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PZ13内部审核管理控制程序
内部审核管理控制程序
1.0目的
检查公司质量管理体系是否符合ISO19001:
2008标准、公司质量管理体系文件、适用的法律法规和其他要求、合同等要求,是否得到有效的实施、保持和持续改进。
2.0适用范围
适用于公司内部质量体系审核工作。
3.0职责
3.1总经理:
负责批准年度内审计划、审核实施计划、内部质量审核报告。
3.2管理者代表:
负责选定内审组长及审核员,并审核年度内审计划、审核实施计划和内部质量体系内审报告。
3.3内审组长:
负责编制并组织执行内审实施计划,并跟踪验证对不符合项所采取措施的结果。
3.4内审员:
负责协助组长制订内审实施计划,并按照分工实施内部质量管理体系审核工作。
3.5各职能部门/各项目部:
积极配合质量管理体系内部审核活动的实施;对本部门和本项目的不符合项进行分析,制定纠正/预防措施并实施纠正行为。
3.6品质管理部:
是内部审核的归口管理部门,负责保持审核过程和结果的记录。
4.0工作程序
4.1内审计划的编制、审批及实施
4.1.1内审计划的编制
每年元月15日之前,品质管理部编制本年度的《内部管理体系审核实施计划》,其内容应包括:
审核的目的、范围、依据、方式、计划审核时间和持续时间等。
4.1.2内审计划的审批
《内部管理体系审核实施计划》由管理者代表审核、总经理批准。
4.1.3内审计划的实施
(1)品质管理部负责将《内部管理体系审核实施计划》发放到相关部门和项目部,并监督其按照《内部管理体系审核实施计划》的要求提供审核配合。
(2)内审活动开展期间(内审组成立到不符合项验证结束),品质管理部负责协调相关部门配合审核组开展审核及验证工作。
4.1.4其他
4.1.4.1审核方式:
公司一般采用集中式审核,对审核覆盖部门、要素在规定的时间内一次审核完成。
4.1.4.2审核频次
(1)常规情况:
应确保每年进行一次质量管理体系内部审核,两次内审时间间隔不超过12个月,一般安排在外部认证公司监督审核之前进行。
(2)特殊情况:
当存在以下特殊情况时,必须在正常年度审核计划外追加一次审核以验证公司质量/管理体系的符合性。
a)组织机构、管理体系发生重大变化时;
b)出现重大质量事故,或用户对某一环节连续投诉时;
c)法律、法规及其他外部条件或要求发生变更时;
d)在接受第二、第三方审核之前;
4.2《内部管理体系审核实施计划》的编制、审批及实施
4.2.1根据《内部管理体系审核实施计划》确定的审核实施时间,品质管理部应提前策划成立内审组,拟订审核组成员名单,报管理者代表批准。
4.2.2内审组长依照《内部管理体系审核实施计划》,编制本次审核的《审核实施计划》报管理者代表批准后于内审前7个工作日将内审实施计划通知受审核部门和项目部,并根据受审核部门的反馈意见进行必要的计划调整。
4.2.3受审核部门和项目部对审核时间如有异议,应在审核前3天通知内审组长。
4.2.4《内部管理体系审核实施计划》的主要内容:
(1)审核的目的、范围、方法、依据;
(2)审核组成员及其分工;
(3)具体审核日程安排;
(4)受审核部门及审核涉及的管理要素;
4.2.5内审员资格及审核分工
(1)内审员应经过培训并考核合格。
(2)内审员与受审核部门无直接工作关系。
4.2.6内审组长安排内审员分工编写《内部管理体系审核检查表》,表中应详细列出审核项目、依据、方法和检查要点。
4.2.7《内部管理体系审核实施计划》的实施按4.3
4.3内审的实施
4.3.1、首次会议
(1)会议由内审组长主持,参加会议人员至少应包括:
公司领导、管理者代表、内审组成员及各部门负责人,与会者在《会议签到表》上签名。
(2)会议内容:
由内审组长介绍本次内审的目的、范围、依据、方式、组员和内审日程安排及其他有关事项。
4.3.2现场审核
(1)内审员根据《内部管理体系审核检查表》对受审核部门的程序和文件的执行情况进行现场审核,可通过提问,查阅资料、质量记录和现场查看,在现场逐项收集被审部门定性的或定量的运行证据,将体系运行效果及不符合项详细记录在检查表中。
(2)审核证据可以通过以下信息源收集
a)与员工及其他人员的面谈;
b)对活动、周围工作环境和条件的观察
c)文件,例如:
方针、目的、计划、程序、标准、指导书、执照和许可证、规范、图样、合同和订单
d)记录,例如:
检验记录、会议纪要、审核报告、方案监视的记录和测量结果;
e)数据的汇总、分析和绩效指标
f)受审核方抽样方案的信息,抽样和测量过程控制程序的信息
g)其他方面的报告,例如:
顾客反馈、来自外部和供方等级的相关信息;
h)计算机数据库和网站
(3)内审时审核员要公正而又客观地对待问题。
(4)对于发现的不符合,内审员应填写《不符合项报告》,并由受审部门负责人或代表签字认可。
如果受审部门提出异议,由内审组长判定,必要时,提请管理者代表裁决。
(5)内审组长每日召开内审会议,全面了解该日内审情况,对不符合项进行核对。
主要讨论以下议题:
a)听取内审员关于审核进度、审核情况,发现不符合项的汇报;
