行政管理各部门档案归档范围.docx

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行政管理各部门档案归档范围

XX公司

各部门档案归档范围

第一部分项目全程档案目录

一、土地出让阶段：

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

土地使用权招标文件

由发展部在土地合同、补充协议和收购协议签订盖章时向公司档案室移交归档。

发展部

公开出让

项目

2

土地使用权成交（中标）确认书

3

收购协议及会签单

收购项目

4

公司办公会及投资委员会会议纪要

5

土地使用权出让合同、补充协议及合作开发协议书

6

合作（参资、参股）企业的证照

工商、税务、资质、组织

机构代码

7

土地现状、签约仪式的声像资料

发展部

照片、录相等

二、设计阶段：

1、前期定位

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

规划要点

在施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

2

现场考察照片及相关文件

照片附

文字说明

3

策划研究报告及可行性研究报告

4

合同

原则上我司保留三份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

5

设计指引书

6

会议纪要

7

研究草模照片

附说明

2、概念设计

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

招投标文件

施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

2

设计任务书

3

会议纪要

4

方案图及设计说明

施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

光盘

5

方案征集/建筑规划设计合同

原则上我司保留三份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

6

审查意见

7

模型照片

附说明

3、方案设计

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

设计委托书/合同

在施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

原则上我司保留三份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

2

设计任务书

3

会议纪要

4

方案图

光盘

5

审查意见

6

模型照片

附文件说明

4、初步设计

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

设计委托书/合同

在施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

原则上我司保留三份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

2

设计任务书

3

建筑标准

4

会议纪要

5

图纸

蓝图附光盘

6

设计说明

7

消防局审查合格书及意见

8

设计院审查意见

9

策划中心审图小组审查报告

5、施工图设计

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

设计任务书

在施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

2

交楼标准

3

图纸　

蓝图附光盘

4

会议纪要

5

合同

因报建及备案验收需要，我司保留五份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室移交四份及财务部移交一份归档。

