人力行政部各岗制度讨论篇.docx
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人力行政部各岗制度讨论篇.docx
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人力行政部各岗制度讨论篇
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北京京海市政工程有限公司
规章制度·人力行政篇
(讨论)
目录
行政管理制度
第1章资产管理制度……………………………………….…….……3
第2章办公用品管理制度……………………………………….…6
第3章文件收发管理制度……………………………………….…11
第4章会议管理制度……………………………………….…….…22
第5章档案管理制度……………………………………….…….…25
第6章保密管理制度……………………………………….……….33
第7章资质使用管理制度………………………………………....58
第8章资质动态管理制度…………………………………….…..60
第9章计算机及网络管理规定………………………………….…62
第10章公司电话管理规定………………………………………....67
第11章公司印鉴管理规定
人力资源管理制度
第12章考勤管理制度……………………………………….……....38
第13章人力资源管理制度………………………………………....43
后勤管理制度
第14章车辆管理制度……………………………………….……….8
第15章安全保卫管理制度……………………………………….....35
第16章食堂管理制度……………………………………….……….
第17章宿舍管理制度……………………………………….……….
行政管理制度
第1章资产管理制度
目的:
为加强公司资产管理,保证公司资产合理、有效使用,维护公司资产安全和完整,结合本公司实际情况,制定本制度。
适用范围:
本规定适用于公司范围内所有资产的管理。
职责
公司人力行政部负责对资产实物进行归口管理,负责资产的申请、购置、登记、维修、调配和报废等各项程序。
公司财务部负责对资产的账务进行归口管理,包括入销账、折旧等。
资产的定义:
本规定中的资产概念既包括固定资产(单价超过2000元人民币,使用年限超过1年的物品),也包括手机、办公桌椅等价格低,但使用时间较长的耐用物品。
具体指以下种类:
建筑物:
房屋、活动办公室;
交通工具及附属品:
小客车、小轿车、小货车;
办公设备:
笔记本电脑、计算机、打印机、复印机、传真机、摄像机、程控交换机、监控、打卡机、打孔机、装订机、碎纸机、数码照相机、普通照相机、投影机;
办公家具:
保险柜、文件柜、办公桌、班台、会议桌、折叠桌、电脑桌、台案、折叠椅、班椅、办公椅、沙发、茶几、餐桌、餐椅;
通讯设备:
手机、对讲机、程控电话、直线电话。
资产的购置
各部门添置资产,需向人力行政部提交购买申请表,人力行政部首先考虑在公司范围内进行调配。
如必须购置,经总经理批准后由材料采购部按照有关规定购买。
购置资产的发票,必须附所购置资产的清单明细,财务方可办理报销手续。
必须由使用单位资产管理人员签字后方能办理出库手续,并将资产的相关材料交资产管理员归档。
资产的调拨:
因调配、借用等原因进行的资产转移由公司人力行政部办理,资产转入单位负责人需在人力行政部资产台帐上签字。
其他个人和单位不得擅自对资产进行调用。
资产的使用管理
资产的使用:
分配给个人使用的资产,使用人员应对资产的安全、完整负责。
实行资产使用责任落实到人,当责任人工作调整或离职时,须将使用的全部资产进行移交,在其办理所用资产移交手续后,方可办理离职手续。
资产的处置:
包括转让、报废、借出、变卖等,需由使用单位说明情况,人力行政部提交书面报告,经财务部经理签字、总经理批准后方能进行。
因保管或使用不当以及其他人为因素造成资产的丢失或损坏,由责任人负责赔偿或维修,如原因不明,则对使用部门负责人给予一定的处罚。
闲置封存的资产由公司人力行政部统一管理,闲置封存的资产由申请使用部门向人力行政部提出申请审批后,方可启动闲置封存的资产。
对车辆、电脑等固定资产的使用管理,同时遵循公司其他相关规定。
资产的盘点清查
人力行政部在对公司现有资产进行一次性清理的基础上,对资产进行台帐管理。
人力行政部对各类物品进行登记,大件物品进行编号管理。
物品的各项特征(如名称、品牌、型号、购买日期、价格等)、转移记录(如转移时间、去向、使用单位签收等)以及报废记录(如报废日期、报废原因等)均在资产台帐上体现。
为了保证公司资产的安全和完整,做到资产的帐物相符,人力行政部、各部门与财务部每季末25日-30日都要对本单位资产进行全面清查盘点,以掌握资产的实有数量,查明有无丢失、毁损或未列入帐的资产,保证账物相符,对于盘亏、毁损、报废的资产,要查明原因,写出书面报告,上报总经理,经批准后做报废核减资产台帐处理。
人力行政部资产管理人员要每月对各部门资产管理工作进行抽查,发现问题及时上报公司领导做出处理。
附件1.资产登记表
资产登记表
序号
名称
规格
型号
购置
日期
使用
单位
数量
购置金额
(元)
资产管理
责任人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
合计
第2章办公用品管理制度
1.目的:
为使办公用品管理合理化,满足工作需求又杜绝浪费,特制订本规定。
1.适用范围:
适用于公司范围内的办公用品管理工作。
2.职责:
办公用品由人力行政部管理,负责计划汇总、申请、登记、分发等工作。
工作内容
办公用品包括:
公司给员工配置的电脑、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。
