如何做好会议记录.docx
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如何做好会议记录
如何做好会议记录、纪要
一、怎样写会议记录
会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。
比较重要和正式的会议都需要做会议记录。
它的作用在于正确反映会议情况,以作为整理会议文件,总结经验,研究工作等存、查、备、考的一种历史资料。
会议记录一般包括两大部分:
(1)会议组织情况。
写明会议名称,开会的时间、地点,出席人(按规定必须参加会议的成员)、缺席人及原因、列席人(不是会议成员,因工作需要而参加会议的人)、主持人、记录人。
以上情况,应尽可能在会前写好。
(2)会议的内容。
这是会议记录的主要部分。
记录方法有两种:
一是摘要记录:
记会上讲了什么事,讨论了什么问题,通过了什么决议。
比如邮政工作会,多采用这种记录方法;二是详细记录:
把会议情况、内容详细记录下来,把每人的发言尽可能原话记录。
如果会议讨论的问题比较复杂,在讨论中又有不同意见,发生争论,更应努力做到有言必录。
会议记录采用哪种形式,由会议的性质,讨论的问题和领导的要求来确定。
会议结束,记录完了,要另起一行,写“散会”二字。
如中途体会,需要注明“休会”字样。
正式会议记录要由主持人和记录人在正文的右下方签名。
二、会议记录
1、概说
在会议过程中,由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来,就形成了会议记录。
会议记录有“记”与“录”之分。
“记”又有详记与略记之别。
略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论。
详记则要求记录的项目必须完备,记录的言论必须详细完整。
若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。
“录”有笔录、音录和影响录几种,对会议记录而言,音录、像录通常只是手段,最终还要将录下的内容还原成文字。
笔录也常常要借助音录、像录,以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
2、格式
会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。
记录头的内容有:
(1)会议名称;
(2)会议时间;(3)会议地点;(4)会议主持人;(5)会议出席、列席和缺席情况;(6)会议记录人员签名。
3、要求
会议记录的要求归纳起来主要有两个方面,一个是速度要求,一个是真实性要求。
(1)速度要求。
快速是对记录的基本要求。
当然,可以先录音,再会后整理。
(2)真实性要求。
纪实性是会议记录的重要特征,因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。
真实性要求的具体含义是:
一是准确。
不添加,不遗漏,依实而记。
二是清楚。
首先是书写清楚,其次是记录要有条理。
三是突出重点。
会议记录应该突出的重点有:
一是会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;二是会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;三是权威人士或代表人物的言论;四是会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;五是会议已决议的或议而未决的事项;六是对会议产生较大影响的其他言论或活动。
三、会议记录的写作格式例文
会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。
一般会议记录包括两部分:
一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。
这是会议记录的核心部分。
对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。
二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
会议记录的写作范例
例文一:
会议名称会议时间会议地点记录人
出席与列席会议人员缺席人元会议主持人
审阅签字
主要议题
发言记录:
例文二
XX公司办公会议记录时间:
XXXX年X月X日X时
地点:
公司办公楼五楼会议室
出席人:
XXXXXXXXX
主持人:
公司总经理
记录人:
办公室主任XXX
主持人发言:
(略)
与会者发言:
XXX…………………………………………
散会
主持人:
XXX(签名)
记录人:
XXX(签名)
(本会议记录共X页)
四、会议记录写作
会议记录就是把会议的基本情况、报告、发言、决议等内容记录下来,帮助我们今后了解情况。
会议记录是进一步研究工作,总结经验的重要材料。
因此会议记录要求:
1、准确:
要如实地记录别人的发言,不论是详细记录,还是摘要记录,都必须忠实原意,不得添加记录者的观点、主张,不得断章取义,尤其是会议决定之类的东西,更不能有丝毫出入。
2、要点不漏:
记录的详细与简略,要根据情况决定。
一般地说,决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。
一般的情况说明,可抓住重点,略记大概意思。
3、始终如一:
始终如一是记录者应有的态度。
这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。
4、注意格式:
格式并不复杂,一般有会议名称。
会议基本情况,基本情况包括:
时间、地点、出席人数、主持人、缺席人、记录人。
会议内容,这是会议记录的主要部分,包括发言、报告、传达人、建议、决议等。
凡是发言都要把发言人的名字写在前。
一定要先发言记录于前,后发言记录于后。
记录发言时要掌握发言的质量,重点要详细,重复的可略记,但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记录具体详细。
做会议记录,速度要快,要认真听取别人的发言,同时根据会议的主旨选择内容,记好要点。
五、会议记录应注意问题
会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。
它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。
