档案整理.docx

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档案整理

一、什么叫档案？

档案：

是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案本质的特征？

档案独有的特征，就是原始记录性，这是档案最本质的特征。

三、档案工作的内容？

1．收集档案。

2．整理档案

3．保管档案

4．鉴定档案

5．统计档案

6．利用档案

（1）收集档案：

档案工作的起点是收集，这是搞好档案服务工作的基础。

（2）档案的整理：

整理就是对已接受归档的文件材料按照一定的科学方法进行加工整理，检查归档的案卷是否合乎质量要求。

（3）保管档案：

档案的分类排架。

保管档案的设备、技术要求和措施。

管理档案库的制度办法。

（4）鉴定档案：

鉴定就是审定档案的保存价值，是档案管理工作中的一项重要工作。

（5）统计档案：

统计是指对档案管理中各方面情况进行统计。

统计的目的是，掌握档案的全面情况，了解家底，做到心中有数，更好地发挥档案的服务职能。

（6）利用档案：

档案利用工作是机关档案管理的一项重要工作。

办公室文秘应从本机关的实际出发，开展多种形式的服务活动，如编制一些专题汇编和查考工具等，积极为机关工作服务。

若不能或不善于利用，档案也就失去了保存的价值和必要。

四、档案保管期限？

（两种说法）

1.永久、长期、短期三种保管期限。

2.永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

五、档案工作的概括？

档案工作，概括地说就是按照科学的原则和方法管理档案，及时、准确的提供档案，最大限度的为党和国家各项工作服务的一种工作，是维护党和国家历史面貌的重大事业。

六、档案管理要求？

1.档案管理标准化。

2.档案管理现代化。

七、档案管理标准化有哪些？

1.档案著录标注化。

2.档案代号代码标准化。

3.档案工作专业名词术语标准化。

4，档案收集、接收、整理、编目、鉴定统计和提供利用标准。

5.档案标引语言标准化。

6.档案工作设备的标准。

7.档案编纂及出版格式的标准。

8.档案制成材料的标准。

9.档案装具和库房建筑标准。

（1）、档案著录标准化：

档案著录就是档案时在编制档案检索工具时，对案卷或文件的内容和形式特征进行分析、选择和记录，以形成档案条目的过程。

档案著录是编制档案检索工具的重要条件，时间里检索系统的前提步骤，是当案件所工作的中心环节。

档案著录质量的高低，直接决定着档案检索工具的水平和形式，指明档案材料的出处和存放地点，是构成档案条目最基本的数据单元，能有效的揭示和介绍馆藏的情况，帮助利用者准确迅速的查找到所需要的档案材料。

（2）、档案代号代码标准化：

代号代码又称标识符号，它是以数字、字母、标识来表示、指代档案文件的排列次序、存放位置和著录项目的符号。

（3）、档案工作专业名词术语标准化：

使用特定名词术语的目的，都是为了阐明它的内容，并赋予它明确的含义，这样才能将其作为相互交流的共同语言，便于问题的研究和讨论。

（4）、档案收集、接收、整理、编目、鉴定统计和提供利用标准：

制定好档案收集、接收、整理、编目、鉴定统计和提供利用工作的标准，对于丰富馆、室藏量、加强业务建设，提高档案管理水平和档案工作的质量、效率有极为重要的作用。

1）、档案的收集、接收的标准：

应包括“全”和“好”。

“全”，就是收集、接收的档案要完整；“好”，就是组卷、装订、编目等符合规格与要求。

2）、档案整理的标准：

按照全宗理论的原则，正确的区分全宗；

坚持全总档案的不可分散性，以全宗为单位整理档案；

充分利用原有的档案基础，保持文件之间的历史联系，是全宗内的保管单位系统化，便于保管和利用。

3）、编目的标准中应要求全宗号、案卷目录号、案卷号、页号（张号或件号）能固定档案的整理体系和分类排列顺序，指明文件或案卷的出处，做到不重复、不缺号、不变动、不繁琐、便于查找。

各种目录表、文件级、案卷级、全宗级和卡片的规格、项目、型号、案卷（盒）的封面的编目等都应有统一的标准。

4）、档案统计工作标准的内容：

建立、健全统一的档案统计工作制度，规定容易的报表格式和项目，实行统一的计量单位，对档案机构、人员、档案馆、档案室基本情况的统计，档案工作情况的统计，并在统计时间、周期、项目、格式以及经费开支等方面实行标准化。

