看照片谈管理.docx
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看照片谈管理.docx
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看照片谈管理
看照片談管理—「指示看板」
前言
「郑老師,參觀工廠回來後,問員工們有何心得時,我經常得到的是一些答非所問的答案,有沒有什麼法子,可以增強他們這方面的能力?
」筆者曾多次碰到經營者或是企業幹部有這
方面的問題。
一個人參觀完後,無法提出可以參考的心得,這對企業及個人而言,都是一種損失。
為什麼有一些人會有這方面的困擾呢?
個人以為,這是因為他們欠缺一種「問題意識」,也就是不懂得如何去掌握住別人的長處或是短處,以致於只能抓住一些不痛不癢的皮毛。
那麼要如何才能增強「問題意識」呢?
筆者以為,它是得靠知識、經驗和時間來累積的。
然而知識易得,可是,經驗和時間,卻往往不是操之在我,不過,如果我們能掌握住機會,去多看多聽的話,倒不失為一種可以補強之道。
本專欄即針對此而設計,每月刊出一張照片,並用丈字解說該照片所隱含的一些管理上的方向,當然,有的時候,我們找的照片是屬於好的鏡頭,也有的時候,我們會提供一些有問題的鏡頭,來和大家一齊來研究。
要如何的閱讀本專欄呢?
請各位讀者掌握以下的二個原則:
1、先暫把文字置於一旁只看照片,然後從您的角度找出一些管理上的道理來(當然,如果可能的話,不妨用筆將它給寫出來,效果會更佳),接著再閱讀文章,做一比較,相信是有助於您「問題意識」的提升的。
2、本專欄所用的個案,因受到諸多的限制,一定無法同時滿足每一位讀者的需求,所以,當發現這個個案與自己目前的工作環境無關時,千萬別以事不關已的心態來看該篇文章,而是請以「搭便車」的心態來參閱,看看別人的問題或是經驗,能不能把他們的精髓給吸收進來。
為配合本專欄的特色,我們把它取名為「看照片談管理」,希望各位讀者能喜歡。
此外,為充實本專欄的多元化,我們更歡迎讀者能提供照片與問題,當然,還包括對本專欄的各種意見。
指示看板
在一般的工廠裡,有關物料的正常流程,應該是如下:
料送進廠時,請供應商先放在待檢區,交由品管人員對其做品質上的判定,如果品質沒有問題的話,則交給物料管理部門入庫,如果是有問題的材料,則予以判退,交由供應商領回,生產單位要生產時,再到倉庫去領取。
然而,我們不難發現,在國內有一些工廠,由於受到廠區規模或是為了減少搬運的次數,往往把這些原本該各自分開處理的工作,集中在同一個地點來處理。
當然,集中在同一個地點來處理,是可以省掉一些空間及搬運的時間與人力,如果我們能把各個動作及責任,區分的很清楚的話,這倒不失為一種精簡的好方法。
怕的是,這一集中,把責任的歸屬給弄混淆了,弄不清楚那些的材料,是品管部門已經認可的合格料;那些材料是屬於倉庫的帳,而造成諸多管理上的不便。
如果您所服務的公司,也有類似的問題的話,本文所要介紹的那家公司的作法,不妨參考一下。
他們是在材料前面,放置一個標示看板(請參閱左邊照片),把這些材料目前的狀況給標示出來,如此一來,我們馬上可以知道照片上的這一路材料,都是尚未經過品管部門確認過的
材料。
此外,他們在標示看板下面,還安置了一塊材料管理板,這塊材料管理板,也是好處多多,因為我們可以將這一路待檢材料的規格與數量,完整的反映在這個看板上,有了這些資訊之後,一則,我們可以了解有多少的材料尚待品質確認中;再則,也可以幫助我們了解,還有那些材料是該進來而尚未進來;三則,更可以做為用料部門要求品管部門檢驗順序的指示方向。
看照片談管理—「我們工廠什麼不多,就是人多」
棧板,是現在工廠用來減少搬運人力的一項非常有利的輔佐工具,因為有了它們,我們不但一次可以同時搬運好多箱的東西,而且人還不會累。
棧板雖然好用,可是,它畢竟是死的東西,必須靠人來運用它,功能才會給發揮出來,換句話說,使用者如果不懂得如何發揮他們的長處時,它還是等於零,弄個不好,說不一定還會帶來一些不良的副作用。
這句話怎麼說呢?