6

消防局审查合格书及意见

7

设计院审查意见

同前

同前

8

策划中心审图小组审查报告

6、专项设计

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

环境景观设计合同及施工图

在施工图审查意见下发后一个月内向公司档案室移交归档。

设计工程部

原则上我司保留三份合同原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

2

室内装饰设计合同及施工图

同上

3

钢结构施工设计合同及施工图

同上

4

幕墙外装饰工程施工图设计合同及施工图

同上

5

标识设计合同及设计图

同上

6

泛光照明设计合同及设计图

同上

7

燃气设计合同及设计图

同上

8

人工湿地设计合同及设计图

同上

9

金属屋面板设计合同及设计图

同上

7、其它声像和实物档案

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

项目获奖证书、奖杯、奖牌

相关主责部门

2

奖项申报及批复材料

3

重大活动的照片、录相等

4

标准化成果档案

备注：

施工期间的设计修改成果应在工程竣工验收后一个月内向行人部移交归档。

三、施工阶段：

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

立项申请报告及批复文件

在申请报告盖章后按办文时限向公司档案室移交归档

设计工程部报建小组

2

项目建议书

3

可行性研究报告及评审文件

4

项目环境影响评估报告书

环保局

5

项目环境报告审查批复文件

6

上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件

相关部门

7

计划立项批文

发改局

8

固定资产投资许可证

9

建设用地方案图（规划局、国土局）

同上

设计工程部报建小组

国土、规划

10

项目选址意见、征用地申请批复文件

规划局

11

建设用地规划许可证

12

红线地界桩放点报告

国土局

13

工程地质勘察报告（含水文地质资料）

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部

项目部

14

场地地震评价报告

15

主体结构设计计算书、设计招标备案证明

16

初步（方案）设计审查意见书

在申请报告盖章后按办文时限向公司档案室移交归档

设计工程部

规划局

17

施工图设计审查意见书

18

消防设计审核意见及消防材料设备备案表

消防局

19

人防地下室建设意见征询单及初步设计审查意见书

人防办

20

燃气工程施工图审图意见

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部

燃气公司

21

供电审图意见

供电公司

22

供水审图意见

供水公司

23

建筑抗震设计审查意见

项目部

24

设计咨询合同

因报建及备案验收需要，公司需留存勘察、监理、设计合同五份原件，其余合同留存三份原件，并在合同签订后由主责部门及时向公司档案室及财务部移交归档。

25

招投标代理合同

26

工程造价咨询合同

27

勘察合同

28

监理合同

29

设计合同

项目部

30

合同变更、争议、违约处理材料

31

总包及直接分包工程的施工承包合同

32

合同争议、变更、违约处理材料

33

设计咨询定标书、中标通知书

在中标通知书盖章时同招投标文件一并向公司档案室移交归档

34

工程造价咨询定标书、中标通知书

35

设计定标书、中标通知书

36

勘察定标书、中标通知书

37

监理定标书、中标通知书

同上

设计工程部

项目部

38

工程施工定标书、中标通知书

39

建设工程规划许可与批准文件及附件

在申请报告盖章后按办文时限向公司档案室移交归档

设计工程部报建小组

规划局

40

桩基础提前开工证明书

国土局

41

建设工程施工许可证及临时开工证明书

建设局

42

建筑物命名批复及更名通知

规划局

43

施工安全监督登记书

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部报建小组

44

工程质量监督登记书

质监站

45

起重机械安装、改造施工核准通知

46

市政（路口）审批文件

47

工程建设前期法定建设程序检查表

48

建设方项目部人员组成及负责人任命书

49

建设方项目管理人员变更通知

50

各专业施工合同

在竣工验收后三个月内向公司档案室移交、归档

设计工程部

详见备注

51

项目相关物品的采购、安装、保修合同

52

开工仪式、封顶仪式的声像资料及说明

照片、底片、录音、录像等

53

各重要施工节点的的声像资料及说明

54

项目相关活动的声像资料及说明

备注：

各专业施工合同包括：

土方开挖、基坑支护、桩基、铝合金门窗及钢结构、人防、绿化、电梯、给排水、电气、暖通、空调、燃气、消防、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、水景、装饰装修、电讯、有线电视、地库划线及标识合同。

