第三章文书事务管理最新.docx

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第三章文书事务管理最新

第三章文书事务管理

一、文书事务管理流程设计

（一）流程设计目的

企业的文书包括决定、报告、通知、请示、批复、函、简报、会议纪要、外来信件、外来公文等。

企业文书事务管理是企业开展正常管理、经营工作的基础，是行政管理部的重要工作内容之一。

文书事务管理流程设计的目的有以下4点。

1.统一文书拟定、审核、处理工作标准，明确各项职责分工，梳理各步骤操作标准，从而正确有效地处理文书事务。

2.提高文书编制质量，提高文书事务处理工作的效率，进而提高企业办公效率。

3.及时处理与外部联系单位的相关事宜，维护企业形象，提高企业美誉度。

4.逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化，提升企业的管理水平与管理效率，提高企业的综合竞争力。

（二）流程结构设计

图3-1文书事务管理流程结构设计图

二、收文管理流程与工作标准

（一）收文管理流程图

（二）收文管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

收文拟办

1

行政人员收到文件时，清点、检查无误后填写送件回单，并注明收件的具体时间

✧接收到的文件

✧送件回单

2

清点无误后，按照来文机关或部门进行分类、整理、编号，将文件登记在收文登记簿上

✧收文登记簿

✧文书事务管理制度

3

填写公文处理单，提出拟办意见，并将与文件有关的文件资料附在文件之后，供执行长参考

✧公文处理单

✧各种文件

分送传阅

4

行政部长对经执行长批办后的文件进行分类，对不同文件采取不同的处理方式

✧各种文件

✧文书事务管理制度

5

（1）行政人员将所收到的各类文件，按照执行长批办意见和固定的分发办法分别送达各部门

（2）对于分送的文件，行政人员一般应在文件眉头右上方加盖收文戳记，填明编号、收文日期等，对于不需要登记的一般文件、简报等，也应在文件右上角写明领导的姓名和部门名称，以示区别

（3）由各部门办理的文件，要附上具有执行长批办意见的来文承办卡；涉及几个承办部门的文件，要将来文承办卡复印后分别附在文件上

（4）要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失

（5）需要请领导批示的文件，要附上收文承办卡。

需要同时分送几位领导并请各位领导标明意见的文件，为避免领导互相批阅，分送时要附上领导批示卡

✧各种文件

✧来文承办卡

✧收文承办卡

✧领导批示卡

✧文书事务管理制度

6

（1）各部门根据分发意见传阅文件

（2）传阅文件应严格遵守传阅制度和保密规定，不得将有密级的文件带到住所或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容

