行政办公管理规范化操作全案.docx

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行政办公管理规范化操作全案

行政办公管理规范化操作全案

行政办公管理规范化操作全案

周灿辉等编著

1．2行政办公人员岗位职责

1．2．1行政总监

行政总监岗位职责如表1-1所示。

表1-1行政总监岗位职责

岗位称号

行政总监

直属下级

总经理

岗位概述

片面统筹规划企业行政办公管理流程，不时完善行政管理体系，控制行政办自费用支出，提升行政办公管理效率

岗位职责

1.依据企业全体开展规划，拟定行政办公管理开展规划

2.担任行政办公、后勤规范化管理体系树立，提升管理效率

3.担任行政办自费用预算的审核与监视，控制费用支出

4.担任行政管理组织架构设计，不时优化组织外部各项资源的配置

5.担任监视行政办公、后勤管理任务的运转，并做出相应的指示

6.担任企业公关危机的管理，及时处置各类突发事情

7.完成指导暂时交办的其他任务

1．2．2办公室主任

办公室主任岗位职责如表1-2所示。

表1-2办公室主任岗位职责

岗位称号

办公室主任

直属下级

行政总监

岗位概述

协调企业高层与各部门、外部单位之间关系，做好高层指导日程布置、行政资源调度、行政公文处置以及总务后勤事务管理等任务

岗位职责

1.依据企业高层指导的布置，担任企业日常行政事务管理任务

2.依据指导的指示，详细担任指导日程布置以及重要活动布置等任务

3.担任代表公司做好外部单位、政府以及其他社聚集团的接待任务

4.担任公司各类行政办公管理制度、规范的编制任务

5.依据指导的授权，为其起草讲稿、处置各类交往公文

6.担任企业公关危机的管理，及时处置各类突发事情

7.完成指导暂时交办的其他任务

1．2．3行政部经理

行政部经理岗位职责如表1-3所示。

表1-3行政部经理岗位职责

岗位称号

行政部经理

直属下级

行政总监

岗位概述

片面统筹规划公司的行政办公管理事务，经过对行政、后勤等事务的监视管理，为企业正常消费运营提供支持

岗位职责

1.依据企业年度任务方案，确定行政任务重点及任务方案

2.担任编制行政费用预算，合理控制企业行政费用支出

3.担任布置集中推销办公用品、办公设备等，并指派专人停止日常管理

4.担任公司重要会议、活动的组织管理任务

5.担任企业公关危机的管理，及时处置各类突发事情

6.担任布置专人集中调度车辆，合理应用资源

7.完成指导暂时交办的其他任务

1．2．4后勤部经理

后勤部经理岗位职责如表1-4所示。

表1-4后勤部经理岗位职责

岗位称号

后勤部经理

直属下级

行政总监

岗位概述

片面担任公司后勤事务管理与规划，在不时提升后勤效劳质量的前提下，尽量控制管理费用支出

岗位职责

1.依据企业年度任务方案，确定后勤任务重点及任务方案

2.担任编制后勤费用预算，合理控制后勤管理费用支出

3.担任合理规划后勤效劳设备，提升效劳质量

4.担任企业外部环境规划，不时美化、污染企业环境

5.担任监视企业绿化、卫生、平安等任务，确保企业消费运营活动的顺利停止

6.担任监视食堂宿舍日常管理任务，为企业员工提供良好的效劳

7.完成指导暂时交办的其他任务

1．2．5接待主管

接待主任岗位职责如表1-5所示。

表1-5接待主管岗位职责

岗位称号

接待主管

直属下级

行政部经理

岗位概述

依据公司指导的指示，片面担任布置来宾或访客的接待任务

岗位职责

1.依据高层指导的指示，担任制定重要来宾的接待方案

2.担任详细布置来宾接待、来宾观赏、来宾洽谈等事宜

3.依据指导的意见，布置来宾主陪以及其他陪同人员

4.担任布置来宾就餐、住宿、游览等相关事宜

5.担任接待人员商务礼仪的培训任务，以提升企业笼统

6.担任参与企业公关危机处置，并提出可供参考意见

7.完成指导暂时交办的其他任务

1．2．6行政主管

行政主管岗位职责如表1-6所示。

表1-6行政主管岗位职责

岗位称号

行政主管

直属下级

行政部经理

岗位概述

在部门经理的指导下，经过与各部门的协调与沟通，及时处置各项行政事务，保证企业消费运营活动的正常展开

