公文规范与材料写作公文材料写作常用词汇.docx
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公文规范与材料写作公文材料写作常用词汇
[公文规范与材料写作]公文材料写作常用词汇
公文规范与材料写作(讲稿)办公室工作千头万绪,但归结起来不外乎三件事:
办文、办事和办会。
办事和办会都离不开办文,办文是办公室工作的基础性工作。
办文质量和效率的高低,直接影响办公室工作的质量和效率,对内可以反映办文人员的综合素质,对外则代表机关和企业形象。
xx年4月16日,中共中央办公厅、___办公厅印发了《___公文处理工作条例》,从xx年7月1日起施行,首次实现了___公文纸型、文种、版式、格式标准的统一。
这虽是___的公文处理规定,对企业同样适用。
因为企业经常与国家机关有公文往来,企业的公文处理规范原则上参照国家公文处理规范。
公文格式规范拟定公文是一项严谨、严肃的工作,必须遵循公文格式化原则,认真落实规范化要求。
公文格式是公文的脸面、公文的气质、公文的尊严。
做好公文格式规范化工作事关公文权威性和文件的贯彻落实,不是小事,而是大事,每一位拟文工作人员都应予以重视。
一、规范公文格式的基本概念
(1)什么是公文格式公文格式是指公文的规格样式,是由纸型、版心和周围空白尺寸以及系列公文要素构成的特定文书形式。
按照这种特定格式拟制形成的公文,经程序签批上报下发后,具有相对独立性、特殊权威性和法定效力,明显区别于其他文字材料。
(二)怎样规范公文格式主要有三种方法可供参考:
重点是抓头、看尾、顾正文。
1.抓头。
看人先看脸,看文先看题,看公文首先是看红线以上部分。
这个部分是“红头文件”的重要标志。
应根据公文的具体情况,看文种标志是否正确,份号、密级和保密期限、紧急程度是否需要标注,发文字号是否准确,上报公文是否标注了签发人及签发人姓名。
2.看尾。
主是看文尾部分。
主要是版记部分档注是否按照新的标准执行。
按照新的公文格式标准,机关公文不再标注主题词,版记不再标注印发份数。
3.顾正文。
就是看正文文体部分。
从公文标题、主送机关、公文主体到结束语、附件说明、机关署名、成文日期、附注等要素都要重视,公文类别的具体情况标注清楚。
(三)公文格式有哪些要素构成公文格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、文种、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、发放层次、抄送机关、印发版记、页码等要素构成。
(四)规范公文格式有哪些基本要求1.要有规范意识。
规范就是标准化、正规化。
作为文秘人员,要树立规范公文格式就是规范工作方式、行为方式的观念,做到自觉养成、点滴养成。
2.要有责任意识。
责任就是担当。
一纸“不像样”的公文上报下发,轻则影响单位、企业和个人的形象,重则影响文件的贯彻落实,事关全局,责任重大。
3.要有耐心、细致的作风。
公文格式的规范性关健在于它的细节要求。
即主要体现在细节上,可谓细节决定成败。
注意细枝末节,不可粗心大意。
二、规范公文格式的方式方法及范例规范的公文格式,在于公文各要素标注和格式印制的标准化。
尤其是新旧标准交替后,要改变原有习惯,是比较难以把握的,应该仔细领会。
细节比较繁琐,却非常重要,为便于理解,我将从份号开始到最后的版记作逐一介绍。
(一)关于份号份号(编号),是公文印制份数的顺序号。
用6位3号阿拉伯数字标注于公文首面左上角顶格第1行,数字前用特殊符号“№”标示,之后用虚数加实数标示。
以第1序号为例,实号前加5位虚数“0”,后标“1”,如“№000001”等。
如印发份数超过6位数,则以实有数为准。
正式文件的印制份号数字套用红色。
所有密级公文,虽不是密级但内部重要公文应当标注份号,上报下发的密级文件应该逐一登记,以防文件丢失,也便于查询。
(二)关于密级和保密期限密级即秘密等级,分为绝密、机密、秘密三个等级。
