Excel数据处理.docx
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Excel数据处理
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Excel数据处理
Excel数据处理就是利用已经建立好的电子数据表格,根据用户要求进行数据查找、排序(分类)、筛选(查询)和分类汇总等的操作过程。
在上面4.2.2节中已经对数据查找和替换做了介绍,这一节主要介绍数据的排序、筛选和分类汇总的操作方法。
一、数据排序
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数据排序操作很简单,首先选定待排序数据表中的任一个单元格,或者选择整个数据表,然后通过“开始”选项卡中“编辑”组内的“排序和筛选”按钮,或者通过“数据”选项卡中“排序和筛选”组内的“升序”、“降序”和“排序”等按钮来实现。
1 单属性排序数据表
对于一个数据表,若按照某一列值的升序或降序进行数据排序时,其操作过程是:
首先单击该列中的任一个单元格,然后单击“开始”→“排序和筛选”按钮,从打开的下拉菜单中选择“升序”或“降序”命令,或者单击“数据”→“排序和筛选”组内的“升序”或“降序”按钮,就完成了对数据表的排序。
例如,对于图4-29所示的数据表,若按照“编号”属性的值进行升序排列,则得到的排序结果如图4-32所示。
图4-32按编号的升序排列的数据表
2 多属性排序数据表
对于一个数据表,若需要按照多个属性的值进行排列,则排序过程是:
首先单击数据表中的任一个单元格,然后单击“开始”→“排序和筛选”按钮,从打开的下拉菜单中选择“自定义排序”命令,或者单击“数据”→“排序和筛选”组内的“排序”按钮,立即打开“排序”对话框,如图4-33的右边所示。
图4-33“排序”对话框
在“排序”对话框中,首先对第一个(主要)关键字进行设置,假定设置主要关键字为“单价”,次序为升序(也可以选择降序),接着单击“添加条件”按钮,给出第二个(次要)关键字的设置行,假定设置“数量”为次要关键字,次序仍为升序;此时单击对话框中的“确定”按钮,则图4-29所示的数据表就首先按照单价的升序排列,使得单价值较小的记录排在上面,而单价值较大的记录排在下面,当单价相同时再按照数量的升序排列,最后得到的排列结果如图4-34所示。
图4-34按单价和数量排序的结果
二、数据筛选
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数据筛选就是从数据表中筛选出符合一定条件的记录,在Excel中有两种筛选方法,一种叫做自动筛选,另一种叫做高级筛选。
1 自动筛选
首先选择待筛选数据表中的任一个单元格,或者选择整个数据表,接着单击“开始”选项卡中“编辑”组内的“排序和筛选”按钮,再从打开的下拉菜单中单击“筛选”命令
,或者单击“数据”选项卡中“排序和筛选”组内的“筛选”按钮,此时数据表中每一列的标题(属性名)右边都带有一个三角按钮,单击它可以打开一个下拉菜单,图4-35是打开单价后面的三角按钮并接着打开其下拉菜单中的“数字筛选”选项所得到的显示状态。
图4-35带有自动筛选功能的数据表
每个标题对应的下拉菜单的结构都相同,分割线以上是按所在关键字进行升序、降序或颜色排序的选项,单击它可以使商品表中的所有记录按其升序、降序或颜色排序;分割线以下主要为数字(文字)筛选项,单击它将打开一个下拉菜单,再从中选择相应的操作即可。
针对图4-35,假定选择单价“高于平均值”选项,则得到的筛选结果如图4-36所示。
图4-36自动筛选单价高于平均值的记录
假定选择“介于”选项,接着在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中设置单价大于或等于10、同时小于或等于20的筛选条件,则得到的筛选结果如图4-37所示。
图4-37自动筛选单价在10~20间的记录
筛选过程中,当按照一个属性值筛选后,还可以在此基础上继续按照其他属性值筛选,直到筛选出满意的记录为止。
在筛选数据之后,再次单价“筛选”按钮(命令)将取消筛选,显示出原来的所有记录。
2 高级筛选
自动筛选只能筛选出条件比较简单的记录,若条件比较复杂则需要进行高级筛选。
在进行高级筛选前,首先要在数据表之外的空白位置处建立好进行高级筛选的条件区域,如图4-38中间所示的F1:
G2区域就是一个条件区域,它包括属性名和满足该属性的条件。
图4-38高级筛选条件区域和对话框
在高级筛选条件区域中,包括单价属性和数量属性,它们的条件“单价>=12”和“数量<9”在同一行上出现,则表示同一行条件之间是逻辑“与”的关系,即对应的逻辑运算公式为“AND(单价>=12,数量<9)”。
若不在同一行出现,则表示逻辑“或”的关系。
