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财务管理办法
警通公司财务管理办法
第一章 总则
第一条 根据国家财政部颁发的《企业财务通则》和《施工企业财务制度》,以及国家有关行业部门的管理规定,结合本公司的实际情况,制定本办法。
第二条 公司坚持财务统一管理的原则,建立公司、分公司、项目部三级财务核算管理体制。
与公司联营的单位作为内部完全独立核算单位,不参与公司的核算,其财务管理见第十三章规定。
第三条 公司作为具有独立法人资格的经营管理单位,对全公司实行统一的财务管理。
即统一资金管理、统一对外合同价款结算、统一固定资产管理、统一利润分配、统一对外举债、统一财务岗位的设立、人员的安排与调动、统一财务制度和费用标准、统一费用和成本核算规范,组织财务检查和成本考核,确保公司经营目标的实现,确保公司资产的保值和增值。
第四条 分公司是公司下属的、内部相对独立的核算单位。
其财务管理的主要职责是按照公司统一的财务管理制度,汇总编报资金使用计划,按授权调剂短期内的资金余缺,合理安排和使用本级管理费,管好公司委托的资产,对所辖区域内项目部的成本开支进行指导、控制和监督,完成费用、成本核算并按规定报送报表,完成公司交办的其它财务管理工作。
第五条 项目部作为公司的基本核算单元,其管理以责任成本为核心,做好成本目标预测分解,制定和落实保本与降本措施,确保进入项目资金和资产的安全使用,接受分公司和公司的指导与监督,完成规定的责任成本核算工作。
第六条 工区作为项目部下属的作业层,不单独作为一个核算层次。
协作型按合同进行管理,成本直接记入工程施工,劳务型按记件付人工费。
要设立人工费、材料费和机械使用费等科目进行核算。
以上工作由项目部自行完成,一般不需要工区做辅助性工作。
第七条 公司对所辖分公司、项目部的财务主管、会计、出纳实行委派制度和双重管理。
在公司账户的管理、费用和成本开支标准的掌握、会计账目的设置与处理规则等业务方面服从公司本部的垂直领导。
日常行政管理服从所在单位的领导。
公司对委派人员实行定期或者不定期轮岗。
第二章 货币资金管理
第八条 公司的资金管理职责﹕
1,制定和完善资金管理制度、编制公司年度资金计划、本部月费用开支计划并组织实施;
2,负责所有项目的工程计量款、动员预付款和其它收入及时拨入公司账户、审批分公司、项目部的资金使用计划及请款报告;
3,负责分公司,项目部的银行账户的开设,撤消与监管,指导和检查其货币资金使用情况;﹔
第九条 银行账户管理。
1,成立分公司时可以选择一家银行开设账户,同时分设公司账号与分公司账号。
确实因为业务需要可以在另外的两个银行开户设分公司账号,也就是说,每个分公司的银行账号最多限三个。
2,项目中标成立项目部时﹐若业主对项目在银行开户没有特殊规定,则项目部的公司账号应当首先考虑利用分公司开设的公司账号,以减少管理工作量。
如果业主有要求,或者项目部与分公司空间距离比较远,合并使用公司账号不方便工作,可以由项目部选择开户银行,同时开设公司专用账号和项目专用账号。
不论何种原因,不允许项目开设多个账号。
现金周转上有特殊困难由分公司协调解决。
3,分公司在银行开户与设立账号工作﹐由公司财务部负责办理。
项目部开户设账号也可以委托分公司财务科办理。
开户许可证由公司财务部统一保存。
4,公司账户由该级财务主管与出纳分别监印和保管空白票据。
分公司、项目部账户一般由单位负责人、财务主管和出纳监印和保管空白票据。
5、禁止任何人以任何理由出借公司、分公司或项目部的银行账号。
违反规定者要承担由此引起的所有后果直至法律责任。
第十条 公司对资金实行“收支两条线”管理。
1、所有流入的资金、包括业主拨付的动员预付款、备料款、已计量工程款、业主发放的各种奖金、协作单位履约保证金、固定资产报废处置收入、项目终结存货、临时设施以及周转材料及其它物品处理超过五千元的收入等等,都要先进入公司账号。
