alfresco知识库管理系统用户使用手册.docx
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alfresco知识库管理系统用户使用手册.docx
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alfresco知识库管理系统用户使用手册
alfresco知识库管理系统
用户使用手册
【名词解释】
1、alfresco知识库管理系统
Alfresco是一款开源的企业内容管理系统,可以为企业提供文档和知识管理的版本控制、移动访问、协同工作等多种功能。
Alfresco支持全文检索,用户使用简单,
Alfresco是目前应用最广泛的开源企业知识管理系统,先后有超过500万次的下载,7.4万个社区成员。
我们的财务共享中心知识库管理系统,就是用该软件搭建的。
2、站点
站点是存放企业内容的基础。
我们把站点视为仓库,内容视为物资,不同的物资存放在不同的仓库中,比如我们把粮食放在一个仓库中,把矿石放在另外一个仓库中。
站点的作用就是存放特定的内容,并限定访问的用户。
比如目前我们财务知识库的3个站点中,SSC知识库就是存放财务中心的内容,财务中心员工可以访问这些内容;其它2个站点存放的是地市州财务人员相关的内容。
3、文档
包括数据库中的信息、企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真,甚至多媒体音频、视频等等各种电子信息载体。
在我们的知识库系统中,”文档“具体指存放在站点下的”文档库“中的文件。
4、知识
知识通常指通过学习、实践或探索所获得的认识、判断或技能。
在我们的知识库系统中,”知识“具体指存放在站点下的”维基“中的文件。
”知识“是基于文档提炼、总结的精华经验,可以通过查看”知识“文章来更快、更好地获取相关信息。
5、内容
本手册中指存储在alfresco知识库管理系统中的知识或文档。
6、标记
对文档或知识进行分类的标签,标记是为了方便用户而设置的。
通过标记,可以让更多人更快找到自己感兴趣的文档或知识。
【其它说明】
1、查找内容的3个主要方法
(1)通过”站点“功能,进入指定站点获取内容
(2)通过”存储库“功能,进入指定目录获取内容
(3)通过”搜索“功能,关键字查询结果中获取内容
解释:
相当于我们要在自己的个人电脑上找特定文档时,我们通常会用文件夹方式(途径1、2)或搜索方式(途径3)之一来进行查找。
一、管理系统登陆
1、系统登录
浏览器输入http:
//182.140.141.167:
8089/share/地址,回车访问
说明:
建议使用IE10、firefox47及以上版本等浏览器,不建议使QQ浏览器
2、界面简介
●在上图1处,是alfresco管理软件的系统菜单。
其中最重要的是“站点”、“存储库”、“搜索”这几个功能菜单
●在上图2处,是alfresco官网指南、以及alfresco功能入口地址。
建议点击“移除”关闭该区域的显示
●在上图3处,是你可以访问的站点列表。
首次登陆后在该区域点击你要访问的站点,以后该站点会自动出现在最上方的“站点”功能菜单中
二、个人档案管理
点击上方功能菜单中”姓名“,在弹出菜单中点击”我的个人档案“
1、编辑个人档案
●点击”编辑个人档案“,可以修改姓名等相关信息;可以上传自己的头像照片
2、更改密码
三、站点使用说明
1、访问站点
首次登陆需在首页的”我的站点“区域访问指定站点,访问过1次后,该站点自动在上方的”站点“菜单中更新到我的站点列表
2、”站点“界面简介
●图中1是系统菜单,2是站点菜单
●“信息区域“主要是站点的配置信息、站点的成员、公共信息等,对于使用用户来说没有特别的意义,可以忽略
●使用用户需关注的是站点菜单中的“文档库“和”维基“功能,其它功能可以忽略
3、”文档库“功能说明
●点击站点菜单中的“文档库“,就进入到本站点存放文档的仓库
●点击指定文件夹找到你要查找的文档,如“核算规范要求“–>“通用”目录
●点击你指定的文档标题,可以在线预览文档
●点击下载,可将文档下载到本地查看
4、”维基“功能说明
●点击站点菜单中的“维基库“,就进入到本站点存放知识的仓库
●点击“维基页面列表”,在列表中找到指定知识文章,点击标题可以在线查看
四、存储库使用说明
点击管理系统菜单“存储库”进入界面。
其使用基本和站点相同,区别在于
1、图中1处:
●站点的“标记”,仅仅是文档的标记
●存储库的“标记”,是文档和知识综合的标记
2、图中2处:
●站点的文档库目录,仅仅有文档库(documentlibrary)中的文档
●存储库的目录,包含了文档库(documentlibrary)中的文档,以及维基(wiki)中的知识
说明:
除“Sites”外,其它目录使用用户可以忽略。
“Sites”下的目录,对应的是站点的名称。
比如ssc目录就是“SSC知识库”站点,这个目录包含了文档库和维基存储的仓库。
五、搜索使用说明
1、快速搜索
在搜索框直接输入关键词,如果有匹配结果,页面将直接弹出快速搜索结果列表,用户点击列表中的指定信息可以在线查看内容
2、条件搜索
●点击图片中的搜索图标,
●再点击自动弹出的“高级搜索”进入条件搜索页面
●条件搜索,可以指定发布者、发布日期范围、文档类型等多个参数进行搜索
3、关键词组合搜索
●关键词可以是单个词语,或2个或更多的词语组合而成。
●本管理系统的搜索引擎不能自动切词。
如我们用“业务招待费问题”关键词搜索,系统不会自动把这个关键词进行切分,因此过长且不准确的关键词可能不会返回搜索结果
●应尽量使用与搜索来减少搜索结果数量,能够让你更快地找到相关信息
●与搜索(在1个内容中同时有组合的关键词存在)。
如搜索关键词“业务招待费指南”(等于“业务招待费and指南”)
●或搜索(在1个内容中有组合的关键词之一存在)。
如搜索关键词“业务招待费or指南”
●非搜索(在1个内容中有第一个关键词存在,但没有第二个关键词存在)。
如搜索关键词“业务招待费-指南”
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- alfresco 知识库 管理 系统 用户 使用手册