适用于中大型企业集团的人力资源信息系统解决方案doc.docx

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适用于中大型企业集团的人力资源信息系统解决方案doc

上海**（集团）有限公司

人事管理系统方案

上海**信息技术有限公司

2009-8

1业务总体结构

2组织架构

2.1组织架构模块的总体结构

技术方案框图：

如图：

2.2组织架构模块的说明

2.2.1基本结构

1）功能：

设置公司、部门、岗位与人员，可进行查看或更改【公司信息】、【部门信息】、【岗位信息】；是组织结构的重要组成部分，也是系统运转、数据流程重要信息。

A.公司信息：

显示各个公司、分公司、子公司的信息，并可以修改相关信息，如：

公司的LOGO图标、地址、法人代表等内容；

B.部门信息：

显示每个部门的信息，如：

所辖岗位、在职员工、部门职责（可修改）等内容；

C.岗位信息：

显示每个岗位的信息，如：

所辖岗位、在岗员工、岗位说明书（可修改）等内容；

2）控制：

用户只能修改自己结构中的相关信息，对管辖单位的信息只能查看。

3）规则：

A.每位员工都会在系统中具有工号、公司、部门、岗位；

B.需要为公司（单位）指定上级公司（单位）；需要为部门指定上级部门、所属公司；需要为岗位指定上级岗位、所属部门；

C.公司编码最大长度6位，公司代码的前2位（或者4位），受其上级公司代码限制。

即：

上级公司（除总公司）代码为2位的，其公司代码前2位要与其上级公司相同；上级公司代码为4位的，其公司代码前4位要与其上级公司相同。

D.项目、部门、岗位编码最大长度8位，都采用流水号；

E.需要为项目指定所属公司（单位），为项目指定所属部门。

4）重要实体属性/数据字典：

A.公司（单位）

单位名称、单位代码、统计登记号、主管单位代码、企事业机关划分、所在地区、行业类别、隶属关系、登记注册部门、登记注册类型、单位注册地、法定代表人、注册资本、控股情况、资本结构、开业时间、经营范围、经营期限、资质等级、企业认证、单位地址、邮政编码、单位电话、单位传真、电子邮箱、单位网址、资产关系、活动状态、证书文件、税务主管机关、开户银行、银行账号。