岗位职责

1.担任组织筹划各类公务接待，表达本公司的良好笼统

2.担任办公用品央求的审批以及办公用品集中购置

3.担任公司各类会议、活动的组织，并指定专人停止会议记载

4.担任公司车辆的一致调度、维护与保养等管理任务

5.担任对公司印信、公文等停止一致管理，防止中心信息外泄

6.担任对公司办公设备等停止一致管理，做好办公设备维护与保养任务

7.担任对各类突发事情停止处置，并及时上报相关指导

8.完成指导暂时交办的任务

1．2．7平安主管

平安主管岗位职责如表1-7所示。

表1-7平安主管岗位职责

岗位称号

平安主管

直属下级

后勤部经理

岗位概述

在部门经理的指导下，担任公司区域内的平安管理任务，经过树立平安防护设备和组织平安巡查，确保企业财富平安

岗位职责

1.担任制定公司平安管理任务方案，并落实方案内容

2.担任树立与维护公司外部的平安防护设备、设备，根绝平安隐患

3.担任组织保安员定时巡查，防止各类平安事情的发作

4.担任制定保安员培训方案，提升保安员的业务水平

5.落实平安责任制，及时处置突发性平安事故，并向主管指导汇报

6.担任活期召开平安任务例会，检讨任务中的效果和缺乏

7.完成指导暂时交办的任务

1．2．8保洁主管

保洁主管岗位职责如表1-8所示。

表1-8保洁主管岗位职责

岗位称号

保洁主管

直属下级

后勤部经理

岗位概述

在部门经理的指导下，详细担任公司区域内的卫生保洁管理任务，监视保洁人员仔细任务，为公司员工营建良好的任务环境

岗位职责

1.依照公司的修建规划，为下属保洁员设定专属责任区

2.担任制定各项保洁目的与规范，确保公司卫生状况达标

3.担任监视、指点保洁人员停止保洁作业

4.担任活期反省保洁设备，确保其可以正常任务

5.担任保洁工具、资料的发放、保管，合理控制保洁工具、资料的消耗

6.完成指导暂时交办的任务

2．3行政接待管理工具

2．3．1行政接待央求表

央求部门

央求人

央求日期

来访单位

联络人

来访事由

来访日期

主要来访人员名单

姓名

职务

性别

备注

接待人员

主要接待指导

参与接待人员

接待效劳人员

备注

主要日程

日期

时间

活动布置

地点

预备事项

1.车辆〔车型〕：

2.欢迎条幅内容：

3.会议室预备：

4.用餐：

5.住宿：

部门经理

意见

行政部经理

意见

主管副总

意见

总经理

意见

2．3．2贵宾接待信息表

来访贵宾信息

英文姓名

中文姓名

国籍

性别

出生年月

来访时间

单位

职务

随行人员信息

姓名

职务

备注

来访目的

接待布置信息

接待担任人

接待规格

下榻宾馆

航班信息

接机人

指定联络人

陪同、翻译人员

经费预算

开支项目清单及金额

行程布置

用车布置

总经理意见

签字：

日期：

年月日

董事长意见

签字：

日期：

年月日

2．3．3接待费用预算表

接待对象

接待日期

接待级别

接待人数

接待部门

接待担任人

接待费用预算

类别

费用预算明细

算计金额

备注

住宿

餐饮

场地租赁

现场观赏

旅游观光

礼品

其他

算计金额

制表：

日期：

部门担任人：

日期：

行政经理：

日期：

财务经理：

日期：

主管副总：

日期：

总经理：

日期：

2．3．4前台来访注销表

序号

日期

姓名

单位

来访人数

被访对象

来访事由

联络

备注

1

2

3

4

5

2．4行政接待管理模板

2．4．1行政接待管理制度

制度称号

××公司行政接待管理制度

受控形状

编号

第一章总那么

第一条为进一步增强和提高公司行政接待任务水平，规范各类行政接待活动，充沛展现公司良好企业笼统，特制定本制度。

第二条本制度所称行政接待，是指公司在日常任务中发作的、为展开各类运营业务需求而发作的接待、会务、应付等活动。

第三条原那么

1.归口接待，一致管理；

2.厉行浪费、确保平安；

3.文明礼貌、热情周到。

第二章责任分工

