合同管理系统功能说明.docx
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合同管理系统功能说明.docx
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合同管理系统功能说明
合同管理系统功能说明
1合同审批
有合同要签订时,可以起草新合同发起审批,提交给相关部门相关领导进展审批,以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确,审批通过之后审批完毕。
1.1合同起草
合同信息录入,主要包括合同根本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支方案以及合同风险这几个局部。
1.1.1.合同根本信息
包括合同的收付方向〔收款、付款、收付款〕、合同类型、执行人信息〔执行部门、执行人、联系〕、是否关联主合同、核算币种以及金额〔收款方向金额、付款方向金额〕、合同附件、合同期限〔开场时间、完毕时间〕、合同监控人员、其他相关信息〔所属工程、客户信息、供给商信息〕。
1.1.2.合同正文
提供word录入,可以编辑合同正文信息。
1.1.3.履约义务
包括我方履约义务和他方履约义务两个局部。
每个履约义务都有对应的履约时间,可以录入多个履约义务。
可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、、RTX),在合同监控中,依据履约时间和履约义务的执行状态〔未完成、完成、逾期、逾期完成〕发送提醒信息。
1.1.4.收支方案
包括收款方案和付款方案两个局部。
收款方案的总金额和付款方案的总金额要分别和合同核算金额一致。
收款方案包括方案收款时间、方案收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。
可以录入多个收款方案,在合同起草时编辑方案收款信息,实际收款信息在做收款管理时再进展录入。
在收款管理中,依据这个方案收款时间和实际收款信息判断该收支方案的执行状态〔完成、逾期完成〕。
付款方案包括方案付款时间、方案付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。
可以录入多个付款方案。
在合同起草时编辑方案付款信息,实际付款信息在做付款管理时再进展录入。
在付款管理中,依据这个方案付款时间和实际付款信息判断该收支方案的执行状态〔完成、逾期完成〕。
可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、、RTX),在合同监控中,根据收支方案的执行状态发送提醒信息。
1.1.5.风险管理
包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。
合同风险可以录入多个。
在合同监控中,可以对合同风险进展管理,调整风险状态〔未发生、已识别、已跟踪、已关闭〕。
1.2合同审批
合同起草完成之后,进入审批流程。
合同审批项包括:
合同根本信息、合同正文、履约义务、收支方案、风险管理、流程跟踪表单。
2合同履行阶段
2.1合同监控
合同审批流程完毕之后,进入合同履行的监控阶段。
在合同监控中可以查看合同根本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支方案,调整合同风险状态〔未发生、已识别、已跟踪、已关闭〕。
2.1.1合同概览
查看合同起草时录入的合同根本信息。
2.1.2合同审批
查看合同审批流程信息。
2.1.3履约义务
对履约义务进展管理。
显示合同起草时填写的履约义务信息,可修改履约义务执行状态〔未完成、完成、逾期、逾期完成〕。
2.1.4收支情况
对收支方案进展管理。
显示合同起草时填写的收款方案和付款方案信息。
收款方案的实际收款信息在收款管理中进展维护,在合同监控中可查看。
付款方案的实际付款信息在付款管理中进展维护,在合同监控中可查看。
2.1.5合同风险
对合同风险进展管理。
在合同监控中,可以修改风险状态〔未发生、已识别、已跟踪、已关闭〕。
2.1.6监控提醒
在合同起草时,指定履约义务与收支方案的被提醒人以及提醒方式,在合同审批完毕之后,依据规那么,将提醒信息写入至提醒表中。
在合同监控阶段,根据提醒表中的记录,实现消息提醒功能。
提供提醒,可扩展。
其他提醒方式与具体实现,可由用户根据实际需求进展扩展。
提醒规那么如下。
2.1.6.1一次性提醒
