备品备件管理规程.docx
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备品备件管理规程
目的:
明确备品、备件的购买、保管、发放等规定,规范备品、备件的管理,保证设备正常生产和维修需要。
范围:
适用于所有设备的备品、备件的管理。
职责:
工程设备部对此规程的实施负责。
规程:
1工程设备部编制的厂房、设备年度大、中修维修保养计划经批准后,由设备管理员组织各使用车间(室)的负责人编制年度备品备件采购计划(见附件一)。
2编制备品备件采购计划的原则:
(1)根据设备运行部件的磨损腐蚀规律,完善备品备件的消耗和储备定额,并根据消耗情况逐年分析,调整储备定额,做到合理储备。
(2)编制计划时要对市场行情进行调查,选择几家供应商进行质量、价格、售后服务的比较,确定数家供应商作为备选供应单位。
调查表(见附件二)要与采购计划一起审核、批准。
(3)储备定额要与生产计划结合,以满足维修保养的需要和不积压维修资金为原则。
备品、备件储备金应控制在设备原值的2~3%以下,资金周期在一年以内。
(4)备品、备件的规格、型号应与设备配置的要求相同。
当使用替代品时,须考察它的标准化程度和安全性,与药品直接接触的备品、备件,其材质、结构须符合GMP的要求,其表面应光洁、平整、易清洗或消毒、耐腐蚀,不与药品发生化学变化或吸附药品。
(5)备品、备件应简化类型和加速通用化与标准化,以便于采购和减少储备量。
3备品备件采购计划和调查表由工程设备部负责人负责审核,经生产中心负责人和总经理批准后执行。
4批准了的采购计划、调查表由工程设备部负责人、设备管理员、财务会计各执一份。
另送一份采购计划给物料管理部负责人,由物料管理部负责人安排采购员在规定时间内采购。
必要时工程设备部要派专业技术人员进行陪同、指导。
购入的备品、备件由设备管理员作好记录台帐(见附件三)。
5采购:
(1)采购员采购回备品、备件后,连同材料合格证明一起,交设备管理员验收。
(2)设备管理员必须进行接收检查,填写“备品备件接收检查记录”(见附件四)和“备品备件入库单”(见附件五)。
“备品备件接收检查记录”由设备管理员复制一份给财务会计。
“备品备件入库单”一式三联,发送如下:
第一联,供采购员报帐;第二联,供财务人员付款及对帐用;第三联,供设备管理员登记备查。
(3)采购员凭“备品备件入库单”到财务报帐,财务人员对照“备品备件入库单”、“采购计划”、“调查表”以及“备品备件接收检查记录”无误后方可给予结算。
(4)备品、备件不合格,由采购员予以退货、换货等处理,必要时设备管理员协同处理。
6保管:
(1)入库后的备品、备件由设备管理员负责保管,做到存放整齐,并做好防火、防潮、防腐蚀、防损、防盗等工作。
(2)财务会计和工程设备部负责人或总经理指定的专业技术人员一起,每季度核查一次。
7发放:
(1)机修工根据维修保养需要,填写“备品备件领退料单”(见附件六),经上级复核后,由设备管理员发放。
(2)维修完毕,机修工须将剩余的备品、备件退回,同时交回报废的备品、备件和“厂房、设备维修保养记录”(见SMP-EM-003-00设备维修保养管理规程)。
(3)设备管理员复核无误后签字并将备品、备件分类存放。
报废的备品、备件必须贴上“报废材料标签”(见附件七)放入废品区,由机修工监督。
材料报废标签由设备管理员保管使用,并承担由此引起的后果。
(4)“备品备件领退料单”一式三联,第一联设备使用车间(室)负责人留存;第二联,机修工留存;第三联,设备管理员留存。
8设备管理员必须尽快完善设备备品备件易损件图册、目录,并积极收集、整理公司需用备品、备件的供求、价格、质量等信息,及时存档;各部门在生产实践中必须尽快完善各种定额,以形成有效的保障能力。
9附件
附件一:
年度备品备件采购计划
附件二:
需用备品备件调查表
附件三:
备品备件收发存记录
附件四:
备品备件接收检查记录
附件五:
备品备件入库单
附件六:
备品备件领退料单
附件七:
报废材料标签
附件一:
年度备品备件采购计划编号:
EF-013-00
年度:
_______年使用部门:
____________制单时间:
_______年__月__日共__页,第__页
材料名称
型号
规格
图号
建议采用的供应商
期初
数量
订购数量
到货时限
备注
设备管理员/时间:
审核人/时间:
批准人/时间:
(注:
此单一式四份:
工程设备部负责人、设备管理员、财务会计、采购员各一份)
附件二:
需用备品备件调查表编号:
EF-014-00共__页,第__页
材料名称
型号
规格
图号
单位
价格(元)
最终
确定
供应商甲
供应商乙
供应商丙
供应商比较
名称
甲:
乙:
丙:
资格
地点
服务
制表人/时间:
复核人/时间:
附件三:
备品备件收发存记录编号:
EF-015-00
材料名称
规格
型号
图号
单位
页码
第__页
年
月
日
入库
发放与退还
报废
结存量
入库量
入库
单号
发放量
退还量
领退料单号
报废量
机修工
管理员
附件四:
备品备件接收检查记录
编号:
EF-016-00接收时间:
______年___月___日
材料名称
规格
型号
图号
单位
数量
是否计划
内采购
供应商名称、地址、联系方式、代表人:
接收检查:
1.采购计划核对:
2.调查表核对:
3.外观检查:
(1)是否有破损、锈蚀等:
(2)是否错发:
4.数量检查:
(1)请购数量:
(2)实际数量:
5.其它检查:
6.附件(如检验报告、合格证等):
接收检查结论:
采购员签名/时间:
设备管理员签名/时间:
注:
本记录一式两份,一份由设备管理员留档,一份送财务会计核对。
附件五:
备品备件入库单编号:
EF-017-00
入库单号:
设备管理员/时间:
材料名称
规格
型号
图号
单位
入库
数量
是否
计划内
接收时间
_________年____月____日
接收检查结论
供应商名称、地址、联系方式、代表人:
备注:
(注:
1、入库单号为十位小写阿拉伯数字,前四位为当年年号,第五、第六位为月号,最后四位为当年材料入库单流水号。
2、此单一式三联。
发送如下:
第一联,供采购员报帐;第二联,供财务人员付款及对帐用;第三联,供设备管理员登记备查。
)
附件六:
备品备件领退料单编号:
EF-018-00
单号:
备品备件领退料单编号:
EF-018-00
此栏目由领料人填写
此栏目由发料人填写
材料名称
规格
型号
单位
计划量
发放量
退回量
交回量
备注
使用部门
车间(室)
负责人/时间
开单人/时间
管理员/时间
复核人/时间
机修工/时间
(注:
1、单号为十位小写阿拉伯数字,前四位为当年年号,第五、第六位为月号,最后四位为当年材料领退料单流水号,由设备管理员填写。
2、此单一式三联,第一联设备使用车间(室)负责人留存;第二联,机修工留存;第三联,设备管理员留存。
)
附件七:
报废材料标签
湖北李时珍医药集团有限公司
报废材料QF-529-00
名称:
原因:
签名/日期:
年月日
说明:
此标志为白色,红字。
规格:
70×40mm
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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