外贸函电电子教案.docx
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外贸函电电子教案.docx
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外贸函电电子教案
第二章
Contents
SectionOne
PatternofwritingLettersof
EstablishingBusinessRelations
建立业务关系信函的写作步骤
建立业务关系信函的内容
Contents
◆建立业务关系的信函要写得诚恳、真挚、礼貌。
这种信函的结构一般包括四个步骤:
1.首先说明信息来源(告知对方你从何渠道得知对方的姓名地址的);
[Thesourceofinformation(howyoulearnedofhiscompany)];
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Yourcompanyhasbeenkindlyintroducedtousby…(你们的公司由……介绍给我们。
)
●Weoweyournametothe…(我们感谢……把你们的名字介绍给我们。
)
Contents
●Throughthecourtesyof…wehavelearnedthat…(承蒙…的介绍,我们得知……)
●Welearnfrom…that…(我们得知……)
●Ontherecommendationof…(由……介绍)
Contents
●Wewishtointroduceourselvestoyouasa…(我们把自己作为……介绍给你们。
)
2.对你的公司作一个简单的介绍(例如公司的业务范围,稍稍“宣传”一下你的产品和服务);
[Briefintroductiontoyourowncompany(thescopeofyourbusiness,little“advertising”onyourproductsorservice)]
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Ourlinesaremainly…(我们主要从事……)
●…fallwithinourbusinessactivities(……属于我们的经营范围)
●Wehavebeeninthisline…(我们从事这个行业……)
Contents
3.写信的目的(你想与对方做什么生意,比如,想购买对方的产品,推荐你自己的产品,想与对方建立合资公司等);
[Theintentionofwritingtheletter(whatkindofbusinessyouwanttodowiththem,e.g.topurchasetheirproducts,tosellyourownproducts,toenterintoajointventurewiththem,etc.)
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyou.(我们愿意和你们建立业务关系。
)
●Weexpressourdesireto…(我们表示希望…)
Contents
●Wearenowwritingyouforthe…(我们现写信愿意…)
●Wearedesirousof…(我们愿意……)
4.表达与对方合作和早日收到回复的愿望。
[Expressingtheexpressionofcooperationandearlyreply.]
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions
●Welookforwardtoreceiving…(希望早日收到……)
●Hopetoreceive…(希望收到……)
●Yourearlyreplyisappreciated.(盼早复)
Contents
SectionTwo
PatternofreplyingLettersofEstablishingBusinessRelations
回复建立业务关系信函的写作步骤
Contents
不管是买方还是卖方,收到建立业务关系请求的信函后,都应该迅速完整、礼貌地做出答复,以便给读者留下良好的印象。
一般回复建立业务关系的信函包括如下步骤:
1.感谢对方对你公司的兴趣;
[Thankingthereaderfortheirinterestinyourcompany]
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Thankyoufor…(感谢你方……)
●Thankyouforyourinterestin…(感谢你们对……的兴趣)
●Wehavereceived….(我们收到你方……)
Contents
●YourletterofAugust8hasbeenreceivedwiththanks.(感谢你方8月8号的来信)
2.表示对对方建立业务关系意愿的兴趣;
[showyourinterestintheirwishofestablishingbusinessrelations]
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Yourwishofestablishingbusinessrelationscoincideswithours.(你们建立业务关系的愿望和我们不谋而合)
●Thisisalsoourdesire.(这也是我们的愿望)
Contents
●Weshallbeverygladtoenterintobusinessrelationswithyou.(我们将非常高兴与你们建立业务关系)
3.表示进一步采取的行动。
[Expressfurtheraction]
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
Contents
●Wearesendingyouourcatalogandpricelist…(我们给你方寄去我们的目录和价格表)
●Weshallbegladtohaveyourspecificenquiry.(我们将很高兴得到你方的具体询价)
第三章
Contents
SectionOne
TheStepsofWritingInquiryLetters
询盘信的写作步骤
Contents
●一般询价并不一定立即接触具体交易,一般属摸底性质。
其内容包括:
1.请寄某种商品的样品、目录和价目表。
2.探寻某种商品的品质、数量、价格、交货期等等。
询盘写法---大概询盘
Contents
●具体询价实际上就是请求对方报盘。
也就是说,买方已准备购买某种商品,或已有现成买主,请卖主就这一商品报价。
询盘写法---具体询盘
询盘信的具体写作结构如下:
1.介绍信息来源或提一下上一封信等;(Introductorystatementofresourcesofinformationorpreviousletter,etc.)