如表示数量的条件<9不在G2而是在G3单元格中,则对应的逻辑运算公式为“OR(单价>=12,数量<9)”。
高级筛选的条件区域设置好以后,首先选择待筛选数据表中的任一单元格或整个数据表,接着单击“数据”选项卡中“排序和筛选“组内的“高级“筛选按钮,出现如图4-38右边所示的“高级筛选”对话框。
在高级筛选对话框中,“方式“区域包含两个单选按钮供用户选择,默认为“在原有区域显示筛选结果”,也可以选择“将筛选结果复制到其他位置”,假定我们选择此项;“列表区域”文本框要求给定筛选区域,默认为整个数据表区域,单击右边的按钮可以重新选择该区域,然后返回到该对话框;“条件区域”文本框要求给定条件区域,单击右边的按钮打开一个对话框,通过鼠标拖曳条件区域后,单击右边按钮关闭此对话框,重新回到“高级筛选”对话框;“复制到”文本框只有当“将筛选结果复制到其他位置”被选中后才有效,同样单击右边按钮出现对话框后再通过鼠标单击被复制到区域的左上角单元格,完成设置后关闭此对话框,返回到“高级筛选”对话框;“选择不重复的记录”选项若被选中,则显示出满足条件的互不相同的记录,否则显示出满足条件的所有记录。
假定“高级筛选”对话框的设置如图4-39所示,则单击“确定”按钮后从F4为左上角的区域内显示出如图4-40所示的结果。
图4-39设置完成的“高级筛选”对话框
图4-40带“与”条件的高级筛选结
如果把筛选条件“单价>=12”和“数量<9“变为“或”的关系,假定对应的条件区域为F1:
G3,进行“高级筛选”对话框设置的结果如图4-41所示,筛选结果如图4-41所示。
图4-41设置高级筛选条件对话框带及“或”条件的高级筛选结果
若利用高级筛选对上述的商品销售表设置更复杂的条件,如在F1:
H3区域内设置如图4-43所示的条件,此条件表示要从A1:
D9区域的商品销售表中筛选出单价大于等于12同时数量在5和8之间的所有记录,以及单价小于10同时数量必须大于200的所有记录,若表示成逻辑运算公式则为:
OR(AND(单价>=12,数量>=5,数量<8),AND(单价<10,数量>200))
按此条件进行筛选得到的运算结果如图4-44所示。
当自动筛选和高级筛选完成后,单击“开始”→“排序和筛选”→“清除”选项,将清除在原有区域内显示的筛选记录,重新显示出原有的全部记录。
但对于自动筛选来说,要取消自动筛选状态(即取消属性名后面的三角标记),则必须再单击一次“筛选”按钮(命令)。
图4-43较复杂的筛选条件 图4-43按图4-43进行高级筛选的结果
三、数据的分类汇总
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数据的分类汇总需要对数据表先按某个属性进行分类(排序),接着选取数据表中的任一单元格或者整个工作表,然后单击“数据”选项卡中“分级显示“组内的“分类汇总”按钮即可。
假定对一个数据表已按部门属性进行排序,如图4-45左边所示,接着选择数据表中的任一单元格,然后单击“数据”→“分类汇总”按钮,随即打开一个“分类汇总”对话框,如图4-45右边所示的“分类汇总”对话框。
图4-45分类汇总的数据表和对话框
在分类汇总对话框中,“分类字段”下拉列表框由用户选择用于数据分类的字段,在这里应选择“部门”;“汇总方式”下拉列表框由用户选择用于数据汇总的方式,它包括求和、计数、求平均值、求最小值、求最大值等方式,这里假定选择“求和”;“选定汇总项”复选列表框由用户选择用于数据汇总的字段,假定需要对基本工资、内部津贴、医保扣除、实发工资四项进行分类汇总,应使这些选项设为选定√状态;“替换当前分类汇总”复选框,通常设为选定状态,以便消除以前的分类汇总信息;“汇总结果显示在数据下方”复选框,通常也设为选定状态,否则其汇总结果信息将显示在对应数据的上方;“每组数据分页”可以根据需要设置,假定我们采用不选定状态,即连续显示分组数据信息。
分类汇总对话框中的所有选项设定完成后,单击“确定”按钮实现分类汇总,如图4-46所示。
图4-46按部门进行的分类汇总结果
此分类汇总共分为三个层次,最里层是记录层,中间层是部门小计层,最外层是总计层。
当单击中间层中的每条小计左边的减号-按钮时,则将变为加号+,使得最里层的记录隐藏起来,当使记录层全部隐藏时,则变成如图4-47所示的汇总结果。
当单击最外层总计行左边的减号按钮时,则也变成加号,汇总结果只显示出一条总计信息。
图4-47只含有最外两层的汇总结果
为了把隐藏的信息显示出来,可以单击相应的加号按钮,使之展开下一层小计或记录信息。
对分类汇总处理结束后,若要删除汇总信息,则首先选定分类汇总表中的任何一个单元格,接着打开“分类汇总”对话框,从中单击“全部删除”按钮,此时数据表又恢复为汇总前的排序表状态。
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