采购业务流程及管理制度.docx
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采购业务流程及管理制度
浙江虹达特种橡胶制品有限公司
编制:
审核:
批准:
总则
第一条采购部门的划分
1.生产原材料采购:
由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
2.日常办公用品采购:
由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
3.对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第二条采购作业方式
一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
1.集中计划采购:
凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。
2.长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。
6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,如果有变更时,应立即修正。
第四条询价、比价、议价
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
第五条审核及批准
附注:
凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。
第六条订购
(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后,应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”,材料需按款号标明分包包装。
(二)若属分批交货者,采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”,以供识别。
第六条物流与运输
1、采购部负责所采购物料以及公司成品发货的物流运输工作
2、对于所采购物料,根据数量、种类和生产使用情况采用集中运输或者分批送货。
3、运输工具的选择:
由采购部根据实际情况据顶采用何种交通工具进行运输。
4、对于由供应商负责运送的货物,采购部应与供应商保持联系,保证所采购物料在运输过程中的安全和顺畅。
第七条整理付款
1.材料仓库应按照已办妥收料的入库单单,经与供应商送货核对无误后,于第二日将原始单送会计部门。
2.缺交应补足者,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
3.超交应经主管批准后,才能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。
第八条价格复核与市场行情资料提供
1.采购部门应调查主要材料的市场与行情,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。
2.采购部门应就企业内所需要的材料,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。
第九条质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等)。
第十条异常处理
审查作业中,若发现异常情况,采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料,通知有关部门处理。
附则
第十一条本办法经总经理批准后实施,增设修订亦同。
采购主、辅料管理制度补充
1、根据计划单采购主、辅、料。
2、现款采购:
采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单,(入库单必须注名:
供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字)。
入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。
随同购货发票或收据才能由经理签字。
然后到财务部办理报销手续。
3、订单采购:
供应商货到后,由采购员到仓库办理入库手续,由仓库保管员验收并开出入库单(入库单必须注名:
供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途)。
入库单必须通过采购员、保管员签字。
并将第二联传递会计作往来帐。
供应商需要结款时,应凭入库单,随同购货发票或收据由经理签字,然后到财务部办理结算手续。
采购部架构图
部门目标:
在保证质量的前提下,以最优惠的价格与优质的服务采购,从而保证公司对所有材料的需求。
部门职责:
1、制定材料的战略采购计划
2、建立供应商的管理机制
3、供应商市场制定分析、评估
4、实施采购计划
5、制定账务管理办法
6、制定费用计算办法
7、制定员工绩效管理:
8、统计、分析
采购经理岗位职责
职位名称:
采购经理
所属部门:
采购部
直接上级:
总经理
直接下级:
采购专员
岗位职责:
一、采购计划与预算
1、根据公司总体计划和预算,结合业务量,组织编制采购计划与预算,报领导审批后组织执行。
2、根据公司业务的实际情况,及时调整采购计划,确保采购任务的按时完成。
二、物资采购过程管理
1、组织采购人员进行市场调查,向供应商发出询价单,及时收集整理价格信息,并编写询价报告,向企业领导请示。
2、组织相关人员与选定的供货商洽谈,达成一致意向后签订供货合同,并监督、督促供货商严格履行合同。
3、负责整个采购过程的监督管理,保证物资采购及时。
三、采购物资验收
1、组织相关人员,会同质量管理部,对采购物资进行清点验收。