在履约义务和收支方案到期的前一周,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送到期提醒,提醒责任人关注。
只提醒一次。
2.1.6.2周期性提醒
在履约义务和收支方案到期之后,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送逾期提醒,提醒责任人尽快处理,每天都进展发送。
当履约义务和收支方案的状态已经变更为完成〔完成、逾期完成〕之后,消息提醒不再发送。
2.2收款管理
对已经审批完成的合同,依据收支方案中的收款方案,对收款流程和收款情况进展管理维护。
收款信息包括:
执行人信息〔执行部门、执行人〕、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式〔现金、支票、电汇、其他〕、发票信息这几个方面。
一个收款流程,可以对应多个合同的多条收款方案,收款方案的金额总和必须和收款金额一致。
合同每条收款方案不能被重复使用。
在收款流程完毕之后,根据收款信息,更新合同收款方案的实际收款时间、实际收款金额以及状态,实际收款金额应与方案收款金额一致。
2.3付款管理
对已经审批完成的合同,依据收支方案中的付款方案,对付款流程和付款情况进展管理维护。
付款信息包括:
执行人信息〔执行部门、执行人〕、相关合同信息、付款金额、核算币种、付款时间、付款方式〔电汇、银行委托、现金、虚拟、其它〕、供给商信息、发票信息这几个方面。
经过审批和财务确认之后,进展实际的付款操作,付款完成之后完毕付款流程,并根据付款信息,更新合同付款方案的实际付款时间、付款金额以及状态。
2.4交货管理
对交货确认流程和实际交货情况进展管理。
对已经进入履行阶段的合同,有实际产物要进展交付时,可以发起交货确认申请。
填写交货容、相关合同信息、我方信息、他方信息等发起交货流程进展审批,审批通过之后,由实际交货人编辑交换清单〔交付物、规格、数量等信息〕完毕交货流程。
2.5开票管理
对开票申请流程和实际开票信息进展管理。
对已经进入履行阶段的合同可以发起开票申请。
需要对合同做开票时,填写开票容、相关合同信息、开票金额、交税金额等信息发起开票申请进展审批,审批通过之后,由实际开票人编辑开票清单〔开票时间、发票号、发票金额〕完毕开票流程。
3统计查询
查看、检索合同信息以及合同已经履行的收支、开票信息。
3.1合同明细
列出合同的概要信息,可根据合同信息进展搜索。
3.2合同统计
以合同为依据,列出合同的已收款金额、已付款金额、已开票金额。
可根据合同信息进展搜索。
3.3合同收支明细
以合同为依据,列出合同的收支明细信息,包括方案收款时间、实际收款时间、执行状态、收款金额这几个方面。
可根据合同信息进展搜索。
4合同模板管理
提供合同模板的上传、下载功能,实现对合同模板的管理维护。
4.1合同模块管理
对合同模板进展管理,可以添加新模板,编辑、删除已有模板。
4.2合同模板查看
可以查看所有的合同模板,用户可以下载所需的模板。
5信息管理
5.1供给商信息管理
5.1.1新增供给商信息
编辑供给商编号、供给商名称、供给商地址、联系人信息、、、供给商类型,可以新增一个供给商。
在合同起草时,可以从供给商列表中进展选择。
5.1.2供给商信息维护
对已有的供给商进展维护,可以更新地址、联系人等信息,可以设置供给商的状态〔是否启用〕。
可以删除。
5.2客户信息管理
5.2.1新增客户信息
编辑客户编号、客户名称、客户地址、联系人信息、、、客户类型,可以新增一个客户。
在合同起草时,可以从客户列表中进展选择。
5.2.2客户信息维护
对已有的客户进展维护,可以更新地址、联系人等信息,可以设置客户的状态〔是否启用〕。
可以删除。
5.3工程信息管理
5.3.1新增工程信息
编辑工程编号、工程名称、工程执行部门、工程负责人,可以新增一个工程。
在合同起草时,可以从工程列表中进展选择。
5.3.2工程信息维护
对已有的工程进展维护,可以更新工程的状态〔是否启用〕。
可以删除。
6与其他系统的接口
6.1ERP系统
供给商、客户等合同管理中所需的信息不在本系统中进展管理时,可以根据第三方提供的数据接口获取信息。
6.2财务系统
收款管理、付款管理方面,需要与财务系统进展交互的,可以根据第三方提供的数据接口获取信息进展流程审批操作。
提供数据导入入口,在流程审批之后,将相应的收付款信息导入至财务系统。
6.3单点登录
企业部有多套IT管理系统时,可以配置单点登录,方便用户在各系统之间切换。
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