2﹐资金流出执行计划与请款审批制度。
年初,自下而上编报资金使用计划,经公司决策层综合评审后下达。
每季度初公司本部,各分公司要编报当季管理费的开支计划。
分公司的计划经审批后,还要履行分月(次)请款程序,再将资金从公司账号拨入分公司账号。
项目部的资金使用也要执行同样的程序。
即通过分公司上报每季度资金使用计划,经公司审批后,根据计量款到位情况分次或分月提交请款报告,获准后由分公司财务主管或委托项目财务主管承办,从公司账号拨入项目部账号。
一般情况下,在项目部责任成本限额内,公司、分公司应优先保证项目进度需要。
各级在上报计划时,要同时报告上季度资金计划执行情况。
3,公司各级在具体使用资金时,除了本办法个别条文特别规定之外,都要坚持先计划后开支,并且履行请款审批手续。
请款审批单由财务部门收存备查。
第十一条 资金开支与核销实行联签、终审制度。
公司本部由费用开支部门经理、财务部经理、分管财务的副总经理(或总会计师)三人联签,总经理终审;﹔
分公司由费用开支科室负责人、分公司总工、财务主管联签,分公司经理终审;﹔
项目部由费用项目总工、财务主管联签,项目部经理终审。
第十二条 现金与支票管理。
1,现金的使用应该严格控制在国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定的范围之内。
各单位库存的现金一般不得超过一万元。
特殊需要时做到当天取用不过夜。
职员的工资发放可以采用银行卡。
2,对外支付劳务费、合同款、少批量材料费超过五千元时,原则上要使用支票。
公司、分公司采购办公或其它用品一次超过一千元时,要使用支票。
在公司或分公司所在地发生的业务招待费,一般应该由财务部门用支票结算。
3,经办人在财务部(科)借支票时﹐一般要在支票上写明收款单位名称,超过一万元的应借限额支票;﹔
第十三条 限制个人借款。
1,建立各级领导备用金制度。
其适用人员包括公司部门经理以上领导,分公司经理、副经理、分公司总工、财务主管、行政助理和物资装备科科长、项目部经理、项目总工和财务主管。
具体标准由公司确定。
备用金用于领导个人支付短程差旅费,临时发生的小额业务招待费,或者其它公务开支。
核报要遵守本办法规定的时限和程序。
非各级主管安排有特殊公务,以上人员不得再借公款。
2,其它职员受领导指派办理公务借款一事一清,核报时交回余款。
否则,财务部门将从其工资中抵扣。
3,公司职员因个人或家庭遇特殊情况,向公司借款原则上应承担同期银行贷款利息。
批准权限规定为,项目部只能批准预借次月的工资,本息在两个月内还清;分公司只能批准预借两个月工资,本息在四个月内还清;公司本部只能批准预借三个月工资,本息在六个月内还清。
超过限额必须由董事会批准。
4,公司职员调换工作单位或退出,应先清理个人欠款(包括备用金),保证人走账清。
公司内部调动限借差旅费。
原单位要及时转交借据。
否则,造成损失全部由该级财务主管承担。
第十四条 限制项目部、分公司借款。
1,项目部的周转资金一般限于业主拨付的动员预付款的40%左右,还款期限与业主扣回动员预付款同步。
如果确因业主计量周期过长,项目周转资金困难,还需要向公司借款,必须承担同期银行的贷款利息。
限额已得到动员预付款的20%,时间一般为半年。
2,如果项目没有动员预付款,则周转资金原则上应当由分公司调剂,可以使用公司划拨给该分公司的流动资金。
由项目部承担同期银行贷款利息。
借给项目部短期周转的金额限于项目责任成本总额的2%以内,并且不得超过200万元。
3,分公司无权调用所属项目的资金。
遇到非常特殊情况,公司可以考虑再借给分公司部分流动资金。
分公司要承担同期银行贷款利息。
期限一般不得超过半年。
