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出差管理规定
森蓝环保(上海)有限公司
出差管理规定
为规范出差人员的审批及报销程序,达到提高效率,控制费用的目的,本着勤俭节约的原则并结合公司实际,特制定本规定。
具体内容如下:
一、出差审批
出差须填《出差申请表》(见附件一),无出差申请表不予报销差旅费。
1、集团总经理及以上领导出差须经董事长批准;
2、集团副总经理、财务负责人、总经理助理、办公室主任以及集团直属部门负责人出差须经总经理批准;
3、公司直属部门以及公司所属下属公司副部级以上(含经理助理)出差由主管负责人审批;
4、其他工作人员出差由部门负责人审批,超过5日的由公司分管或主管领导审批;
二、差旅费预借
根据出差计划5天以内按每天500元预借,5天以上按每天300元预借,不包括往返机票、车票、参加会议培训的会务费、培训费。
需要额外增加金额的,由所在部门负责人代为预借。
差旅费预借由部门负责人审核后交公司领导审批。
三、出差报告
1、出差报告要求在出差归来后2个工作日内提交至上级主管领导;主管领导阅示后转部门存查;
2、出差报告的审查参照出差申请的审批权限逐级进行,作为考核出差工作质量的内容:
2.1、集团总经理的出差报告由董事长审阅;
2.2、公司副总经理、财务总监、各公司总经理的出差报告由公司总经理审阅;
2.3、公司直属部门负责人的出差报告由分管领导审阅;
2.4、各公司副部级以上干部的出差报告由公司主管领导审阅;
3、其他工作人员的出差报告由部门负责人审阅。
4、出差人报销时需向财务部出示有领导签字的《出差报告单》(见附件二)。
5、两人以上一同出差由负责人提交一份《出差报告单》,所有出差人员均需在该报告上签字。
四、差旅费报销标准
1、交通票务办理
1.1、公司领导及员工出差原则上除机票由办公室统一预订外,其它票务由出差人自己预订(特殊情况特殊办理),机票原则上提前3天预订,总部办公室要对票务信息进行详细记载。
1.2、出差人员出差前填写《出差申请单》的同时填写《机票预订申请表》(见附件三),经有审批权限的领导审批后方可总部办公室提交订票申请,申请表中需填写完整的购票信息。
1.3、总部办公室每月初与票务公司统一结算上月机票款,由乘坐人员所在单位财务部直接支付票款,财务部凭《机票预订申请表》审核并将各部门购票费用划分到各部门。
个人私自订购的票将不予报销,财务部要严格把关。
2、乘坐标准:
2.1、飞机乘坐标准:
2.1.1、总经理助理(含)级别以上领导,可乘坐飞机经济舱(董事长除外)。
2.1.2、各部门部长(经理)可乘坐飞机经济舱6折以下(含6折)机票;副部长以下员工可乘飞机经济舱5折以下(含5折)机票;出差申请人可先在网上查询机票信息,机票折扣以携程网上公布的折扣为准,如价格不符合以上规定,飞机折扣标准与实际机票差额部分由个人支付(经总经理事先批准的特殊情况除外,但需在《机票预订申请表》中说明并经领导批准)。
2.2、火车高铁、动车乘坐标准
2.2.1、总经理助理(含)级别以上领导,可乘坐火车高铁、动车组一等座;如该次高铁有商务座(或类似特等座、VIP座、观光座等),董事长可乘坐。
2.2.2、各部门部长及以下员工可乘火车高铁和动车组二等座。
2.3、其它交通乘坐标准
2.3.1、总经理助理(含)级别以上领导,可乘坐火车硬卧、轮船二等舱,降低乘坐规格的不另补差价。
2.3.2、各部门部长及以下员工可乘火车硬卧、轮船三等舱。
连续乘坐火车超过8小时的,或夜间(从晚8时起至次日早7时止)乘坐火车超过5小时以上的,可报销同席卧铺票。
符合卧铺乘坐规定而乘坐硬座的,均以硬席座位票价80%为基准计发补助。
2.4、交通费用报销
票预定后,无特殊原因一律不得改签或退票,因公不能按时出行,需注明原因,经主管领导批准后方可重新预订;因私造成的改签或退票费用,由出差申请人全额承担。
3、其它费用报销
3.1、出差人员填写报销单时,必须在交通发票背面注明准确的到沪时间。
如到沪时间在上午,并于12:
00前到公司报到(打卡),当天按照全勤计算,下午到公司报到按照出勤半天计算,未到公司报到按照请假半天计算;晚于12:
00到沪,按照出差计算。
3.2、出差按照时间分为“一般出差”和“长期出差”,往返日期超过10天的为长期出差。
出差天数由火车、飞机、轮船、长途汽车等票面载明的出发时间和交通工具时刻表列明的到达时间,按照自然天计算。
3.3总公司副总经理以上及下属公司副总经理以上人员出差报销详见《出差报销标准表》。
3.3、中层管理人员(指总经理助理、财务总监助理、部长、副部长,以下提及同此)“长期出差”的住宿费实行包干制,两人(指同性别)出差每人每天135元,单人出差每人每天200元(一男一女同行出差可视为单人出差);市内交通费实行包干补助制,出差首尾两天,每人每天50元,期间每人每天30元。