四、竣工验收阶段：

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

工程竣工验收申请表

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部

2

工程竣工验收会议纪要

3

工程竣工验收整改意见

4

工程验收整改意见处理报告

5

竣工验收备案表

6

工程质量评估报告

7

勘察文件质量检查报告

8

设计文件质量检查报告

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部

9

建筑工程室内环境质量检测报告

10

建筑工程土壤氡浓度检测报告

11

房屋建筑工程竣工验收报告

12

消防工程验收意见书

消防局

13

电梯（扶梯）验收结果通知单

特检所

14

燃气工程竣工验收报告

15

规划验收合格证及建设工程竣工验收测量报告及房屋建筑面积测绘报告

规划局

16

环保验收合格证

环保局

17

噪声源治理工程验收合格证

18

人防工程竣工验收报告

民防办

19

污水排放许可证

20

房屋建筑项目竣工验收备案回执

21

工程造价三算核准表

造价站

22

工程造价审计书

23

建筑物竣工定位测量表

24

单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

25

（子）单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

26

单位（子单位）工程观感质量检查记录

27

单位（子单位）工程质量竣工验收记录

28

施工安全与文明施工竣工评价书

29

其它专项验收证书

30

白蚁防（整）治实施记录

31

工程结算书

32

房屋建筑工程质量保修书

33

住宅质量保证书

34

住宅使用说明书

35

各类专项验收的声像资料及说明

照片、底片、录音、录像等

36

竣工仪式的声像资料及说明

在项目城建档案移交时向公司档案室移交归档

设计工程部

37

监理单位竣工资料

详见广州市城市建设档案馆工程档案编制指南，要求提交不少于一式四份全套资料。

38

施工单位竣工资料

39

竣工验收文件

40

竣工结算资料

要求施工单位提交不少于三套的结算资料。

41

全套竣工图

要求提交一式四份蓝图附光盘

42

声像电子档案：

照片、录音录象、光盘

五、销售及初始登记：

销售（原件归档的文件可由复印件替代）：

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

认购书

在初始登记申请盖章时向行人部移交归档

营销部

2

各项目营销总纲、上市策略报告、专题报告、营销总结报告

3

住宅定价工作指引、商铺定价工作指引

4

签约付款证明

5

面积差补充协议

6

委托公证书、监护公证书

7

房地产买卖合同书

8

业主身份证明

留存复印件及扫描电子文件

9

按揭承诺书

10

延迟签通知

11

入伙通知书

12

办证通知书

13

开盘仪式的声像资料及说明

照片、录音、录像等

14

入伙仪式的声像资料及说明

15

土地证

16

付清地价证明

17

付清地价收据

18

宗地图附图

19

工程三算审定表

20

工程造价审定表

21

房地产预售许可证（正副本）

22

合作开发合同书

23

房屋分配协议或补充协议

24

建筑设计总平面图及建筑物竣工图

（包括平、立、剖面图）

25

房地产初始登记申请表

26

分栋、分户汇总表

六、入伙：

序号

归档文件内容

归档方式

责任单位

备注

1

《房地产（住宅）质量保证书》

在项目进行城建档案移交时由项目部统一移交归档

设计工程部

2

《房地产（住宅）使用说明书》

3

用电许可证书

4

用水审批表及水费收缴合同书

5

电视共享天线合格证、有线电视许可证

6

电梯使用合格证

7

国土局发出的单元物业使用面积证书

8

工程合同及开工、竣工报告

9

沉降观察记录及其沉降观察点布置图

10

机电设备订购合同

11

单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录

12

设备清单

13

前期物业管理企业出具的物业共有部位、共用设施设备接管查验清单

14

供水试压报告、排水通球试验

施工单位

备注：

项目全程所需归档招投标文件的内容和专业：

1、招投标文件内容：

序号

内容

备注

1

招标备案表

公开招标

2

招标文件

3

工程量清单

4

答疑纪要

5

标底公示证明书

公开招标

6

专家评标报告

7

招标审定书

8

定标书及会签面单

9

询标书、定标分析

10

完标报告

公开招标

11

交易费清单

12

中标通知书

2、包含专业：

监理、土方开挖、基坑支护、桩基、深基坑、总包、铝合金门窗及钢结构、消防、人防、总平及绿化、电梯、智能化、高低压配电、发电机、泛光照明、水景、公共装修和室内装修、空调、燃气、电讯、有线电视、地库划线及标识、项目相关物品的采购、安装、保修、其他相关专业。

第二部分除项目全程档案外的其它档案归档范围

一、党群部分：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司党委班子通过的决议、决定、记录、纪要、讲话及文件

