8程序文件一.docx
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8程序文件一.docx
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8程序文件一
程序文件
(一)
编号:
编制:
审核:
批准:
版本:
第一版
更改一览表
序号
更改时间
更改文件章节号
更改单号
备注
程序文件目录
1.HHG2.01—2006文件控制程序………………………………………………………3
2.HHG2.02—2006记录控制程序………………………………………………………6
3.HHG2.03—2006内部审核控制程序…………………………………………………9
4.HHG2.04—2006不合格品控制程序…………………………………………………12
5.HHG2.05—2006改进控制程序………………………………………………………14
6.HHG2.06—2006质量方针、目标控制程序…………………………………………17
7.HHG2.07—2006管理评审控制程序…………………………………………………19
8.HHG2.08—2006顾客满意度调查控制程序…………………………………………22
文件控制程序
HHG2.01—2006
1.目的
对质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件均为有效版本。
2.适用范围
适用于质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格以及外来文件(包括法律法规、国
家和行业标准和来自顾客和供方的文件)的控制。
3.职责
3.1总经理负责批准质量手册;
3.2办公室负责管理性文件的控制,并负责所有文件的编号、标识、发放和收回;
3.3技术质量部负责技术文件的编制和控制;
3.4各部门设兼职文件管理员,负责本部门文件的控制。
4.工作程序
4.1文件分类
a)管理性文件:
与质量管理体系有关的文件,如有关的法律法规和规章、质量管理手册、程序文件、设备操作规程和各种管理制度。
b)技术性文件:
与技术有关的文件,如技术条件、工艺文件、检验规范等。
4.2文件编号
4.2.1管理文件
HHG×.××—2006
年号
文件顺序号
文件类别号:
质量管理手册“1”,程序文件“2”,作业文件“3”
管理文件
企业名称代号(××××电器有限公司)
4.2.2产品图样
a.产品图样由技术质量部负责标识,每一技术文件均应有标识号。
b.产品图样标识号的编制如下:
技术文件级别特征代号的编制如下:
0----指导性技术文件、与产品设计有关的文件;
2----电器元件;
3----高低压配电电控设备(产品类型);
5----产品部件;
6----组装件、机构;
8----零件。
c.部、类、组特征代号参照JB/DQZ0133.9标准。
顺序号按三位十进制进行编写,由000至999;
HH□.□□□.□□□.□
尾注号
顺序号
部、类、特征代号
级别特征代号
企业代号(烟台海航电器有限公司)
注:
尾注号是根据原图样派生出不同的图样,但其代号的基本部分相同。
若无上述情况尾注号可以省略。
引进的外来图样可使用原图样编号。
4.2.3外来文件
外来文件不需另编号或采用原编号。
本公司外来文件不发放,使用部门或人员采用借阅方式向办公室借阅。
4.2.4记录表式编号
记录顺序号
GB/T19001标准章节号
4.3文件编制、编号、审批、发布、存档
4.3.1编写原则:
应满足系统性、继承性、适用性和指令性的要求,条理清楚,概念准确,结构严谨,语言规
范,易懂易记。
4.3.2文件结构
4.3.2.1.质量手册
按照GB/T19001-2000标准条款排列顺序编制各章节。
4.3.2.2.程序文件
一般应包括:
目的;适用范围;职责;工作程序;相关文件;记录表单等内容。
4.3.2.3.作业指导书(如图纸、工艺、规程等)
由技术质量部参照国家和行业标准结合本企业实际需要确定。
4.3.3文件编号
所有文件由办公室统一编号,外来文件(与生产经营有关的法律法规、标准、顾客或供方文
件等)采用原编号或不编号。
4.3.4审核批准
4.3.4.1.质量手册:
由办公室编写,由质量负责人审核,总经理批准。
4.3.4.2.程序文件:
由办公室组织各部门编写,质量负责人审核,总经理批准。
