采购管理程序修改》.docx
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采购管理程序修改》.docx
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采购管理程序修改》
天泰盈数码科技(深圳)有限公司
质量体系文件
文件名称
采购控制程序
文件编号
TTY-QP-07
版本
A0
页次
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采购控制程序
核准
审核
制定
制定日期
2010年8月8日
生效日期
2010年月日
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文件名称
采购控制程序
文件编号
TTY-QP-007
版本
A0
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文件修订记录
项次
修订日期
文件制(修)定申请单编号
修订内容
修订页次
版次
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文件名称
采购控制程序
文件编号
TTY-QP-007
版本
A0
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1、目的
对采购及供应商的评定、交付过程进行控制,选择合格的供应商,以确保所采购的产品适时、适质、适价、适量地满足公司及客户规定的要求。
2、范围
适用于本公司所有相关物料、半成品、设备、仪器及服务的采购管制活动。
3、定义
3.1供应商:
原物料供应商之统称。
3.2服务商:
零配件、设备、仪器校验、维修、资料供应商之统称。
3.3外包商:
半成品加工商之统称。
3.4供应商、服务商、外包商以下统称为供应商。
4.、权责
4.1采购部负责对供应商的寻找、评估,编制采购合同并实施相关采购活动。
4.2品质部负责对采购品的检验和验证。
4.3研发工程部负责对采购品性能、技术参数、品质状态的承认。
4.4仓库负责采购物品的接收、标识、储存。
4.5总经理负责采购相关活动的审批。
4.6供应商的评审活动由采购部、品管部、研发工程部三方负责完成。
5、作业程序
5.1采购策划
5.1.1采购产品重要度分类
根据本公司采购品的性质,对最终产品的影响程度,对采购品进行分类:
A类:
对构成最终成品起关键作用,并直接影响到成品质量性能的采购品。
如:
集成电路、PCB板、机芯架、光头等。
B类:
对构成最终成品起较大作用,并可能影响到成品质量性能的采购品。
如:
二、三极管、电声器材、电阻、电容、接插件、五金件、塑胶壳、导电胶。
C类:
对构成最终产品质量及性能无影响的通用件、标准件、生产辅助物料的采购品。
D类:
设备配件、工装、夹具等。
E类:
办公耗材、劳保用品。
A、B、C类采购品的确定详见《BOM表》
5.1.2供应商选择、评审:
按照《供应商管理程序》执行。
5.2供应商寻找:
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5.2.1供应商申请:
由采购部收集有能力承制本厂原物料之供应商,已经取得ISO9001及ISO14001的认证企业优先考虑,经采购单位初步认可(或供方自行申请)后,填写“供应商企业信息调查表”。
5.2.2初审:
由采购部发出相关资料并请供应商准备样品或承认书,若有环保要求则请供应商在样品承认书或样板上注明“限制使用天泰盈公司供应商环保协议要求的有毒有害物质”转交工程研发部(必要时由工程研发部交客户)进行样品检验及判定,工程部出具“样品检验报告”或“样品承认书”并通知采购部,样品检验合格时,由采购部组织相关部门组成评审小组,进行书面或实地评审;样品不符合时,将检验结果通知供应商,再次送样检验,若判定仍不合格,必要时通知其第三次送样,否则报经经理级以上(必要时报请客户)核准后取消供货资格。
5.2.3采购环保产品时,采购部提供《供应商环保协议》中的相关表单及承诺书至供方,并请提供相关产品的成分表或检测报告予以证明。
5.2.4经评审合格的供应商,进部门经理级以上人员批准后编入“合格供应商目录”。
5.2.5各职能部门对合格供应商之服务进行监控,如不能满足要求,经该部门经理级以上人员批准后取消该供应商供货资格,若需再寻找合格供应商,则按照以上程序执行。
5.2.6相关记录编入《书面/实地供应商评审记录表》,作为供应商评审的主要证据。