中层管理人员“一般出差”的住宿、交通费实行规定上限内凭票据实报销,其它补助按规定标准领取(详见《出差报销标准表》)。
科长、副科长、科员,出差实行“大包干”报销方式。
报销时提供出差车票及住宿票即可,不足金额作为补助项目填写,无需提供发票。
(详见《出差报销标准表》)
3.4、对于在交通工具上过夜的,科级及以下员工当日按照标准大包干方式(不计算1.5倍和1.3倍)报销各项,中层管理人员当日按照标准住宿费领取途中补助160元,当日市内交通费、伙食补助、通讯补助按照规定领取。
3.5、由于工作需要指定公休日出差的,公休日记考勤并享受出差补助。
若为长期出差,则只发放出差补助,不计考勤。
3.6、通讯补助:
中层管理人员通讯补助15元/天,科长、副科长、科员,通讯补助10元/天。
3.7、伙食:
实行按标准报销,具体标准详见《出差报销标准表》。
经公司领导批准陪同客户出差并报销招待费的不报销伙食补助。
3.8、陪客户出沪旅游观光所发生的费用凭票据实报销,可按职别领取通讯补助。
4、出差报销标准表
单位:
元/天
职别 项目
市内交通费
住宿费
伙食补助
合计
集团副总及以上领导
50
400
100
550
下属公司副总经理及以上领导
50
230
100
380
中层管理人员(总经理助理、财务总监助理及部门负责人以上干部
50
160
40
250
科级以上干部(包干)
30
130
40
200
一般工作人员(包干)
20
100
40
160
备注:
1、单人出差(一男一女出差视为单人出差),住宿费可按标准的1.5倍办理;两人或两人以上出行,住宿标准按最高职务标准办理。
2、北京、广州、深圳出差标准可按《出差报销标准表》各项上浮30%办理。
3、公司人员因公务到太原、文水出差,在太原、文水有住宿条件的尽可能克服困难自行解决,原则上不再报销住宿费;集团范围内因公务到上海出差的,若公司安排住宿的,在沪期间不予报销住宿费。
其他补助按出差相应规定办理。
5、会议出差:
5.1、经公司领导批准参加各种会议的,若会议主办单位未收取会务费,且未提供食宿的,凭食宿自理的证明,按出差办理;
5.2、若会务费包括住宿、膳食的,只报销会务费;
5.3、若会议指定宾馆的,住宿费事先请示,凭据报销;
5.4、若会议不提供膳食的,按出差相关规定领取伙食补助;
5.5、市内交通费、通讯补助按出差相应规定报销。
6、下列情形不实行市内交通费补助或包干:
到下属公司实(见)习、支援工作的;到外地参加经公司领导批准的学习、培训、进修的;接待单位提供交通工具的;公司派遣交通工具的。
7、公司派遣出国人员的差旅费凭据以实报销。
8、出差补助天数按火车、飞机、轮船、长途汽车等票面载明的出发时间和交通工具时刻表列明的终到时间,按自然天计算。
五、差旅费审核
1、出差返岗后7个工作日内履行报销手续。
费用报销的审批需经分管或主管领导最终审批。
2、出差人应各自报销。
不可分割的票据,需所有出差人共同签字方可报销。
3、出差人的直属领导作为第一责任人应认真审核出差人报销是否合理,是否完成相应任务,并有权根据任务完成情况合理核定报销额度。
4、出差人因自身原因遗失票据的,须取得因公出差、起止时间、交通工具等的证明材料,经逐级审核确认后才能报销。
对于无法确认的情形,飞机按2折票价计算,火车按直快硬席座位票价计算,轮船按四等舱位票价计算,长途汽车按普通车票价计算,住宿费按相应标准的30%计算,所有补贴或包干费用均不计发。
5、财务部负责对出差报销单的规范性、准确性,对票据的真实性、有效性,对是否符合本规定进行审核。
6、本规定由财务部负责执行,办公室负责解释,总经理与审监部负责监督。
六、本规定自文件下发之日起执行。
之前如有此相应之规定以此为准,本制度如有变更将另行制定。
森蓝环保(上海)有限公司
2013年12月
附件一:
出差申请单
部门
出差人
起始时间
拟乘交通工具
预计天数
预计路线
拟办事务
计划调整
部门领导
公司领导
附件二:
出差报告单
出差人
出差时间
出差地点、路线
出差目的
拜访客户基本情况
客户1名称
联系人
联系电话
客户2名称
联系人
联系电话
客户3名称
联系人
联系电话
出差报告(可附页)
问题及建议
部门意见
领导意见
出差人:
填表时间:
附件三:
机票预定申请表
申请时间:
年月日
申请人
部门
乘机人
职务
证件号
(往)时间
月日点分
航程
到
航班号
折扣
(返)时间
月日点分
航程
到
航班号
折扣
是否符合乘坐标准
是否特批
出差及特批原因
申请人签字
部门负责人签字
分管领导签字
领导特批签字
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