行人部

2

讨论未通过的文件

行人部

3

本公司党委、总支、支部工作计划、总结

行人部

4

本公司党总支、支部会议记录、纪要

行人部

5

本公司党委、总支重要问题的请示及上级的批复

行人部

6

本公司党组织干部任免的请示及上级的批复、通知

行人部

7

本公司党组织制订的规章制度

行人部

8

本公司党组织印信刻制、启用的请示、通知

行人部

9

本公司党员花名册、年度统计报表

行人部

10

本公司党员入党、转正、延期、退党、取消预备期的通知、批复

行人部

11

本公司先进党组织、优秀党员表彰的决定、通知及事迹材料

行人部

12

党员教育、培训及职工政治教育的计划、总结、汇报

行人部

13

本公司党员转移组织关系介绍信及存根

行人部

14

上级党委普发的一般性文件

行人部

15

本公司纪检、监察工作计划、总结

行人部

16

本公司纪检、监察工作会议记录、纪要

行人部

17

本公司纪检监察问题的请示、报告及上级的批复、通知

行人部

18

本公司对党员、干部的党政纪处分的决定、通知

行人部

19

本公司纪检监察案件材料（违法违纪调查材料））

行人部

20

本公司党风廉政建设文件材料

行人部

21

上级纪检监察部门普发性的文件

行人部

22

公司各部门廉政建设情况汇报、计划总结材料

行人部

23

本公司廉政建设目标责任书、协议书

行人部

24

群众来信来访材料及处理结果（有重大影响或重要领导批示的）

行人部

25

本公司工会成立、换届选举的请示、报告及上级的批复、通知

行人部

26

本公司工会年度工作计划、总结

行人部

27

本公司工会工作规章制度、职工福利规定

行人部

28

本公司工会先进事迹评比及劳模表彰材料

行人部

29

本公司团支部成立、换届选举的请示、报告及上级的批复、通知

行人部

30

本公司团支部工作年度计划、总结、团员名册、年报表

行人部

31

本公司团组织工作的请示、决定、评优表彰及上级的批复、通知

行人部

32

本公司妇女组织成立、改选的请示及上级的批复、通知

行人部

33

本公司对下属单位成立工、青、妇组织及换届选举的批复、通知

行人部

34

本公司计划生育工作总结、计划

行人部

35

本公司职工违反计划生育政策的处理结果

行人部

36

本公司有关计划生育工作的规章制度、奖惩办法

行人部

37

上级关于计生工作的普发性文件

行人部

38

本公司关于妇女职工保护的有关规定措施

行人部

39

本公司领导兼任其他协会、团体形成的有关材料

行人部

40

本公司关于民主党派人士工作的有关规定

行人部

41

本公司职员出任民主党派职务形成的文件材料

行人部

二、行政部分：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司董事会议记录、纪要及决议公告

行人部

2

股东大会的资料

3

本公司监事会议记录、纪要及决议公告

4

本公司董事会、监事会其他临时公告

5

本公司总经理办公会议记录、纪要

行人部

6

本公司召开的各部门负责人例会会议记录、纪要

7

本公司大事记、组织沿革、史志

8

本公司年度工作计划、总结

9

本公司半年以上年度以下计划总结及下属上报的年度计划总结

10

本公司与上级签订的目标责任书及年终考核结果

行人部

11

本公司与下属公司签订的目标责任书及年终考核结果

12

本公司及对下属公司半年、季度考核结果

13

本公司重大问题的请示及上级的批复、通知

行人部

14

本公司对下属单位重大问题的请示的批复、通知

15

上级普发的文件

16

本公司制定的各项规章制度、员工手册

17

本公司的档案管理、保密制度及业务规范

18

本公司工作简报、期刊、出版物定稿、画册

19

上级领导来本公司检查、指导工作的指示、讲话、题词等

20

本公司办公用品的购买、发放、领用的请示、报告、合同

21

关于本公司的信访函件及处理结果

22

本公司印信刻制、启用的请示、报告、批复、通知

23

本公司成立、变更、迁徙等的请示、报告及上级的批复、通知

24

本公司机构设置、撤并、更名、人员编制的请示、报告、批复

25

本公司领导、部门负责人任免、聘任的决定、通知（聘书）

26

本公司干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、停薪留职、抚恤、死亡、医疗养老保险等文件材料

行人部

27

本公司干部职工考核、职称评定、聘任的通知