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Weknowyourcompanythroughthecourtesyof…(通过……我们知道贵公司。
)
●Weareacompanydealingin…(我方公司经营……)
●Wewritetoinformyouthatweareinterestedin…(兹写信告知我们对……感兴趣。
)
Contents
●Wehavepleasureininformingyou
thatwe…(很高兴告知我们……)
2.具体的询价(比如要求对方提供什么信息和服务等,这一部分要写得具
体、清楚);(Specificenquiry,e.g.whatinformationorservicedoyou
needthereadertosupply,etc.Thispartshouldbespecific,clear)
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Ifyoucanquoteusafirmofferfor…weshallappreciateit…(如能报…最低价我们将不胜感激。
)
●Wewillbepleasedtohaveyouroffer…(我们很高兴你方的报价……)
Contents
●Yourquotationforthefollowingwillbehighlyappreciated.(你方对下列商品的报价将不胜感激。
)
3.表示合作愿望(Wishtocooperate)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
Contents
●Wewouldlikeverymuchtocooperatewithyou.(很高兴与你方合作。
)
●Shouldyourprice…weintendtoplacealargeorderwithyou.(如果你方价格……我们打算与你大量订货。
)
●Weappreciateyourco-operation.(感谢你方合作。
)
Contents
SectionTwo
ThePrinciplesofInquiryLetters
询盘信的写作原则
Contents
询盘信要写得清楚、直截了当、切入主题、具体、语言要礼貌得体。
询盘信的目的是询问事情,例如询问报价,索取目录,产品信息,根据询问的内容,写作也是千差万别的。
但是不管你的目的是什么,如果根据下面的写作原则去写的话,你的询问肯定会得到好的回复。
Contents
•一.Writingprinciplesofinquiryletters 询盘信的写作规则
1.Totellwhereyoulearnedthecompanyanditsproducts
告知从何处得知公司信息
2.Todescribeyourspecificneedsbutwithnopromiseofbookingtheproposed products
描述你的具体需要但不承诺要订购某个具体产品
Contents
3.Tostresstheimportanceofyourneededinformationandtrytoflatteryour receiverforgettingmoreinformation
强调你所要信息的重要性并设法恭维你的读者以便得到更多的信息
Contents
4.Ifanyquestions,askthereadertogiveyouadefinitereply.
如有疑问,请读者给予明确答复。
5.Ifanunfamiliarreader,tryto
personalizeyourletterliketheonebetweenfriendsandusecourtesy
words
你如读者不熟悉,试着把书信设计成像朋友之间的书信往来。
Contents
•二.WritingPrinciplesofRespondingLetters 回函的写作规则
1.Ifyoucanmeetalltherequirementofthebuyer,lethim
knowasquicklyaspossible.
如果你能满足买方的要求,就立即告知。
2.Ifyoucanonlymeetpartoftherequirement,tellhimfirstwhatyou
candofor himandthenexplainwhyyoufailtodo.
如果只能部分满足,首先告诉对方你能做什么然后解释你不能做的部分。
Contents
3.Ifyoucannotmeetanyoftherequirement,first,expressyourthanksforthe inquiryandthenyourregret.
如果你不能满足对方的任何要求,首先感谢对方咨询然后表示道歉。
Contents
4.Tryyourbesttopleaseyourpotentialbuyersbyofferingtheservicesasmuchas youcan.
尽最大的努力用最佳的服务取悦潜在的买主。
5.Letyourreaderfeelthesincerityandheart-feltdesireotherwisetheywillbe depressedatyourhelpless.
Contents
让读者感受到你真诚和全心全意的愿望,否则他们会对你的无能感到失望
6.Whensendingtheliterature,inyourrepliedletters,onlymentionthebuyer’s interestedpart.Ifnecessary,trytointroducemoreaboutyourcompanyandyour products.