5.3供方评审
5.3.1评审方式:
书面评审和实地评审,视情况采取不同的评审方式,合格后将其纳入“合格供应商目录“
5.3.2合格供应商之资格条件(符合以下条件之一者即可):
5.3.2.1通过本厂评估。
5.3.2.2客户指定之供应商。
5.3.3定期评审
5.3.3.1经登录合格之重要原料供应商,由采购部主动组织相关人员定期(具体参照《供应商年度评审计划表》)进行实地复审,除应符合上次评审缺点之改善情形外,并针对重要问题与供应商主要负责人员进行协商,建议改善方法,要求改善。
若有重大缺失或屡次缺点未见改善得由评审小组(必要时请客户参与)要求限期改善;仍未见改善者,由评审小组报经理级以上人员(必要时报请客户)核准后取消其供货资格。
5.3.3.2环保供应商评审:
a、在本体系建立之前已与本公司有正常业务往来可提供相关检测报告,经由品质部、工程部组成评审小组进行实地评审合格后即可录入“环保产品合格供应商”目录中。
b、对环保物料供应商,由采购部收集相关报告及样品经初次确认合格后,再由相关单位组织的评审小组进行实地评审,距离较远的供应商可采取书面评审。
c、对环保物料供应商需提供MSDS表及相关检测报告并与本公司签订《环保协议书》
5.3.3.3经录入合格之供应商,由采购部每年一次采用《供应商评审表》组织评审小组进行复审,合格后则继续纳入“合格供应商目录”;不合格时,由采购部书面通知供应商
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限期改善;若评审仍不合格,则取消其供货资格。
5.3.4不定期评审
5.3.4.1定点项目评审:
当供应商出现重大质量事故、工艺较大变更、工厂位置变动等情况,由采购部组织评审小组给予书面或实地定点项目评审,评审过程参照定期评审要求。
5.3.4.2随机抽查式评审:
应客户要求或其他行业原因时,也可对供应商组织随即抽查试评审。
5.3.合格供方考核方法
5.3.5.1考核小组
a、采购部为主办单位,负责供应商成绩之成绩考核及呈报。
b、品管部、工程研发部为协调单位,负责供应商交货品质成绩评定,提供主办单位考核所需之品质成绩。
5.3.5.2考核方式
考核项目为品质、交期、配合性三项,其比重评分要求如下:
A、品质部分占50%
品质得分={1-(不合格批数/总进料批数)}*50分
B、交期部分占40%
交期得分={1-(逾期批数/总批数)}*40分
C配合性部分占10%
配合性得分=品管部评价(总分5分)+采购部评价(总分5分)
级别
A优秀
B良好
C较好
D一般
E差
分数
5分
4分
3分
2分
1分
5.3.5.3供应商考核成绩为品质、交期、配合性三项得分之合计,其统计记录及管制方法如下:
A、品质:
每月由品管部依据进料检验结果统计不良批数,填写相关报告,交采购部统计。
B、交期:
以采购订单指定交货日或双方协调之交期为准,若有逾期交货或因品质验收不合格而影响交期者,皆以逾期批数视之。
C、配合:
本厂紧急生产时的协调事项及品质异常的处理等配合事宜,每月由采购部、品管部依据供应商协调性良否,给予相应评价。
D、考核总成绩:
每月采购部根据上述报告记录,填写《供应商得分月报表》,呈经理以上批准后,并知会供应商,若需供方改善行动的,可出具《纠正与预防措施报告》,要求在规定期限内给予纠正与预防措施,发文部门对措施执行情况进行确认,直至问题关闭;限期未整改者,上报经理及以上(必要时报请客户)批准后暂停其供货资格。
5.3.6供应商之考核等级与奖惩
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等级
得分
奖惩
A
95分以上
连续三个月成绩A绩者
1、酌情增加订购单。
2、享受优先承制本厂开发新样品之资格。
B
80分以上未达95分
不予奖惩,保留订购量
C
未达80分
减少订购量
供方连续三个月考核成绩为A绩者,于第四月开始起酌情增加其订单量;连续三个月考核成绩为C绩者,于第四月暂停订单或取消订单
5.4采购实施
5.4.1采购人员接受相关部门需求申请,出具《订购合同》,《订购合同》依据系统序列号建立,若有申请但未采购之情形,应呈报部门经理批准,若有采购活动变动应在原订购合同注明或重新制作,经部门经理级以上人员批准后通知供应商。
5.4.2《订购合同》必要时必须明确相关订购物料的品名、规格、数量、交期、交付方式、验证方式及方法等。
5.4.3对A、B、C类物料PMC部根据库存量及生产的需求填写《采购申请单》(附件一)经部门主管确认,交采购主管进行初步审查与汇总.
