收货流程receive11.docx
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收货流程receive11.docx
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收货流程receive11
收货流程
Receiving
2010.11
目录(Contents)
1.目的(Target)
2.资产(Assets)
3.一般收货(NormalMerchandise)
3.1流程图(FlowChart)
3.2前期准备(Preparation)
3.3收货过程(Operations)
3.4后续工作(OtherTasks)
4.赠品、礼品和补损品(Freegoods,freegiftsandrefundgoods)
5.特殊情况(SpecialOccasions)
6.资产、耗材(AssetsandConsumableMaterials)
7.各部门职责(Responsibilities)
8.附件(Attachments)
1.目的(Targets)
规范收货流程,实现科学管理;确保收货的准确性;为对账作业的顺利进行打好基础
Tostandardizethereceivingprocessandensureaccuracywheninvoicematching
2.资产(Assets)
•收货办公室(ReceivingYardOffice)
•1台打印机(1Printer)
•2根电话线(2telephone)
•对讲机(walkie-talkie)
•手提扫描机(RFscanner)
•地秤(Scale)
•带皂盒,热水,分配器的水池或高压水枪。
(Soapbox,hotwater,highpressurewatergun)
•足够的垫仓板和篮筐(生鲜处只能用塑料垫仓板)。
熟食仓板必须是专用,每日须清洗、消毒。
(Palletsandbaskets)
•足够的液压手推车用编号区分部门使用。
(Pallettrolleys)
•文件柜:
存放收货部内部文件。
(Filecabinet)
•收货区信息栏(InformationBoard)
•农产品安全质量检测制度(Primaryproductsqualitycontrolregulation)
•商品质量进货验货制度(ReceiveandQualityCheckprocedure)
•生鲜收货色带表(ColorcardforFresh)
•送货时间告示(Timetable)
•送货须知(othernotice)
3.一般收货(NormalMerchandise)
3.1流程图(FlowChart)
非生鲜20-24(withoutfresh20-24Dept)
生鲜20-24(fresh20-24Dept)
3.2前期准备(Preparations)
供应商(Supplier)
●确认订单信息:
单价、税率、条码等
Confirmtheinformationonordersheets:
unitpurchaseprice,taxrate,barcodeetc.
●对订单有疑问,及时联系部门
Contactthesalesdeptifanyquestions
●安排能够确认收货数量的送货人员。
TrainthepersonsinchargeofdeliveryLHCM’sreceivingprocedure
各营运部门(SalesDept)
●检查商品信息(价格、税率等)
Checktheiteminformation(unitpurchaseprice,taxrate,etc)
●维护供应商参数(订货日、到货期限等)
Wellmaintaintheorderparameters(orderdateandleadtime)
●根据销售需要订货
Placeorderaccordingtosales
●安排员工工作时间
Wellarrangetheworkingshiftofemployees
●整理仓库,固定仓位
Wellarrangethestorage,fixedthelocationbysub-families
●与收货区确认是否有补损品
InformtheRYiftheremightberefundgoodsdeliverythatday
收货区(RY)
●在收货区入口处的醒目位置张贴“收货时间表”(主要针对生鲜供货商,不包括第三方物流)、“供应商送货须知”;各门店的收货时间可按实际情况自行决定。
Makeaninformationboardonreceivingtimetableanddeliverynoticeateye-catchingplaceofRY.
●前后卷帘门是否运转正常,是否处于关闭状态
Checkiftheshutter-rollersareworkingproperly,andcloseallofthembeforereceiving.
●是否有足够的垫仓板和篮筐待用
Makesurethere’reenoughpalletsandbasketsforreceiving
●液压车是否能够正常使用
Makesureallthepallettrolleysareworking.
●系统和手提扫描枪是否处于正常待命状态
MakesurethesystemandallRFscannerareworkingproperly
●秤重器具的精确性(要考虑皮重)
Checktheaccuracyofthescale
3.3收货过程(Operations)
3.3.1卸货前(Beforedischarging)
防损(Security)
●检查送货单和订单的有效性
Checkthevalidationofdeliverysheetandordersheet
●监控和记录送货车辆的进出时间
Registerthedeliverytimeofthetruck
●调度供应商送货车辆的停靠位置
Arrangeaparkingplaceforthedeliverytrucks.
●注意卸货前收货笼必须清空,无任何商品
Makesurethereceivingboxesareemptybeforeeachreceiving.
●禁止同时打开两扇收货卷帘门
It’sforbiddentoopenthe2shutter-rollersatthesametime.
●收货笼内不得同时有多个供应商,或者同时有供应商(非20-24部门)的人员和我们的员工
It’sforbiddentohaveneithermorethan1supplierinonereceivingbox,northesupplier(exceptfor20-24dept)norouremployeeintheboxatthesametime.