权限：

公司信息由自己公司HR用户进行维护。

B.部门

部门代码、部门名称、上级部门、部门经理、所属公司、有效（是/否）、备注

权限：

部门信息由其所属公司（单位）进行维护。

C.岗位大类

岗位代码、岗位名称、岗位分类（一级选项）、岗位分类（二级选项）、直属上级岗位、有效（是/否）、备注

权限：

岗位大类代码表、岗位分类的一、二级选项代码表的内容，都由总公司统一设置。

注：

部门、岗位的属性，按照标准库设置字段。

也可以将部门职责说明书、岗位说明书以Word的形式“挂”到系统中，方便查看、调用。

D.岗位小类

岗位代码、岗位名称、所属岗位大类、所属公司、直属上级岗位、有效（是/否）、备注

权限：

岗位小类的代码表的内容，由各公司（单位）自己设置。

2.2.2组织的合并与拆分

1）功能：

实现对组织（公司、部门、岗位）的合并与拆分，以及相应人员的转移。

2）合并：

人员批量变动（转移），变动完成后将相应组织（包括公司、部门或岗位）作撤销处理。

组织合并的流程图如下：

3）拆分：

建立新的组织（公司、部门或岗位），再将部分人员批量变动（转移）到新组织。

这样就完成组织的拆分。

组织拆分的流程图如下：

2.2.3组织架构的效果

1）功能：

组织架构做成树状结构（类似于企业管理）。

以公司→部门→岗位→员工按层次逐层展开（点击“＋”展开）。

点击在公司/部门/岗位/员工上面，窗口右面区域，自动切换成用户点击实体的相关属性。

兼岗的岗位，也要求在组织架构图中进行反映。

双重身份（借用）的人员也要在组织架构中有所体现。

2）控制：

用户可以看到本公司，以及下属公司的内容。

3）重要实体属性/数据字典：

公司、部门、项目、岗位、员工的属性参见关于实体属性的描述。

注：

1、项目也要求显示在组织架构图中，“挂”在所属的部门（如项经部）下面。

项目下面需要显示出该项目下的部门、岗位、人员。

2、如果一个员工有兼职，要在多个部门和岗位上显示。

2.2.4兼岗的处理

1）功能：

对兼岗进行登记、变动处理、存档。

可以查询员工现在、历史的兼岗情况。

2）规则：

兼岗可以是多条的。

3）重要实体属性/数据字典：

兼岗信息记录表：

序号、工号、姓名、公司、部门、岗位、兼职部门、兼职岗位、开始日期、结束日期、兼职状态（在职/结束）确认。

注：

1、兼岗开始，即在系统中为该员工多登记一条兼岗记录信息，开始日期必须填写；

2、兼岗结束，即在系统中兼该兼职记录的在职状态，选择为“结束”，结束日期必须填写；

3、已登记的兼岗记录是不可以直接删除的。

2.2.5用户与权限

1）操作权限：

HR用户具有操作其所代理公司的、权限范围以内的员工记录；

2）查询权限：

HR用户可以查询其所代理公司的以及其下属公司的、权限范围以内的员工记录。

33人事管理

3.1人事模块的总体结构

1．技术方案框

2．业务流程图：

3.2人事模块的说明

3.2.1代码设置

1）功能：

为了数据的统一管理，便于今后的数据统计分析，以及系统的灵活性；对相关的重要信息进行了代码表的设计。

如：

学历、学位、职称等。

2）控制：

A.在系统中为员工统一分配一个系统编号（流水号），在系统中唯一；员工每个公司还会有一个在本公司中唯一的工号。

（在发生公司间调动时，员工在系统编号不变，工号会发生变化）

B.员工状态：

在职｜离职

C.员工类别：

（三级细分）

一级选项代码表：

代码、名称、所属管理层次、备注；

二级选项代码表：

代码、名称、所属一级选项、备注；

三级选项代码表：

代码、名称、所属二级选项、备注；

D．职务表

注：

员工类别代码表由总公司统一进行设置。

3）重要实体属性/数据字典：

注：

信息和业务处理均应区分三大员工类别，即职工、其他从业人员和暂养人员，以利于按照主次关系进行管理（管理的主体对象：

职工，补充对象：

其他从业人员，附属对象：

暂养人员）。

3.2.2员工入职管理

入职后自动生成入职事项办理清单，清单内容可以自行输入，其中包含事项、办理人、办理情况、日期要求等，要求有相应提醒功能

①新进到职管理

A.新进入职

1）功能：

为新员工分配工号，办理新员工的报到处理；新员工报到可以自动对照系统人员库中的身份证号码，以判断是否重复；检测身份证是否合法（生日、性别等信息）；

2）流程：

入职之时需要指定员工的职员状态（在职|离职），只能为（在职）；

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成；可以在此进行合同的办理，也可以提醒合同操作人员进而进行合同的办理

3）控制：

A）身份证自动检测：

与系统人员库进行比较，是否已经存在；检测身份证的合法性（身份证的位数、生日、性别等信息）

B）身份证的校验要在整个集团员工内来进行检查。

员工在一个公司离职，在另外一家公司可以办理重新录用的手续。

C）关键属性必须填写：

如公司、部门、岗位、报到日期、员工类别等

4）重要实体属性/数据字典：

A.入职登记：

报到序号、招聘来源（集团内/集团外）、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、身份证号码、性别、报到日期、试用期（月）、转正日期、合同类型、合同开始日期、合同期（月）、合同结束日期、见实习类型（学徒期/见习期/熟练期）

注：

目前不考虑与招聘模块的接口。

B.重新录用

1）功能：

为离职员工作重新录用的处理；离职员工被重新录用时，可以使用原始工号、也可以使用新的工号；自动对照系统人员离职库中的身份证号码，以判断是否存在；检测身份证是否合法（生日、性别等信息）；

2）流程：

重新录用后，该员工的状态为在职。

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成

3）控制：

A）身份证自动检测：

与系统人员库进行比较，是否已经存在；检测身份证的合法性（身份证的位数、生日、性别等信息）

B）关键属性必须填写：

如公司、部门、岗位、报到日期、员工类别等

4）规则：

工号可以跟入职一样，为重新录用人员分配新的工号，也可以使用该重新录用人员的原始工号；

5）条件说明：

6）重要实体属性/数据字典：

A.重新录用登记：

报到序号、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、身份证号码、性别、报到日期、试用期（月）、转正日期、合同类型、合同开始日期、合同期（月）、合同结束日期、使用原始工号（是/否）、原始工号、见实习类型（学徒期/见习期/熟练期）

