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文化的高度高端论坛策划执行案
文化的高度
从唐乐宫20年看中国旅游文化发展高端论坛
策
划
执
行
案
创典传媒
2008年12月24日
一、基本信息
主办:
西安市委宣传部
西安市文化体制改革领导小组办公室
西安市旅游局
承办:
《城市经济导报》社
参会领导:
国家旅游局副局长张希钦
中国社科院旅游研究中心主任张广瑞
中国文化研究会会长、中国社科院研究员魏小安
联合国世界旅游组织中国官员徐汎
上海市旅委主任道书明
中国旅游管理学院院长、教授张辉
西北大学教授朱玉槐
西安市社科院副院长、研究员李骊明
中国社科院旅游研究员、陕旅集团总经理张小可
陕西省旅游局局长董宪民
西安市委常委、宣传部副部长王军民
西安市旅游局局长周爱全
西安市文化局局长严彬
西安交通大学金融管理学院教授谈民宪
二、职责
唐乐宫项目负责人:
杨英
1.负责协调省外重要专家的邀请;
2.负责提供已整理过的场地、电源、音响、灯光与餐饮;
3.与政府、酒店配合专家领导的接待;
4.帮助提供自身企业的文字与图片元素;
5.与安全保卫机构协调整个行程的安保工作;
6.负责提供礼仪、礼宾人员并培训;
创典传媒项目负责人:
张勇
1.负责协调西安市委宣传部、西安市旅游局文件批复;
2.本仪式策划,策划方案撰写、执行方案撰写
3.仪式场地布景设计
4.项目的管理、仪式流程管理
文案:
张大鹏
1.负责本仪式新闻稿件的撰写、新闻背景资料的整理
2.软文的撰写
3.仪式现场演出督导
邀请:
双方(外地:
唐方。
省内:
创方)
1.负责部分贵宾、领导的邀请;
设计:
孙建峰
1.舞台背景设计
2.户外广告设计
3.展板设计
4.请帖设计
5.证件设计
物料:
安琪
仪式现场所用到的物料购买、制作、租赁
三、流程细则本案将分三阶段对具体工作进行阐述:
一、会前2008.12.22(周一)——2008.12.25(周四)
工作细分项
责任方
责任人
完成时限
完成要求
1
相关领导邀请
共同
12.25
领导确认参会(省内创典,省外唐乐宫)
2
西安宾馆预订
唐乐宫
12.25
西安宾馆(标准间8间、套间1间)
3
唐乐宫内卫生环境维护
唐乐宫
12.25
符合国家接待要求
4
午宴菜单确定
唐乐宫
12.25
5
西宾外、唐乐宫外欢迎横幅、引导牌、背景墙、宣传POP制作及布放、论坛背景资料准备。
创典
周雷
孙建峰
安琪
12.25
7
迎客车队路线制定
唐乐宫
12.25
派人执勤,确保车队畅通无阻
8
贵宾接机机场专门通道协调及回程机票预订
唐乐宫
12.24
9
媒体记者请柬派送(附背景资料)
创典
马原
12.24
西安各大媒体
10
西安旅游网发布预告消息
西安新闻网、腾讯网
创典
张勇
12.25
《文化的高度-从唐乐宫20年看中国旅游文化产业的发展》高端论坛27日举办
11
房间配送果品、资料
唐乐宫
11.26下午
每个嘉宾下榻房间
二、会中2008.12.26(周五)——2008.12.27(周六)
工作细分项
责任方
责任人
时间安排
完成要求
1.
机场迎接参会专家
唐乐宫
创典
马米芯
26日下午
引导专家出专门通道:
1.工作人员献花2.陕旅集团、唐乐宫相关领导迎接。
2.
西安宾馆门口悬挂欢迎标语
唐乐宫
专人专车,确保车队畅通无阻
3.
领导专家下榻西安宾馆
唐乐宫
26日下午
稍事休息(所有资料提前放入房间)
4.
由景俊海或张小可在唐乐宫举行欢迎晚宴,餐后看演出。
唐乐宫
26日
18:
00
陕西旅游集团、西安市旅游局方面领导作陪(周爱全、王军民)
5.
演出结束专人引导参会专家上车至西安宾馆
唐乐宫
26日晚
6.