4.3.4.3.技术文件由技术质量部编制,总经理审批。
4.3.4.4.本企业所有文件由办公室存档一份。
4.4文件的发放
4.4.1文件经批准后由办公室组织统一打印,确保文件格式的一致性,差错率应低于万分之三。
办公室负责文件的发放。
4.4.2要求
a)统计发放数量。
b)盖红色受控章。
c)编制受控号:
每份文件编注唯一受控号,便于识别,见《文件发放范围审批表》。
当一个部门需要多份文件时可在其后加注数字区分,如07—1,07—2,07—3……。
d)填写《文件发放/回收记录》。
e)通知文件使用部门文件管理员,由文件管理员在《文件发放/回收记录》上签字领取文件。
4.5文件的更改
4.5.1使用部门发现文件不适用时,填写《文件更改单》报送办公室或技术质量部,办公室或技
术质量部认为文件确需要更改时,将《文件更改单》报该文件原审批人(部门)审批。
4.5.2文件更改经审批后,由办公室按“文件发放/回收记录”收回需更改的全部文件,实施更改
后,按原发放部门发放。
4.5.3文件的更改方式有三种:
a)杠改:
当文件更改内容较少时,可将原文用一横杠划去,盖红色更改章,在周围空白处写上正确内容,文件修改状态不变。
b)换页:
当文件更改较多时,可采取换页的方式,将整页文件换掉,并在修改状态栏内标注更改的次数。
如第一次修改。
c)换版:
当文件内容更换较大时,可采取更换版本的方式,并在文件的封面标注新的版本号。
如第二版、第三版……。
d)技术图样按技术图样与文件管理办法执行。
4.6文件的作废、保留与销毁
换页换下的旧页或换版换下的旧版文件,由办公室加盖红色的“作废”印章,防止文件的误
用,确需作为资料保存的作废文件由办公室加盖红色“保留”章,原则上作废文件只保留一份,作废文件由办公室全部收回,填写《文件销毁记录》,经负责人批准后,由文件管理员销毁。
4.7文件的管理
由办公室和技术质量部按文件使用需求分别组织有关部门对文件的适用性进行评审,必要时对文件按4.5更改,报总经理批准后发放到有关部门。
4.8外来文件控制
4.8.1办公室负责收集与本企业管理有关的法律法规和相关文件,技术质量部负责收集与本厂技术有关的国家标准、行业标准、顾客资料等外来文件,确认这些文件为有效版本后,分别填写《外来文件适用性审批表》报总经理审批后,将这些文件纳入本厂受控文件管理。
外来文件除顾客转来的产品生产资料交由技质部进行生产技术准备,其他标准、文件等各类资料由办公室集中管理,使用部门和人员采用借阅使用方式。
4.8.2每年十一月份,按文件类别由办公室、技术质量部检索,确认受控外来文件是否为有效版本,并及时更新旧文件。
5.相关文件
记录控制程序
6.记录表单
6.1文件发放范围审批表
6.2文件发放/回收记录
6.3受控文件清单
6.4外来文件适用性审批表
6.5文件借阅、复制记录
6.6文件更改单
6.7文件销毁记录
记录控制程序
HHG2.02-2006
1.目的
对质量管理体系所需要的记录予以控制,客观、真实、准确地反映质量活动和质量管理体系
的有效运行,为产品的可追溯性以及采取改进、纠正和预防措施提供依据。
2.适用范围
适用于与质量管理体系有关的所有记录。
3.职责
3.1办公室负责记录表格的编号、登记和发放,负责保存期超过1年的记录的保存;
3.2各部门负责设计本部门需用的记录格式,经部门负责人批准后报送办公室备案;负责记录表
格的填写和更改,各部门兼职文件管理员负责本部门记录的收集、保存和保护。
4.工作程序
4.1表格的设计与编号
4.1.1各部门根据质量管理体系运行的要求设计记录表格,新设计的记录表格(包括改进重印的表
单),经本部门负责人审批后到办公室编号登记。
4.1.2各部门对原有记录表格进行清理,适用的可以继续使用,不适用的作废。
4.1.3表格的编号由办公室按照《文件控制程序》中的规定编排。
4.1.4办公室汇总本企业所有记录表格,形成《记录清单》。
清单内容包括:
表格名称、编号、保存(使用)部门、保存年限等。
4.2表格的印发
4.2.1各部门对新设计的表格送办公室备案,并由办公室统一印刷。
印制表格时,不得随意改变表格的格式。
4.2.2印制好的表格,由办公室文件管理员负责保管,使用部门送到办公室领取所需表格。
4.3表格的填写、存放、保护
4.3.1各部门的记录表格的填写应定人定责。
由文件管理员负责存放,做好保护工作,使之保持
清洁、无损坏。
4.3.2记录表格的填写,应及时、真实、内容完整、字迹清晰、签署齐全,不得随意涂改。