保密期限即公文内容的保密时限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
密级和保密期限标注于份号下方。
“密级”如“机密”二字用21磅或3号黑体字,两字之间空1字,如密级与保密期限同时标注则不空字;密级与保密期限中间用“★”号隔开,保密期限中的年限数字用阿拉伯数字标注。
保密期限标注与否要视公文保密程度情况确定。
最高保密期限相应分为三个档次:
绝密为30年,机密为20年,秘密为10年。
密级如果没有标注保密期限,超过最高期限视为自行解密。
范例1№000001秘密中共**省委统战部文件★范例2:
№000001秘密★15年中共**省委统战部文件★(三)关于发文字号和签发人1.发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成,标注于发文机关标志下方居中、红色横线之上(4mm处),如上报公文需标签发人,发文字号则标注于左下方,左空1字,签发人及姓名在右侧,右空1字。
发文字号要以简明、准确、没有歧义为原则。
发文字号用3号仿宋体。
年份和发文序号用阿拉伯数字,年份用中文六角括号“〔〕”括入,序号前不加“第”也不加“0”。
关于机关代字。
机关代字由区域或机关代字构成,或区域代字加机关和部门代字构成。
区域代字用当地简称标注,如**省用“**”字;机关代字一般用机关开头那个字标注,如组织部用“组”字,机要局用“机”字等;或用机关加部门开头那个字标注,如一隆公司办公室用“一司办”等。
机关代字一般使用两至四个字组成。
文于文种代字。
这种情况比较复杂,有的公文标志容易分别,如上行文用“报”,下发___用“通”,函用“函”等。
关于“发”和“字”的使用。
从常用的发文字号来看,“发”一般用于下行文或平行文,既代表发文的意思,又起到联结作用:
“字”用于平行文,多表现在发文量较多的大机关业务主管部门的公文中。
比较规范的用法是:
“发”一般在机关统发文中使用,属下行文、平行文类别,如批复、意见、决定等文种用“发”比较规范。
“字”一般在机关的部门分类文中使用,如某办公厅在内部或系统单独发文,可以用“字”,如“厅字”〔xx〕1号等。
2.签发人上报的公文应当在发文字号右侧注明“签发人”,“签发人”后面标注签发人的姓名。
“签发人”三字用3号仿宋字,后标全角冒号;签发人姓名用上述字号楷体字,右空1字。
范例1:
№000001秘密XX省人民政府文件X府发〔xx〕1号范例2№000001秘密★3年XX省工商行政管理局X工报〔xx〕1号签发人:
XXX(四)关于标题标题分为一级标题、二级标题、三级标题、四级标题,一般不设五级标题。
一级标题即公文标题,二级标题、三级标题即公文中的结构、层次标题。
公文标题由发文机关全称或规范化简称、事由加文种三部分组成,于红色横线下方位置,上空约正文的2行居中排布。
多行标题排列为正**、倒**或菱形,不采用上下长度等同的长方形和上下长、中间短的沙漏形。
从实际效果和美观角度看,两行及以上标题一般采用倒**形排布居多。
两个以上机关名称之间用空格分开,不加标点符号,正好换行是省略;主标题除法律、规章和转发公文加书名号,个别特殊词组“四项教育”加双引号外,一般不用标点符号,用空1格方式分开,特殊情况的标题可加顿号隔开。
标题回行时,要做到词意完整,不能让词目产生歧义为原则。
公文一级标题一般用22磅或2号方正小标宋体(未安装小标宋体的可用华文中宋加粗)。
副标题用17磅或3号楷体。
二级标题、三级标题分别用17磅或3号黑体、楷体,四级标题与正文内容字体、字号相同。
公文标题主要有以下几种:
形式一:
发文机关+介词关于+事由+文种如:
XXXX关于XXXXXX___形式二:
关于+事由+文种如:
关于转发XXXX《关于XXXXXXXX___》___形式三:
会议名称+文种+题下标示加小括号如:
中国共产党XXX届委员会XX次全体会议公报(X年X月X日中国共产党XX届委员会第X次全体会议通过)(五)关于主送机关主送机关是公文的主要受理机关,使用机关全称或规范化简称。
主送机关名称与正文内容的字号、字体相同,位于标题下空1行位置,左侧顶格排布。