本文所附的那張照片上的鏡頭,就是一個很好的明證。
從物品的擺置方式看來,顯然這家工廠的棧板,不是用來搬運物品之用,而是被當成放置物品的隔板,這句叉怎麼的說呢?
我們可以從有些物品是被放置在二個棧板之間,可以來證明。
當然,用棧板來做為隔板之用,原本是無可厚非的一件事,可是,這些物品是如何的給放置到這些棧板上去的呢?
當然是靠人一箱一箱的給堆上去的,這種捨一次可以搬運數十箱(從照片上可以看出一個大約數),而採一次只搬運一箱的作法,自然是不經濟的,再說,當這些貨要送出去時,還得再花一次人工,一箱一箱的給抬出去,像這種不必要的人力浪費出現時,工廠的成本怎麼會不高?
人事怎麼能精簡呢?
看照片談管理—「浪費處處飛」
在企業的輔導過程中,筆者經常被問到要如何才能有效的降低成本,我給他們的答案是要降低企業的成本,絕不能造成員工們的額外負擔,而要從減輕他們的負擔著手,如此,我們所受到的阻力才會降到最低。
而削除企業內的浪費,可以說是我們最佳的選擇,因為,浪費不但消耗我們企業內有限的資源,同時,更因它只有投入而無產出,因而這種行為的出現,不但不會讓員工們有任何的成就感,反而會產生一種挫折感,所以,從這個方面切入的話,相信員工們不但不會反彈,反倒是會很願意的配合才對呢?
那我們要如何的找出企業內的浪費呢?
我們有一句話是"台灣錢淹腳目",企業內的浪費也像台灣的發財機會一樣,只要我們肯用心,處處可發現。
本文所附的照片,是拍自國內某瓦愣紙箱製造廠的現場,我們在進一步探討它所隱含的問題之前,照例的煩請各位讀者,先花個30秒瞧一瞧這張照片,看看您有沒有什麼意見沒有。
在這個鏡頭裡,很顯然的這家工廠並沒有有效的運用人力,這句話怎麼的說呢?
首先,我們可以看到現場有三位員工,一位的工作是邊等邊整理瓦愣紙箱,另二位則是站在機器旁邊,他們是在等待瓦愣紙箱弄好後,把它們給搬運到工廠的某個角落。
其實,這種的工作,您可以看出,等待的時間比作業的時間多出個好多倍,這種等待,根本就是一種浪費。
這三個人的工作,如果能借用棧板及油壓拖板車來幫忙的話,用一個人恐怕還有得找呢?
再次,機台底下及四周的地面上,散落了一地的邊料,下班時,相信他們一定會做一個動作,就是安排員工整理這些的垃圾,這種的動作,事實上是可以省下來的,我們只要在機器底下裝一個托盤,來乘接這些個廢棄的邊料,下班時,只要將這些托盤推出去傾倒,是不是會比較輕鬆呢?
看照片談管理—「習慣的原則」
到過中國大陸公出或是旅遊的讀者,可能會有這種的經驗,就是當我們向當地人問路時,對方往往會告訴我們向東是個3百米,然後再轉到南邊那條街。
這個東西南北,他們說起來是非常的順口,可是聽到從台灣來的人的耳朵裡,是很容易被弄的一個頭兩個大了,為什麼會有這麼大的差異呢?
道理很簡單,這完全是習慣用法上的不同,因為,在台灣我們大多數人是用"前後左右"這四個字來說明方位的方向,而不是用"東西南北"。
其實,這種一個頭兩個大的困擾,並不嚴重也不難克服,只要多聽幾回,就很容易入境隨俗了,因為,"東西南北"和"前後左右"根本就是同一個東西,雖然,這種只是用詞上的差異,但是,我們要了解,語言文字往往有它的地域性,所以,我們在使用上,得考慮到習慣用法的原則,如此,才會使用的人感到方便,也才會使其他的人容易了解其意思,因為,語言文字只不遇是一項意思表達的工具而已,因此,像本文所附的那張照片,筆者是在本地所拍到的,如果他們能將告示牌上的"北邊"改成"右邊"或是"左邊"的話,相信,你我看起來會比較習慣與了解的,不知各位讀者以為如何?
