培训需求分析的方法和工具.docx

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培训需求分析的方法和工具

培训需求分析的方法和工具

培训需求分析是企业培训的动身点，也是最重要的一步工作。

假如需求分析不精确，就会让接下来的培训偏离轨道，做无用功，奢侈企业的人力、物力和财力，却收不到应有的效果。

企业要进行有效的需求分析，就必需实行合适方法和工具，本文全面介绍了通常状况下培训需求分析运用的方法以及对应的工具。

一、需求分析的方法和工具

1.1 调研问卷法

调研问卷法是最普遍也最有效的收集资料和数据的方法之一。

一般由培训部门设计一系列培训需求相关问题，以书面问卷的形式发放给培训对象，待培训对象填写之后再收回进行分析，获得培训需求的信息和数据。

调研问卷法进行培训需求分析，可以遵循以下五个步骤，见表1：

表1 调研问卷法的实施步骤

步骤

内容

说明

1

制定调研安排

明确调研目标及任务，并详细化，调研才能紧紧围绕目标绽开

2

编制问卷

调研问卷（表）是调研问卷分析法的基本工具，通常采纳选择题和问答题的方式（如表3-6所示）

3

收集数据

发放调研问卷（表），并组织回收、整理

4

处理数据

统计数据，将问题进行汇总、分析

5

得出结论

依据分析结果得出结论，编写调研报告，提交调查结果

在设计调研问卷的问题时，应当留意下几个问题：

1、问题尽量简短，并留意运用简洁的、固定用法的术语，避开运用读者不了解或者简洁引起歧义的名词；

2、一个问题只涉及一件事，避开“结构困难”的问句；

3、题目设计要简洁，不要使作答者作计算或逻辑推理；

4、避开出现诱导答案的问题，保证作答者完全陈述自己观点。

表2  培训需求调研问卷例表

姓名：

部门：

岗位：

您对现在岗位的工作程序

特别熟识

比较熟识

一般

不太熟识

很不熟识

您对本行业的新学问

特别熟识

比较熟识

一般

不太熟识

很不熟识

以您现有的学问，您对您现在的工作

特别胜任

比较胜任

一般

不大胜任

很不胜任

备选课程

培训须要程度

很高

高

中

低

不须要

专业学问

专业技能

创新性思维

目标管理

成本管理

时间管理

沟通与表达技能

会议管理与技巧

团队领导与协作

商业礼仪

办公室自动化

心态培育和压力管理

潜能开发

年          月          日

备注：

填表时在对应的内容下面用“√”标明。

1.2 访谈法

访谈法也是数据收集的一种重要方法。

它是指为了得到培训需求的数据和信息，与访谈对象进行面对面沟通的活动过程。

这个过程不只是收集硬性数据，比如事实、数据等，包括印象、观点、推断等信息。

访谈法可以遵循以下几个步骤进行，见表3：

表3 访谈法的实施步骤

步骤

内容

说明

1

访谈安排

确定访谈目的、项目，打算相关资料，确定相关人员名单

2

访谈预演

进行访谈练习，总结阅历，发觉问题刚好更正

3

访谈起先

向访谈对象做简洁介绍，营造适合沟通的访谈氛围

4

收集数据

通过向访谈对象提问获得信息，基本工具为访谈记录表（如表4）

5

访谈结束

对访谈内容进行小结并让访谈对象确认，重问没有充分回答的问题

6

访谈总结

整理访谈记录表，总结访谈记录并收集归档

7

访谈综合

对访谈资料进行总结，综合访谈中的发觉及结论

表4  访谈记录例表

访谈对象：

职位：

访谈人：

访谈时间：

详细问题

访谈记录

员工的性格特征、个人素养如何

员工特殊精彩的学问、技能表现在什么方面

员工特殊须要学习的学问和技能有哪些

员工对工作的热忱、关切度如何

员工有望取得的成果或者晋升的职务

对员工参与培训的看法和建议

其他须要说明的内容

备注：

记录人：

                                      日期：

1.3现场取样法

现场取样法一般较多运用于服务性行业的培训需求调查（如饭店、卖场等），是通过选取培训对象现场实际工作的部分片段进行分析，以确定培训需求的一种分析方法。

现场取样法主要包括两种形式：

拍摄和取样。

拍摄是指在培训对象的工作环境中安装监控录影机、摄像机等拍摄设备，对培训对象的现场工作过程进行实际拍摄，事后通过录影带进行视察分析，得出培训需求结论。

表5为拍摄样板的示例。

表5 拍摄样板例表

拍摄对象：

拍摄地点：

拍摄人：

拍摄时间：

年  月  日——   年  月  日

是否隐藏拍摄：

    □是     □否

分析项目

员工表现

服务看法

顾客反映

必备工作实施状况

沟通表现状况

工作完成状况

存在的问题

拟改善的内容

备注：

制表人：

                                  日期：

后期剪辑：

                               存档部门：

取样又分两种形式：

一种是“神奇访客”，即由取样人乔装成顾客，在培训对象不知情的状况下与其进行沟通、合作或者买卖活动等，事后以取样人对取样对象工作表现的评价和分析为依据，确定培训需求；另一种是客户录音取样，即选取培训对象与顾客对话的录音为需求分析的依据，总结培训需求的信息和数据。