（3）阅读文件应抓紧时间，不得抄录全文，不得任意取走文件夹内的任何文件或附件，如果确有工作需要，需办理借阅手续，以防止文件丢失或泄密

✧各种文件

✧文件资料借阅单

✧文书事务管理制度

7

（1）临近办文时限前应予以催办，可采用电话催办或当面催办等

（2）对有关部门办理的重要文件进行定期跟踪和督促检查，并做好督促记录

✧各种文件

✧文件督办记录

归档

8

（1）承办部门接到文件，应及时办理

（2）对相关领导的批文意见，如发现一件不具体、授权不清楚或有疏漏之处，应及时进行明确

（3）对于上级下发的阅知文件，各部门应根据领导阅示意见即时执行

（4）涉及两个部门以上联合承办的事项，应协调好工作

✧各种文件

✧文书事务管理制度

9

文件办理完毕后，在收发登记簿或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果

✧收发登记簿

✧公文处理单

10

将办理完毕的文件按不同的分类或序号分别归档，以备查阅

✧各种文件

✧文件资料档案

✧归档管理制度

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

2、3

登记、拟办

✧收文登记及时率，目标值为100%

✧收文登记错漏次数，目标值为0次

✧拟办及时率，目标值为100%

5

分送

✧分送及时率，目标值为100%

✧分送准确性，分送工作符合文件事务管理制度，操作准确无误

6

传阅

✧传阅及时率，目标值为100%

✧传阅准确性，符合文件事务管理制度，操作准确无误

10

归档

✧归档及时率，目标值为100%

✧归档出错次数，目标值为0次

三、发文管理流程与工作标准

（一）发文管理流程图

（二）发文管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

拟稿

1

（1）行政人员根据上级主管的要求，进行文件的初步编写

（2）编写的文件应符合公文写作要求，并符合国家法律、法规、规章及其他有关规定

✧文件初稿

✧文件定稿

✧文件编写规范与行文规则

2

（1）行政人员在编写文件过程中，如遇到涉及其他部门的问题，应征得有关部门领导同意并签字确认

（2）行政人员应征求有关部门的意见，接到有关部门反馈的不同意见后逐条进行研究

核稿

3

行政人员对文稿内容、格式进行全面的审核检查

4

审核确认无误的文稿报送行政部长审核、执行长审批

投送

5

文件经执行长签发后，行政管理部办理文件登记，编发文号，记载发文范围、印制数量、发出方法等手续

✧文件编写规范与行文规则

✧正式文件

6

将经过签发和登记的文件制作成正式文件

7

在正式文件上加盖单位印章

8

按照发文登记的范围对文件进行分发和装封

9

（1）对装封好的文件进行投送

（2）投送可分内送和外投两种：

内送由行政人员直接分送给单位领导和各部门；外投由行政人员负责投送到相关单位或目的地

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

拟稿

✧拟稿及时率，目标值为100%

✧拟稿准确性，拟稿内容属实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清晰

3

核稿

✧核稿及时率，目标值为100%

✧核稿文件出错次数，目标值为0次

9

投送

✧投送及时率，目标值为100%

✧投送出错次数，目标值为0次

四、文书起草管理流程与工作标准

（一）文书起草管理流程图

（二）文书起草管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

文书起草

1

（1）文书起草必须及时、准确

（2）企业文书内容一般由文头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成，部分文书还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、附注、抄送机关等内容