5.4.4对D、E类物料由各部门使用人根据实际需求报PMC部填写《采购申请单》,交PMC经理审核后,由采购人员采购.
5.4.5产品外发时由采购部直接开立《采购订单》交由部门主管及经理签认即可.
5.4.6经批准的《订购合同》,要求供方回签并预定其交期。
5.4.7采购部负责追踪确认交付过程活动。
5.4紧急采购实施
5.5.1供应商依据我公司资料或样板提供样品及承认书给我公司工程人员确认,必要时可实地确认,样品确认OK后,采购部依据相关部门需求出具《订购合同》,具体详见5.4采购实施要求。
5.5.2当合格供应商应特殊原因无法提供我公司订购之物料时,国标常规通用物料,特殊情况可先行采购,相关采购协议及评审活动按照5.4采购实施要求及时补上。
5.5.3当出现非常规通用物料紧急采购活动时,采购部应组织工程技术人员随同,确认采购物料的性能及品质符合我公司要求,方能采购。
相关采购协议及评审活动按照5.4采购实施要求及时补上。
5.6采购验证及反应方式:
5.6.1采购部需对采购活动进行追踪、确认相关采购物料的验证结果,直至相关采购物料符合公司相关要求并入库储存。
5.6.2当供应商不能满足100%按时交付时,可按照下表的要求做出快速反应。
为确保反应计划
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项目
结果
反应方式
反应原则
时间
提前
根据目前库容和后续物资到库计划决定,嘱咐以后按照计划达成
将采购对生产和业务的影响降到降至最低限度
延误
可能延误
马上通知生产部,同事密切监控,做好应对准备
确定延误
通知生产部调整生产计划,同时做好补足的措施
数量
不足
通知生产部,同时做好补足的措施
多余
通知仓库退回或者暂存而不入账
品质不良
不良率过高预计生产数不足
就地或退回挑选,同时不良不足部分,通知供应商补齐
批次不良
初步确定原因决定马上不交或另行采购,并通知生产部
有效,在确定反应计划时可多种方法并举,在一种反应计划失效后,其余反应计划能发挥作用,以防止循序反应带来的时间上的延误。
以上监控结果记录在“采购计划/进度追踪表“上。
5.6.3采购价格的监控:
由财务部根据市场物资行情按照相应的财务管理制度进行。
5.7半成品委托加工:
委外加工的物料,应出具《外发加工合同》,执行具体见《生产过程控制程序》,检验具体见《进料检验控制程序》
5.8新购置的生产设施到货后,采购部应通知生产工程ME技术人员现场验收。
6、采购品及供方数据分析
6.1数据收集整理和传递
信息内容
收集职责和报告路线
相关记录
交货质量状况
时间和数量
仓库→采购部
《采购计划/进度追踪表》
产品品质
品质部→采购部
《IQC来料检验报告》
《供应商月合格率统计表》
生产过程采购品质量状况
生产车间→品质部→采购部
《IPQC检验记录》
《QA检验单》
售后产品品质状况
业务→品质部→采购部
《客户满意度调查表》
《客户投诉报告》
库存品数量和品质状况
仓库→品质部→采购部
《库存评估报告》
采购价格和成本
财务部→采购部、总经理
《财务报表》
6.2统计分析:
根据采购品对生产和业务造成的影响的实际状况,为实现采购方针确保当前供应符合将来发展、不断降低采购成本和价格、与供应商携手共进的要求,根据5.2.1条掌握的基本数据,可按照供方、采购品类别和价格、采购流程管理中的各各过程进行分析,明确流程管理中各方面的责任。
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7、参考文件
7.1供应商企业信息调查表