公司给各部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等,及公司为各部门购置的书和杂志等资料。
公司公用的办公设备:
如公共区域的传真机、打印机、复印机、会议桌椅、会客桌椅等。
办公用品的领用:
公司人力行政部定期对办公用品的消耗情况进行统计,以做出下一阶段的购置计划和预算,报总经理批准后转交采购部购买。
以部门为单位填写“办公用品购买申请表”,于每月初报人力行政部,经审核同意后作为人力行政部统一购买的依据。
办公用品购买后,需到库房办理入库等相关手续,由人力行政部通知各部门统一领取。
办公用品实行出入库登记制度,所有购置与发放的办公用品均需进行登记,做到帐物相符,并建立“办公用品库存表”和“办公用品领用登记表”。
各部门办公用品由专人负责领用及发放,做好领用明细及库存。
办公用品的管理:
员工应爱护办公用品,避免浪费。
复印公司内部资料时,应提倡节约,使用二手纸。
员工在使用办公用品时,如发现机器故障,应及时向人力行政部报修,否则公司向办公用品使用人追究赔偿责任。
公司配置的各类办公用品严禁带回家私用。
凡属长期使用的办公用品,使用时要注意爱护,防止丢失和损失,调换时要以旧换新,员工离职时,应将剩余办公用品交还行政办人力部。
附件1.办公用品购买申请表
附件2.办公用品领用登记表
附件3.办公用品库存表
附件4.复印、打印、传真使用登记表
附件1:
办公用品购买申请表
序号
所要购买办公用品名称
数量
申请日期
申请人签字
部门经理意见:
人力行政部主任意见:
附件2:
办公用品领用登记表
序号
物品名称
规格及数量
领用人签字
领用部门
领用日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
附件3:
办公用品库存表
序号
办公用品名称
规格/型号
购进日期/数量
领用日期
剩余量
附件4:
复印、打印、传真使用登记表
序号
日期
使用人员
使用部门
复印/打印内容
页数
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
第3章文件收发管理制度
3.目的:
为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。
2.适用范围:
适用本公司所有文件。
4.职责:
文件收发管理由人力行政部统一负责。
工作内容
公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。
公司文件由人力行政部拟稿,文件形成后由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿,的部门经理或总工程师审核、签发。
属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。
秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。
文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。
公司的文件由人力行政部负责报送。
送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。
秘密以上文件由专人按核定的范围报送。
经签发的文件原稿送档案室存档。
外来文件由人力行政部行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。
文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至人力行政部。
三日内不能办理完毕的,应向人力行政部说明原因。
附件:
文件借阅登记表
附件:
文件借阅登记表
日期
借阅文件名称
借阅部门及原因
借阅人
归还日期
(签字)
第4章会议管理制度
5.目的:
会议是制定政策、讨论问题、检查、布置、总结工作,传达上级领导指示,通报情况等一种有组织、有目的的商议集会。
为严格控制会议数量,提高会议质量,特制定会议管理制度。
适用范围:
适用于公司所有会议的管理工作。
职责
公司会议的安排与协调统一归口人力行政部管理,为各部门组织召开的有关会议做好后勤协助工作。
各部门负责组织召开有关会议,并按统一格式形成会议纪要,确保会议决定的贯彻执行。
工作内容
会议准备工作
会议主办方应提前将会议议程通知各与会者,让大家做好与会准备。
在会议召开之前,主办方应把会议需要的资料和数据提前准备好。
如需要视频设备,应及时通知人力行政部准备。
凡是大型会议,主办方应提前两天将会议召开的时间、地点告知人力行政部,以便统筹安排会场及其它事务。
会议纪律
与会人员要按时参加会议,不迟到、不早退、不擅离会场。
因故不能出席会议要事先请假。
中途因事需离开会场,要征得会议主持人的同意。
与会者事先要熟悉会议目的、议题与资料。
与会人员要在会上发言或提出问题,应在会前做好准备,列好发言提纲。
会上发言应围绕议题,简明、准确、力戒套话、空话,要自觉控制时间。
必要时主持人可限定发言时间。
与会者要集中精力听会、记录、不交头接耳开小会,要关掉手机,不影响他人听会。
会议主持人要注意掌握会议时间。
要做好会议总结,不要议而不决,需要下次会议再讨论的,要提出要点。
会议的原始记录与纪要
各部门召开的会议,由各部门指定专人做好会议记录并归档。
公司召开的会议,由人力行政部负责记录并归档。
记录人员会后当天要整理、送会议主持人审核签字,并在公司网站上发送。
重要会议要印发会议纪要。
附件1:
会议议程
附件2:
会议纪要
附件1:
会议议程
时间:
地点:
会议名称:
与会单位及人员:
1
2
会议议程:
1、检讨上一次会议
2、
通知人:
日期:
附件2:
会议纪要
时间:
签发人:
地点:
主持人:
参加人员:
1.