✧起草文书登记表

✧文书初稿

✧文书定稿

✧企业文书管理办法

文书会签与打印

2

文书管理员审核文书是否需要会签，需要会签的文书交给相应部门会签

✧文书定稿

✧企业文书管理办法

✧文书起草印发规范

3

（1）行政人员确定文书的编号，并报行政部长审批、签发

（2）超越行政部长权限的文书，由执行长审批、签发

4

（1）行政人员负责印制文书

（2）文书印制需准确、及时

文书执行

5

（1）行政人员将文书下发给相关执行部门

（2）文书下发要准确、及时

✧文书发放登记表

✧企业文书管理办法

文书存档

6

（1）行政人员负责将文书存档

（2）文书的存放和保管要做到整齐、安全

✧企业文书管理办法

✧档案管理制度

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

文书起草

✧文书起草及时率，目标值为100%

✧文书内容错漏次数，目标值为0次

4

文书印制

✧文书校对及时率，目标值为100%

✧文书印制质量，文书印制质量符合企业规定的印制规格

5

文书下发

✧文书下发及时率，目标值为100%

✧文书下发正确性，下发工作符合企业文书查阅权限及查阅人数等规定

五、信函收发管理流程与工作标准

（一）信函收发管理流程图

（二）信函收发管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

接收信函

1

（1）行政人员接收到外部的信函后，根据信函的类型和日期整理、分类，在信函接收登记表上进行登记

（2）登记后，根据重要性对信函进行分类

（3）对于报刊、杂志、商品和邮购广告，除与主管有关系的另行处理外，一般由行政人员处置

✧信函接收登记表

✧信函分类表

✧信函收发管理制度

2

行政人员对信函进行分发

发送信函

3

（1）行政人员对无明确收件人的信函进行拆封

（2）对于注明“×××亲启”的信函，在主管无明确指示的情况下，行政人员不应拆封。

如果误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样

✧信函分发登记表

✧寄信登记表

✧信函收发管理制度

✧部门拆信管理规定

4

根据信函内容及时地起草回复拟稿

5

回复拟稿经行政部长审核后寄发

6

对回复的信函底稿进行存档

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

收信登记

✧收信登记及时率，目标值为100%

✧收信分类正确性，根据规定进行信函分类，出错次数为0

2

分信

✧分信正确率，目标值为100%

4

回信

✧回信及时率，目标值为100%

✧回信质量，回信内容清楚、正确、具体、完备

5

寄信

✧寄信及时率，目标值为100

✧寄信出错次数，目标值为0次

六、传真发文管理流程与工作标准

（一）传真发文管理流程图

（二）传真发文管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

提出传真申请

1

根据工作情况或上级领导的指示，提出发文申请

✧传真发文申请单

✧传真发文申请审查表

✧传真管理办法

✧文件管理制度

2

（1）一般性的传真发文应报行政部长审批

（2）重要的传真发文应报执行长审批

（3）申请审查表要写明传真发文的事由、日期等

进行传真

3

行政人员在传真发文登记簿上进行传真发文登记

✧传真发文登记簿

✧传真管理办法

✧文件管理制度

✧档案管理制度

4

行政人员发送传真并把传真原件存档

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

申请传真发文

✧申请及时率，目标值为100%

✧申请准确性，申请手续齐全，传真内容符合规范

4

发传真

✧传真发送及时性，在企业或传真接收方预定的时间内完成发送工作，发送延误次数为0

✧传真发送准确性，传真发送地址正确

七、传真收文管理流程与工作标准

（一）传真收文管理流程图

（二）传真收文管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

传真接收

1

行政人员接到其他公司或部门的传真，在传真收文登记簿上进行登记

✧传真原件

✧传真复印件

✧传真管理办法

2

登记后，对传真原件进行复印，并将原件与复印件送行政部长签收

传真签收

3

行政部长接到传真原件与复印件，进行审查、签收，并确认承办部门或人员

传真承办与保管

4

经行政部长签收后，行政人员按照行政部长的意见把传真转发其他部门，令其承办

✧传真管理办法

✧催办单

✧文件管理制度

✧档案管理制度

5

临近承办期限时应予催办，可采用电话催办或派人催办等方式

6

行政人员将传真原件、复印件、传真拟办文件进行归档保管

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1

传真登记

✧登记及时率，目标值为100%

✧登记错漏次数，目标值为0次

3

签收确认

✧签收确认及时率，目标值为100%

✧拟办正确性，按企业规定及职责分工确认承办人员，给出承办意见

5

催办

✧催办及时率，目标值为100%

✧催办准确性，催办工作符合文件事务管理规定，操作准确无误

6

归档

✧归档及时率，目标值为100%

✧归档出错次数，目标值为0次

八、文书会签管理流程与工作标准

（一）文书会签管理流程图

（二）文书会签管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

执行工具

确认需会签文书

1

行政管理部将收到并完成登记的文书进行分类，整理、注明需会签文书

✧收到的文书

✧收文登记簿

✧文书管理制度

拟办及下发

2

（1）行政管理部根据文书内容拟定处理方式，并报执行长审批

（2）拟办的内容包括传阅范围、传阅方式、主要承办部门或人员、次要承办部门或人员、催办人员等

✧拟办的文书

✧文书管理制度

✧文书处理登记表

会签文书审查与存档

3

（1）相关部门或人员在承办人/查阅人原件上进行会签

（2）会签需清晰、完整、有效

✧需会签的文书

✧文书管理制度

✧档案管理制度

4

行政管理部检查文书承办人/查阅人会签情况，确定是否存在漏签或错签等问题，并及时处理

5

（1）会签审查发现问题时，行政管理部应将文书返回承办人/查阅人

（2）相关问题处理后仍需再次进行会签审查，确保会签无误

6

文书完成会签后放入文件夹存档备查

（三）流程关键事项与考核说明

所属节点

关键事项

考核指标与目标值

1、2

会签文件审核

✧审核及时率，目标值为100%

✧文书内容错漏次数，目标值为0次

3

签字

✧签字及时率，目标值为100%

✧签字规范性，按企业规定的会签要求进行会签，会签清晰

4

会签审查

✧审查及时率，目标值为100%

✧审查工作精细度，审查后会签无误，审查后会签出错次数为0