表6为取样法的基本工具——取样分析报告的样板。

表6 取样分析报告例表

取样对象：

岗位：

取样人：

取样时间：

取样地点：

取样形式（用“√”标出）

□神奇访客         □客户录音取样

分析项目

员工表现

工作看法

专业学问

工作技能

沟通实力

工作完成状况

存在的问题

拟改善的内容

备注：

制表人：

                                      日期：

1.4视察法

视察法多用于生产型或服务性行业，是指到培训对象的实际工作岗位上去了解其工作技能、看法、表现，以及在工作中遇到的主要问题等详细状况的一种方法。

为了提高视察效果，一般要设计一份视察记录表，以作为需求分析的参考依据，如表7所示：

表7 视察记录表

视察对象：

部门：

岗位：

视察地点：

视察时间：

视察内容

记录

评价

工作看法

工作方法

工作娴熟程度

工作制度遵守

工作沟通与协作

敏捷性与创新性

工作效率

工作完成状况

时间管理

突发事务应对

备注：

记录人：

                                       记录时间：

1.5小组探讨法

小组探讨法是指从培训对象中选出一部分有代表性且熟识问题的员工作为代表，通过探讨的形式调查培训需求信息。

小组探讨法的形式比较敏捷，可以是正式的也可以是非正式的，可以通过头脑风暴、组织比照等多种方式进行。

在小组探讨起先之前，会议的组织者或主持人要事先确定探讨的形式和内容，以便有效地限制探讨的方向和进度。

会议一般会形成一份探讨记录表，如表8所示：

表8 小组探讨记录例表

探讨时间：

探讨地点：

探讨形式：

主持人：

小组成员：

探讨主题：

探讨项目

内容

结论

问题一：

问题二：

问题三：

问题四：

备注：

记录人：

                                    日期：

1.6 档案资料法

档案资料法即利用现有的有关企业发展、组织目标、岗位工作、人员分析等方面的文件资料，对培训需求进行综合分析的方法。

由于档案资料信息纷杂，通常须要利用表格工具进行提炼归纳，如表9所示：

表9 资料信息归纳例表

归纳人：

归纳时间：

归纳方式（用“√”标出）：

       □资料收集             □资料整理

资料份数：

资料完整状况：

资料信息分类

内容

企业信息

外部信息

管理层信息

部门信息

岗位信息

个人信息

备注：

整理人：

                                      日期：

1.7 关键事务法

关键事务法是指通过分析企业内外部对员工或者客户产生较大影响的事务，以及其暴露出来的问题，确定培训需求的一种方法。

常见的典型事务如顾客投诉、重大事故等。

表10给出了关键事务法的工具示例。

表10 关键事务收集例表

员工姓名：

部门：

岗位：

访问者：

访问时间：

访问地点：

访问背景陈述：

访问内容及其描述

工作中遇到哪些重要事务

事务发生的情境

实行了怎样的应对行动

事务结果

阅历教训

分析及评价

导致事务发生的缘由和背景

员工的特殊有效或多余的行为

关键行为的后果

员工自己能否支配或限制上述后果

员工事务处理欠缺的方面

备注：

制表人：

                                    日期：

1.8 自我分析法

自我分析法即通过培训对象的自我评价，比如对岗位学问、技能、驾驭程度等内容的分析，来推断个人培训需求的一种方法。

表11为一份自我分析例表。

表11 自我分析例表

姓名：

部门：

岗位：

项目

分析

岗位任务所需条件

岗位工作胜任状况

工作成果

工作失误及遇到问题

自身优点

个人不足

应加强哪些方面的学习

学习目标及学习标准

学习方式

部门主管看法：

备注：

                                                  年      月         日

二、需求分析方法的运用

2.1 各方法优劣比较

上面提到的培训需求分析的这些方法各有优劣（如表12所示），企业可以依据自身状况自由选择。

表12 培训需求分析方法对比表

方法

说明

优点

缺点

调研问卷法

将有关事项转化成问题以问卷形式进行调查

成本低；信息比较齐全；可大规模开展

针对性强；很难收集详细信息；难保证回收率

访谈法

可依据访谈的对象和内容敏捷变换形式

方式敏捷；信息干脆；易得到支持和协作

主观性强；分析难度大；须要高水平访谈员

现场取样法

包括拍摄和取样

资料直观、真实

实施设备成本高；可能以偏概全；

视察法

到员工的工作岗位上了解员工的详细状况

可以得到有关工作环境的信息；所得资料与培训需求相关性较高

可能会影响视察对象的行为方式；