行政部部门职责.docx
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行政部部门职责.docx
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行政部部门职责
行政部部门职责.
久安电梯部门职责
行政部部门职责:
1、负责公司日常行政管理工作,做好公司内外、上下沟通协调工作。
2、负责公司各项会议组织、筹备工作,做好会议记录工作。
3、负责公司文件收发、合同及档案资料管理工作。
4、负责公司办公环境、仓库、固定资产的维护和管理工作。
5、负责公司资质年审管理工作。
6、负责公司各企业管理制度执行工作。
7、负责公司人员劳动纪律管理工作。
8、负责公司采购工作。
9、负责公司印信管理工作。
行政部工作人员各岗位职责
岗位名称:
行政部副经理
直属上级:
公司副总经理
岗位性质:
负责公司行政部门所有管理工作
岗位职责:
1、负责公司日常行政事务的组织协调。
2、协助总经理对公司各项管理制度进行制定及完善。
3、负责各项会议的组织工作。
4、负责公司印信管理工作。
5、负责公司档案资料管理工作。
6、负责公司资质年审工作。
7、在制度规定的权限范围内,负责人员劳动纪律管理工作。
8、根据财务部规定审核人员所发生的费用票据。
9、负责行政性固定资产管理工作。
、协助总经理对公司年度预算进行编制,严格控制各项行政费用支出。
10.
11、完成上级交代的其他工作。
岗位名称:
行政专员
直属上级:
行政部副经理
岗位性质:
负责公司行政部门日常行政工作
岗位职责:
1、协助做好公司日常行政工作。
2、每日上午12点前提交日报。
3、每日10点半之前向公司食堂完成报餐。
4、每月5号之前完成公司考勤管理工作。
5、每月5号前完成微信月报的制作、发布工作。
6、负责办公环境维护工作。
7、负责公司档案资料收集、整理工作。
8、负责公司各项会议记录工作。
9、负责草拟、审核公司重要文件,及时处理重要来往公文、电、信函、检查领导批示工作。
10、负责办公电话接听、报修记录及来访人员接待工作。
每月月末前完成日常采购报销、其他费用的报销工作。
11、
完成上级交代的其他工作。
、12
岗位名称:
采购专员
直属上级:
行政部副经理
岗位性质:
负责久安电梯日常采购、询价及供应商管理工作。
1、每年协助经理完成一次供应商管理及考评工作。
2、严格按照公司规定完成配件询价及对外报价工作,原则上不得超过24小时。
3、每月严格按照采购制度完成日常采购工作,控制降低采购成本。
4、综合调配公司库存资源,采购掌握好实际库存情况。
5、负责采购票据收集工作。
6、完成上级交代的其他工作。
岗位名称:
仓库管理员
直属上级:
行政部副经理
岗位性质:
负责久安电梯物资及仓库的管理工作。
1、负责物资、工具设备的验收、入库和发放工作,每月月末及时更新库存表及领用明细表。
2、每月盘点一次仓库,随时掌握库存状态,保证物资、设备及时供应。
3、每周一次对仓库进行清理,保持仓库的整齐、美观。
4、负责仓库的安全管理工作。
5、按照工具标配表(附表1)给维保小组组长配发工具并按照工具使用年限给予更换。
6、完成上级交代的其他工作。
1附表久安电梯工具标配
序号工具名称/编号规格数量单位使用年限
1卷尺1把2年一换3.5M田岛2钢板尺1把3年一换15cm
3塞尺1把3年一换
4间隙尺1把3年一换
5万用表1件4年一换钳形6手电筒1支1年一换
7尖嘴钳1把3年一换
8斜口钳1把2年一换
9老虎钳1把3年一换
10
手锤年一换4把1
11扁锉1把2年一换
2121圆锉年一换把
2131一字批年一换支6
2支141年一换十字批6
2年一换15支1一字批3
2年一换116十字批支3
年一内六171
活动扳181年一/1年一19开口扳175.20年一开口扳110年一121开口扳141年一221开口扳181年一1开口扳23191年一开口扳241242梅开扳251年一梅开扳261年一1梅开扳271年一1281年一梅开扳11年一梅开扳2921梅开扳30年一2美工311年一田132踏板清洁
133油漆刷(大
134油漆刷(小
135锁匙(三角
361锁匙(电源
371年一工具38
年一工具1
久安电梯办公室制度
一、总则
1、为了加强办公室管理,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,制定本制度。
2、本制度适用于公司所有成员并要求各成员严格遵守各项规定。
二、办公现场管理规范
1、每位员工按照值日表打扫办公室卫生,同时应自觉维护干净、整洁的办公环境。
、自觉维护办公场所清洁卫生,禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内2.
吸烟,严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物,严禁随地吐痰,倾倒污水和茶渣,保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。
3、在使用打印机后,所产生的的错误报告或废纸等,须及时处理,重要文件予以粉碎,非重要文件应回收后再利用。
三、员工日常工作行为规范
1、员工在上班期间要着工作服,原则上应整齐清爽、干净利落。
2、遵守考勤制度,准时上下班,不迟到、早退。
病假、事假需及时向本部门负责人申请,填报请假单。
3、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。
4、办公桌上应素雅、整齐、清洁,不得随意摆放资料等,办公室不允许存放杂志、报纸和与工作无关的私人物品。
5、办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅在桌前摆正。
6、要节约用电,下班后及时关闭计算机,开启空调时,按照相关要求调整温度,人员长时间离开办公室时应关闭空调;下班时要做到人走关停所有设备电源。
采购管理办法
一、目的
规范公司采购行为,加强公司物资采购的监督管理,明确采购流程,规范库存管理,降低采购成本,使采购物资符合公司要求。
.