西安宾馆用早餐
唐乐宫
27日7:
00-7:
50
专人负责
7.
专人引导与会专家至唐乐宫多功能宴会厅(待定)
唐乐宫
创典
马米芯
27日8:
00-8:
20
8.
论坛准备
创典
周雷
27日8:
20-8:
30
一切工作就绪,专家就位。
9.
张小可致欢迎词并介绍情况
周雷
8:
30-8:
50
10.
唐乐宫20年历程多媒体演示
周雷
8:
50-9:
10
11.
国家旅游局副局长张希钦对“文化旅游产品的前景”做评述
周雷
9:
10-9:
25
12.
参会专家对“从唐乐宫20年看中国旅游文化发展”进行深度解读
周雷
9:
25-12:
00
每人20分钟顺序:
张广瑞、魏小安、徐汎、张辉、道书明、朱玉槐、李骊明、董宪民、周爱全、严彬
13.
西安市宣传部副部长、市文改办主任王军民做总结发言
周雷
12:
00-12:
20
14.
合影
安琪
12:
20-12:
30
专业摄影师,有创典负责
15.
午宴
马米芯
12:
30-14:
00
16.
活动过程中文字内容由速记公司整理成文字(声音)稿交由参会媒体整理成2008.12.29日稿件
17.
参会专家至西安宾馆
马米芯
27日14:
00
18.
送北京方专家至机场
马米芯
27日下午
三、会后2008.12.28(周日)——2008.12.30(周二)
发布日期
发布媒体
规格
要求
2008.12.29
《西安晚报》
整版
图文信息
2008.12.25
《陕西日报》
整版
专题报道
2008.12.29
《陕西日报》
整版
图文信息
2008.12.29
《城市经济导报》
2版
专题报道
2008.12.28晚
《陕西省电视台》新闻播报
2分钟
新闻
2008.12.28晚
《西安市电视台》新闻播报
2分钟
新闻
2008.12.28
FM91.6
30分钟
现场播报
2008.12.28
FM104.3
30分钟
现场播报
2008.12.28即时
腾讯西安
2小时
网络现场直播
2008.12.28即时
西安旅游网
2小时
网络现场直播
会议地点:
唐乐宫-1层
四、会场布置
●主席台桌子配备桌花、茶水(绿茶)、小瓶矿泉水、议程、纸笔以及话筒;
●演讲台为主持人使用配桌面话筒、笔记本电脑、桌花、纸笔等;
●速记台配笔记本电脑(屏幕贴本次会议主题+速记员)、饮用水、纸笔等;
●媒体直播席配网线、纸笔、电脑、录音、录像、饮用水等;
五、商务与接待
1.邀请
话述格式:
“XXX先生/女士,您好,我是XXX论坛组委会办公室XXX,感谢您的参与,您是否收到论坛请柬,我现在与您确认XXXX年月日时分在XXXXXX地址的论坛时间,如有变动请您告知,我将于XXXX年月日再次致电确认,谢谢”
2.签到
●27日早8:
00与会工作人员、来宾进入会场签到就坐,发放新闻背景资料,纸笔、会议须知、饮用水等;
●27日早8:
20,主要嘉宾到达唐乐宫会场,出电梯后在签到台签到留言、佩戴胸花后进入会场主席台就坐;
●电梯外茶点处在会议开始前只对贵宾开设,会议开始后即可随意饮用;
●在电梯的使用上,进唐乐宫大厅左侧的电梯为贵宾专用,媒体记者、来宾请走楼梯至-1楼;
媒体与来宾
●媒体到达会场后,根据指示牌指示前往签到区签到
●媒体签到区由媒介人员负责接待并为媒体发放车马费及会议资料
●媒体签到结束后,指引他们前往媒体区
六、安保
●配合公安部门实施安全保障计划。
●配合西安宾馆保安人员,确保贵宾安全与出入通畅。
●贵宾车辆进入唐乐宫范围内,保安、迎宾员负责协助打开车门,迎宾员引领嘉宾上楼至会议区域,保安负责指挥车辆停放,并引领司机至休息室茶点。
●会议即将结束,提前10分钟,请各司机将车辆行驶至正门处迎接(按照顺序排放),保安人员、迎宾人员负责协助领导上车。
七、时间进度
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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