亚莱坞招商会议方案.docx

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亚莱坞招商会议方案

亚莱坞9月招商会议方案

2010年婚纱影楼;婚庆行业行业

发展趋势论坛

暨第一届婚纱影楼;婚庆行业录影

东北三省市场招商会

2010年8月22日

1

一、相关议程一、主办单位:

亚莱坞科技公司，沈阳蓝天婚庆广场，长春婚庆协会，中国妇联，

二、会议时间:

2010年9月19~20日

三、会议地点:

沈阳大酒店宾馆会议室（待定）

会议规模设定:

100~150人左右的会议多功能厅，面积100-200平方米，最好配备有

贵宾小会议室，相关设施齐备;

四、会议形式:

讲演、多媒体演示、揭幕、参观样机、洽谈五、参会人员:

1、东北三省有实力的意向经销商以及通过报纸、走访确定有意向的重点邀请客户

2、行业、企业领导东三省婚庆协会

3、本企业优秀经销商代表1~2名

4、部分新闻媒介机构

六、参会标准:

对招商会后仍有意向的客户提供餐饮费;

七、相关事宜:

1、报到时间:

2010年9月18日（邀请的嘉宾和客户）

2、报到地点:

辽宁大酒店（暂定）

3、报到时统一核发会议议程资料及相关证件

4、参会人员必须凭会务组核发的代表证参会

2

二、筹备分工草案一、会前筹备工作

1、会务组设置和分工职责

会议总指挥:

赵军

组长:

长春朱八哥

副组长:

沈阳蓝天王总;尚总

组员:

亚莱坞业务部

1.1、会议组（负责人:

陈序（沈阳）成员:

蓝天婚庆广场2名营业员）

1.1.1负责联系会议地点、参会客商餐饮、住宿及会议室等相关事宜

1.1.2负责联系会务人员的餐饮、住宿、车辆、交通

1.1.3负责会议费用的审核、签字及结算

1.1.4负责协调各组工作及与酒店之间的联系

1.1.5负责参会人员接待、登记、餐饮、住宿、会议资料发放

1.1.6负责酒店内外、会场的规划、设计、布置、接线、音响、摄影、摄像物品的安全

1.1.7负责应对会议期间的临时性、突发性事件

1.2、业务组（负责人:

东北三省大区经理成员:

相应区域业务人员、工程部及技术部2

人）

1.2.1负责招商客户的人员数量、质量的控制及相关资料的整理落实

1.2.2负责会议期间与客户的业务谈判及签署相关协议

1.2.3负责申请接待车辆

1.2.4负责对参会客户资格的审查核对

1.2.5负责会场人员纪律及会场的组织协调工作

1.2.6负责展会现场的接待、讲解，意向客户的邀请、引导

1.2.7负责展会现场物品的安全、次序的控制、宣传品的发放

1.3、布展组（负责人:

***成员:

***、区域业务人员、工程及技术2人、）

1.3.1负责展会展台布展、样机的确定、申请、运输、安装、摆放、以及撤展，对物品

的数量、安全负责

1.3.2负责展会现场宣传品规划、设计、布置

3

1.3.3负责会议期间展区现场促销人员安排，促销活动的设计策划及进度控制

1.3.4负责展会现场宣传品的设计及制作、纪念品的发放、登记

1.3.5动力伞、艺术团活动的策划、安排、表演以及活动现场效果控制和安全

1.4、新闻宣传组（负责人:

***成员:

***、）

1.4.1负责招商会前期的广告发布以及效果跟踪

1.4.2负责招商会现场媒体记者的邀请、接待、公关和新闻通稿撰写、发放

1.4.3负责招商会后新闻、信息的整理撰写和媒体发布

1.4.4负责招商会演讲稿以及领导发言稿的准备、撰写、审核

1.4.5负责优秀经销商代表的邀请和确认

2、项目进度控制表:

9月18日

工作内容小组负责人1、会场布置。

（背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、桌牌、大厅签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、贵宾胸花、茶水等）