第四条行政部是接待任务的一致管理部门，主要有以下职责：

1.制定和实施行政接待管理制度；

2.编制公司接待费用总额预算；

3.受理各部门的接待央求；

4.制定各类行政接待方案；

5.担任接待前期预备任务；

6.担任来宾到访接待的实施任务，包括迎接、正式接待、送行等。

7.担任对接待任务的总结、汇报任务。

第五条各业务部门是接待任务的归口部门，主要有以下职责：

1.依据本部门业务虚际需求，适时提出接待央求；

2.向行政部提供有关来宾的准确信息；

3.担任接待活动中业务方面的沟通；

4.协助行政部实施接待任务。

第三章接待分类与规格

第六条公司行政接待活动分为以下几种类型：

1.公务接待；

2.会议接待；

3.视察与反省接待；

4.观赏接待；

5.运营活动接待；

6.技术调查接待。

第七条公司行政接待规格由高到低分为A、B、C、D四个等级。

详细如表2-4所示：

表2-4行政接待等级

接待等级

等级描画

来宾

接待担任人

A级

对公司有重要影响或与公司有严重关系的接待

国度部委、省市级各主要部门指导

董事长

B级

与公司有亲密关系、或有战略协作意向且内行业内知名的来宾或单位

企业担任人、中心高管人员

总经理

C级

普通一级的接待，主要是普通客户或业务有关人员来公司观赏

企业副总、相关高管人员、社会名流

主管副总

D级

主要是指一些暂时性的接待，因业务需求暂时决议来公司观赏

企业经理级人员

业务部门经理或行政部经理

第八条行政部依据行政接待央求、公司指导指示、来宾与公司往来关系、影响等确定行政接待的等级。

第四章行政接待顺序

第九条接待央求

1.各归口部门依据业务需求，提出行政接待央求，填写«行政接待央求表»，经本部门经理审批后提交至公司行政部；

2.行政部经理结合行政接待费用预算状况，审核«行政接待央求表»，填写行政部门意见，逐级报主管副总、总经理审批。

接待规格为A级的，还应报董事长审批。

3.各归口部门央求行政接待，有以下情形之一的，应及时告知行政部，以便顺利完成接待任务。

〔1〕需求公司指导出面接待陪同的；

〔2〕需求预订返程车船、飞机票的；

〔3〕需求布置住宿、宴会的；

〔4〕需求照相、摄像、礼品以及布置车辆的。

第十条接待预备

1.行政部依据经审批的接待央求和归口部门提供的来宾信息，制定接待方案，编制接待经费预算；

2.行政部依据接待方案布置专人担任以下细节的预备任务：

〔1〕预订酒店食宿；

〔2〕接机、接站；

〔3〕会议场所布置；

〔4〕相关物资推销。

第十一条接待实施

1.普通状况下，接待依照以下顺序展开：

〔1〕迎接来宾；

〔2〕双方业务担任人的会晤及技术交流活动；

〔3〕引见、观赏本公司的各项状况；

〔4〕宴请来宾；

〔5〕陪同外地来宾旅游本地名胜古迹。

2.行政部可依据接待方案对接待顺序停止过度变卦。

第十二条接待完成

1.接待活动完毕后，行政部应妥当布置送行；

2.可预备具有公司或中央特征的纪念品赠送来宾。

第十三条接待总结

每次接待活动完毕后，行政部应对接待活动停止片面仔细总结，总结报告报主管副总审核指示。

第五章附那么

第十四条本制度由行政部制定、修订和解释。

第十五条本制度报总经理审批经事先实施。

相关说明

编制人员

审核人员

同意人员

编制日期

审核日期

同意日期

3．3会议组织与管理图表

3．3．1会议央求表

央求部门

央求人

会议时间

会议地点

掌管人

记载人

会议主题

与会人员

会议预备

部门担任人意见

行政部意见

主管副总意见

3．3．2会议议程表

会议主题

会议时间

会议地点

会议掌管

会议记载

与会人员

会议议程

序号

时间

议题

发言人

发言时间

1

2

3

4

5

下次会议

时间：

地点：

其他信息

3．3．3会议签到表

会议主题

会议时间

地点

与会人员签到

序号

部门

姓名

签字

备注

1

2

3

4

5

3．3．4会议记载表

××会议记录

会议时间

会议地点

掌管人

记载人

应到人数

实到人数

列席人员

迟到人员