7.2供应商实地评审表
7.3环保供应商实地评审表
7.4合格供应商目录
7.5环保产品供应商目录
7.6供应商书面评审表
7.7供应商得分月报表
7.8供应商年度评审计划表
7.9环保供应商年度评审计划表
7.10《采购计划/进度追踪表》
7.11订购合同
8、参考文件
8.1《供应商管理程序》
8.2《生产过程考核程序》
8.3《不合格品控制程序》
8.4《纠正与预防措施程序》
8.5《文件和资料控制程序》
8.6《合同评审控制程序》
8.7《质量记录控制程序》
8.8《数据分析控制程序》
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附件一
采购申请单
市场需求单号:
本厂型号:
客户型号:
客户:
数量:
颜色:
日期:
序号
名称
物料规格
单位
用量
需求量
库存量
需下单数
图纸编号
批准:
拟制:
日期:
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附件二
采购订单(合同)
日期:
机型:
订单编号(NO.):
.
订购方:
天泰盈数码科技(深圳)有限公司供应商:
.
联系人联系人:
.
电话:
传真:
电话:
传真:
.
序号
物料编号
名称
规格/颜色
数量
单位
单价
总额
交货日期
备注
小计
合计金额(含17%税):
(大写)人民币:
拾万仟佰拾元角分(小写)RMB元
送货地址:
深圳市龙岗区坑梓镇龙田村同富裕工业区1号
付款方式:
1.现金付款,即元,交货经订购方验收无误后即付清余款.2.月结天以下
合同条款,请仔细阅读并执行:
1、供应方应按订购合同所要求的规格型号/数量/单价/交货日期交货,否则由供应方承担一切损失.
2、供应方在合同期内不得持任何理由拒接订购合同.(以上产品ROHS要求)
3、货物验收:
订购方依据具体要求或样品,对供应方完成的物品进行检验,订购方确认无误后,开具验收证明,供应方凭验收证明结清货款.
4、合同款项结清前,供应方必须按照双方约定并据正式收款凭证.
5、违约责任:
1)如供应方不能按期交货,供应方则应付货款总额1%的延误金给订购方.2)货物出现5%的不合格未在当天及时处理的订购方则扣除供应方单批货物总额5%的滞纳金.
6、如遇不可抗力造成供应方不能按期交货,供应方应及时通知订购方,协商新的交货期.
7、订购方所拥有的智慧财产权(如专利权,成型模具,设计外观及颜色等),供应方须尽保密之责,不得外泄.
8、所传合同须双方签定生效,合同一经签定,双方保证恪守信用,如确需变更或解除,必需在当日内通知对方,双方依法另立协议.
订货方(盖章):
代表人签字:
时间:
供应方(盖章):
代表人签字:
时间:
(请确认签字并回传)
经理确认:
董事长确认:
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附件三采购工作流程图
责任部门
流程图
相关记录
采购部
研发工程部
采购部
品管部
研发工程部
采购部
总经理
采购部
供方
仓库
品管部
仓库
采购部
生产部
采购部
财务部
《BOM表》
《供方信息调查表》
《图纸、工程技术资料》
《样品承认书》
《供应商书面实地评审录》
《合格供方目录》
《采购合同》
《采购协议》
《品质协议》
《环保协议》
《采购计划/追踪表》
《供方得分月报表》
《送检单》
《IQC来料检验报告》
《入库单》、发票
《对账单》
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