2、影像设备。

包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。

会议组3、接待事项。

包括人员接车、接机，住宿餐饮安排、机动车辆。

4、业务洽谈。

（经销合同、经销商政策、各种产品介绍）

9月16日前

1、所有小组物料、产品制作到位并运抵现场

2、会议人员到位会议组3、现场施工人员到位4、招商信息落实。

（确定经销商名单、经销商详细信息表）业务组5、确定最终发言稿。

新闻组9月10日前

1、所有物料设计、样机准备完毕（招商会邀请函、论坛邀请函）各小组

2、各小组详细执行计划表、人员分工表各小组

4

3、展览会设计方案、现场活动方案、报广设计、招商会会议日程

三、会前项目综合筹备工作

完成时

具体工作事项责任人

间

一、人员的确认

9月3日1酒店餐饮、住宿负责人的联系、确定

9月3日2公司领导的联系、确定

9月3日3摄影师的联系、确定

9月3日4媒体、记者事项的确定

9月5日5行业领导、技术专家的联系、确定

东北三省

6优秀经销商代表的邀请和确定

大区经理

东北三省7前期重点有意向客户的邀请（东北三省、）

大区经理

工作内容

1发出会议的通知和经销商的邀请函件

2完成对回函及主动报名的经销商统计分类、确认

3安排在对经销商的接待细节工作

4费用预算和申报

二、物料的准备

主讲厅内设备检查，两台投影仪，两台手提电脑、投影仪用，两个无线麦19.7

克风、专题片、广告片的准备

29.7礼仪小组的着装、工作人员着装

3资料袋（议程表、宣传单张、招商简章、名片、本子、笔等）200个4茶点、纸巾、茶点盘

5展会展板、会议展板

与酒店联6背景板

系7名片桶

8签到薄、笔

5

99.13新闻通稿

10横幅、条幅

11酒店需准备好欢迎牌、嘉宾席标示牌、电梯内海报129.15礼仪小姐所用胸牌、绶带、手举牌139.17嘉宾胸花

149.15会议证、工作证

159.15样机、样品、道具

169.15促销品、礼品

179.15现场发放的资料

189.13新闻通稿

199.13报纸稿样

209.5展会设计效果图以及预算书

219.15合同、单价表

东北三省

9.422意向邀请函、嘉宾请柬、现场论坛邀请函

大区经理

239.15现场活动方案

249.15领导欢迎词、行业发展演讲稿

259.15招商会幻灯

269.15刀旗、会场吊旗

279.15拱门、横幅、水牌、指示牌

319.15抽奖箱等现场活动道具

329.15礼仪小姐

339.15礼仪小姐手举牌

349.15酒店易拉宝、会场的拉网展架、喷绘359.15用餐券

369.15会议接待用车、箱货车、服务车379.159乘车说明、考察日程表

四、会议协调会

1、议题:

会议职责分工确认及负责人

为使大会成功圆满举行，请各位负责人集思广益，各司其职，做好会前、会中、会后的各项安排。

6

2、会议需探讨解决以下问题:

A、草拟的会议日程是否合理，是否有需要补充的地方,

B、个人职责是否明确，能否圆满完成,

C、会前工作有否没有想到或不周全的地方,

D、会议所用道具是否齐备,有否需要补充之处,

E、工作人员配备是否合理,

F、经销商洽谈统一口径、职校讲解的统一口径,

G、签订合约需要注意的问题,

H、签订后需要注意那些方面,

I、如何能收到有签约意向经销商的保证金,

J、为防止会议意外情况发生，应注意的防范、补救措施有那些,

三、会议议程表

展位现场流程表

序号时间项目负责人备注

确保没有遗

17:

00-8:

00最后巡查展位现场，检查物料

漏

29:

00展会现场活动开始演出队长

39:

00-9:

05热舞开场演出队长

主持人介绍今天的活动内容，介绍下

49:

05-9:

10演出队长

午招商会的时间及参与办法

59:

10-9:

15文艺表演演出队长

主持人介绍***，介绍下午招商会的

69:

15-9:

45时间及参与办法并与现场观众进行演出队长

互动有奖问答环节，发放纪念品

告知消费者

认真填写可

79:

00-9:

30发放调研问卷，了解消费者需求

参加抽奖和

抽奖时间

89:

45-9:

50文艺表演演出队长

99:

50-10:

20休息

7

1010:

20-10:

30文艺表演演出队长主持人介绍***，介绍下午招商会的

1110:

30-11:

00时间及参与办法并与现场观众进行演出队长互动有奖问答环节，发放纪念品

1211:

00-11:

15文艺表演演出队长主持人介绍***，介绍下午招商会的

1311:

15-11:

30时间及参与办法并与现场观众进行演出队长互动有奖问答环节，发放纪念品

1411:

00-11:

30回收问卷

1511:

30-11:

45抽奖演出队长

1611:

45上午活动结束

17

1814:

00展会现场活动开始

1914:

00-14:

05热舞开场

主持人介绍今天的活动内容，介绍下

2014:

05-14:

10演出队长

午招商会的时间及参与办法

2114:

10-14:

15文艺表演演出队长主持人介绍***，并与现场观众进行

2214:

15-14:

45演出队长互动有奖问答环节，发放纪念品

告知消费者

认真填写可

2314:

00-14:

30发放调研问卷

参加抽奖和

抽奖时间

2414:

45-14:

50文艺表演演出队长

2514:

50-15:

20休息

2615:

20-15:

30文艺表演演出队长主持人介绍***，并与现场观众进行

2715:

30-16:

00演出队长互动有奖问答环节，发放纪念品

2816:

00-16:

15文艺表演演出队长

8

主持人介绍***，并与现场观众进行

2916:

15-16:

30演出队长

互动有奖问答环节，发放纪念品

3016:

00-16:

30回收问卷

3116:

30-16:

45抽奖演出队长

3216:

45上午活动结束

第二天可照此流程执行，具体根据实际情况微调

招商会流程表

序号时间项目负责人备注

所有人113:

30-14:

00参会人员入场

员213:

50-14:

00贵宾到贵宾室就座会务组3会议开幕

4致辞

14:

00-14:

30

5领导讲话

6领导退场

714:

30-15:

10行业的基本状况及未来发展

815:

10-15:

50***介绍、“婚纱录影”技术发布915:

50-16:

00会间休息

企业的发展规划及合作支持，介绍第1016:

00-16:

40二天去沈阳婚庆市场参观的时间及

日程

1116:

40-17:

00会议结束

12单独会谈、签订合同17:

00-18:

00

第二天招商会流程可照此执行，具体情况根据实际情况微调

9

第一届婚纱影楼;婚庆行业录影东北三省市场招商会工作进度表格

组长:

赵军

会议总指挥:

副组长:

沈阳蓝天婚庆市场王总;尚宗长春婚庆协会八哥序号工作分工项目内容内容说明/标准规格/数量责任人完成时间（日）备注

一般可分为:

会议组、业务组、会务组人员数量视1成立会务组8月30日布展组、新闻宣传组招商会规格确定

确定会议时间、地点、内容及参明确分工、明确职责2附件一8月30日会人数

3酒店预定9月3日4酒店会议室预定容纳150人9月3日5参会贵宾住宿预定120元/天9月3日6参会客商住宿预定意向客户业务组通知9月18日7参会客商餐饮预定意向客户业务组通知9月18日

会议组8参会工作人员住宿预定80元/间/天9月16日

9参会工作人员餐饮预定盒饭9月16日准备工作

10参会工作人员使用车辆申请按公司规定执行9月15日

礼仪小姐手举牌8块、礼仪小姐绶带12条、卡通气模

4个、现场招商论坛会邀请函1000份、现场答题卡200

份、抽奖箱1个、招商会说明X展架1个、企业系统11展会会场物料9月15日介绍X展架8个（2套）、机器展板8个、机器异型POP、

招商会专刊500份、企业形象大画册200本、手提袋

500个、三折页300份、客户洽谈登记台帐2本

11

酒店门口拱门幅1条、升空气球条幅4条、酒店招商

会欢迎横幅1条、大厅接待处背景板1块、水牌2张、东北三省会议指引牌6张、会议主背景板1块、参会证400个、大区经理\12招商会物料名片盘、纪念品、会议资料手提袋200套、赴连云港9月15日河北大区参观车辆的乘车指示牌2块、会议日程200份、参观经理日程100份、、广告片光盘1张、刀旗50面、专题片