28

本公司工资制度、福利待遇、奖金发放有关规定

29

本公司干部职工工作调动、工资、党团组织关系介绍信及存根

30

本公司干部职工的表彰、处分材料

31

本公司干部职工培训、上岗教育材料

32

本公司干部职工考察、访问、探亲访友报批材料

33

本公司干部职工花名册、年度统计表

34

本公司安全生产专、兼职人员聘任的决定、通知

设计工程部

35

本公司安全生产手册

36

本公司安全生产检查记录、整改报告

37

本公司安全生产重大事故应急预案

38

本公司年度安全生产报表

39

本公司安全生产事故的调查报告、处理结果

40

本公司有关社会治安综合治理的文件、材料

三、业务经营管理：

1、行政部：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司业务工作专题会议材料

行人部

2

本公司有关业务问题的请示、函、报告及上级批复

3

本公司对下属公司业务问题的批复、通知

4

本公司安全生产、三防工作的通知、总结、情况汇报、责任书

设计工程部

5

本公司业务工作规章制度、岗位责任制

行人部

6

来信来访来函来电处理结果及复函

2、财务部：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司年度投资计划编制、请示及上级的批复、通知

财务部

2

本公司固定资产购置的计划、请示及上级的批复

3

本公司关于股权转让、购买的报告及上级批复、买卖协议、合同

4

本公司及下属公司投资项目效益测算报告

5

本公司关于银行信贷、授信额度、开设账户的请示及上级的批复

6

本公司抵押、按揭贷款预售监管等协议书、合同

7

本公司编制财务预算、决算的通知

8

本公司各类统计报表、统计分析

9

本公司财务规章制度

10

本公司下属单位年度财务审计、报告、结论

11

上级普发的财务工作文件　

12

银行信用评级资料

3、审计部：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司审计工作会议纪要、签报

审计部

（财务部）

2

本公司年度审计工作计划、总结

3

本公司关于项目审计的通知、决定、审计结论及整改报告

4

本公司及下属公司负责人离任审计结论、报告

审计部（财务部）

5

本公司审计制度

6

本公司审计工作底稿

7

上级普发的审计工作文件

8

公司年度或季度、项目审计报告

9

对上级公司的反馈文件

4、成本部：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司成本管理会议记录、纪要

成本部

2

本公司成本管理年度计划、总结

3

本公司成本管理、控制规章制度

4

本公司成本管理问题的请示、报告及上级的批复、通知

5

项目成本目标和盈利分析资料

6

招投标及合同资料：

招标书、招标图纸、标底和工程量清单、标前答疑会议纪要、中标单位商务标、标书分析报告和询标文件、开标会议纪要和定标书、中标通知书、合同、造价审核单、预警单、成本小组会议纪要

7

结算造价审核资料（包括按月审结资料）：

造价审核单、设计变更单、结算图纸、合同结算调整表、工程验收单、付款单、成本小组会议纪要

8

其它成本管理控制资料

5、信息部：

序号

资料名称

责任部门

1

合同、协议、软件文档、软件许可证

信息部

（行人部）

2

工作计划、总结、管理制度、培训材料

3

数据库备份（光盘）、项目招投标资料

4

IT规划、管理指引

6、营销部：

序号

资料名称

责任部门

1

本部门管理制度、工作计划、总结

营销部

2

中心参与的项目定位报告、市场分析报告

3

营销广告、折页等宣传资料

4

各小区物业管理合同、有关协议

7、法律类：

序号

资料名称

责任部门

1

关于本公司的民事判决书、民事裁定书

法务部

（行人部）

2

关于本公司的劳动仲裁裁决书

3

本公司涉案的案件资料

8、企管部：

序号

资料名称

责任部门

1

本公司所属单位的工商注册资料、文件（营业执照、公司章程、合作协议、合同、法人组织机构代码证、董监事会名单、股权转让协议、章程修订案、董事会、股东会决议等）

企管部

（发展部）

2

本公司下属单位的变更、撤并、成立的请示、报告及批复文件

3

本公司下属公司资产优化、清理、重组的报告及上级的批复

4

本公司下属公司董事、监事变更的函

5

本公司与上级公司、下属公司之间经营管理往来文件

6

本公司下属公