b)协调进度,解决内审员和被审核方提出的问题;
c)共同评审审核发现,对发现的不符合项做出评价与判定,必要时,进行修正;;
d)对体系做出评价,审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出统一审核结论,为召开末次会议做准备。
4.3.3末次会议
1)会议由内审组长主持,参加会议人员至少包括:
公司领导、管理者代表、内审组成员及各部门负责人,与会者在《会议签到表》上签名。
2)会议内容:
由内审组长重申审核目的、范围和依据,宣读不符合项报告;宣读《内部管理体系审核报告》;提出完成纠正措施的要求和日期;由公司领导讲话。
3)品质管理部应保留末次会议记录。
4.3.4审核报告
4.3.4.1现场审核后,内审组长召开审核组会议,综合分析、检查结果,依据标准、体系文件及有关法律法规要求,必要时还要依据于顾客签定的合同要求,确认不符合项,并发出不符合项报告给相关部门领导确认,由相关部门分析原因,制定纠正措施,经审核员确认后实施纠正,审核组长负责对实施结果跟踪验证,并报告验证结果。
4.3.4.2审核组填写不符合项分布表,记录不合格分布情况。
4.3.4.3现场审核后五天内,内审组长完成《内部管理体系审核报告》,交管理者代表审核,总经理批准,由品质管理部将审批后《内部管理体系审核报告》的发放到相关部门。
4.3.4.4《内部管理体系审核报告》的内容至少应包括如下内容:
(1)审核的目的、范围和依据;
(2)内审组成员、受审核部门代表名单;
(3)审核计划实施情况综述;
(4)不符合项分布情况分析,不合格数量及严重程度;
(5)存在的主要问题及分析;
(6)对公司质量管理体系的有效性、符合性结论及今后需要改进的地方。
4.4纠正措施和改进
4.4.1被审核的部门和项目负责人接到《不符合项报告》后,应分析确定不合格原因,在规定时间内提出纠正计划、确定完成纠正的日期,报管理者代表核准后,送回审核组。
4.4.2被审核部门应在预定完成日期内组织实施完成纠正,纠正的实行按《纠正与预防措施控制程序执行》。
4.4.3内审组长依照预定日期安排复查、追踪、验证纠正措施的实施效果。
4.5审核员的评价
当审核计划中的所有活动已完成,并分发了经过批准的审核报告时,审核即告结束审核组长对审核小组的成员进行评价,管理者代表对审核组长及整个审核活动进行评价
4.6内部质量管理审核所形成的文件、资料和记录由内审组长汇总齐全后移交品质管理部归档管理。
5.0相关文件
无
6.0相关记录
6.1《内部管理体系审核实施计划》
6.2《内审检查表》
6.3《不符合项报告》
6.4《内部管理体系审核报告》
6.5《首次/末次会议记录》
6.6《会议签到表》
内审计划
审核目的
审核范围
审核准则依据
时间
首次会议
末次会议
审核日
程安
排
计划时间
受审部门
审核要点(ISO9001:
2008有关条款)
审核员
编制:
日期:
批准:
日期:
核查表
受审部门:
内审员:
日期:
文件与条款号
检查内容要点与标准
本要点的符合性
观察结果记录
37
不符合项报告
受审部门:
依据文件与条款号
不合格事实描述:
内审员:
责任部门:
不符合类型
管代:
原因分析
1.
纠正措施与完成期限
1.
结果与日期
责任部门:
内审员:
所采取措施的结果的验证与评审:
内审员:
日期:
纠正措施有效性验证:
内审员:
日期:
审核报告
审核时间
审核范围
审核依据
内审员
审核情况综述
评价
审核结论
报告发送
内审首次/末次会议记录
日期:
审核组长:
见面会
[1]传递签到表
[2]确认/商定审核范围
[3]解释审核目的:
认证前审核:
根据标准要求检查体系策划、评估认证的准备情况、准备审核计化并确定第二阶段审核所需的专业能力;
年度内审:
检查组织的体系和各项承诺的有效性和持续改进;
专项内审:
检查体系某项承诺、某个过程或某个方面的有效性和持续改进
[4]简单介绍审核组将如何进行审核活动
[5]确认/商定审核计划以及任何可能的调整
[6]确保被审核部门主要人员能够按时接受审核
[7]说明审核结果将基于抽样审核得出
[8]说明审核发现将由审核组整理和分类,并做为改进项(第一阶段)或纠正措施要求(第二阶段)在总结会中提出
[9]确认后勤安排–交通工具、通讯等
[10]确认总结会的日期/时间/与会者
[11]请被审核方提出需澄清的问题
[12]请管代、总经理讲话
总结会
[1]传递签到表
[2]重申认证范围及参考标准
[3]总结审核发现:
包括体系运行的优点、纠正措施要求的数量及分类、审核结论
[4]解释纠正措施要求的分类,所有措施必须在认证前完成
[5]说明由于是抽样审核,仍有其它不符合项存在的可能
[6]宣读并解释每个纠正措施要求,确保被审核部门认同事实并签字
[7]说明后续措施的要求
[8]说明会后正式的审核报告的分发
[9]请被审核部门提出需澄清的问题
[10]将纠正措施要求留给被审核方
[11]请管代、总经理讲话
内审签到表
序号
部门
姓名
职务
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