它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量,因此必须重视会议记录工作。
某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:
1、会议记录本内无目录。
特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且不利于档案的保护和保密。
2、记录不完整。
有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
3、会议记录本没有按工作性质分开。
不同部门共用一个会议记录本(列席会议例外),给保管和利用带来不便。
4、会议记录本不固定。
有时是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿纸记录,过后就不知去向了。
5、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。
有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后备查和归档后的长久保存。
为了提高档案质量,做会议记录应该注意以下问题:
1、使用固定的会议记录本(电子记录除外)。
记录人员应选用纸质较好的会议记录本,按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。
会议记录本前三页应写有目录,包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。
会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚,这样不但查找起了一目了然、十分方便,而且有利于档案的保密和保护。
2、按照规范格式做好会议记录。
会议记录一般分为两个部分:
(1)会议基本情况。
包括会议名称、开会时间(要写明年、月、日及会议开始时间)、会议地点、出席人(人数不多的会议要把出席者的姓名都写上,注明其他人员全部到会;人数过多的会议可只写出席范围和人数)、列席人、主持人、记录人。
上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。
(2)会议内容。
包括会议议题、会议发言、会议结论等。
会议内容是会议记录的重点,记录是必须聚精会神,边听边记,耳、脑、手并用,不能因注意力分散而出现疏漏。
六、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要不同于会议记录,会议记录可以是流水账式地全面记录会上所有参会人的观点,包括正路或者是冲突,甚至是争吵。
但会议纪要不能做成会议记录,它必须是浓缩的、体现精华的,格式上是对会议的基本要素如会议时间、地点、参会人、主持人等做扼要记录,然后以会议作出的若干决定和决策为主线分别展开,多数情况不写明谁谁谁提出什么不同意见、某某某对其进行反驳等内情,只侧重结论;即便有分歧意见,也不指名道姓。
会议记录是存档用的,会议纪要既存档又要以发文的形式公布出去,还要相关部门去贯彻执行会议纪要中列明的内容。
所以,会议纪要相当重要。
二者的主要区别是:
第一,性质不同,会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同,会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于众的具有纪实性和指导性的文件。
七、如何写会议纪要
会议纪要根据适用范围、内容和作用,分为两种类型:
(1)工作会议纪要;
(2)协商交流性会议纪要.
根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
1、概述法。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述。
2、分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号和小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
3、发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可以采用这种写法。
会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。
(1)标题
由会议名称和文种组成,如《二季度生产经营会议纪要》
(2)文件日期
成文日期通常写在标题之下,位置居中,并用括号括起。
也可在文末右下角表明日期。
(3)正文
正文可写三部分,也可只写前两部分。
第一,在开头部分应扼要地叙述会议概况。
如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议题及主要收获等。
第二,主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。
也有另三中写法的说法,大同小异:
第一种概述法。
即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起,概述出来。
这种写法适用于小型会议。
第二种发言记录式写法。
按照会上发言顺序,摘录每个人发言的主要内容。
此写法主要用于座谈会议纪要。
第三种归纳法。
就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写,适用于规模较大、内容复杂的会议。
写作时,可根据表达内容的需要,分条列项写或拟小标题分部分、层次写。
总之,无论是哪种写法,都要围绕会议中心和目的选材、剪裁,突出重点。
第三,结尾的内容通常是提出希望、号召,要求有关单位认真贯彻会议精神,也可以在写完主题部分后即全文结尾。
八、会议纪要的特点
1、内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。
2、表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切记记流水账。
3、称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
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