不只是語言與文字要如此,企業內約有關運作原則規定亦復如此,一定要掌握住通俗的原則,也就是要讓所有的員工,能很容易的了解運作的要求與方向,如此,大家才不會出錯,大家不出錯,企業運作起來自然是會比較順暢的。
看照片談管理—「小兵力大功」
「隨手做環保」這是目前我們常聽到的一句勉勵大家一齊來維護地球生態的話。
的確,地球只有一個,如果我們不好好的珍惜它的話,那麼,地球將會在我們的手中加速的折舊掉,而危害到我們自己以及後代子孫們的生存權。
現代的人,由於觀念逐漸的開通,對於這種"舉手之勞做環保"的呼籲,相信是不會太排斥的,只不過,人是一種有"惰性"的動物,只要我們不在後面釘,或是我們無法提供了一些讓他們方便行事的條件時,這個時候,不少人的"天性"就會和"理性"產生衝突。
保特瓶,可以說是目前非常受到環保人土所重視的公敵之一,因為它使用的量大,本身佔空間,而且又不會自然分解,因此,回收再生,應該是最佳的途徑。
不用的保特瓶,如果我們都能先加以壓扁,然後再送交回收的話,在回收的過程中,是可分減少許多儲存與搬運的空間,相信這是有助於整體環保的運作的,可是,我們可以發現,有經過這道手續處理的保特瓶,似乎比率並不高,為什麼呢?
理由很簡單,因為日前市上所用的保特瓶並不好壓,所以,大家就懶得壓扁它們了。
日本有一家販賣礦泉水的公司,在他們的容器中央,設計了一個凹處(請參閱本文所附的照片),這個凹處的功能,是在當我們飲用完這瓶礦泉水後,只要順著這個凹處,輕輕的一壓,這個保特瓶就很容易被我們給壓扁了,各位讀者,當您碰到了這種的保特瓶,您會不會很願意的順手將它給壓扁呢?
相信大多數的人,是會舉手之勞的做一做的,只要每個人都願意這麼的動一動,相信環保是會做得更好的。
地球是大家的,維護地球自然生態的永續生存,這是每一個人的責任義務,不過,如果光靠口號是沒有辦法可以達到目的,一定靠行動,才易收具體的成果的,所謂的行動,也不是要如何的勞師動眾,只要大家肯用心,那怕是小動作,也是可以收到很好效果的,像日本這家公司的這種有心設計,不也就是一個非常好的例子。
看照片談管理—「多點用心少點困擾」
從本文所附的照片裡,我們可以看到有一位操作沖床的作業員,很小心地把他已經沖壓好的汽車引擎蓋,放在料架上,他為什麼要這麼小心呢?
因為引擎蓋是金屬零件,而且又是外觀件,不注意的話,是很容易造成刮傷或是碰凹的,萬一造成了傷害,輕則,我們還可以加以重工處理;重則,這個零件,可能會被判定為無法加以整修的不良品,而遭廢棄掉。
然而,是不是只要在這兒用心,我們就能確保我們這項產品的品質?
筆者以為恐怕沒那麼的
容易,為什麼呢?
因為,這兒應該只是第一站、隨後,應該還有許多站,等著去加工或是檢查,
我們如何把料架上的引擎蓋送到下一站呢?
以該公司的狀況,當然是用油壓拖板車來拉了。
只要有搬運的機會,在行進中的過程中,產生振動是難免的,這一振動,弄個不好,我們前面所擔心的刮傷或是碰凹的還會發生的,所以,要避免這種因為搬運而產生的傷害,最好的方法是減少搬運的機會。
可是,在事實上,我們又不能避免搬運的機會出現,那麼,要如何才能減少這種傷害的發生呢?
方法當然是有許多種,但筆者以為,最簡單的方法就是,我們只要能在汽車引擎蓋和汽車引擎蓋之間,加上一塊橡皮墊或是塑膠皮等之類的東西,來作為緩衝之用的話,相信是有助於減少摩擦碰撞的機會的。
不知各位讀者是否同意筆者的看法?
看照片談管理—「提前作業好處多」
在停車場的出口處,我們經常可以見到車陣的出現,為什麼呢?