Contents
当寄送产品资料时,只提让买主感兴趣的部分。
如有必要,可以试者
多介绍以下你公司和你们的产品。
第四章
Contents
SectionOne
TheStepsofWritingOfferLetters
报盘信的写作步骤
Contents
●完整的报价应包括下列要点:
1.对询价表示感谢;(Thankthereaderfortheirenquiry)
Contents
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Thankyouforyourletterof(dated)…(感谢你方……的来信。
)
●Wehavereceivedyourletterof(dated)…(收到你方……的来信。
)
●Yourletterof…hasbeenreceivedwiththanks(感谢收到你方……的来信。
)
Contents
●Weareinreceiptofyourletter…(收到你方……来信。
)
●Weacknowledgereceiptofyourletterdated…(感谢收到你方……的来信。
)
2.表明价格、折扣及付款条款的细节;(Detailedinformationregardingprice,discount,andpaymentterms)
Contents
情景搭配用语:
(UsefulExpressions)
●Wewillallowyou5%discount…(我们会给你方5%的折扣。
)
●Wecanofferyou…(我们可以报……)
●Weareenclosingourcatalogue…(寄上我方报价单……)
Contents
3.对交货期或装运期的承诺;(Promiseofshipmentordelivery)
情景搭配用语:
(UsefulExpressions)
●Wecanassureyouofourpromptshipment…(我们保证会立即装运。
)
●Shipmentistobemade…(装运在……)
●Deliverydate…(装运期……)
Contents
4.报价的有效期;(Validityoftheoffer)
情景搭配用语:
(UsefulExpressions)
●Theofferisvalidfor…(此报价有效期……)
●Theofferissubjectto…(此报价以……为准。
)
●Theofferremainsopenfor…(此报价有效期……)
Contents
5.在结束时,应表示希望该报价能被接受。
(Wishingthattheoffercanbeaccepted)
情景搭配用语:
(UsefulExpressions)
●Weareawaitingyourorder.(希望收到你方订单。
)
●Welookforwardtoreceivingyourfavorablereply.(希望收到你方肯定答复。
)
●Yourearlyreplyisappreciated.(感谢你方早日回复。
)
发盘信写法小结
Contents
SectionTwo
ThePrinciplesofOfferLetters
报盘信的写作原则
Contents
许多公司通过目录、手册、以及附有短信或卡片的相关材料感谢询盘。
在大多数情况下,卡片或短信不太人性化。
但是,有时用简单的信函表示感谢还是一种合适的方式。
收到询价信时,尽可能简洁清楚地回答问题。
如果你不能回答询问中的问题,应解释原因并提供可能的其他解决方式。
Contents
重要的是在回复前在客户的询价时要留下良好的印象。
当然,最好的印象会通过你所提供给对方的材料或信息而留下。
报价时一定要完整、清楚、具体.
replyinduecourse及时回复
replydefinitely明确回复
replyaccurately精确回复
Contents
includeallthetradetermsintheoffer 包括全部交易条件
iffirmoffer,writeclearlythevalidity 如是实盘,写明有效期
stressthepartofthecommodityworthsayinghigh
强调商品值得夸耀的部分
第五章
第一节
Counter-OffersLetters
还盘信
• 还盘可以有很多轮直至成交或取消交易。
在还盘时,重要的是清楚地陈述自己的观点,认真选词避免误解,这里可以参考报盘的规则。
还盘信结构如下:
1.感谢对方的报盘;(Thankingthereaderfortheirquotation)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Wewishtothankyouforyourletterof…(感谢你方……的来信)
●Thankyoufor…(感谢……)
●Inreplyto…(回复……)
●Wethankyoufor…(感谢……)
2.对不能接受报盘表示歉意;(Showingyourregretfornotbeingabletoaccepttheoffer)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Weregrettosay…(很遗憾……)
●Whilewethankyoufor…(感谢……但是……)
●Regretfully…(很遗憾……)
• 3.说明自己不能接受报盘的理由;(Statingthereasonsfornotbeingabletoaccepttheoffer)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Asthemarketisdeclining…(由于市场下跌……)
●Ourcustomersfindittoohightoaccept.(我方客户认为太高无法接受。
)
●Someothermakescanbeeasilyobtainedatmuchlowerprices.(可以低价得到其他产品。
)
• 4.阐述自己的观点,包括可以接受的条款、价格等(做具体还盘);(Statingyourownidea,includingtermsandconditionsacceptable,etc.)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Ifyoureduceyourpriceby…(如果能降价……的话)
●Wesuggestyoureduceyourpriceby…(建议你方降价……)
●Areductionof3%willhelpuspromotetheproduct.(降价3%会帮助我方促销。
)
• 5.表示希望对方考虑自己的还盘,敦促对方尽早接受,并提示一起做生意的机会。
(Wishingthereadertoacceptyourcounter-offer,urgingthereadertoacceptearly,andmentioningtheopportunitiesofdoingbusiness.)
情景搭配用语:
[Usefulexpressions]
●Wewishyouwillconsider…favorably.(希望同意……)
●Weareanticipatingyourfavorable…(盼你方早日肯定答复……)
●Wearestillinterestedindoingbusiness…(我们还希望与你方做生意……)
第二节DecliningCounter-OfferLetters
回复还盘信
•卖方接到还盘信之后,要迅速地做出回复。
如果是同意对方的还盘,应说清楚原因并建立良好关系。
如果拒绝对方的还盘,则需要小心解释原因。
因为谢绝还盘信是一种传递否定信息的函电。
但写信人拒绝的是一笔交易,而不是表示永远绝交。
写信目的是通知对方坏消息,同时也传递愿意继续保持业务关系的信息。
因此在写这种信函时,要注意礼貌周到,虽然客气地拒绝了对方还盘,但从感情上给对方安慰,从而使交易有可能进行下去。
回复还盘信结构如下:
1.告诉对方你已明了其意图并表示遗憾;(Tellingthereaderthatyouhaveknowntheirintentandsh
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