平房仓项目监理合同及信息管理方案.docx
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平房仓项目监理合同及信息管理方案
五、合同及信息管理方案
第一节合同管理
1.1建设工程合同管理的依据:
(1)业主与承包单位签订的建设工程施工合同文件;
(2)国家和地方有关法令、法规或规定;
(3)业主与承包单位在施工工程中签订的补充协议;
(4)有关规范、标准和规程;
(5)业主、监理机构和承包单位在施工过程中产生的有关文件或会议纪要;
(6)第三方对工程做出的科学结论等。
1.2建设工程合同管理的原则:
(1)建设工程合同管理的总原则是全面监督、重点控制、专项管理。
监理控制的重点是工程变更、工程转让与工程分包、工程延期和费用索赔,对其要实施专项管理。
(2)合同原则:
监理工程师对合同事宜的处理应严格遵循建设工程合同文件确定的范围、原则、方法和程序。
(3)科学公正原则:
监理工程师对合同事宜的处理,应严格按照合同有关规定和监理程序,做到科学和公正、合理的处理。
(4)以事实为依据:
监理工程师对合同事宜的处理,应以发生并确切记载的事实为依据。
(5)事前预控:
监理工程师应采取预先分析、调查的方法,提前向业主和承包单位发出预示,并督促双方认真履行合同义务,防止偏离合同约定事件的发生。
(6)及时纠偏:
随时跟踪合同执行情况,发现实施中的问题,及时用“工作联系单”通知和督促违约方纠正不符合合同约定的行为。
(7)充分协商:
合同事宜处理过程中,认真听取有关各方的意见,与合同双方充分协商。
1.3建设工程合同管理的方法:
⒈根据建设工程合同管理的依据,对合同事宜进行公正、客观和科学的评估,从而得出合理的结论,是建设工程合同管理要采用的主要方法。
⒉建设工程合同管理的主要内容:
⑴工程变更的管理:
①一般规定:
a.任何对原合同工程的形式、数量、质量和内容的改变,统称工程变更;
b.业主、设计、监理和承包单位都可以提出工程变更,但任何工程变更都必须以总监理工程师签发的、经业主批准的工程变更通知和工程变更令为准,并由监理工程师监督承包单位实施。
业主提出工程变更(必须是业主委托设计单位编制设计变更文件),应填写工程变更单,经由项目监理部签转;设计单位提出工程变更,应填[与工程变更单并附设计变更文件,提交业主,由业主签转项目监理部和承包单位;承包单位提同出的工程变更,应按程序进行办理;监理机构提出的工程变更应报业主(必要进应交设计单位审批)审批同意后,签发承包单位;
c.工程变更记录的内容均应符合合同文件及国家现行规范、规程式和技术标准的规定,且要求内容表述准确、图示规范;
d.总监理工程师只对总承包单位签发工程变更通知,涉及分包单位变更应由总承包单位转发给分包单位,即分包工程的工程变更应通过总承包单位办理;
e.监理机构、承包单位(含涉及的分包单位)等有关各方应将工程变更的内容及时反映在合同工程施工设计图纸上,即在图纸上进行标注;
f.承包单位(含分包单位)只有在收到项目监理部签发的工程变更单后,方可实施工程变更记录的具体内容;
g.工程变更涉及的费用增减按照合同文件有关规定办理;
h.因工程变更导致合同工期延长时,按工程延期管理的有关程序进行管理。
②工程变更的办理程序:
a.工程变更的提出:
承包单位提交的工程变更应通过监理工程师组织监理工程师初审并附监理意见后上报业主。
监理机构提出的工程变更直接由项目监理部上报业主审批。
b.发布工程变更通知:
项目监理部在收到业主批准的有关工程变更设计文件后,应在合同规定的期限内,以工程变更通知单的形式能知相关专业监理工程师和承包单位。
工程变更通知的主要内容应包括变更的工程项目、部位或涉及的图纸编号、变更原因、依据及有关文件、图纸和资料;要求承包单位据此安排变更工程施工,并提交变更费用申请。
c.监督工程变更的执行:
监督工程师应监督承包单位按照“工程变更通知”的要求,实施变更工程。
严禁承包单位擅自变更工程。