●商品部指定的供应商可以在送货时得到优先待遇
SpecialsuppliersappointedbytheMDcangetpriorityforreceiving.
APD预检(APDpre-checking)
●勾选到货商品
Clickandselecttheitemstobereceivedaccordingtothedeliverysheet
●APD收取有效订单、送货单核对价格,采取孰低原则
Comparethepurchasepriceoftheordersheetagainstthedeliverysheetandmakesuretoputtheloweroneasthereceivingprcie
●生成预检单
Generatethepre-checkinglist
●将没有订货数量的订单交给收货区员工
Givetheordersheet(withoutorderquantity)togetherwiththepre-checkingnumbertoRYemployeeforreceiving.
3.3.2卸货(Discharging)
送货人(Supplier)
在指定地点卸货,按送货单顺序摆放、开箱待检
Dischargeaccordingtotheguideofsecurityguard,opentheboxandtakeoutasampleofitemforscanning
3.3.3扫描及验收(Scanning&Receiving)
收货区员工(RYemployees)
●收货前不能知道商品的订货数量,即所谓的盲收;除了福山店、嘉盛店(没有手持终端)外,必须用手持终端扫描商品收货;
Theemployeeconductsthereceivingshouldnotbeinformedwiththeorderquantity.ExceptforFushan&JiashengStore,normallyallreceivingshouldbeconductedwithRFscanner.
●检查商品的外观品相和质量。
凡是受损商品、外包装破损、商品破损、三无商品、无相关标志的商品,都要予以拒收;确保商品的品质没有问题;
RYshouldcheckthequalityandoutlooksofeachsample.Allitemswithbrokenpackages,noproductionorigins,nonecessarysigns,nowarranteesdays,shouldberefused.
●开箱检查商品实际的包装数和外包装上的是否一致,避免收货数量出现差错;每种商品开箱抽检10%的箱子,察看是否整箱;对于有二次封箱的商品应该100%开箱检查,清点数量,避免送货人员浑水摸鱼,造成门店的损失;
Openthecasestocheckifitemsinsidearethesameasthepackage.Check10%ofthecasemakessurethere’snomerchandisemissingpercase.Check100%ifthere’sanysignindicatethecasewasre-packed.
●抽查完毕,取一个商品样品,扫描条码,检查手持终端显示的品名和规格(或型号)是否与商品一致;如果扫描条码失败,可以手工录入被扫描商品的实际条码;如果终端显示系统内无此条码的商品应该予以拒收;如果商品的品名、规格或型号与实际商品不一致,应该暂缓收货,并向收货课长报告,联系营运部门课长前来确认;
Scanthebarcodeofthesampleitem,checkiftheitemnameshowedonthescreenmatchtheactualitem.Ifscanfails,keyinthebarcodemanually.Ifmanualkeyinfails,tooandscreenshowsbarcodenotrecognized,RYshouldrefusethisitem.Ifthecapacity,packageornamesofitemsarenotthesameasshowedonscreen,stopthereceivingandinformthesalesdept.
●确认完商品后输入实际到货商品的总数量;如果到货数量和订单数量一致,就可以直接确认收下一个商品
Keyintheactualreceivedquantity.RYshouldrefuseallquantitymorethantheorderedone.
●秤重(Weigh)
生鲜20-24部门商品和散装商品APD需要打印预检单(ForFresh20-24DeptandBulkitems,apre-checkinglistshouldbeprintedbyAPD)
检查数量和质量,遵循以下原则(checkthequantityandweight,andabidebythefollowingrules)
秤重(扣除皮重)(takeouttheweightoftare)
生鲜(20-24Dept):
实际净重≤订单重量的120%actual<=120%ordered
散装商品(Bulkitem):
实际净重≤订单重量actual<=ordered
经供应商、防损确认后,把商品重量填入预检单。
Writedowntheactualweightreceivedontothepre-checkingformafterconfirmationwithbothsupplierandsecurity.
●这个时候防损部有权对收货商品进行2次验货。
Thesecuritycanspotcheckthereceivingquantity(orweight).
高单价商品(香烟名酒、化妆用品、营养品、日用家电、高档皮制品及服装等贵重商品等)防损要100%进行二次验货。
Allhighvalueitems(suchascigarettes,cosmetics,nourishfood,appliance,leatherproducts,etc)need100%doublecounting.
●全部商品扫描录入完毕后,收货区员工可以在扫描枪浏览界面检查录入数量与实际收货的数量是否相同:
Afterreceivingallitemsfromthesupplier,theRYemployeeshouldcheckagainthekeyedindatatomakesurenomistakesaremade.
如果相同,直接确认存盘,并打印2份收货报告;
Ifthere’snodifferencebetweenthequantityinthescreenandtheactualone,print2receivingreports.