②内部调动管理

登记集团内独立核算单位和内部核算单位中职工调动处理：

1、集团内同一用工单位中的内部核算单位之间调动

1）功能：

处理职工在集团内内部核算单位之间调动；

2）流程：

调出登记→调出处理→调入登记→调入处理→完成

3）控制：

调出由变动前公司HR做，调入由变动后公司HR做。

跨公司调动，先有调出，再有调入；没有调出，无法调入。

各公司的HR只能对本公司的员工进行调出处理，对其它公司已经做了调出处理的员工（且变动后公司为本公司），进行调入处理；

4）重要实体属性/数据字典：

a.调出登记表：

主要信息有：

变动前公司、变动前部门、变动前岗位、变动后公司、变动日期、本公司停薪日、确认；

b.调入登记表：

主要信息有：

变动后公司，变动后部门，变动后岗位，变动日期,起薪日（用于跨公司调动的员工）、变动后工号、确认

注：

内部核算单位间调动的员工，调出时需填入停薪日（调入时需填入起薪日），以判断当月薪资在哪个公司发放；

内部核算单位间调动：

需要进行调入、调出的处理，变动员工以前的信息，会带到新公司（工资标准清空），原单位则不再能查询到该员工的信息。

2、集团内独立核算的法人单位之间调动：

原单位离职（离职去向，注明新单位），自动进入相应的新单位入职表，新单位再做新员工入职；变动员工以前的信息，会带到新公司（工资标准清空），原单位信息跟离职人员一样保留。

注：

应作为正常的入职和离职处理，在入职来源和离职去向中加以注明。

③借用聘用管理

登记办理新员工的借用处理，主要信息包括：

报到序号、身份证号码、借出单位、借出单位工号、工号、姓名、公司、部门、岗位、职务、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、性别、报到日期、协议开始日期、协议期限（月）、协议结束日期

④应聘信息管理

1、功能：

管理招聘的信息。

可以与招聘网站的数据库（Sql）建立连接，定时读取应聘人员的基本信息到系统，以便HR用户查看应聘人员的信息。

流程图如下：

2、应聘人员信息：

序号（自增编号）、信息来源（网站/手工输入）、姓名、应聘部门、应聘岗位、毕业学校、专业、学历、学位、薪酬要求、备注。

3、应聘成功人员可以进入应聘人员历史信息库中，不需要保留的应聘人员信息可以由招聘专员进行手工删除。

4、信息来源有两种方式，即网站采集和手工输入；以电子邮件形式接收应聘人员信息，可以由招聘专员进行手工录入。

5、关于权限，应聘人员信息由总公司招聘专员进行维护、更新。

各下属公司的招聘专员可以浏览所有应聘人员信息。

3.2.3员工信息管理

1）功能：

对所有人员进行信息管理，包括员工基本信息、员工照片、个人信息、个人详细信息（档案信息、工作经历、项目经历、职称经历、培训经历、教育经历、拥有技能、语言能力、奖惩经历）

2）控制：

员工基本信息部分，一般是通过业务处理实现，而员工的个人详细信息一般可以手工自行修改

3）规则：

员工照片可以批量到入，要求：

文件名为{工号}（.jpg、bmp等）；

4）重要实体属性/数据字典：

A.员工基本信息

1）员工信息：

工号、姓名、英文名、公司、部门、岗位、职务、员工状态、员工类别（一级选项）、员工类别（二级选项）、员工类别（三级选项）、直接主管、电子邮箱、分机、信息维护单位（默认为其所属公司）

注：

关于直接主管的指定，需要在员工新进、人事变动的时候对员工的直接主管进行手工指定。

根据干部管理权限，一些公司领导成员纳入上级公司进行管理，其信息应由其上级公司进行维护，所以，这种情况其上级公司，需要更改其信息维护单位为其上级公司。

2）状态信息：

工号、在职状态、报到日期、试用期（月）、转正日期、试用备注、合同签订、合同变更类型、合同类型、合同开始日期、合同期（月）、合同结束日期、合同备注、离职类型、离职原因、离职日期、离职备注、备注

3）员工照片：

工号、照片

B.员工属性信息子集

3.2.4合同协议管理

①劳动合同管理

劳动合同管理的对象：

职工

1）功能：

为新进、类型变更、合同到期（过期）、期限到期（过期）的人员进行合同的登记办理；

2）流程：

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成

3）条件说明：

一般情况下，是对下列人员进行合同登记、办理操作：

新进|员工类别变动|合同到期|合同过期|期限到期|期限到期

4）重要实体属性/数据字典：

A.合同登记：

自增编号、申请日期、工号、姓名、部门、状态、报到日期、原合同类型、原开始日期、原合同期、原结束日期、终止（中）日期、变更类型、现合同类型、现开始日期、现合同期、现结束日期、备注