二、适用范围本规定适用于本公司管理范围内的物资采购管控,物资库存管理,其他项目不适用本规则。
三、职责1、行政部:
订单)负责规范采购供应商,组织供方的选择、评价及物资供方合同/(1的签订以及组织供方年度评审;对物资库存的监督管理。
)负责采购的具体落实工作,其中含采购、验货、入库出库管理、安装、2(请款、报账等,参与供方履约评价或年度评审。
四、采购分类公司采购分为计划采购、紧急采购。
《采购申请OA、计划采购:
按单月定期采购原则,于单月的10日前提报1OA《采购申请单》;单》,依据月均使用量与库存量提报、紧急采购:
指未列入月度计划采购申请,但近日须完成维修,本次项目2元)。
需产生的维修费金额较高的(金额≥10001000采购金额较小(金额≤3、即不属紧急采购,又未在计划采购里提报,元以内的)而发生的物资采购,则报备至区域经理说明使用原因,纳入下次单月计划内;若因临时采购的物品导致备用金周转滞纳时间长或周转困难的,可在当月进行提报《OA采购申请单》。
五、采购原则
1、必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则,并综合考虑“质量、价格”的竞争,择优选取。
2、对未申请批准的物资,一律不予采购。
3、对于申请的物资能在公司内部调整资源解决的,以“物资内部优先调整原则”进行,不予另外采购。
4、在比价过程中,严格执行同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉,择优确定供方。
.
5、对于先试用的物资,只做样品采购,不得在试用鉴定前做大量采购。
六、流程说明
1、物品采购必须走OA《采购申请单》,待审核后方可进行采购(附件
《物品月采购申请单》。
1-1《物品月采购申请单》的填写:
1-1-1《采购申请单》分为两个工作表,即“采购分类汇总表”及“采购申请明细表”,当批次申请的物资两个表格金额需一致。
1-1-2填写《采购申请单》的必须将物品的分类明确。
1-1-3《采购申请单》为当年度的累计明细,每次申请时将前面所申请的批次可进行隐藏。
2、紧急采购必须先报备区域经理或总经理后方可进行采购,待物品金额确认后及时补走OA《采购申请单》;同时附紧急采购的《库存明细表》。
4、采购物品分类:
A1办公用品类;A2办公印刷类;B1清洁工具类;B2清洁易耗品类;D1工程—工具类;D4工程—易耗品类;F工作服类;G电梯类
七、验收入库领用管理
1、物品验收由申请部门直接验收、入库。
2、区域依据审核后的《物品采购申请单》进行物品验收,验收标准:
品名、规格、数量、单价、质量。
3、验收发现有不合格产品一律予以退货处理。
4、物品验收后,及时建立台帐,以便库存核查(附件:
《物品库存明细表》)。
5、物品领用时,及时做好物品的登记,写明领用说明,以旧换新之物品做到“以物换物”原则(附件:
《物品领用明细表》)。
八、报销付款流程
1、申请采购的物品,每月进行报销结算。
1-1OA报销申请单的项目按《项目支出明细》(见附件)的一级科目进行汇总报销,同时需注明“转帐或现金”,若项目写不下的情况下,转帐或现金可于附言里进行说明。
2、区域在物品申请验收入库后,以“月结方式”结算采购的当月物品,于报OA报销申请流程。
以“现金方式”结算采购的物品,及时提报OA当月提报.
销申请流程,保证备用金及时回笼周转。
若物品到位,因供货商未及时提供发票的,区域需及时与供货商沟通发票到位的及时性。
3、申请OA报销流程时必须插入《OA审批通过的采购申请单》、《物品库存明细表》、《物品采购实际报销明细表》(见附件)为附件;至财务除正规发票外,
另附《费用报销单》缺一不可。
4、现金或月结的需在报销单上备注说明,月结的需注明收款单位。
九、监督检查
相关采购人员须遵守采购纪律,对于违反规定的人员,将给予行政、经济等方面的处罚(具体处罚依《员工守则》处理)。
项目支出明细表.xl物品采购实际报销物品月采购申请单.sxxls明细表.xls
工具管理办法
一、目的为规范工具管理工作,避免工具的遗失、乱放等现象,确保工具完整及各项性能的完好,降低不合理损耗,提高工具的有效使用率,特制订本办法。
二、适用范围
适用于维保部维修工具(个人使用工具和公用工具)的管理。
三、工具范围
包括:
扳手类、钳子类、螺丝刀类、锤子类、电动工具类等。
四、工具分类
1、工具分《个人使用工具》及《公用工具》。
2、《个人使用工具》:
按工种进行配置工作中所必用的常用工具。
3、《公用工具》:
在工作中所必须用的不能随身携带或平时不常用的工具。
五、具体管理内容
(一)维保小组使用工具的使用管理
1、工具进行统一发放。
对员工所领工具进行登记,填写《个人工具领用清单》。
2、个人使用工具由个人保管、保养、维护。
3、个人使用工具属正常损耗范围内的,依据“以旧换新”原则进行采购领取。
4、个人使用工具人为损坏或遗失,应由员工个人立即
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