如果不同,重新清单数量是否录入有误。
Ifthereisdifference,count(orweigh)againtheactualone
●双方人员必须在2张收货报告上签字。
BothRYandsuppliershouldsignonthe2receivingreportsforconfirmation.
注:
大供应商如果需要在回单上签字,收货区员工必须确认送货单跟订单一致方可签字。
IfthesupplieraskRYemployeetosignonthedeliverysheet,theemployeeshouldmakesuretheinformationonthedeliverysheetissameastheoneonthereceivingreportbeforesigning.
●订单打印出来后,如果发生疑问,而且确实是我们收货错误的话,收货区应该通知相应营运部门并遵循以下原则操作:
Shouldtherebeanydisputeontheinformationofreceivingreport,bothpartiesshoulddoublechecktheactualquantityofthemerchandiseagain.IfthemistakecomesfromRY,thesalesdeptshouldbeinformedandRYshouldactaccordingthefollowingrules:
收货数量大于实际数量:
收货课长有进行修改的权限:
只能将数量改小。
将修改过的收货报告打印件交双方签字确认。
Whenthereceivedquantityisovertheactualone,theRYchiefhastherighttoadjustthequantityinsystem.2reportswithadjustedinformationshouldbeprintedforbothparties’signatures.
收货数量小于实际数量:
收货部做二次收货作业,将少收的部分再做一张收货报告。
Whenthereceivedquantityislessthantheactualone,RYconductasecondreceivingtomakeupthemissingpart,andprint2receivingreportsonthemissingpartforbothparties’signatures.
双方签字确认的收货报告将作为本次收货对账的依据,未经双方同意,不得任意修改。
Thereceivingreportwithbothparties’signaturewillbethefutureevidenceforinvoicematchingandit’sforbiddentochangethereportwithoutbothpartiespermission.
●一笔收货完成后,收货区员工和防损必须清空收货笼才能开始下一笔收货。
Afterfinishreceivingofonesupplier,theRYandsecurityshouldmakesurethereceivingboxisclearedbeforestartingtheoneforthenextsupplier.
3.3.4入库(DataTransfer)
●双方签字确认完成后,APD凭借有双方签字的收货报告在SCS系统中进行“确认”操作。
双方签过字的收货报告不能再进行任何修改或删除。
APDshouldconductthedatatransferofreceivingreportsbasedonthesignaturesofbothparties.It’sforbiddentomakeanychangesafterthe2partiessignedthereports.
●APD在下班前必须检查“已收货未确认”收货报告清单。
如果发现清单中还有未确认过的报告,APD须检查是否有遗漏的单据,进行核对;保证当天系统中没有“已收货未确认”的收货报告,以免影响当天日结工作。
Beforetheendoftheday,APDshouldcheckall“reportsreceivedbutdatanottransferredlist”tomakesurenomissinginformationinthesystem.
●APD须确保系统中所有“确认”过的收货报告与双方签字确认的打印件一一匹配。
Thereportswithdatatransferredshouldmatchthecopiesofreceivingreportswithbothparties’signatures.
3.4后续工作(OtherTasks)
防损(Security)
检查送货车内是否有不属于该供应商的资产或商品,同时登记车辆离开的时间
关闭卷帘门
Checkifthereareanyassetsormerchandisenotbelongingtothesupplierbeforetheyleaveandregistertheleavingtimeofeachtruck.Closetheshutter-rollers.
收货区(RY)
负责将验收完毕的商品封箱后送往相关部门的中转区;将所有手提扫描机放回充电架上;确保所有垫仓板、铲车和起重机均停在指定的区域(电瓶车必须充电),清理收货区。
Sealallthecasesopenedandputthematthetemporaryarea;putallRFscannerontothebatterychargers;putbackallpallets,pallettrolleysandelectrictrolleys;cleantheRY.
收货主管汇总收货报告修改情况(包括二次补充收货和错误),第二天上交店长检查
RYchiefshouldmakeasummarizationofallthereceivingsituation(includingmistakesmade)andreporttotheStoreManagerthenextday.
APD
复核收货报告和系统数据,填写当日收退货单据汇总情况报告,在次日上午将所有收退货文件移交APA。
Doublecheckthesystemdataagainstthereceivingreports,fillupthesummaryofreceivinglistandgivealldocumentstoAPAthenextmorning.
发现任何差异(文件),财务部应立即调查。
Ifthere’sanydifference,theaccountingdeptshouldcheckthereason.
营运部门(SalesDept)
及时到收货中转区将商品领回自己的库房。
在领回商品时,须填写《收货区商品交接表》,高单价商品要100%确认数量。
Takebackthemerchandiseatthetemporaryareaintothestorage.Doublecheckthequantity(100%forhighvalueitems)andfillup
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