4,借款程序﹕先由项目部(分公司)提出书面申请,经分公司初审,报公司总经理办公会批复同意,签订借款合同,然后由公司账户拨到分公司账户(号)。
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5,公司要加强对项目和分公司资金使用的监督,在项目实施过程中,特别限制无计划购置设备或挪作他用,避免流动资金不足而影响工程进度。
第十五条 限制工区借款。
1,项目部所属的协作工区应当自筹周转资金开工。
若其缴纳过履约保证金,则可以在第一次计量款到位之前,酌情动用动员预付款予以支持,额度一般以其已完成的合同价加上已交履约保证金的二分之一。
第一次计量款到位后,一般情况下,项目部应退回工区的履约保证金已利于其周转。
2,项目部雇用劳务队伍,开始时可以先分次支付每月生活费,最多一个季度之后,应按计量支付程序支付其劳务费,不再占用项目部的流动资金。
3,项目部、分公司采购材料必须坚持货到验收合格再付款,租赁设备必须坚持先用后付款。
4,除了以上情形,项目部、分公司无权批准借款给外部任何单位。
5,公司经理班子无权批准向外借款。
特殊情况应当由公司董事会决定。
第十六条 报销期限。
借用现金和支票应在十天以内核报;借用汇票应在三十天以内核报;去外埠出差的差旅费应在返回后一周内核报。
第十七条 核查制度。
各级的现金日记账随时发生随时登记,每日进行清库对账。
要加强银行票据的日常管理,按月编制“银行存款余额调节表”并与“银行对账单”一起妥善保存。
除了本级每月自查之外,公司财务部每季度、分公司财务科每月至少要对下属单位的现金与银行存款进行一次检查并做好登记。
公司本部每季度由总会计师或监察审计室检查现金与银行存款使用情况。
第三章 债权债务管理
第十八条 公司作为法人,要对全部经营活动产生的债权和债务负责。
因此,公司也享用绝对管理权。
对外、内投资或者举债,必须经过公司股东会审批,由公司本部执行。
下属单位或个人XX,不得以公司名义向其它法人或自然人借贷资金,不得为其提供任何担保。
第十九条 各级在授权范围内开展经营活动,与外部以及内部不同的核算单位之间发生经济联系,必须按照公司颁布的《合同管理办法》签订合同,并认真履行自己承诺的义务,必要时通过法律手段维护应有的权益。
对协作单位应以签订的暂定合同总价为基数,收取2~5%的履约保证金。
第二十条 项目实施过程中,项目部应认真执行计量支付制度,并建立支付台账,至少每季度或者每一次计量款到位后进行一次内部合同结算。
要及时支付协作单位的工程进度款、劳务队的劳务费、拖欠外部的材料费、设备租赁费以及其它费用。
禁止长期采用预支的方法代替定期内部结算。
第二十一条 项目交工结算之前,所有债权债务的清算由项目部负责。
自公司宣布项目部解散之日起,一般由分公司接替,也可能由公司直接接管。
第二十二条 因特殊需要,公司可能临时调拨分公司或者项目部的资金,调用期间由使用单位按同期银行贷款利率支付利息。
第二十三条 公司每半年组织一次内外部债权债务的清理,对购置固定资金支出,各种下拨上交款项进行结算。
第四章 存货管理
第二十四条 存货管理的主体一般是项目部。
应采用实际成本法单独进行核算。
公司和分公司不进行存货核算。
其管理职责是制定相关的管理制度,规范核算程序,审批采购资金计划,通过不定期盘查库存对账,与设计用量核对进行日常监督。
第二十五条 项目部要完善存货管理的基础工作。
设立材料实物和明细账,明确采购、验收、入库、出库结算各环节的工作程序,建立相应的责任制。
第二十六条 存货要进行总量控制,分期分批采购,以满足正常进度需要设定库存,减少积压以避免浪费。
所有存货购置都要签订合同。
数量不能确定的要签明单价。
赊账购进的材料,入库后要及时挂账。
至少每月应结算一次,双方认可累计应付、已付和欠付的金额并填写制式结算单。
项目材料员或者经办人、财务主管及项目经理三人同时签字生效。