主要议题

发

言

内

容

会

议

结

论

掌管人

签字：

日期：

记载人

签字：

日期：

3．4会议组织与管理制度

3．4．1会议管理制度

制度称号

××公司会议管理制度

受控形状

编号

第一章总那么

第一条为进一步规范公司各类会议内容和顺序，提高会议效率，健全决策机制，提升公司管理水平，特制定本制度。

第二条原那么

1.有效沟通，充沛协调；

2.注重质量，提高效率；

3.仔细预备，讲务实效；

4.遵守纪律，准时与会。

第三条本制度适用于公司及各部门组织召开的各类会议。

第二章会议类型

第四条会议按类别、内容的不同区分由相关部门召集和掌管，行政部担任做好会议组织、效劳及管理任务。

第五条公司组织召开的各类会议包括但不局限于以下会议：

1.总经理办公会

主要对公司运营开展和管理中的严重事项停止研讨与决策。

2.消费运营协调会

汇报消费运营有关任务，协调处置各车间、部门提出的效果，讨论研讨并提出下期消费运营任务方案。

3.各类专项会议

研讨公司近期本钱管理、质量管理、平安管理、预算管理等专项任务存在的突出效果，提出处置方法，明白相关部门责任，并责成各部门依照会议要求保质保量完成义务。

4.各部门管理例会

了解本部门本期任务完成状况，总结存在效果，确定改良方法，提出处置意见，制定下期任务方案。

5.总结方案会议

总结公司及各部门月度/季度/年度任务状况，评定全体人员任务绩效，确定公司及各部门月度/季度/年度方案，剖析存在效果，制定应变措施和落实方法

第六条公司各类会议简明说明如表3-2：

表3-2公司各类会议说明

会议类别

掌管人

主办部门

与会人员

周期

总经理办公会

总经理

行政部

各副总经理及其他高

每半月

消费运营协调会

消费副总

消费部

各部门经理

每月

专项会议

主管副总

各归口部门

各部门经理

每月

部门管理例会

部门经理

各部门

各部门所属人员

每月

总结方案会议

总经理

行政部

全体员工

每月/季/年

第三章会议组织

第七条触及公司多个部门共同召开并有公司指导参与的会议，由会议归口部门主办，行政部协办。

第八条会议主办部门主要担任以下任务：

1.确定会议目的和主题；

2.制定会议方案和议题；

3.确定会议掌管人及与会人员；

4.预备会议议题相关资料、文件；

5.控制会议进程，维持会议次第。

第九条行政部主要担任以下任务：

1.拟定和发布会议通知；

2.会场布置和布置；

3.会议用品预备；

4.停止会议记载；

5.会议照相、录像；

6.撰写和印发会议纪要。

第十条会议通知

1.召休会议需提早通知，普通会议应提早2个任务日以、短信或Email方式通知，大型会议需至少提早5个任务日下发正式书面通知。

2.普通状况下，会议通知由行政部拟定和发布，但部门外部会议除外。

3.会议通知应至少包括但不限于以下内容：

〔1〕会议时间和地点；

〔2〕参会人员；

〔3〕会议主题和内容；

〔4〕参会要求和预备。

第十一条严重会议会期较长的，行政部应预备茶水饮料，并指定专人提供会议效劳。

第条公司会议室由行政部担任一致日常管理，包括但不限于会议室的布置运用、环境保洁、设备管理、会议效劳等。

第十二条行政部应在会议末尾前30分钟，做好会场各项预备任务，会议完毕后30分钟，完成会议室清洁任务。

第十三条行政部停止会议室管理时，应留意以下事项：

1.会前、会后均应反省各种试听设备及用品；

2.清点与会人员借用的物品，确保所借物品的出借；

3.会后及时清算会议室，使会议室恢复到备用形状；

4.整理并回收一切剩余的、与会议有关的文件资料。

第四章会议纪律管理

第十四条会议末尾前必需由自己签到，如不能到会应提早向会议掌管人实行请假手续。

第十五条根绝迟到、迟到，中间确有急事需分休会场的，应向会议掌管人请假。

第十六条会议时期应将移动通讯工具封锁或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第十七条与会人员应留意倾听他人发言，积极参与讨论，充沛尊重他人，不可随意打断他人发言，不可对他人停止人身攻击。