1张、电梯海报3张、演讲台展牌1块等

13样机3台9月15日

20米新款式（电源/沙袋）/安14拱门准备1个9月14日安排采购排采购9月2日

卡通气模/婚纱影楼;婚庆行业159月2日落实4/2/4个9月14日气模/升空气球准备

会议组16落实拱门幅尺寸20米1个9月4日

17落实升空气球竖幅尺寸向酒店落实责任人4个9月4日酒店外

18落实刀旗制作尺寸向酒店落实责任人,9月4日

19落实楼体竖幅尺寸向酒店落实责任人,9月4日20落实楼体巨幅尺寸向酒店落实责任人19月4日21落实酒店入口横幅尺寸确定向酒店落实责任人19月4日22拱门幅设计1个9月5日

9月5日23升空气球竖幅设计4个会议组

9月5日24酒店外刀旗设计、吊旗

9月5日25楼体竖幅设计

9月5日26楼体巨幅设计1

12

9月5日27酒店入口横幅设计128拱门幅设计确定1个9月6日

9月6日29升空气球竖幅设计确定4个

9月6日30刀旗设计确定

9月6日31楼体竖幅设计确定

9月6日32楼体巨幅设计确定1

9月6日33酒店入口横幅设计确定134拱门幅制作质量1个9月7-12日

质量9月7-12日35升空气球竖幅制作4个

质量9月7-12日36刀旗制作

质量9月7-12日37楼体竖幅制作

质量9月7-12日38楼体巨幅制作1

质量9月7-12日39酒店入口横幅制作1

向酒店落实责任人40酒店大堂指示水牌尺寸确定2个9月4日

会议组向酒店落实责任人

41电梯间指示水牌尺寸确定6个9月4日

酒店内

向酒店落实责任人42拉网展架尺寸确定9月4日

会议组向酒店落实责任人43酒店大堂指示水牌设计2个9月5日酒店会议室

向酒店落实责任人门口接待处44电梯间指示水牌设计6个9月5日

13

45拉网展架设计19月5日46酒店大堂指示水牌设计确定9月7日49酒店大堂指示水牌制作规定的内容/颜色沟通2个9月7-12日

规定的内容/颜色沟通50电梯间指示水牌制作6个9月7-12日

规定的内容/颜色沟通51拉网展架制作19月7-12日

9月18-19日上52接待桌椅准备2套午11时

负责参会客户登记，发放资料9月18-19日上53接待人员确定2人袋午11时

9月18-19日上54签到簿、签到笔准备2套会议组午11时

酒店会议室9月18-19日上55签到处桌牌准备1个内午11时

资料袋、议程表、三折页、招9月18-19日上56资料袋准备商简章、形象画册、名片、本400午8-11时子、笔、礼品等

57会议证设计参会客户佩戴4009月5日

58会议证确定4009月7日

59会议证制作4009月7-12日

9月18-19日上60名片盘准备以便客户赐名片2个午8-11时会议组

酒店会议室61背景板尺寸确定向酒店落实责任人9月4日内

向酒店落实责任人62横幅数量尺寸确定9月4日

14

向酒店落实责任人63展板数量尺寸确定9月4日向酒店落实责任人64演讲台尺寸确定9月4日向酒店落实责任人65桌牌尺寸确定9月4日向酒店落实责任人66背景板设计9月6日向酒店落实责任人67横幅设计9月6日向酒店落实责任人68展板设计9月6日向酒店落实责任人69演讲台设计9月6日向酒店落实责任人70桌牌设计9月6日向酒店落实责任人71背景板设计确定9月7日

向酒店落实责任人9月6日72横幅设计确定向酒店落实责任人9月6日73展板数设计确定向酒店落实责任人9月6日74演讲台设计确定向酒店落实责任人9月6日75桌牌设计确定