结算单双方各存一份。
下次结算时,收回对方手中上次的结算单以策安全。
其它人对外出具的材料欠款字据一律无效。
第二十七条 项目部直接组织施工时﹐要在施工班组的“施工任务单”中明确材料用量,节超与劳务费挂钩。
记入成本时,要以有两个使用经手人签字的出库单,费用分配表为原始凭证。
第二十八条 对协作单位领用材料应视同预付其工程款,入账要有对方合同签字人或者经其书面委托的工地负责人签字。
在每次计量支付时一并完成账务处理。
对其领用材料也要进行总量控制,防止其挪用或者变卖以套取现金。
若协议约定业主或第三方供货,定期凭协作单位签字的收料单,在协作单位工程进度款中扣付,同样要有防范意识。
第二十九条 项目完工后,其库存材料、临时设施、周转材料、工具用具等可以通过分公司协调作价向下一个项目转移,或者由分公司组织处理变现。
第三十条 由分公司组织采供主材、橡胶制品和其它质量要求较高的材料时,应采用公开招标或议标的方式选择供货商。
具体操作时,由各项目所属的协作工区提供送货计划,分公司协调供货方送货直接到工地现场,则项目部、分公司可以不设材料库。
项目部在办理定期计量支付时,根据分公司的供货转账票据(必须经过协作工区签字认可)扣减协作工区的计量进度款。
第五章 固定资产管理
第三十一条 凡是使用期超过一年,单件价值在2000元以上的房屋、建筑物、机械、车辆、试验仪器、测绘仪器及其它工具用具等,列入固定资产,由公司统一管理。
即固定资产的分类、购置、调配、重置、报废和处置等权力属于公司。
固定资产核算由公司负责,定期结转应由使用单位承担的折旧费。
分公司和项目部只享有使用权,负有管理和辅助核算的责任。
禁止对外抵押或其它改变所有权的行为。
第三十二条 公司建立固定资产购置计划审批制度。
各分公司年初预报购置计划,以便公司列入年度资金使用计划。
具体实施时再由分公司提交报告公司审批。
单件价值超过五万元或一次采购价超过壹拾万元必须由公司直接组织。
第三十三条 固定资产统一采用直线法计提折旧。
记提年限规定为﹕
房屋及建筑物 30年
大型施工机械 10年
一般施工机械﹑车辆 8年
测绘﹑试验仪器 5年
办公及生活设施 3年
其中因技术进步或其它原因需要加速折旧的,由公司和税务部门协商后调整。
第三十四条 各单位使用固定资产发生的中小修理费应随即进入成本,大修理费要经过公司财务部和装备管理部审核,允许列入“待摊费用”,一般分十到二十个月摊销进入成本。
第三十五条 固定资产应优先保证内部使用。
出现闲置时,所在单位可以申请调出,公司也可能调整。
调迁费用由调入的单位负担。
不能调整时允许出租。
连续停用六个月,从第七个月起停止收取折旧。
第三十六条 机械车辆等固定资产调动之前,原使用单位要进行检修,保证能正常工作。
否则,由调入单位恢复发生的费用将由公司转给调出单位。
第三十七条 固定资产报废处理由公司组织。
因使用单位的原因造成损失计入其成本。
第六章 公司管理费用
第三十八条 公司对开展经营管理活动而发生的费用实施分类管理。
经常性的费用一般采用包干制。
即划定年度或每事每次的金额,包干给部门或者个人使用。
超支自负,节约提奖,变化较大不易包干或者随机发生的费用,一般采用审批制。
不论采用那种方式,借出资金与报账核销都要执行第二章“货币资金管理”的有关规定。
第三十九条 职员薪酬结构标准见《公司机关职员薪酬管理办法》。
差旅费、通讯费、招待费另列章节规定。
第四十条 办公费包括用于购买办公用品,办公设备的消耗品以及名片、信纸、信封、单据凭证等用品的印刷费。
(特殊工作需用的办公费单独计算)。
由财务部会同办公室在年初编制计划,分部室分解控制。
办公用品由办公室每月初统计,统一购买,建账登记和保管,发放和领用时由使用(领用)者签字。