第十八条发言人员会前要做充沛预备，要做到发言思绪明晰、条理清楚、重点突出、表述明白。

第十九条与会人员应遵从掌管人的布置，增加与会议议题有关的争辩和讨论。

第二十条与会人员应妥善保管会议资料，不得泄露会议秘密。

第四章会议资料管理

第二十一条会议记载

1.会议时期由会议主办部门或行政部布置专人停止会议记载。

2.会议记载应包括但不限于以下内容：

〔1〕会议概略

会议称号、地点、时间、掌管人、列席和列席状况、记载人签名等。

〔2〕会议内容

会议议题、发言人及发言内容、会议决议事项、表决方式和结果等。

3.会议完毕后，会议记载人员应及时整理会议记载，确保会议记载的真实、准确、完整。

第二十二条会议纪要

1.会议纪要由行政部在会议记载的基础上停止编写，概括反映会议肉体和会议效果。

2.会议纪要应包括但不限于以下内容：

〔1〕会议概略

会议目的、时间、地点、与会人员、议题及效果等。

〔2〕会议肉体阐发

详细论述会议讨论的效果、意见、结论和决议，以及对今后任务所提的要求，将会议的主要肉体和效果片面、详细、详尽地反映出来。

3.行政部依据会议的规模、性质及内容等状况确定能否编写会议纪要，会议纪要报总经理审核、签发前方可印发。

第二十三条各类会议资料由行政部按季度分次存档，部门外部会议资料由各归口部门自行存档。

第二十四条公司严重会议等会议资料存档实行一会一存。

存档内容包括会议通知、会议记载、文字和宣传资料、影像录音资料、图片、会议记载及会议纪要等。

第七章附那么

第二十五条对会议决议和决议事项，责任部门和人员必需仔细实行，依照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。

第二十六条行政部对会议决议事项停止分类整理，依照会议要求的时间对有关责任人和责任部门停止逐项督办，并活期向公司有关指导汇报。

第二十七条本制度由行政部担任制定和修正。

第二十八条本制度报总经理审批后自20××年××月××日起执行。

相关说明

编制人员

审核人员

同意人员

编制日期

审核日期

同意日期

4．3活动筹划与组织管理工具

4．3．4活动执行方案表

阶段

序号

义务

任务内容与要求

担任人

完成时间

备注

前期预备

1

2

3

活动现场

4

5

6

前期任务

7

8

9

4．3．5员工活动调查表

各位同事好：

为丰厚公司员工的专业文明活动，推进公司肉体面貌树立，行政部展开本次调查。

请您依据自己实践状况在对应的选项前划勾，并提出珍贵意见。

感谢您的支持和配合！

1.您参与过公司组织的员工活动吗？

□经常□普通□很少□没有

2.您参与员工活动的主要缘由是什么？

□任务休闲平衡□活动有意义

□契合自己的兴味、喜好□同事都参与

2.您以为员工活动的重要作用是什么？

□树立谐和关系□提高团队看法

□增强同事间交流□公司中心价值观交流分享

3.您以为公司应多长时间组织一次员工活动？

□每月□每季度□每半年□不活期

4.您以为公司应在什么时间段组织员工活动？

□周末□节假日□任务时间□无所谓

5.您以为员工活动的规模以多少为宜？

□全体员工□以部门为单位□兴味相近的同事□无所谓

6.您喜欢参与哪种类型的员工活动？

□体育□文艺□旅游

□拓展训练□无所谓

7.假设公司组织体育方面的活动，您希望会是哪些活动？

□运动会□登山竞赛□球类竞赛

□棋牌赛□无所谓

8.假设公司组织文艺方面的活动，您希望会是哪些活动？

□演讲竞赛□知识竞赛□书画摄影展

□观看节目演出□无所谓

9.假设公司组织员工旅游活动，你希望去哪些中央？

□自然景观□人文景观□无所谓

10.您怎样看待公司组织的大局部员工活动？

□很喜欢□会积极参与□视活动内容而定□视时间布置而定□无所谓

11.关于员工活动的费用效果，您以为怎样做比拟合理？

□公司全部承当□假设合理自己可以承当一局部□自己不会承当

12.请您对行政部展开员工活动提供一些参考建议〔包括时间布置、活动内容、活动方式、组织等各个方面〕：

4．4活动筹划与组织管理模板

4．4．1员工活动管理制度

制度称号

××公司员工活动管理制度

受控形状

编号

第一章总那么

第一条为丰厚员工生活，坚持员工身心安康，增强公司肉体文明树立，规范公司员工活动的筹划、组织与实施，特制定本制度。

第二条本制度所称员工活动，是公司组织实施的体育活动、文娱活动、旅