凡擅自变更工程的,监督工程师应及时发出书面指令,并抄报业主。
当工程变更涉及到总体施工进度计划和施工方案调整时,监理工程师应及时督促承包单位按有关程序和规定办理。
d.受理变更费用申请:
在变更工程项目完成后7日内或在合同约定的期限内,承包单位应根据监理工程师下达的“工程变更通知”的有关要求,及时对实施变更工程发生的增加或减少的费用进行测算,并向项目监理部提交工程变更费用申请报告(工程变更费用报审表)。
工程变更费用申请报告的主要内容应包括:
工程变更费用报告表、编制依据、变更工程数量表、变更费用计算表和变更单价测算表等。
e.进行费用评估:
项目监理部在接到承包单位提交的变更费用申请后,应及时收集资料,并在7日内或合同约定时间内进行审核并完成变更费用评估。
根据工程变更通知、变更图纸、原高驻地图纸、工程量清单说明和监理工程师现场计量数据评估变更工程涉及的工程数量;根据合同规定的单价确定方法和优先顺序,评估变更工程项目单价。
在此基础上,编制变更费用评估报告,主要内容包括评估说明和变更费用测算表。
f.协商变更费用:
总监理工程师与承包单位和业主就变更费用评估的结果进行磋商,在数量和单价上达成一致意见。
g.发布工程变更令:
变更资料齐全、变更费用确定,且承包单位已对变更工程完成,并经监理工程师验收合格之后,监理工程师应根据合同规定发布工程变更令。
工程变更令的主要内容包括:
文件目录、工程变更令、编制说明、工程变更通知、变更费用申请、变更费用评估报告及有关附件。
⑵工程延期的管理:
①一般规定:
a.由于承包单位自身的原因所造成或合同文件约定不允许提出工程延期的项目,项目监理部不允许受理。
由于合同中约定的原因引起的工期延长,承包单位可以提出工程延期申请;
b.在延期事件发生后,承包单位必须按照项目监理部要求的内容和方式,将延期事件可能发生的损失和影响控制在最小范围内,否则,项目监理部有权根据合理情况评估延期;
c.承包单位按合同约定向项目监理部提交的工程延期事件的所有详细资料和证明材料必须真实,否则项目监理部有权根据自己掌握的证据进行评估;
d.在监理工程师进行现场查看取证时,承包单位应予以配合;
e.工程延期事件发生后,承包单位应在合同规定的期限内向项目监理部提交书面的工程延期意向报告,否则,监理工程师有权不予受理;
f.工程延期事件结束后,承包单位应在合同规定期限内向项目监理部提交“工程延期申请表”,否则监理工程师有权不予受理;
g.要确认延期,必须延期事件属实,依据的合同条款运用准确,延期事件发生在项目监理部和业主批准的网络计划关键路线上。
h.项目监理部应严格遵守讯息合同中约定的工程延期的各种时限要求。
②工程延期的办理程序:
a.受理工程延期意向书:
承包单位必须在延期事件发生后且在合同规定的期限内,向项目监理部提交书面工程延期意向报告书,详细阐明申请延期的原因、延期的依据、延期范围等,并抄报业主。
否则,监理工程师有权拒绝受理。
项目监理部应向业主转交承包单位提交的工程延期意向报告书。
b.发出书面监理指令:
在接到承包单位提交工程延期意向报告书后,项目监理所部应及时以书面形式指示承包单位立即采取措施,将工程延期可能造成的影响和损失降低到最小。
如果工程延期事件属于连续发生的事件,应指令承包单位按照合同规定和监理工程师的要求,定期向项目监理部提交补充资料。
c.搜集、整理有关证明资料:
项目监理部应立即通知有关监理人员随时搜集与本延期有关的各种监理文件、指令、纪要和记录,及时、全面、准确掌握有关证据,并进行整理分析。
d.受理工程延期申请报告:
承包单位应在延期事件结束后且在合同规定的期限内,向项目监理部提交正式延期申请报告,并附所有证明文件和资料。
如果承包单位未能满足上述规定,则项目监理部有权依照监理的现有记录和资料核定延期直至不予延期。
工程延期报告内容包括:
延期的合同依据、延期事件描述、申请延期时间、申请延期时间的计算资源共享料及其它记录和资料等。
项目监理部受理延期的前提是:
工程延期事件经查属实;工程延期事件由非承包单位原因造成;延期事件发生后,承包单位在合同规定戎限内向项目监理部提交了工程延期意向书;对于连续事件,承包单位在合同规定期限内向项目监理部提交了后续有关详细证明资料;工程延期申请依据的合同条款准确,工程延期事件必须发生在被项目监理部和业主批准的进度网络计划的关键路线上。
e.延期评估:
项目监理部在收到承包单位提交的工程延期申请报告后,应在合同规定的期限内,根据合同文件、承包单位提交的延期申请、监理机构和承包单位双方的证明资料,对延期事件的真实性、合理性进行初评估。
监理工程师评的要点是;延期申请的格式是否满足监理工程师要求;延期申请的依据是否充分;延期天数的测算是否合理;证明资料是否齐全。
评估完成后,项目监理部应编写评估报告,报业主审批。
其主要内容包括:
受理延期的日期;相关工程简介;确认延期的依据;延期计算方法;确认延期的天数和结论;承包单位的延期申请报告及证明资料等。
f.延期确认:
总监理工程师就项目监理部确认的延期天数与业主和承包单位进行协商,并作出工程延期决定,业主批准后,由总监理工程师签发书面的工程延期审批表,并附工程延期评估报告。
批准的延期和中标合同工期之和,为新的合同工期。
⑶费用索赔的管理:
①监理工程师进行费用索赔管理的主要任务:
a.加强对导致费用索赔原因的预测和防范;
b.合同管理防止或减少干扰事件的发生;
c.已发生的干扰事件及时采取措施,以降低其影响及损失;
d.随时跟踪索赔事件过程,随时收集索赔有关的资料;
e.参与索赔的处理过程、审核索赔报告,批准合理的索赔,驳回承包单位不合理的索赔要求或索赔要求中不合理的部份。
②一般规定:
a.由于承包单位自身原因造成或合同文件约定不允许索赔的项目,项目监理部不予受理。
由于合同中约定的原因引起的费用增加,承包单位可以提出索赔申请;
b.在费用索赔事件发生后,承包单位须按照项目监理部要求的内容和方式,将费用索赔事件可能发生的损失控制在最小范围内,否则,项目监理部有权根据合理情况评估索赔;
c.承包单位按合同约定向项目监理部提交的所有详细资料必须真实,否则项目监理部有权根据自己掌握的证据进行评估;
d.在监理工程师进行现场查看取证时,承包单位应予以配合;
e.费用索赔事件发生后,承包单位应在合同约定的期限内,向项目监理部提交费用索赔意向报告,否则,项目监理部有权不予受理;
f.费用索赔事件结束后,承包单位应在合同约定的期限内,向项目监理部提交正式费用索赔申请报告,否则项目监理部有权不予受理;
g.费用索赔涉及的费用在中期支付中办理。
③费用索赔的办理程序;
a.受理索赔意向书:
费用索赔事件发生后,在合同规定的期限内,承包单位应向项目监理部提交索赔意向报告,详细阐明索赔的原因、依据、范围等,并抄报业主。
否则,项目监理部有权不予受理。
b.签发监理指令;在接到承包单位提交的索赔意向书后,项目监理部应立即以书面形式指令承包单位立即采取相应措施,将索赔事件可能造成的影响和损失降低到最小,并指令承包单位提供或连续提供索赔意向的证明资料。
c.搜集、整理证明资料:
为证明索赔项目的合理性,承包单位应在索赔意向书发出之后规定的期限内,向项目监理部提交说明索赔款额的具体细节帐目,并准确说明索赔申请所依据的合同条款。
如果索赔事件具有持续性,上述证明资料应被认为是暂时的,承包单位应按项目监理部要求的合理间隔时间,不断提交说明累计索赔数量进一步发生的账目与资料。
与此同时,总监理工程师应立即通知有关监理人员搜集与本索赔有关各种监理文件、指令、纪要和记录,及时、全面、准确掌握有关证据,并进行整理分析。
d.受理索赔申请报告:
在索赔事件结束后7日内或合同规定的的期限内,承包单位位应向项目监理部提交正式的索赔申请报告,并附所有有关文件和资料。
否则,项目监理部有权依照现有记录和资料核定索赔数额直至不索赔。
索赔申请报告的主要内容包括:
索赔所依据的合同条款、索赔费用金额、各项费用清单、费用测算说明及其它有关文件和证明资料等。