注：

1、在系统中对所有合同中的期限信息的到期（过期），给出提醒；并且对期限的（开始日期、结束日期）的变化进行登记、变动处理。

另外，对员工延长工作年限进行登记、处理。

②聘用协议管理

聘用协议管理的对象：

其他从业人员

③员工期限管理

1）功能：

对员工的期限进行管理，到期提醒，进行通过、延期的处理。

2）流程：

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成；

3）条件说明：

重要实体属性/数据字典：

A.期限登记：

自增编号、工号、姓名、公司、部门、期限类型、开始日期、结束日期、备注

B.到期处理表：

期限编号、工号、姓名、公司、部门、期限类型、处理结果（通过/延期）、生效日期、备注

注：

期限到期后，系统会自动给出提醒，HR对到期的期限进行通过/延期的处理。

系统给出的提醒，可以根据期限类型的不同进行设置。

期限类型包括：

试用期、实习期、干部任期等，可以在代码表中增加。

3.2.5培训管理

①专技职务管理

1）功能：

对员工所评定的专业技术职务和变动进行跟踪管理。

2）重要实体属性/数据字典：

变动登记表：

序号、工号、姓名、公司、部门、原专业技术职务、现专业技术职务、生效日期、确认、备注。

注：

专业技术职务主要包括30个系列，代码采用国标。

②执业资格管理

C.资格登记

执业资格管理登记的字段，参见【执业资格等级管理信息】信息集；

D.证书登记

1）功能：

对员工所获得的证书进行登记、管理。

2）重要实体属性/数据字典：

1、功能：

对员工获得的证书进行管理，有效期到期的时候在系统中给出提醒，对员工所获得的证书进行记载、查看。

2、证书的记录信息包括：

工号、姓名、证书类别、证书名称、发放单位、获得日期、证书有效期、备注。

证书类别包括：

执业资格证书、岗位证书、操作证书等。

3、负责证书管理的HR，需要及时将员工获得的证书，录入到系统当中；证书有效期到期之前，系统会给用户以提醒。

3.2.6人事变动管理

①部门岗位变动

1）功能：

为员工在同一单位中的部门变动或岗位变动进行登记、处理操作

2）流程：

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成；需要提醒相应薪资操作人员

3）重要实体属性/数据字典：

A.部门岗位变动：

自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、状态、原部门、现部门、原岗位、现岗位、原直接主管、现直接主管、生效日期、原因、备注

B.学历变动，不进行业务处理，根据教育经历的记录信息，系统会自动更新员工的最高学历

C.职称变动登记：

自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、原最高职称、现最高职称、生效日期、备注

②担任职务变动

职务变动登记：

自增编号、申请日期、工号、姓名、报到日期、原职务、现职务、生效日期、备注。

系统保留历史，方便对变动历史进行查询。

③职工类别变动

1）功能：

为人员进行职工类别的变动登记、处理操作

2）流程：

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成；需要提醒相应薪资操作人员，以及可能会涉及合同类型的变更；

3）重要实体属性/数据字典：

A.员工类别变动登记：

自增编号、申请日期、工号、姓名、部门、岗位、直接主管、报到日期、状态、原员工类别（二级选项、三级选项）、现员工类别（二级选项、三级选项）、生效日期、原因、备注

注：

员工类别的一级选项是不可以在这里进行变动处理，如果发生这种转换，需要对该员工进行先离职，再进行入职的处理，同时，相应修改其员工类型。

3.2.7人事档案管理

1、档案的转入、转出记录的字段，参见员工属性信息集的【人事档案管理信息】部分。

2、人事档案的变动都需要在查询到（给档案管理员以提示），这些变动包括：

学历变动、职称变动、奖惩变动、职务变动、合同变动、入党志愿书、其它。

3、以上变动系统会自动抓取到人事档案管理中来，进行查询、备案。

3.2.8员工离职管理

1）功能：

为在职员工进行离职的登记、办理等操作

2）流程：

登记变动事务→填充变动信息→确认变动→执行变动→完成；需要提醒相应薪资操作人员

3）控制：

离职登记，办理成功后，员工的职员状态将变为“离职”

4）规则：

可以查看该员工的物品领用、一般协议、合同信息等

5）重要实体属性/数据字典：

A.离职登记：

自增编号、工号、姓名、部门、状态、报到日期、离职日期、离职类型、离职原因、是否需交违约金、违约金额、备注

注：

对集团内独立核算单位和内部核算单位中的员工调动应作特殊处理，调出单位作“离职”处理，调入单位接收调入信息，确认后作“入职”处理，相关的员工信息由调出单位自动转入调入单位。

3.2.9人事提醒

1.合同到期提醒

2.试用期到期提醒

3.服务期到期提醒

4.协议期到期提醒

5.聘用期到期提醒

6.员工生日提醒

7.退休到期提醒

8.证书到期提醒

9.入党转正提醒

10.护照到期提醒

3.2.10报表

功能：

自定义字段生成所需报表；

自定义报表模版，进行排版打印。