Excel常用技巧.docx
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Excel常用技巧.docx
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Excel常用技巧
一、规范高效的工作方式
1.复制工作表,
右键单击工作表标签,移动或复制菜单
2.插入或删除多行
先插入或删除一行,然后重复按F4键(F4键功能是重复上一次操作)
定位您要插入的位置,向下选择您要插入的行数,然后选择插入行命令,或使用F4键
3.查询工作表
右键单击EXCEL窗口左下角工作表表查询前头,即可找到相应的工作表
4.调整行、列宽:
全选,然后用鼠标双击列线或者行线
5.放大、缩小
6.冻结功能
7.增加行后内容输入技巧
选中单元格,按住ALT键和下拉键,可以出现相应的选择内容。
(仅对文字有效)
8.导航功能:
按TAB键
9.自动填充序列
a.自动填充数字
step1:
先在第一个单元格输入数字,
step2:
直接用鼠标双击单元格选择框“+”处或者按住鼠标拖延到您要填充的目的位置,
step3:
在数字填充出会出现一个自动填充选项按钮,单击自动填充选项按钮会出现以下菜单命令(图1-1),然后选择相应的菜单。
图1-1
b.自动填充日期
同上step1和step2,在填充行或列处会出现一个自动填充选项按钮,单击自动填充选项按钮会出现以下菜单命令(图1-2),然后选择相应的菜单。
弹出菜单不能满足要求时,您可以选择编辑菜单下填充序列菜单(图1-3),选择相应的菜单确定。
图1-3
图1-2
10.自定义单元格格式
a.数字后加文字,但不影响数据格式,如年龄“岁”、金额“元”等。
选择需要字定义格式的单元格,单击右键弹出设置单元格格式菜单或选择格式-单元格菜单,选择数字标签中自定义命令,在G/通用格式命令后直接输入文字单位,确定。
b.数字变中文格式书写,但不改变数据格式。
选择需要改变格式的数字单元格,单击右键弹出设置单元格格式菜单或选择格式-单元格菜单,选择数字标签中特殊命令,在右边选择相应的命令,确定。
(图1-4)
图1-4
c.使用于格式刷
选择目标单元格,单击或者双击格式刷按钮,然后时按住CTRL、SHIFT和方向键。
d.单元格内换行,按ALT键再回车
例一、单元格内制作表格标签(图1-5)
Step1:
选择单元格
Step2:
单击右键或者选择格式菜单-单元格命令
Step3:
在单元格格式菜单中选择边框标签,选择斜线按钮确定
Step4:
在单元格中输入“上标”文字,按ALT键再回车,然后再输入“下标”文字,最后在单元格内的第一行文字前输入适当的空格。
图1-5
11.选择性粘贴
12.建立和修订批注
13.数据有效性
a.单元格规则
选择目标单元格,选择数据菜单-有效性命令,在数据有效性菜单的设置标签中输入相应的值,确定。
b.单元格下拉框的制作(图1-6)
step1:
在表格空白处输入需要在下拉框中出现的文字选项
step2:
选择需要制作下拉框的目标单元格,选择数据菜单-有效性命令,即弹出数据有效性对话框。
step3:
选择“设置”标签,在“允许”下拉选项中选择序列命令
step4:
在“来源”下选择step1输入的文字单元格,最后确定
c.如果多个单元格需要复制成具有下拉框格式的单元格
Step1:
选择目标单元格,按复制按钮;
Step2:
选择编辑菜单-选择性粘贴命令,即弹出选择性粘贴对话框,选择有效性验证单选项,最后确定。
d.数据统加一个数据
Step1:
在表格空白处输入需要统加的数据,然后按“复制”按钮
Step2:
选择目标单元格,选择编辑菜单-选择性粘贴命令,即弹出选择性粘贴对话框,选择运算标签下“加”单选项,最后单击确定。
e.Excel中行列互换
复制,选择性粘贴菜单,选中转置,确定即可。
14.隐藏行、列、工作表
15.工作表和工作簿的保护和取消
a.整张工作表保护
选择工具-保护菜单下保护工作表命令,或者选择工具-保护菜单下取消保护工作表命令。
b.工作表中部分内容的保护
Step1:
选择不需要保护的单元格,单击鼠标右键或者选择格式菜单下单元格菜单,即弹出单元格格式对话框,选择保护标签,取消锁定选项后按确定。
(图1-7)
Step2:
选择工具-保护菜单下保护工作表命令.(图1-8)
图1-7图1-8
c.工作表水平、垂直、工作表标签的隐藏
选择工具菜单下选项菜单,选择选项对话框中视图标签,您可以取消水平、垂直、工作表标签前面的选择钩。
(图1-9)
图1-9
16.条件格式
选择数据单元格,格式菜单下条件格式菜单,输入相应的要求按确定。