因為,車子到了這兒,必需經過以下的動作,車子才能出去,也就是駕駛人首先得把停車證交給停車場的管理人員。
這種的等待,大家似乎認為是理所當然的,因此,一般人都會耐心的等下去,各位讀者,請不要小看這種的等待,它們所造成的相關傷害還是滿大的:
1.停車場的管理人員是首當其衝,因為當車子在等待出去的時刻,不可能熄火,因此,停車場的管理人員,每天所吸入汽車因等待出去時所排出的廢氣不知道有多少,相信,這對他們的身體,一定會造成某種程度的傷害的;同時,這種行為,也是對破壞地球的臭氣層,有直接的"貢獻"。
2.停車等待時的油料的耗用量,要比一般行駛時大的多,這對駕駛人而言,當然算是一種成本的增加。
3.停車等待不但會浪費油料,同時,對駕駛人而言,更是一種時間上的浪費,當然,這絕不是大家所願見到的。
這些種種的傷害,我們能不能將它們給消彌掉呢?
筆者以為要完全的把他們給消彌掉,恐怕不是那麼的容易,但是,只要我們肯用點心,應該是可以把傷害的比重給拉低的。
澳洲布里斯本國際機場的停車場,為了加快出口處的流通速度,它們在機場通往停車場的通道上,裝置了幾台自動繳款機(請參閱所附的照片),只要我們把停車卡放入這台自動繳款機內,它會告訴我們該繳多少錢,當我們按照機器告知的金額,投入自動繳款機後,這台機器就會自動的在我們的停車卡做上標示。
持有這種已經付過停車費的停車卡,在離開停車場時,可以經由收費站旁的快速通關口出去,因為通過這個關卡時,我們不必在經過上述的種種手續,所以,通關的速度,自然是可以快了許多,速度快了,問題當然是會減少了許多。
把那張停車卡輸入收銀機內,然後收銀機會算出我們該付多少停車費,待我們繳了費(如果我們給的是大鈔時,還得等找零),柵欄才會開,車子才能開出去。
在企業的管理上,我們經常可以發現,因為某些的"等待"行為,而影響到企業的正常運作,如果,我們能參考澳洲布里斯本國際機場停車場的作法,將一些可能會造成"等待"的工作,移到一旁先去完成,以減少對主體作業的影響,相信這對企業的正常運作,是會有相當大的助益的。
看照片談管理—「參與才是活動成功的決勝因子」
每當到了農曆新年的時候,在國內各地總會出現許多由官方或是民間所舉辦的遊藝節目,來增添過節的氣氛,雖然這些節目,都是強調與君同樂,可是,為了安全或是其他什麼的理由,主辦單位總是把觀賞的人群,圍在表演場地的四周,讓參觀人員只能做純欣賞,而無法插上一腳。
在澳洲布里斯本市的中國城,每到了中國新年時,照例的都會舉辦一些傳統的中國節慶活動,像舞龍舞獅等來慶祝。
他們在規劃這些個活動時,當然也是強調大家要同歡樂,不過,他們所採的同歡樂方式,是一種參與式的同歡樂,就是只要您喜歡,非常歡迎您加入舞龍舞獅的隊伍中,一齊來插一腳,一齊來表演(請參閱所附照片)。
雖然,布里斯本市中國城的獅子,不論在規模上或是氣派上,和台灣的獅子,相去不只十萬八千里,可是,一般大眾在這一天的興緻,可能不會比台灣的同胞低。
其實,這個道理,我們可以把它給延伸到企業的經營管理上,也就是如果我們想在企業內成功的推動一項活動時,活動本身的設計,是否富麗堂磺,是否耀眼,往往並不是唯一的決勝因子,只要我們所設計的活動,能吸引大家的興趣與參與的話,相信成效是會更迷人的。
看照片談管理─「防呆措施」
相信各位讀者都了解,所有的藥品都有它們的使用年限,如果年限一過的話,藥品當然是會失去其作用的,因此,大部份的人也都知道,有效日期一過的藥品,我們不是把它們給丟棄,要不然就是得重新更換。
可是,一般人在生活中要記憶的東西實在是太多了,因此,對一些並不是很重要的事情,雖然我們不想忘記它們,但往往還是會因擠不進我們大腦的記憶體中,而給忽略掉,這一忽略,當然是會給我們帶來諸多不便的。
