商务英语邮件格式.docx

商务英语邮件格式.docx

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商务英语邮件格式

From:

XXX

To:

XXX

Date:

XXX

Subject（主题）:

DearMs.Cunningham:

YouandyourcompanyhavebeenrecommendedtousbyCharlesLewisofEastAsiaBuildingMaterialSupplies.Charlesmentionedthatyourcompanyprovideshighqualitygoodsandservicesatareasonablecost,andIamwritingtoinquireaboutestablishingbusinesscooperationbetweenyouandmycompany,ChinaMerchandiseCompany.

ChinaMerchandiseCompanyisoneofthelargestinternationalexportersofChinesegoods.Wehaveclientsthroughouttheworld,especiallyintheUnitedStates.Chineseornamentalmerchandiserepresentsoneofourmostpopularproducts.Assuch,wewouldappreciateitifyoucouldsendusyourlatestsalescatalogforourreview.WebelievethatestablishingbusinesscooperationwithOrnamentalDecorationsandSupplieswillbemutuallybeneficialforyourcompanyandours.

Ilookforwardtoreceivingyourcataloganddoingbusinesswithyouinthefuture.

Sincerelyyours,

MaiYang

Manager

常用表达方式

说明如何了解对方，请求提供产品信息：

Werecentlylearnedaboutyourcompanythroughourmarketresearch,andarewritingtorequestacatalogueandprice-listformerchandiseavailablefromyourstore.

介绍自己的实力：

WeareaChineseexportcompanywithclientsaroundtheworld.

请求实质性磋商：

Iwillcontactyouwithinaweektoscheduleanappointment.

这个只是个例子

如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'mlookingforwardtohearingfromyou

需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写，如上，无需和中文书信一样空两格，这是目前最流行的格式

在一些外企或外贸公司总是会涉及一些商务英语电函的写作，不仅仅是把你要表达的内容写好，它还有非常严谨的格式。

信封地址填写

1.1

和中文的信件相反，英语是先写发件人再写收件人。

END

商务信函布局

1.1

齐头式：

除信头外全部左对齐。

2.2

混合式（改良齐头式）:

案号和日期靠右，落款偏右。

3.3

缩排式（缩进式）：

日期靠右，段首缩格，结尾落款和敬语偏右。

END

方法/步骤3

1.1

以商务信函中最通用的格式－齐头式为例，主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

2.1、信头Theheading   信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

   通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

3.2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate    这部分内容是为了方便今后查询信件用的

4.3、封内地址Theinsideaddress    这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

5.4、事由Thesubjectheading    事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

6.5、称呼Thesalutation    指对收信人的一种称呼。

   较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

7.6、开头语Theopensentences    开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

8.7、正文Thebodyoftheletter    信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

9.8、结尾语Thecomplimentaryclose    结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

10.9、结束语Thecomplimentaryclose    结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

11.10、签名Thesignatrue    写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

12.12

11、附件Enclosure    如果信中有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。

   例如：

   Encls:

2Invoices   Enc.:

1B/Lading

来自:

刘环宇

发给:

刘总

日期:

5月24日

主题:

工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。

首先和昨天接待的客户联系，对方已经离开郑州。

从这件事，让我在接待客户方面有了锻炼的机会，虽然在餐桌礼仪方面仍然有不足，我会继续努力。

其次，从网上搜索了关于跑业务的经验技巧学习，才知道这些以前都不了解，接下来我会按照上面的方法进行实践，实践中遇到问题再和您交流请教。

第三，今天帮助涂总经理统计一些电板的元器件，对这些没有见过的元器件，有个初步的了解。

同时向涂总请教了，如何和客户电话沟通。

今天遇到一个问题，在和铂斯特的技术负责人电话沟通时，对方好像是在搪塞，刚开始说公司要停产，后来又说变频器拉出去维修的，最后同意加微信，可是也没有通过。

像这样的情况，接下来该怎么沟通呢？

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

来自:

刘环宇

发给:

刘总

日期:

5月24日

主题:

工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。

首先和昨天接待的客户联系，对方已经离开郑州。

从这件事，让我在接待客户方面有了锻炼的机会，虽然在餐桌礼仪方面仍然有不足，我会继续努力。

其次，从网上搜索了关于跑业务的经验技巧学习，才知道这些以前都不了解，接下来我会按照上面的方法进行实践，实践中遇到问题再和您交流请教。

第三，今天帮助涂总经理统计一些电板的元器件，对这些没有见过的元器件，有个初步的了解。

同时向涂总请教了，如何和客户电话沟通。

今天遇到一个问题，在和铂斯特的技术负责人电话沟通时，对方好像是在搪塞，刚开始说公司要停产，后来又说变频器拉出去维修的，最后同意加微信，可是也没有通过。

像这样的情况，接下来该怎么沟通呢？

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

来自:

刘环宇

发给:

刘总

日期:

5月25日

主题:

工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。

第一，继续浏览了关于销售的经验分享，从做销售时的心态到方法，有了初步的了解。

特别是用心和善于思考、善于总结很重要。

第二，今天联系了沁阳氯碱现在的技术负责，可是没有得到实质性信息，他都是回复刚来工厂没多久，还不了解。

不过我觉得他对我并不排斥，还会继续跟进。

后来我就联系了以前负责技术的，从他那里得知了现在使用变频器的品牌，有西门子、施耐德、国产的以及西班牙PE。

并且变频器是直接维修，不通过商务签协议。

第三，看到朋友圈有一个做电气的，和他建立了初步链接，业务范围在湖南，他们主要维修国产变频器，对进口接触不多，特别需要进口维修的技术支持。

我会继续跟进，确定是否有合作价值。

第四，我和三个应聘的学生进行了沟通，有一个技术学徒还不错，他正在考虑中。

第五，昨天日志中提到的铂斯特负责人，今天再联系时没能联系上，打算继续联系，并且通过公司的电话，联系他们的商务负责人。

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

From:

LiuHuanyu

To:

Mr.Liu

Date:

25May

Topic:

workinglog

DearChiefLiu,Thisismyfeedbackfromworktoday.

First,Icontinuedtobrowsetheexperienceofsalessharing,fromthesalesmentalitytothemethod,haveapreliminaryunderstanding.Inparticular,itisimportanttobecarefulandgoodatthinkingandtobegoodatsummingup.

Second,todayIcontactedQinyangChlor-alkalitechnicalresponsibility,butdidnotgetsubstantiveinformation,hehasjustreturnedtothefactorynotlongago,donotunderstand.ButIthinkhedoesn't

rejectmeandwillcontinuetofollowup.LaterIcontactedthatwhowereinchargeoftechnologyandlearnedfromhimthatthebrandsthatusethefrequencyconverternowareSiemens,Schneider,domesticandSpanishPe.Andfrequencyconverterisdirectmaintenance,notthroughcommercialsigningagreement.

Third,IsawafriendthatdoingelectricalfromWeChat,andheestablishedapreliminarylink,businessscopeinHunan,theymainlymaintaindomesticfrequencyconverter,notmuchcontactwithimports,especiallyinneedoftechnicalsupportforimportmaintenance.Iwillcontinuetofollowuptoseeifthereisvalueincooperation.

Fourth,Icommunicatedwiththreecandidates.Onetechnicalapprenticewasnotbad.Hewasthinkingaboutit.

Fifth,thepersoninchargeofPlatinum,whowasmentionedinyesterdayjournal,couldnotbecontactedagaintoday,andintendstocontinuetodoso,andtocontacttheirbusinessdirectorthroughtelephonenumberofthecompany.Theaboveismyworkfeedback,pleasereadandreplytome.

Greetings,LiuHuanyu

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