(图1-10)
图1-10
17.查找、替换、定位
(查找替换,适用工作薄中其他工作表)
18.排序、自动筛选、高级帅选
a.自定义排序
Step1:
在不同工作表中输入需要自定义排序的关键字
Step2:
选择工具菜单下选项命令,在选项对话框中选择自定义序列标签,选择需要自定义排序关键字单元格,按导入按钮。
(图1-11)
图1-11
Step3:
选择需要排序列的任一单元格,选择数据菜单下排序命令,单击排序对话框的选项按钮,弹出排序选项对话框,选择刚定义的排序后确定。
b.自动筛选
c.高级筛选
例一、筛选岗位级别为经理、助理、主管和设计员
Step1:
在工作表空白处定义筛选条件,如图1-12
图1-12
Step2:
将鼠标防在数据原的任意单元格,选择数据菜单下筛选-高级筛选菜单,在条件区域选择刚定义的筛选条件,按确定。
例二、筛选岗位级别为年龄大于30岁经理、助理、主管小于25岁和设计员。
(图1-13)
(其中同行是and,不同行是or条件)
图1-13
d.选择不重复记录
选择需要筛选的列,选择数据菜单下高级筛选命令,选择高级筛选对话框中的“选择不重复的记录”选择框按确定。
19.分类汇总(做分类汇总之前,首先要排序)图1-14
例:
复制工作表中可见的部分
Step1首先将内容进行分类汇总
Step2:
选中需要复制的内容
Step3:
选择编辑菜单下的定位命令,弹出定位对话框,然后选择定位对话框中的定位条件按钮,即可打开定位条件对话框,选择可见单元格选项按确定。
Step4:
按复制按钮,然后粘帖到目标位置。
图1-14
20.Excel加密
方法一、文件保存时,另存为命令-右上角“工具”-常规选项,设置密码,确定。
方法二、工具菜单-选项-安全性标签,设置密码,确定。
二、更完美更专业的打印
1.页面设置
例:
以最快的方法将员工信息表打印在一页上。
我们可以选择文件菜单下页面设置命令,选择页面设置对话框中的调整为单选项,设置1页宽1页高按确定即可。
图2-1
图2-1
2.网格线和多表头打印(图2-2)
图2-2
3.页眉插入标题、页码、图片
三、运用函数摆脱手工
快捷键Ctrl+~可以显示工作表中所有的函数公式
1.求和Sum
2.统计文本数CountA
3.条件函数if(语法:
If(Logical_Test,Value_If_True,Value_If_False))
例:
用if函数计算员工薪资表中绩效奖金,员工的绩效大于等于绩效标准的其绩效奖金=基本工资X绩效系数。
图3-1
Logical_test:
函数判断公式
Value_if_true:
当判断结果为真时的返回值
Value_if_false:
当判断结果为假时的返回值
图3-1
4.countif
用途:
计算区域中满足给定条件的单元格的个数。
语法:
Countif(Range,Criteria)
参数:
Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。
Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
图3-2
图3-2
5.sumif
用途:
根据指定条件对若干单元格、区域或引用求和。
语法:
Sumif(Range,Criteria,Sum_Range)
参数:
Range为用于条件判断的单元格区域,Criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件,Sum_Range为需要求和的单元格、区域或引用。
例:
计算员工薪资表中职位为“经理”的实际应发总额。
如图3-3
公式=Sumif(C2:
C21,"C5",K2:
K21)”,其中“C2:
C21”为提供逻辑判断依据的单元格区域,"C5"为判断条件,就是仅仅统计C2:
C21区域职务称为“经理”的单元格,K2:
K21为实际求和的单元格区域。
图3-3
6.today
用途:
返回系统当前的日期
语法:
Today()
参数:
无
例:
公式“=Today()”返回执行公式时的系统时间
7.now
用途:
返回当前的日期和时间
语法:
Now()
参数:
无
公式“=Now()”
8.left
用途:
根据指定的字符数返回文本串中的第一个或前几个字符。
此函数用于双字节字符。
语法:
Left(Text,Num_Chars)或leftb(Text,Num_Bytes)
参数:
Text是包含要提取字符的文本串;Num_Chars指定函数要提取的字符数,它必须大于或等于0。
Num_Bytes按字节数指定由leftb提取的字符数。