上级机关对下级机关印的公文,称为普发性公文,凡接受公文的机关都是主送机关,即受文机关;下级机关向上级机关报送的公文,一般只写一个主送机关,如确需同时报送另一机关,可用抄送。
(六)关于正文正文是公文的主体,用来表述公文的内容,是公文的核心。
主体部分视公文情况可分段落、层次,篇幅较长的公文除公文标题外,还有二级标题、三级标题、四级标题,内容应围绕各级标题展开阐述。
正文内容段首前空2字,段落之间一般不空行,数字、年份不能回行,段尾单字不能成行。
特殊情况为划分层次,段落间可空1行。
(七)关于附件说明和附件“附件说明”即为公文的顺序号和名称,位于正文和发文机关署名之间,与正文下空1行,左空2字,后标全角冒民和附件名称,如“附件说明:
XXXX”。
如有两个以上附件需标序号,序号用阿拉伯数字;如附件名称较长需转行时,应对齐上一行附件名称的文字,不能与序号对齐。
附件名称后不加标点符号。
附件是公文正文的说明、补充或者参考资料,是公文的附属要件。
“附件”二字用正文同样字号黑体字,置于附件正文左上角顶格排,有序号时应加序号。
如“附件1”,附件标题与“附件”二字之间空2行。
附件应排在版记之前主件之后,与主件一起装订。
(八)关于发文机关署名发文机关署名应当用全称或规范化简称,位于正文右下方2-3行处,右空2个字。
两个以上机关联合发文,如需加盖印章,按照编制序列或主办、协办单位分别左右排布;无须加盖印章的,发文机关名称居右、右空2字上下等距排布,长度相同。
一般对外发文用全称,村级机关内部或对直属单位可使用规范化简称。
(九)关于成文日期成文日期,署会议通过或发文机关主要负责人签发日期。
特殊情况署印发日期。
成文日期使用阿拉伯数字,置于发文机关署名下方,以机关名称第一个字为基准右空2个字。
如成文日期长于发文机关名称时,居右排时后空2个字。
决议、决定等只在附注中标注发布层次的公文,成文日期加小括号标注于标题下方居中位置。
(十)关于印章印章是公文生效的标志,是发文机关的身份标志,具有权威性和强制性。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章。
有特定发文机关标志如专用字体的和电报可以不加盖印章。
加盖印章应上不压正文,居中下压署名机关名称和行文日期。
(十一)关于附注附注是印发传达范围等需说明的事项。
如果公文使用题下标示,即正文开头未标明主送机关的,则需要标明文件印发范围或者发布层次。
附注标注在成文日期下一行、首行缩进2个字加小括号标注,字体、字号与正文相同。
如发布层次较多,可转行。
有关需要说明或便于联系的事项,可用附注说明。
范例:
中共XX市委政法委文件X政报〔xx〕10号★关于XX县发生群体性事件情况的报告中共XX省委政法委:
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(导语)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(主体内容)专此报告。
附件说明:
1.XXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXX中共XX市委政法委员会xx年X月X日(附注:
印发范围或需说明的问题或联系人及电话)(十二)关于抄送机关抄送机关是指除主送机关以外的需要执行或知晓公文内容的其他机关,或特殊情况下需请办协调的机关。
位于印发机关名称和印发日期上一栏。
公文如有抄送机关,在印发机关和印发日期上一栏左空半个字,字体与正文相同,字号比正文小一个字号,“抄送”二字后标全角冒号;抄送机关名称用逗号隔开,如有回行,与“抄送”冒号后的抄送机关名称对齐,在最后一个抄送机关后标句号。
不使用“抄报”办法处理。
(十三)关于版记版记是由公文印发机关名称、印发日期和横线组成。
印发机关名称、印发日期字体与正文同,字号比正文小一号
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