76背景板制作规定的内容/颜色沟通设计师1块9月7-12日

77横幅制作规定的内容/内容沟通设计师9月7-12日

78展板制作规定的内容/颜色沟通设计师9月7-12日

79演讲台制作规定的内容/颜色沟通设计师1个9月7-12日

9月7-12日80桌牌制作规定的内容/颜色沟通设计师

9月18日上午81演讲台鲜花准备1组8-11时

15

9月14日82投影仪准备高流明投影仪1台

9月14日83投影仪幕布准备2幅

9月14日84笔记本电脑准备赵军1台

9月18日85音响准备1组

9月18日86麦克准备2个有线麦克，2个无线麦克4个会议组

酒店会议室9月12日87摄像人员确定记录会议过程1人内

9月12日88摄影人员确定记录会议过程2人

9月18日上午89贵宾胸花准备鲜花根据具体人数确定8-11时

9月14日90***广告片准备会议前、会议中播放?

2盘，有备用带

9月14日91***专题片准备会议前、会议中播放?

2盘，有备用带

92展会场地确定

93展会场地平面图确定

94展会场地情况勘查

95展会场地实际尺寸测量

布展组101展会促销活动策划

102展会发放纪念品申请

103物料运输车辆申请

104展位效果图设计确定

105展位施工预算确定

16

106样机生产89月3日

9月6日114有奖调查问卷确定

9月10日115展会促销活动策划确定116展会发放纪念品申请批准9月10日117物料运输车辆申请批准9月10日118展会现场礼仪小姐数量确定报会议组9月4日

119展会现场礼仪小姐人员确定报会议组9月4日

布展组

120展会现场礼仪小姐服装确定符合会议规格报各组9月4日

121礼仪小姐举牌设计89月4日

122礼仪小姐举牌定稿89月5日

123抽奖箱制作19月7日

124现场音响确定9月4日

127展位施工公司签订合同9月5日

128展位制作开始按图/合同制作9月5日

129展位布展开始9月10日

130样机到位9月16日

131工作人员到位9月16日

132文艺团演出人员到位9月16日

1339月16日

17

134展位布展完成9月16日

135展会现场流程监控9月18-19日

136演出实施9月18-19日

9月14日137***广告片准备会议前、会议中播放?

2盘，有备用带

9月14日138***专题片准备会议前、会议中播放?

2盘，有备用带139纪念品发放9月18-19日140宣传资料发放三折页9月18-19日141有奖调查问卷发放9月18-19日141有奖调查问卷回收9月18-19日142现场抽奖9月18-19日143撤展保护好以后重复使用9月20日144准备邀请客户名单确定9月3日

业务组145邀请函设计5009月3日

146邀请函确定9月3日

147邀请函制作9月6日

148发出邀请函9月7日

对回函及主动报名的经销商统1499月8日计分类、确认

150参会经销商数量告知会议组以便预定酒店9月8日

业务经理/151申请接待车辆9月8日

18

业务经理/152接站9月18日

业务经理/153现场讲解咨询9月18-19日

业务经理/154客户洽谈9月1819日

业务经理/155客户签约9月18-19日

156接牌设计9月8日

157接牌制作9月9日

业务经理/158送站9月20日

东北三省159意向客户跟踪回访9月21日大区经理\

会议现场媒体记者邀请名单确160准备邀请记者名单确定9月4日定电视1家、报纸1~2家、

161发出邀请函9月6日162对回函的媒体记者统计确认9月8日163新闻通稿的撰写9月8日

新闻宣传组164招商会领导发言稿撰写9月8日165招商会企业演讲稿撰写9月8日166招商会前期的报广设计9月8日167新闻通稿的确定9月10日

168招商会领导发言稿确定9月10日

19

169招商会企业演讲稿确定9月10日170招商会前期的报广确定9月10日171招商会前期的广告发布9月10日172招商会前期的广告效果跟踪9月18-19日173招商会后新闻、信息的整理撰写9月22日174招商会后新闻、信息媒体发布9月22日

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