例:
如果A1=电脑爱好者,则left(A1,2)返回“电脑”,Leftb(A1,2)返回“电”。
9.right
功能同上
10.find
用途:
Find用于查找其他文本串(Within_Text)内的文本串(Find_Text),并从within_Text的首字符开始返回find_Text的起始位置编号。
此函数适用于双字节字符,它区分大小写但不允许使用通配符。
语法:
Find(Find_Text,Within_Text,Start_Num),
参数:
Find_Text是待查找的目标文本;Within_Text是包含待查找文本的源文本;Start_Num指定从其开始进行查找的字符,即within_Text中编号为1的字符。
如果忽略start_Num,则假设其为1。
例:
如果A1=abcdef,则公式“=Find("def",A1,1)”返回4。
11.round
用途:
按指定位数四舍五入某个数字。
语法:
Round(Number,Num_Digits)
参数:
Number是需要四舍五入的数字;Num_Digits为指定的位数,Number按此位数进行处理。
注意:
如果Num_Digits大于0,则四舍五入到指定的小数位;如果Num_Digits等于0,则四舍五入到最接近的整数;如果Num_Digits小于0,则在小数点左侧按指定位数四舍五入。
例:
如果A1=65.25,则公式“=Round(A1,1)”返回65.3;=Round(82.149,2)返回82.15;=Round(21.5,-1)返回20。
12.vlookup
功能:
在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
当比较值位于数据表首列时,可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。
在VLOOKUP中的V代表垂直。
语法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)
Lookup_value为需要在数组第一列中查找的数值。
Lookup_value可以为数值、引用或文本字符串。
Table_array为需要在其中查找数据的数据表。
可以使用对区域或区域名称的引用,例如数据库或列表。
Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。
Col_index_num为1时,返回table_array第一列中的数值;col_index_num为2,返回table_array第二列中的数值,以此类推。
如果col_index_num小于1,函数VLOOKUP返回错误值值#VALUE!
;如果col_index_num大于table_array的列数,函数VLOOKUP返回错误值#REF!
。
Range_lookup为一逻辑值,指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配,False指精确查找,true指模糊查找
例:
计算员工薪资表中各层级人员的岗位津贴,如图3-4
公式“=VLOOKUP(C2,岗位津贴标准!
A:
B,2,FALSE)”
图3-4
四、数据透视表
将鼠标放在数据原的任一单元格,选择数据菜单下数据透视表和数据透视图命令,弹出数据透视表和数据透视图对话框按“完成”按钮。
Excel会自动生成数据透视表,然后根据要求进行数据分析。
例:
打开销售清单Excel表格,建立数据透视表。
如图4-1
如图4-1
五、组合应用Office工具
1.分列
将文本文件中的内容复制到Excel表中,选择列,选择数据菜单下分列命令,如图5-1
如图5-1
2.复制EXCEL图片到PPT
方法一、选种图片,按Shift,编辑菜单复制图片菜单,然后复制到PPT文件中
方法二、PPT中的图片会随数据变化而变化。
图片复制-PPT选择性粘贴
方法三、设计图片动画:
通用方式粘贴到PPT,多次取消组合,然后分别设置动画。
3.EXCEL与WORD组合
邮件合并:
Step1:
打开WORD
Step2:
工具菜单-信涵与邮件-邮件合并
Step3:
多次下一步后选择数据原
Step4:
确定需要的字段
Step5:
邮件合并
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
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- Excel 常用 技巧