5）、档案提供利用的标准：

档案利用的范围、手续、保密、阅览、展览、外借、执法档案证明、函复查询、外调等方面的规定。

（5）、档案标引语言标准化：

是指档案的标引和检索语言标准。

主要包括档案分类表、档案主题词表、档案分类标引分类、档案主题标引规范的制定。

（6）、档案工作设备的标准：

档案工作设备标准是一个涉及范围较广的标准化领域，包括计算机、光盘机、缩微设备及有关设施的一系列标准。

（7）档案编纂及出版格式的标准化，对于开发档案信息资源、情报交流、信息资源共享以及档案出版物的科学管理都具有重要的意义。

同时他还涉及到印刷工作、出版工作等有关方面，对于这些均应制定明确的标准。

8、档案支撑材料的标准：

档案制成材料的优劣，直接决定着档案是否能得以长期保存。

要想最大限度的延长档案的寿命，就必须对档案支撑材料的质量、规格等提出要求，制定标准，这对于提高档案制成材料的耐久性，加强档案的保管和白虎工作有着极为重要的作用。

9、档案装具和库房建筑标准：

对于档案装具如档案柜、箱、架等应制定全国统一的标准，有的可制定地区统一标准。

各级各类档案馆、库的建筑应按照国家档案局办法的《档案馆建筑设计规范》的规定，结合各个地区的特点，在保护档案的前提下，因地制宜进行设计建筑。

八、档案管理现代化有哪些？

1、档案管理手段的现代化。

2、档案管理现代化的途径。

3、档案管理现代化的措施。

1）、档案管理手段的现代化：

包括电子计算机技术、现代通信与网络技术、光学记录技术以及音响技术等几个方面。

、运用电子计算机技术，实现档案工作现代化。

、运用此案带花的通信技术，实现档案信息传递网络化。

、运用现代化的光学技术，实现档案信息的缩微化。

、运用先进的技术设备，提高档案的保护水平。

档案是党和国家的宝贵历史财富，应尽可能地减少自然因素对档案的损坏，延长档案的寿命是档案工作的找那个要内容。

采用先进、科学、完备的库房设备与档案的保护技术，是档案工作现代化国内工程不可缺少的组成部分。

2）档案管理现代化的途径：

、现代化技术与传统技术相结合。

、技术引进与技术革新相结合。

、完善档案部门职能与改善档案管理手段相结合。

、现代化技术与传统技术相结合：

一方面要以提高目前档案工作的质量和效率为出发点，在具备了一定经济、技术条件的部门和工作环节积极的采用现代设备，力求质量、效率的迅速提高；另一方面在条件尚未充分具备的部门和工作环节则应努力从改进传统技术中要质量，要效率，切不可急于追求自动化而忽略了当前社会对档案的要求。

、技术引进与技术革新相结合：

在实现档案工作技术自动化的过程中，向国内为购买先进设备引进技术是必不可少的，但同时，还要提倡档案工作人员发挥创造精神，自力更生，进行技术革新和发明，填补空白。

特别对那引进花钱不多、见效较快的技术更应大力提倡并加以推广，只有坚持这种两条腿走路的方针，才能较快的改变目前的手工操作局面，加速向现代化管理的过渡。

、完善档案部门职能与改善档案管理手段相结合：

一方面，办公室文秘要积极稳妥的采用现代技术与设备，提高档案信息处理的能力；另一方面。

根据社会的政治经济形势以及对档案的要求方式，适时调整档案工作的内同范围和有关政策，完善档案部门存储、加工、传递档案信息的职能，扩大档案工作的社会功用，是方案工作得到全面发展。

3）、档案管理现代化的措施：

、实行档案工作改革：

现代化技术的采用要求有与之相适应的管理体制和管理方法，因此，凡是不利于档案信息资源的开发，不利于现代技术设备的应用，不利于提高档案工作质量及效率和节省人力、物力、财力支出的机构、制度都应进行调整和完善。

、办公室文秘要提高对档案工作现代化的认识：

一是正确认识档案工作在当今社会以至未来和社会中的地位和作，明确其社会服务方向；二是正确认识采用先对技术设备的重要性与艰苦性，克服信心不足、消极坐等和不讲实际、急于求成等思想倾向，树立赶超世界先进水平的雄心壮志和讲求实际的效益观念。

（3）、优先加强基础性工作

档案管理业务。

努力抓好业务基础建设，达到收集完整、整理有序、鉴定准确、保管安全，为满足当前需要和实现自动化管理奠定良好的基础。

数据库建设。

建立数据要对其体系、内容、方法、步骤有总体的设计。

人才培养。

注意提高人才质量和使用对路。

（4）、制定可行的规划

对推行档案工作现代化进行合理的规划，不仅可以是办公室文秘对实现现代化的长期目标和近期任务心中有数，而且可以减少因盲目性而照成的人力物力的浪费，保证每一步都能获得较好的效益。