2、合格后办理相入库、结算等手续,如发现问题,按合同规定进行相应处理。
四、采购渠道拓展与供应商管理
1、负责建立物资采购的供应体系,多方面开拓供应渠道,并进行开拓供应渠道,并进行妥善管理。
2、与供应商保持良好的合作关系,并与供应商就价格、交货期、数量等问题进行沟通。
3、负责组织对供应商进行全面评价,对不合格供应商提出处理方案。
五、采购成本控制
1、根据企业采购计划的安排,以及对物资市场价格变动趋势的分析,编制每一采购项目预算。
2、根据预算企业采购计划的安排,以及对物资市场价格变动趋势的分析,编制每一采购项目预算。
六、部门管理
1、负责对本部门所属员工的业务指导、绩效考核等工作。
2、处理部门内部日常事务。
3、负责本部门各项工作的开展、人员调配、工作安排等工作。
考核重点:
一、各项采购任务的及时完成情况
二、各项物资采购的及时到位情况
三、采购物资质量合格率
四、物资供应的稳定与及时程度
五、采购成本的有效控制程度
六、各项工作计划的及时完成情况及员工绩效考核结果
采购员岗位职责
职位名称:
采购专员
所属部门:
采购部
直接上级:
采购经理
工作目标:
要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足
权力与责任:
1、严格遵守公司的各项规章制度和有关规定;
2、根据生产计划和资金情况,编制采购计划;
3、全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作;
4、掌握好实际库存和在途物料情况;
5、合理安排采购顺序,对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购划及时购进;
6、对主要原料供应商进行考查;
7、负责签订购货合同;
8、严格执行原料包装材料入库检验制度;
9、随时掌握原料,包装材料市场行情负责;
工作职责:
1、采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善;
2、考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面,在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围,负责新增供应商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。
3、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作,并随时掌握合同履行情况,合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款,如需更改合同,在请示后,得到批准方可执行;
4、负责收集新材料的应用信息,做好市场分析,随时掌握国家相关产品的标准和政策变化,做好政策分析,为公司决策提供有价值信息;
5、对供应商进行询价、比价、议价,并上报相关信息(交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等);
6、市场行情的调查、动态资讯收集、整理,及时上报,以便及时调整采购策略;
7、依业务订单适时、适品、适量的采购,并跟催采购进度,确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。
订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递,确保供方满足我公司之需求。
8、与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理,确保我司利益;
加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足,供货质量稳定,交货时间准确;做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神;
仓库管理员岗位职责
职位名称:
仓库管理员
所属部门:
采购部
直接上级:
采购经理
素质要求:
1.有管理类和财经类相关知识,熟悉货仓管理业务;
2.熟悉橡胶制造工厂物资情况,对橡胶制造工厂物资运作流程、帐目、物资储藏、搬运工具保养等教熟悉;
3.有熟练的电脑基础,具备现代化货仓管理才能;
4.工作认真负责,严格按要求办事。
岗位职责:
1.做好仓库日常管理事务。
2.做好各种安全防患工作,确保货仓安全不出事故。
3.了解工厂每月、每日的情况,根据所需库存储备制定申购计划。
4.熟悉所管物品的性能、特点及方法,按品种、规格、型号、分门类进行摆放,做到整齐有序。
5.入库前的物品要清点数量、检查质量,对不符合标准的物品不予验收,并及时向上级主管报告,杜绝少数、不合格品入库。
6.对进货情况和库存物品、原料的消耗及库存必须做到心中有数。
7.凡入库的物品一律填写出、入库单,对指定用途的物质,应通知使用部门派人验收质量;对生产原材料、小五金工具,监督仓库员验收数量。
8.先进先出原则保质保量分发各类物品,物品出仓必须由部门主管签字开领料单方可发货,严禁先出货,后补手续的错误做法,严禁白条发货,对超出保管期或出现滞存情况,及时报执行经理并提出处理意见;
9.保证所开的货料单据(包括只拨单、入库单、领料单、调拨单等)的准确性和完整性,定期返到财务部以备会计及时核算,以上所有单据必须由相关人员签名;
10.每日下班前需根据所开的货料单据进行电脑计帐;
11.不定期盘点所有货物,做到帐物相符。
12.月终会同出纳进行存货盘点,并按时间将准确的月终盘点报送到财务部门;
13.对出纳前日发放的赠券进行稽核,发现问题及时与出纳进行核对并上报财务部;
14.完成上司临时交办的工作。
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