澳洲有一種殺蟑螂藥,它的使用壽命只有三個月,就是因為只有三個月,所以,消費者常常會忘了何日該去再更新它,這個忽略,不但會使消費者生活環境的品質被打折扣;同時,對藥商也是相對不利的,因為,應該更新的東西,只要消費者多延上個一天,藥商的庫存就會多積壓個一天,存貨增加了,當然是會影響到商家營運收益的。
所以,這家藥商為了顧及使用者的方便,也為了自已業績著想,他們在每盒殺蟑螂藥內,均附上一張提醒更新藥品的小貼紙,消費者可以把它給貼在月曆上(請參閱所附的照片),舉個例子來講,假設今天是五月初五,我們放置了新的殺蟑螂藥,那麼,下一次更換新的殺蟑螂藥的日期是八月五日了,消費者可以把這張貼紙,貼在月曆八月五日的位置上,有了這樣明顯的提醒標誌後,我們就不再需要為這種小事而增加記憶的壓力了。
看照片談管理—「企業內的不定時炸彈」
工廠是一個多人、多物、多事的集合體,在這些個條件集聚之下,發生意外的機率是要比一般的辦公室或行號,來得大太多了,只不過,意外事件的發生,不比我們吃飯一樣,天天會出現,所以,它很容易讓大家掉以輕心,而忽略了它們的存在。
其實,只要我們多加以注意,這種可能導致意外事件的不定時炸彈,在工廠內是處處可以發現的,像本文所附的這張照片上所顯示的一個鏡頭,就是一個例子。
像這種升降梯正在使用中,而它的門,卻是被問的大大的,這是多麼一件危險的事,人一不小心,是很容易跌進去的,雖然,它不是萬丈深淵,可是,由於升降梯上有許多銳利的支架、鋼索寺,這些都是足以致命的危險物品。
當然,像這樣不對的鏡頭,相信各位讀者的企業是不希望在自已的工作場所裡出現的,也相信本文所述的那家工廠,也不願意見到的才是,可是,它為什麼還會被我所拍到的呢?
答案很簡單,就是該工廠的上上下下的安全意識有待加強,當然,我們在這裡所談的安全意識,絕不是光喊口號,要水大家注意安全而已,更要從硬體的改善方面,一併的來著手,才能收事半功倍的效果來。
所謂硬體方面的改善,以這個例子來講,我們只要在這台升降機上,加裝一些的安全設施,像如果升降梯的門沒有被鎖到定位,升降梯無法起動等,有了這種的裝置,再加上安全認識的教育,相信,工廠的意外事件的發生率,是可以降至最低的。
看照片談管理—「減少動作,減少出錯」
利用統計分析來找出不良的原因,是企業要做好品管這項工作的一個非常重要的步驟,可是,如果我們要統計的不良原因有很多種,而且,這些個記錄的工作,又是得仰賴檢查的人員,一筆一筆的登錄的話,要不出錯,大概也是很難的。
為什麼呢?
因為當人們在處理一些重複又瑣碎的工作時,只要是受到了任何的干擾,都是很容易被分神的,一分了神,可能會連一分鐘前,做了些什麼事情,都會記不住了,這種的困擾,自然是會影響到工作自身的品質的。
舉個例子來講,我們給小嬰兒沖泡牛奶,假如200cc的開水,要配上10瓢的奶粉,相信有經驗的人為了怕錯,在添加奶粉時,都會一瓢一瓢的默數著,當您加了3瓢時,這時,有個人插進來和您講了一句話,不知道有多少人,還記得剛才加了多少瓢的奶粉?
所以如何找出減少被干擾的機會,將是做好品管統計分析的關鍵因素之一,當然,最理想的方式是用自動計數器,能自動的把所有的問題點記下來,不過這種的方法,有它一些先決上的條件存在,像成本、數量等,這些個條件,如果我們無法掌握住的話,退而求其次,看看能不能找到一些能將人的干擾能降下來的方法。
當然,方法也是有滿多種的,像這家工廠用這種手動的計數器(請參閱本文所附的照片),來替代用人工一筆一筆的登錄,每一個計數器代表一個不良原因,品管人員只要發現了不良的情形,按它一下就可以了,人的動作少了,出錯的機會自然是會少了。
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