如因
某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去。
4.3.3如因笔误或计算错误要修改记录,应用单杠划去原记录,在其上方写上正确的数据和文字,
更改人应签章。
4.3.4各部门的质量记录,在存放时应依据日期顺序,按编号分别存放。
4.4记录的查阅、复制
4.4.1由文件管理员存放的记录,本部门以外的人员需要查阅时,必须得到部门负责人的许可,才
能在存放处查阅,并登记。
4.4.2记录在上报领导和移交存底时,经部门负责人同意后,方可复制,并登记备查。
其他情况
下,一般不准借阅、复制。
确需复制时,应经部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》、
由文件管理员登记备案。
4.5记录的移交、保管
4.5.1对保存期超过1年的记录,每年年底由各部门按类别整理,交办公室保存。
4.5.2移交后的记录由办公室进行登记整理,做到保管合理、便于检索。
4.5.3记录保存期分二年、三年、四年、永久四种类型,各种记录的保存期见《记录清单》。
4.5.4记录的借阅复制,执行4.5的规定。
4.6记录的销毁处理
记录如超过保存期限或其他特殊情况需要销毁时,由办公室填写《文件销毁记录》,报质量负责人批准,由授权人执行销毁。
5.相关文件
文件控制程序
6.记录表单
6.1记录清单
6.2文件借阅、复制记录
6.3文件销毁记录
内部审核控制程序
HHG2.03—2006
1.目的
1.1验证本公司质量管理体系是否符合GB/T19001标准要求,是否得到有效地实施和保持,并为质量管理体系的改进提供依据。
1.2对强制认证产品,验证质量管理体系是否符合《强制性产品认证工厂质量保证能力要求》,是否得到有效地实施和保持,并为质量管理体系的改进提供依据。
验证认证产品持续符合强制性认证产品一致性的要求。
2.适用范围
适用于本公司内部质量管理体系审核工作。
3.职责
3.1总经理任命经培训合格的内审员,并授予其内审权。
3.2管理者代表
a)从任命的内审员中指定内审组长,挑选内审员组成内审组;
b)批准内审计划和内审报告。
3.3内审组
编制内审检查表;实施现场审核。
3.4内审组长
a)编制审核计划;
b)领导内审并对内审负全责;
c)编写或授权其他内审员编制内审报告。
3.5办公室
a)编制年度内审计划;
b)确定不合格项的责任部门;
c)组织内审员对不合格项进行跟踪验证;
d)保存内审材料。
3.6各部门
a)配合内审工作顺利进行。
b)对本部门的不合格项进行原因分析,制定并实施纠正措施。
4.工作程序
4.1年度内审计划
GB/T19000质量管理体系和3C强制认证的内部审核可以分别进行,也可以合并进行。
4.1.1根据拟审核的活动和区域的状况和重要程度,由办公室负责策划各部门全年审核方案,
编制年度内审计划,确定审核的范围、频次和方法,报管理者代表批准。
每年内审一次,两
次内审间隔时间不小于12个月,并要求覆盖本公司质量管理体系的所有要求。
出现以下情况
时由管理者代表确定可增加内审频次并及时组织进行内部质量审核:
a)组织机构、管理体系发生重大变化;
b)出现重大质量事故,或用户对某一环节连续投诉;
c)法律、法规及其他外部要求的变更;
d)在接受第二、第三方审核之前;
e)在质量认证证书到期换证前。
4.1.2年度内审计划内容
a)审核目的、范围、依据和方法;
b)受审部门和审核时间。
4.1.3根据需要,可审核质量管理体系覆盖的全部要求和部门,也可以专门针对某几项要求
或部门进行重点审核;但全年的内审必须覆盖质量管理体系全部要求。
4.2审核前的准备
4.2.1管理者代表选拔内审组长和内审组成员。
内审应由与受审部门无直接关系的内审员负
责。
4.2.2由内审组长策划审核并编制“审核实施计划”,报管理者代表批准。
计划的编制应具有
严肃性和灵活性,其内容主要包括:
a)审核目的、范围、方法、依据;
b)内部审核的工作安排;
c)审核组成员;
d)审核时间、地点;
e)预定时间、持续时间;
f)受审部门及审核要点;
g)开会时间;
h)审核报告分发范围、日期。
4.2.3在了解受审部门的具体情况后,内审组长组织编写“内审检查表”,内审检查表应详细
列出审核项目、依据、方法,确保无要求遗漏,审核能顺利进行。
4.2.4内审组长于内审前七天将内审时间通知受审部门,受审部门对内审时间如有异议,应在内审