制定规范时，一要坚持从实际出发，充分考虑各方面的现实条件；而要有切实的措施，保护规划的落实。

（5）、加强人才的培养。

建立一支政治素质过硬，专业水平很高的档案工作队伍，是加速档案工作现代化的条件和保证。

档案管理的规范制度

一、档案管理的规范化要求

1、便于档案的管理和利用。

（1）、注意区分档案的保管期限。

（2）、注意保持档案形成机关和部门之间的关系。

（3）、注意区分档案的机密程度。

2、保持档案的自然联系

（1）、维护档案本来的历史联系

档案是反映真实历史面貌的，保存档案的重要目的之一就是为了再现事物本来的面貌。

所以，在档案的整理工作中努力维护其本来的历史联系是首要任务，绝不允许人为的破坏这一历史联系。

（2）、保持档案的来源联系

档案时在社会实践活动中有个具体单位形成的，在档案的接收中应体现它的形成单位。

在文书档案的来源上，人们所考虑的主要是其形成机关，即文书材料原始的形成机关或生效机关。

（3）、注意档案承载物的形成联系

档案是由各文书材料组成的，而反映各文书材料内容的承载物却又不同。

这些不同的承载物，有着不同的质地、形状和规格，也要求有不同的管理条件，比如，同是一个报告，有的以文字形式反映，有的以声音形式反映，还有的以图像形式反映，于是形成了文字稿、录音带和录像带等不同形式的档案。

（4）、尊重档案反映的内容联系

文书材料都是为解决一定问题，开展一定工作或一定活动而形成的，所以前后文书材料在内容上往往都是有一地昂练习的，甚至是互为补充、不可分割的。

正由于文书材料在内容上的密切联系，所以组成的案卷必须具有完整性。

各有关案卷之间，同样是有着一定的内在联系的，而且对案卷之间的内在联系，在整理工作中应该予以尊重。

只有做到了这一点，整理后的档案才能门类清晰，问题集中，便于排列和管理。

（5）、考虑档案形成的时间联系

档案个卷中的文书材料，都是在一定历史时期形成的。

同一时期的档案，反映着一定时期共同的内容。

体现着统一的社会发展趋势。

所以，在档案管理工作中，考虑到档案形成的时间联系，把同一历史时期的档案集中到一起，是问题放映的比较集中一些，对于整个室内的管理工作都是很有利的。

3、利用档案的原有基础

（1）、原有的档案能够反映原来的历史面貌。

（2）、档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新的要求的。

按过去标准组装的案卷，不符合现在的要求是自然的。

现在的案卷时按现在的标准组装的，也很可能不符合今后的要求，然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，放映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。

这本身就是历史，就是应该被尊重的。

（3）、在文书档案的整理工作中，更应注意充分利用原有基础，以防文书档案的坏损，进而维护和延续其寿命，使之更好地为人类事业服务，对于有明显错误的案卷，在考证清楚的基础上进行改装，实行一些保护性的修补还是有必要的。

二、档案管理的制度化准则

1、管理部门

（1）、文书结案后，原书由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。

如业务处理需要，原告须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门已影本归档。

、

（2）各分单位档案分类目录及编号原则，由各单位经理是统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

2、文件点收

文件结案移送给当时，根据如下原则点收：

（1）、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

（2）、文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

（3）、文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室。

（4）、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

（5）、有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

3、文件整理

点收文件后，应以下列方式整理：

（1）、文件应以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

（2）、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，整齐订牢。

（3）、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、拆垒，使其整齐划一。

4、档案分类

（1）、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门大类、小类三级分类。

先以部门区分，然后以案件性质分为若干大类，在在同类中依序分为若干小类。

（2）、档案分类应力求切合实用。

如果因为档案较多，三级分类不够应用时，须在第三级之后怎设第四级“细类”。

档案不多时，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

（3）、同一“小类”（或细类）的档案以装订与一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，一边查考。

（4）、每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时，依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

5、档案名称及编号

（1）、档案各级分类应付于统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（2）、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用是档案多少及增长清醒斟酌决定。

（3）、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（4）、档案分类各级编号内应留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

（5）、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

6、档案编号

（1）、新档案，应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次，目次顺序，然后编列档号。

（2）、档案如何归属前案，应查明前案的当好兵予以同号编列。

（3）、档号以一案一号为原则，与有一档案叙述数事或一案归多类者，应先确定其主要类别，在编列档号。

（4）、档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于档案首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

7、档案整理

（1）、归档文件，应以目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”著名目次号码，以便查阅。

（2）、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，一边查档。

8档卷清理

（1）、档案管理人员应随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，予以销毁。

销毁前应造册呈上级部门核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

9调卷程序

（1）、各部门经办人员因业务需要须调阅档案时，应填写“调阅单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

（2）档案管理人员接到“调阅单”，经核查后，取出该项档案，并于“调阅单”上填注借出日期，然后将档案教育调卷人员。

“调阅单”例按归还日期先后整理，一备催还。

（3）、在档案当场调阅者，免填“调阅单”。

（4）、档案归还时，经档案管理人会员核查无误后，档案即归入档夹，“调阅单”有档案管理人员留存备查。

10、调卷清理

（1）、“调阅单”以一单一案为原则，借阅时间以一周为期限，如有特殊情形须延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

（2）、调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案人员负责处理。

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（3）、调阅人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其它人员调阅同一档案，应变更调阅登记，不得私自授受。

（4）、调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。