2.
会议名称:
会议内容:
主送:
抄送:
存档:
一份
第5章档案管理制度
6.目的:
为加强档案的管理工作,维护档案的完整与安全,便于公司各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》,特制定本制度。
2.适用范围:
本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。
7.职责
档案工作,设立资产档案管理员,隶属人力行政部,对公司内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员(可兼职),由人力行政部档案员组织协调,监督和指导。
行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作,档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。
各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作,并将归档文件的电子文档存入指定的电脑,由行政办公室档案员负责刻录和归档。
人事档案、财务档案、销售档案分别由人力行政部、财务审计部和市场开发部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。
各部门应明确规定档案责任人(档案员)。
档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。
归档
各部门应在每年元月底向公司人力行政部移交上年度文书档案并履行移交手续,重要资料应随时移交,集中管理,任何单位及个人不得据为己有。
归档范围及管理:
各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。
各工程项目立项申报资料、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由市场开发部负责整理及归档,并按规定及时向档案室移交。
各工程项目设计方案、施工图,设计变更、洽商以及设计院之间往来资料,会议记录等资料由工程技术部负责整理及归档。
工程进度计划,施工分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录,工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程技术部负责整理及归档。
各类合同协议(承包、商务、销售、借贷、担保、转让等)的正本原件、工程预结算书等资料由成本合约部负责整理及归档。
各类证件(营业执照正、副本;组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡;国税、地税税务登记证副本;开户许可证等)及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务审计部负责归档。
公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由物资设备部负责整理及归档。
凡不属归档范围的文件、图纸、资料,由各部门安排专人按规定进行整理、保管。
归档资料必须符合下列要求:
文件材料齐全完整,真实有效;不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷;
根据档案内容的历史关系,区别保存价值,进行分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
借阅
档案资料借阅需履行登记、签字手续,并填写档案借阅登记表。
本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案,查借秘密档案,需经所在部门经理签字,方可借阅。
机密档案只限与工作有关的人员借阅,由所在部门经理签署意见,总经理批准后方可借阅。
本公司职工借阅的档案,原则上只能在档案室查阅。
如确因工作需要外借,必须经公司总经理(或总经理助理)批准,外借的档案一般在一周内归还,所借档案达到规定借阅期限,如需继续使用,若无他人预约可办理续借手续。
借出的档案,档案室有权根据工作需要随时催还,借阅人不得拒还。
外单位人员借阅非机要档案,必须持单位介绍信,经公司总经理签字同意,并办理借阅登记手续,所借阅的档案,只能在本档案室内查阅,不准外借,档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。
借阅档案要注意爱护和保管,不得转借。
阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。
涉及密级内容和内部控制事项的档案,要注意保密,如有上述违规行为,要追究当事人责任。
查阅一般档案材料,经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。
借出或归还档案时,档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况,如发现档案缺损的情况要严肃查处。
借阅者未按本规定办理借阅手续,档案管理人员一律拒借,否则,追究档案管理人员的责任。
职工临时离开公司(出国、借调、外出学习等)、调动工作或解聘办理手续之前,人力行政部要及时通知档案部门,经档案部门签字确认已还清所借档案后,方能办理相关手续。
本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅,不对外交流,外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。
财务档案原则上不许外借,需要查阅者必须经总经理同意后,由财务部指定专人陪同查阅,财务账目不予复制,财务凭证如确实需要复制,必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。
档案保存期限及销毁
工程项目竣工资料、设计文件、其他重要档案永久保存。
行政档案视可利用价值定期销毁。
档案每三年鉴定一次,对超过保存期限的进行下架、分类。
由人力行政部定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定酌情处置。
销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。
销毁档案由档案室负责执行,同时由人力行政部指派监销人,监销人要在销毁清册上签名。
经批准销毁的档案,不得当废纸出售或作其他用。
档案统计及管理要求
为了给分析、研究工作提供数据,要认真做好档案统计工作,建立健全各种统计台帐。
年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。
保密资料要全部入库,存放在档案室保密柜中,在重大节假日档案室要进行清点催还。
公司职工要严格遵守保密规定,若有泄密应追究责任,有严重泄密或窃密行为者,视其情节进行处理,并追究其刑事责任。
加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。
附件1.档案借阅申请单
附件2.档案借阅登记表
附件3.存档登记表
附件4.档案鉴定与销毁审批表
附件1:
档案借阅申请单
编号:
文件编号
密级:
借阅时间:
借阅理由
借期:
文件名称:
申请人:
部门经理:
人力行政部主任;
总经理
或总经理助理
备注:
附件2:
档案借阅登记表
档案编号
档案名称
借阅日期
借阅人
归还日期
备注
附件3:
存档登记表
序号
档案名称
档案编号
存档部门
存档人
存档时间
接受人
备注
1
2
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