前三天通知内审组长。
4.2.5内部质量体系审核员应经质量管理体系认证咨询机构培训、考核合格后方能上岗。
4.3内审的实施
4.3.1首次会议
a)参加会议人员:
公司领导、内审组成员及各部门负责人,与会者签到。
审核组长主持会议。
b)会议内容:
由组长介绍内审目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其他有关事项;总经理作动员讲话,管理者代表提要求。
4.3.2现场审核
a)内审组根据“内审检查表”对受审部门的程序和文件执行情况采取问、查、看的方式抽查有代表性的样本进行现场审核,将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中。
b)内审组长需每日召开内审会议,全面了解该日内审情况,对“不合格项报告”进行核对。
c)内审时审核员要公正而又客观地对待问题。
4.3.3审核报告
4.3.3.1现场审核结束后,审核组长召开审核组会议,综合分析检查结果,依据标准、体系文
件及有关法律法规要求,必要时还要依据与顾客签定的合同要求,确定不合格项,并开出不符
合报告经部门领导确认后,由责任部门分析原因,制定纠正措施,经内审员确认后实施,内审
员负责对实施结果跟踪验证,并报告验证结果。
4.3.3.2内审组长填写“不合格项分布表”,记录不合格分布情况。
4.3.3.3现场审核结束后一周内,审核组长或授权其他内审员完成“内部审核报告”,报管理者代
表批准。
审核报告内容:
a)审核目的、范围、方法和依据;
b)审核组成员、受审核方代表;
c)审核计划实施情况总结;
d)不合格项分布情况;
e)存在的主要问题分析;
f)对质量管理体系有效性、符合性结论及今后应改进的地方。
4.3.4末次会议
a)参加人员:
领导层、内审组成员及各部门领导,与会者签到。
审核组长主持会议。
b)会议内容:
内审组长重申审核目的,宣读不符合报告;宣读“内部审核报告”;提出完成纠正措施的要求及日期;由公司领导总结讲话。
c)由办公室发放“内部审核报告”到各相关部门。
内审结果应提交管理评审。
4.4纠正措施的制定、实施和效果评审
4.4.1各相关部门收到《内部审核报告》后,对本部门不合格项进行原因分析,制定纠正措施,并
组织实施。
4.4.2办公室组织内审员对不合项的纠正措施进行效果评审;对达不到要求的责令责任部门重新分
析原因、重新制定并施纠正措施,直到达到效果为止。
对未能按期采取纠正措施的办公室应报告
管理者代表,直至报告总经理,确保内审效果。
5.相关文件
5.1改进控制程序
5.2管理评审控制程序
6.记录表单
6.1年度内审计划
6.2审核实施计划
6.3内审检查表
6.4不合格项报告
6.5内部审核报告
6.6不合格项分布表
6.7内部审核首/末次会议签到表
不合格品控制程序
HHG2.04—2006
1.目的
对不合格品进行识别和控制,防止不合格品的非预期使用或出厂,确保产品质量达到顾客要求。
2.适用范围
适用于对产品的原辅材料、半成品、成品以及交付后发生的不合格品的控制。
3.职责
3.1技术质量部负责组织对不合格品的评审,生产部、业务部、不合格品的责任部门视情况参与
不合品的评审,评审人对评审结论负责;
3.2责任部门负责对不合格品进行原因分析,制定并实施了纠正措施;
3.3不合格品的责任部门负责对不合格品进行标识,隔离和处置。
4.工作程序
4.1不合格品的分类
4.1.1严重不合格品:
影响产品使用的功能、性能。
4.1.2一般不合格品:
不影响产品使用性能或外观不合格。
4.2不合格品评审
4.2.1质检员在产品检验中发现不合格品或业务部交付后发现不合格品时,立即进行标识,必要
时隔离,填写《不合格品评审处置单》中不合格品内容栏,签字后报技术质量部。
技术质量部对不合格品进行分析,属一般不合格品,会同生产部以会签的形式对不合格品进行评审,评审结论由技术质量部填写在《不合格品评审处置单》中,生产部签字确认,技术质量部长批准;属严重不合格品的由技术质量部组织生产部、车间、不合格品的责任或有关部门(采购、销售部门)以会议形式进行评审,评审结论由技术质量部填写在《不合格品评审处置单》中,参加评审人员签字确认,评审结论报总经理审批。
4.2.2不合格品评审结果(或处置方式)有以下几种:
a)拒收或报废;
b)返工;
c)返修;
d)经返修或不经返修的让步接收;