各种物料消耗如纯净水、茶叶、复印机用墨盒、复印纸、传真纸、打字机色带、办公室清洁用具用品以及办公用电器设备维修,在条件允许时,可制定年包干标准,由办公室包干控制。
第四十一条 公司不为个人和部门订阅报刊杂志。
在公司办公楼内设阅报栏,存放报刊、杂志供员工在非办公时间阅览,标准为每年1000元以内。
第四十二条 投标费。
资审文件和招标文件的购买费、制作工本费、办理保函手续费凭发票核报。
除此之外,为了某一项目中标而发生的所有费用,按公司制定的《工程投标管理办法》的规定,全部由投标项目经理包干使用,自负盈亏。
第四十三条 车辆使用费中油料消耗、保养与修理费支出,房屋租赁费当中的水电费、煤气费,这些支出应当尝试规定标准,确定责任人包干使用。
而类似于停车、过路、过桥、保险、养路、物业管理和租金等费用则凭发票实报实销。
第四十四条 培训费。
1,公司内部组织的培训,一事一审批包干使用;﹔
2,公司外派参加培训,可以按实际发票报销学费、教材费、往返火车硬卧票。
市内交通费、伙食补助费和住宿费每人每天包干标准分别为30元、30元和80元,超标准自理节余归己。
3,公司职员自行联系的考研或者其它形式的继续教育,在不影响正常工作的前提下,经公司批准并签订协议。
毕业取得正式文凭者,公司报销其学杂费和教材费,其它花费自理。
毕业后为公司服务未满协议年限,而因个人原因退出时,公司则要扣回已经报销的费用。
未取得文凭者自理全部费用。
一年以内的短期培训费用自理。
第四十五条 公司本部使用的固定资产折旧、低值易耗品摊销、福利费、工会经费、职工教育经费、坏账准备金以及应交税费等,按规定及时计提或者上交。
第七章 分公司﹑项目部的管理费
第四十六条 分公司的管理费开支范围,人员工资、办公费、差旅费、未中标的投标业务费(中标的项目投标业务包干费列入项目责任成本核销)、固定资产折旧(或租金)与使用、维修费、低值易耗品摊销、物料消耗、坏账损失以及应由分公司承担的其它费用。
财务应按支出性质分明细核算。
第四十七条 分公司管理费的来源包括,公司拨入的周转资金、投标包干费、中标项目的毛利分成、所属项目经营利润的分成、出租固定资产的收入、公司发放的奖金等。
分公司不得将应由自己承担的费用强行摊派给下属的项目部。
否则,公司将予以纠正和处罚。
第四十八条 项目部的管理费也叫做现场费用。
来源于公司核定的责任成本,原则上应与项目中标净价挂钩,分档次按比例计算。
由项目部包干使用。
非特殊情况并经过公司批准,项目部不得超支。
否则,将扣减项目部经理应得的奖金或工资。
第四十九条 项目部现场费用的使用范围为:
管理、业务和服务人员的工资、补贴和奖金、办公费、差旅费、为了管理而使用的临时设施和低值易耗品摊销、固定资产折旧、各种租金、修理与使用费、物料消耗、招待费以及应该由项目部承担的其它费用。
第五十条 分公司、项目部要结合自己的实际情况,制定更为详尽的费用开支及核销管理措施。
原则是不得与本办法相抵触。
第八章 招待费管理
第五十一条 公司各级都要严格控制招待费的开支。
除了投标包干费之外,公司本级的年招待费开支总额,不得超过同期完成的经营合同总价的2‰。
各分公司、项目部的年招待费开支总额、应当制在其当年完成的计量合同总价的2‰和2‰以内。
超支部分从联签及审批人的奖金中扣除。
第五十二条 对公司各部(室)根据对外业务性质与范围,制定年招待费包干标准,由部门经理负责安排使用。
借款与核销手续同前,财务部设专门明细账登记,年底结算节约可提奖一半,超支部分从部门经理的奖金或工资中扣除。
第五十三条 公司高层职员因业务需要开支招待费、礼品费,在规定的年限额内可以使用备用金自行安排。
超过年限额之后,则要在开支前填写“招待费支出审批表”报总经理批准。
第五十四条 公司职员出差途中已经享受伙食补贴,一律不再核报餐费、副食品发票或者其他票据。
第九章 差旅费用管理
第五十五条 本章所指差旅费包括以下费用:
外埠差旅费、住宿费、交通费、出差补贴。
