个图标中选一个单击,则原来的图标被替换。
2、自行编辑图标
先打开“自定义”对话框,再用鼠标右键单击要编辑的按钮,在弹出的快捷选单中选择“编辑按钮图标”命令,就会弹出“按钮编辑器”对话框。
在此对话框中既可以对当前图标进行编辑,也可以自己再画一个。
3、粘贴其它按钮
其它按钮的来源有两个:
一是利用工具软件将获得的图标放到剪贴板中,打开“自定义”对话框后用鼠标右键单击要替换的按钮,在弹出的快捷选单中选择“粘贴按钮图标”命令即可;
二是将Office的其它组件(如Word)的按钮放到剪贴板中待用,以PowerPoint为例,可以在当前工具栏中右击鼠标,选中需要寻找图标的工具栏放到屏幕上。
然后打开“自定义”对话框,用鼠标右键单击需要的按钮,在弹出的对话框中选择“复制按钮图标”。
再按上面介绍的方法粘贴即可。
四、修改选单或按钮名称
打开“自定义”对话框后,用鼠标右键单击欲更改名称的按钮或选单,可见弹出的快捷选单的“命名”后有一输入框,可供你修改选单或按钮名称,只须在框内单击并输入新名称即可
问题20:
如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数?
操作方法:
在包含自定义函数的工作薄打开的前提下,采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。
假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS,现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数,应首先确保MYUDF.XLS被打开,然后使用下述链接的方法:
=MYUDF.XLS!
ZM(b2)
问题21:
怎样实现相对、绝对地址的轻松转换?
操作方法:
先输入相对地址,然后把鼠标定位在编辑栏,选中公式或者需要改成绝对地址的部分,按下“F4”键,就可以对选中内容自动进行相对地址与绝对地址的转换了。
这种转换包括行/列号前全加“$”,也包括仅在行号前或列号前添加符号。
你只需要多按几次,直至出现期望的结果即可。
问题22:
巧妙更改批注的默认格式?
操作方法:
1、给Excel单元格插入批注并不难,可是要想使这个批注的格式有点“个性”,那就比较麻烦了,除非你对所有的批注逐个单击右键,然后在弹出的快捷菜单中选择“设置批注格式”命令逐个进行设置。
那么,能不能一劳永逸,更改一下批注的默认格式呢?
让它一开始就是咱们所需要的?
结果当然是可以了。
其实做起来也很简单,你只要在桌面上单击右键,在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令,在打开的“显示属性”对话框中选择“外观”选项卡,单击“高级”按钮,打开“高级外观”对话框。
在“项目”下拉列表中选择“工具提示”,现在你就可以看到:
在它的右侧,你可以设置批注的背景颜色;在下方,你可以设置批注的字体颜色和大小。
问题23:
能不能让经常要进行处理的XLS文件随Evxcel的启动自动打开呢?
操作方法:
1、找到需要随Excel启动的XLS文件,右击后选择“创建快捷方式”,在当前文件夹下创建XLS文件的快捷方式。
然后右击该快捷方式,选择“剪切”。
2、打开X:
ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office\XLStart11文件夹(X代表系统中OFFICE软件安装的分区盘符,默认为C盘),将刚才创建的XLS文件快捷方式“粘贴”到这里。
这时,再运行Excel,会发现刚才创建快捷方式的XLS文件也自动打开了。
3、如果要同时打开多个XLS文件,只需将欲打开的XLS文件的快捷方式都粘贴到这里,就可以同时打开多个XLS文件。
小贴士:
如果把XLS文件直接剪切或复制到这里,也可以达到文件自动随Excel启动的效果。
但如果OFFICE软件在系统盘上,而系统盘出现问题或是被格式化,那可就惨了。
但把快捷方式复制过去就不会出现这样的问题。
问题24:
如何将Excel表格转换成Word文档?
操作方法:
1、用Excel编辑好的表,然后点击“文件”→“另存为web页”。
web页就是网页文件,在“保存选项”处把“保存整个工作簿”调整成“选择:
工作表”,保存;
2、找到刚才保存好的“.htm”文件,如果你所安装的操作系统是WindowsXP或Windows2000,可以在文件上面直接点击鼠标右键,选择“打开方式”最下面的“打开程序”选项,在列表中找到“Word”,选中并确定。
3、用Word程序打开转换后的表格模板文件后,不要做任何编辑操作,直接点击“文件”→“另存为”,把文件名改成“工作表Word版”,把保存类型选成“Word文档”,再点击“保存”即可。
问题25:
如果您的Excel应用程序中的菜单和工具栏无意中搞乱了,例如调整了菜单项的位置、禁用了一些菜单项而又未恢复、删除了一些菜单项等,如何恢复为默认的状态?
操作方法:
一个简便的方法——即删除*.xlb文件:
文件所在目录是:
C:
\DocumentsandSettings\<用户名>\ApplicationData\Microsoft\Excel(对于Excel2003来说,该文件名为Excel11.xlb)。
当重新开启Excel时,Excel会自动重新生成新的.xlb文件。
这里的秘密是:
Excel将工具栏和菜单栏的配置存储在xlb文件中,当您改变工具栏和菜单栏并退出Excel时,当前的配置将会被保存到xlb文件。
如果xlb文件被破坏,那么在Excel启动时可能导致Excel崩溃。
此时可以删除或者重新命名xlb文件,Excel将创建新的xlb文件。
注意:
通常情况下,该文件夹是隐藏的,需要更改“文件夹选项”以显示所有的文件和文件夹。
问题26:
Excel常用小技巧归纳。
操作方法:
一、建立分类下拉列表填充项
1、在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
2、选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
3、切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。
在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
=INDIRECT(C1),确定退出。
4、选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。
然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示:
在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
二、建立“常用文档”新菜单
1、右击工具栏空白处,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。
在“命令标签中,选“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2、再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
3、选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。
通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4、以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
提示:
尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
三、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
1、打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。
单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。
单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
2、按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。
3、设置完成后,按下“确定”按钮。
四、制作“专业符号”工具栏
1、执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。
选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
2、打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称:
“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3、
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