项目监理部受理索赔的前提是:
索赔事件由非承包单位原因造成;事件发生后,承包单位在合同规定期限内向项目监理部提交了索赔意向报告;对于连续事件,承包单位在合同规定期限内向项目监理部提交了后续的有关详细证明资料。
e.索赔评估:
项目监理部在收到承包单痊提交的费用索赔申请报告后,在合同规定的期限内,应对费用索赔申请报告的以下五方面内容进行有效性、全面性、真实性、合理性的初评估,然后编制费用索赔评估报告,提交业主审批。
审批的前提是:
费用索赔申请的程序、时限符合合同要求;费用索赔申请报告的格式和内容符合规定;费用索赔申请资料真实、齐全、手续完备;费用索赔申请的合同依据、理由正确、充分;费用金额的计算原则与方法必须合理、合法。
f.费用索赔评估报告的主要内容包括:
受理承包单位索赔申请的时间;评估综述;确认索赔的依据;最终确定的测算方法;最终确定的索赔金额和结论;承包单位提交的费用索赔申请及有关证明资料附件等。
g.确认索赔:
总监理工程师审查后,与业主和承包单位协商确定批准的赔付金额,签发“费用索赔审批表“予以确认,交附费用索赔评估报告。
h.由于承包单位的原因造成业主的额外损失,业主向承包单位提出费用索赔时,项目监理部在审查索赔报告后,应公正地与业主和承包单位进行协商并及时做出答复。
第二节信息管理
在管理科学领域中,信息通常被认为是一种已被加工或处理成特定形式的数据,是我们进行决策的依据、信息,对监理工作的作用是很重要的。
首先,信息是监理决策的依据,没有可靠、充分的系统的信息作为依据就不可能做出正确的决策;其次,信息是监理工程师实行三大控制的基础。
2.1信息管理的内容
(1)利用计算机存储与项目有关的信息,高速、准确地处理所需要的信息,方便地形成各种报告,以辅助监理在三大目标控制过程中发现的问题,规划、决策、检查、反馈、实施动态管理。
(2)对施工中产生的各类信息进行分类管理。
(3)收集和反馈信息。
收集真实、可靠、准确、有用的信息,并保持其完整性;及时分类、加工处理后,迅速反馈;通过信息、找出当前各项目标偏离事项,加以总结,提出纠偏错误,保证目标得以实现。
(4)所有监理人员收集的信息及时报信息管理员,集中管理、立卷归档。
(5)在项目竣工之日起后,一周内整理出监理档案,一式两份(一份交建设单位,一份交公司)。
(6)工程竣工后一个月内负责督促总包单位提交工程总结及所有竣工资料。
2.2信息管理的原则
监理的方法是控制,控制的基础是信息,信息包括报表、数据、文字、声象等,没有信息管理,就无法进行项目目标控制,也无法实现计算机辅助管理。
对与工程项目有关的信息进行高速准确的处理,以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题,规划、决策、检查、反馈、实施动态管理。
2.3信息管理的方法
(1)项目监理部充分利用计算机进行信息处理,利用计算机存储与项目有关的信息,高速、准确地处理所需要的信息,方便地形成各种报告,以辅助监理在三大目标控制过程中发现问题,规划、决策、检查、反馈、实施动态管理。
(2)信息分类
①施工单位向监理单位申报的技术文件及资料;
②监理单位向施工单位发出的指示、通知及文件;
③监理单位内部工作记录;
④建设、施工、设计、监理等单位之间互相通知、函件、会议纪要等。
(3)项目监理部负责收集和反馈信息。
收集真实、可靠、准确、有用的信息,并保持其完整性。
及时分类,加工处理后,迅速反馈。
通过信息,找出当前各项目标偏离事项,加以总结工作,提出纠偏错误,保证目标得以实现。
(4)项目监理部设信息资料管理员,所有监理人员收集的信息及时报信息管理员,集中管理、立卷归档。
(5)信息资料管理员负责收、发、保管日常工作中往来的函件、通知、报表、图纸文件,按月整理监理日志、气象资料、会议纪要及有关技术资料。
(6)监理档案的主要内容有:
监理合同、监理指令、监理日志、监理月报、会议纪要、审核签认文件、工程质量认证、工程款支付证明、工程验收记录、质量事故调查及处理报告、各种监理内业台帐、监理工作总结。
(7)管理员每月月底对工程拍摄色彩进度照片,用以编制监理月报。
(8)项目总监经常检查信息管理工作的情况,每月各种信息资料一定要齐全,以便顺利开展监理活动,使监理水平不断提高,并及时准确地为编制监理月报提供可靠的依据。
(9)以我公司长期从事的项目监理经验总结出:
借助电子计算机工程项目综合管理系统,能很好地提高信息管理工作的水平。
我公司将采用有专利技术的计算机工程项目综合管理系统软件及OFFICE2007等软件对监理过程中的各种信息、数据进行分析处理、归纳总结。
采用计算机对监理全过程进行管理并生成各类监理文件。
2.4信息管理的措施
2.4.1信息管理的组织措施
(1)建立并完成监理组织,健全职责分工及有关制度,落实信息管理的责任;
(2)编制本工程信息管理工作制度;
(3)设专人负责本工程的信息管理工作。
2.4.2信息管理的技术措施
(1)工程信息管理员在项目总监及专业监理工程师的直接领导下,负责合同、信息、资料的收集、发、管工作;
(2)积极主动收集在监项目的所有合同、信息、资料,并建立监理台帐,将收集的合同、信息、资料分类编号、复制、分发、立卷、归档;
(3)每月底负责拍摄工程现场进度照片,一式两份,次月8日前送总监(有必要时);
(4)由专人负责驻地监理组的保密工作,经常提醒监理人员注意保守在监理项目的商务机密,妥善管理所有图纸、文件、资料等;
(5)工程竣工后,按有关规定,整理所监项目监理档案,一式两份,经总监审核后,报送监理单位、公司各一份。
2.4.3信息管理的经济措施
配备计算机和监理管理软件管理工程,配备资料柜将资料分门别类管理。
第三节资料整理归档的具体措施
在本工程的监理工作中,我们将运用计算机辅助信息管理手段,投入计算机、打印机等办公设备,集中存储与工程项目有关的信息,及时、准确地加工处理项目所需的各种数据,并配备相应的建设工程预结算等支持性软件,完成施工过程中的费用统计计算、分类汇总、报表和统计图形的打印等工作。
3.1资料的归档与管理
在工程监理过程中,我们将做好以下工作:
3.1.1资料的日常管理
(1)资料管理的基本要求是:
及时整理、真实齐全、分类有序。
项目总监理工程师应指定专人进行监理资料管理,但总监理工程师为总负责人。
(2)资料应真实可靠,字迹清楚,不得弄虚作假,或擅自涂改,并在审核整理后交由资料人员存放保管。
(3)在监理工作过程中,应按单位工程分类建立案卷盒(夹)。
分专业存放保管,并编目以便跟踪检索。
(4)应建立施工监理资料的收发文薄,对提交给建设单位及其它单位的资料应有发文登记。
3.1.2资料的归档
根据《建设工程监理规范》(GB50319—2013)和地方主管对工程档案资料的要求,并结合工程监理工作的实际,进行资料归档。
3.1.3监理档案的验收、移交和管理
(1)由项目总监理工程师组织监理资料的整理归档工作。
(2)档案组卷工作完成后,由立卷人填写《监理档案审核备考录》和《监理档案移交目录》各一式两份。
(3)总监理工程师负责审核监理档案资料,确保其完整性,准确性,并在《监理档案审核备考表》上签注审核意见。
(4)由总监理工程师负责,于工程竣工验收后一个月内将监理资料送公司工程部审阅签认并与工程部档案管理人员办理移交手续。
(5)存档的监理档案需要借阅时应办理借阅和归还手续。
(6)一般工程建设监理档案保存期为工程保修期结束后一至三年,重要工程可作为永久保存,具体保存期按公司规定执行。
超过保存期的监理档案,经工程部主任批准后销毁,档案室应有记录。
(7)其它图书资料的处理:
①法规文件和图书资料需给后续项目部继续使用的,由总监理工程师到工程部办理转借手续;
②资质文件、监理合同文件由公司办公室办理;
③工程建设审批文件和设计文件交还给建设单位。
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