第五十六条 外埠差旅费指出差乘坐各种交通工具的车、机、船票款、订票费、保险费、行李托运费、机场建设费以及相关的手续费,一律凭票按标准报销。
第五十七条 公司中级以上管理职员、高级及以上业务职员出差可以乘坐火车软席、也可以乘坐飞机。
其它职员出差应乘坐火车硬卧。
遇特殊情况经总经理批准的可以例外。
不执行规定超过标准部分自理。
第五十八条 到公司所属单位所在地出差,内部有条件住宿时不得在外面住宿。
第五十九条 外部住宿费标准分为三档,超支部分不予核报。
公司高级管理职员、专家级业务职员每人每天220元,中级管理职员和高级业务职员每人每天150元、初级管理职员、中初级业务职员及服务职员每人每天100元。
单人住宿时,标准可以提高一半。
第六十条 交通费指外埠市内交通费。
定额标准不分职位性质和等级,每人每天100元,凭票核报,超支自理。
本埠上下班交通费在公司职员工资标准中明确。
第六十一条 分公司职员一般集中居住﹐办理公务使用公务车不发放本埠交通费。
个别乘坐公交车时,按照实际发生额报销或者制定限额标准。
由于项目施工的特殊性,要求项目部职员集中居住,不发放本埠交通费。
因公务发生交通费凭票核报。
第六十二条 出差补贴分为两种情况。
到公司下属的分支机构所在地出差,路途乘坐火车时补贴标准为每人每天100元,乘坐飞机时没有路途补贴。
出差期间(连续1个月以内)发补贴标准为每人每天50元。
到没有公司分支机构的地方出差,不分路途和住勤,一律按往返期间的日历天数计算﹐每人每天计发100元。
第十章 通信费用管理
第六十三条 通信费用包括文件资料邮递费、办公固定电话费、公务通讯费。
第六十四条 公司的文件资料邮递事务由办公室负责、费用实报实销。
第六十五条 办公室固定电话费,原则上应根据岗位和业务范围制定包干标准,由办公室登记使用请况,条件允许时要和节超奖惩挂钩。
第六十六条 公务通讯(包括住宅固定电话﹑移动电话和传呼机)费是指公司对承担管理责任的管理职员、业务职员使用个人通讯工具处理公务而给与的补贴。
享受补贴者每月底凭话费单(或购买各种通话卡发票、传呼机服务费发票)核报,财务部(科)建立个人报销登记,节约额在本年度内可以延续使用,超过补贴标准部分自理。
月补贴标准在《公司、分公司职员薪酬标准》明确。
特殊情况经过总经理办公会研究决定。
第六十七条 通讯工具购置补贴费:
公司部门经理以上的管理职员、分公司与项目部的经理、总工、财务主管、出纳、行政助理、专业工程师、公司和分公司的高、中级工程师,在公司服务期间可以凭购买手机和传呼机发票核报一次性补贴1200元。
财务部门应建立核报登记予以记载。
此后,不论何种原因再次购买都不得申报补贴。
为公司服务不满一年而退出者将扣回此补贴。
第六十八条 传呼机服务费:
公司各级的公务用车配备中文传呼机,分别由在岗驾驶员保管与使用,离岗时移交。
公务车驾驶员的通讯费补贴为每月100元,用于支付回电话的费用。
项目部职员、各级公务车驾驶员的呼机服务费由公司负担,其它人一律不再单独发放呼机服务费补贴。
第六十九条 公司各级都不得擅自扩大配备和补贴享受范围。
遇非常特殊情况应当报告公司总经理批准后再实施。
第十一章 医疗费用管理
第七十条 公司职员的医疗费用已纳入社会保障体系﹐公司不负担职员平时自购药品,就诊或因病住院发生的所有费用。
第七十一条 公司职员在工作岗位上遇意外事故受伤,发生的医疗费、误工费由公司承担,符合保险理赔条件的应及时索赔。
第七十二条 违反工种或岗位安全操作规程以及公司的安全制度造成事故,按公司《安全生产责任制》的有关规定处理。
第七十三条 公司正式职员患各种需要手术治疗的急诊病症,或者其它必须住院治疗的重病,应先送就诊并报告公司人力资
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