e)降级或改作它用。
4.3不合格品的处置
4.3.1技术质量部将经过审批的《不合格品评审处置单》送达不合格品的责任部门。
不合格品的责任部门按《不合格品评审处置单》中的评审结论对不合格品进行处置,并将处置结果填写在《不合格品评审处置单》中,签字后送回。
4.3.2必要时对于让步接受的原辅材料,生产部应根据评审结论和对其后或最终产品的影响,制
定并组织实施预防措施。
将不合格品的损失降到最低限度。
4.3.3强制性认证产品的关键元器件、材料不得实施让步接收。
强制性认证产品不得实施紧急放行。
4.4不合格品处置的验证。
技术质量部收到《不合格品评审处置单》后,对不合格品的处置应进行验证;
a)让步接受的不合格品技术质量部应保留经双方签字的充分证据;
b)返工、返修后的不合格品技术质量部应对其不合格指标重新检验,并保留记录;
c)对拒收或报废的不合格品,技术质量部应保留充分证据;
d)对降级或改作它用的不合格品,技术质量部应追踪其下一步使用情况。
技术质量部将验证结果填写在《不合格品评审处置单》中并保存验证证据。
4.5与不合格品有关的纠正措施
连续发生相同或类似一般不合格品三次或以上,或交付后发生不合格品,或严重不合格品发生时,技术质量部应分析并确定不合格品的责任部门,责令其制订并实施纠正措施,杜绝相同不合格品的发生,必要时报请总经理批准,技术质量部对性质较严重的不合格品的责任部门或人员在全公司通报批评。
5.记录表单
5.1不合格品评审处置表
5.2纠正措施记录
改进控制程序
HHG2.05—2006
1、目的
为持续改进本公司质量管理体系的有效性,正确识别潜在的或已发生的不合格,采取有效措施以消除不合格产生的原因,防止不合格的发生或再发生。
2、适用范围
适用于本公司持续改进、纠正和预防措施的制定、实施和效果评审。
3、职责
3.1办公室负责持续改进,纠正和预防措施的控制。
3.2各部门负责持续改进,并将发生的不合格、发现的潜在不合格的信息及时准确地传递到技质
部,制定并实施与本部门有关的持续改进、纠正和预防措施。
4、工作程序
4.1改进控制工作流程图见附件一。
4.2持续改进
4.2.1持续改进的氛围与环境
公司应通过各种方式向全体员工传达满足顾客需求和法律法规的重要性,鼓励每个员工以增强顾客满意为目标把改进工作和服务质量、提高效率和有效性作为自己应尽的责任和义务。
总经理应对在持续改进工作有突出贡献的员工给予物质和精神奖励,创造良好的改进氛围和环境。
4.2.2各部门积极收集改进的信息,分类整理,定期或不定期地以书面形式报送技质部,信息包括:
a)质量方针和质量目标贯彻实施过程中发现的问题或改进项目。
b)内审、认证审核、第二方审核过程和产品质量审核发现的共性问题或改进项目。
c)数据分析过程中发现的问题或改进项目。
d)纠正和预防措施制定和实施过程中发现的问题和改进项目。
e)管理评审过程中提出的问题和改进项目。
f)日常工作中员工的合理化建议。
g)市场信息,法律法规标准和国家政策以及新材料,新技术,新设备等方面的信息。
4.2.3办公室对收到的各种信息作综合分析,确定改进的需求时机和目标,制定改进的措施和方案,
确定责任部门,监督其实施改进,并对持续改进的效果进行评价,保存书面材料。
4.2.4重大项目的改进
对于重大项目的改进,应进行周密的策划和严格的管理。
其步骤如下:
a)确定改进项目的目标和总体要求;
b)分析现有过程的状况,确定改进的方案;
c)严格按方案进行实施;
d)评价改进的效果。
4.3纠正措施
4.3.1不合格的来源
a)过程或产品质量出现重大问题或超过本公司规定值时;
b)第一、二、三方审核和管理审评提出的不合格;
c)供方质量或服务出现严重不合格时;
d)顾客抱怨或投诉时;
e)严重不合格品出现一次,相同或类似轻微不合格连续发生三次时;
4.3.2信息传递
各部门对4.2.2中的信息,填写“纠正措施记录”,报办公室。
4.3.3评价采取纠正措施的要求及责任部门的确定
办公室收到“纠正措施记录”后,对问题的严重性进行评价,评价依据是该不合格对最终产品质量和服务质量的影响,以及顾客和本公司的损失,确定责任部门,并送达责任部门。
第一、二、三方审核发现的不合格按《内部审核控制程序》的规定执行。
4.3.4不合格原因分析
责任部门收到“纠正措施记录”后,如果对责任的确
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