行政部工作规划.docx
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行政部工作规划.docx
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行政部工作规划
行政部工作规划
目录
一、行政部工作的定义
二、行政部的服务工作内容
三、行政部工作的方式方法
1.行政服务策略(思路)
2.制定产品服务方法流程
3.跟进流程服务
四、行政部人员的职责分工
五、行政部各服务工作的目标
一、行政部工作的定义
“行政”指的是在一定的公司其活动过程中所进行的各种组织、服务、控制、协调、监督等活动的总称。
行政工作是根据内外部需求,并以组织行式合理安排执行各种行政事务,目的是帮助和服务到公司全体人员及与公司相关的人员,以期实现公司总体战略目标。
二、行政部的服务工作内容
根据公司内外部的目前需求,现对行政部做出相对应的服务产品进行介绍。
行政部目前服务的项目主要有十五个方面:
(一)维修的主要服务内容
行政维修服务,主要包括如下内容:
桌、椅、床、门、窗、卡位等办公设备维修;电灯及电路维修;空调,电梯维修;水管、水阀,热水器,厨具用品等设备维修;电脑及电脑网络维修;电话及电话网络维修;监控、考勤设备维修;打印机、复印机、传真机等电脑周边设备维修;汽车维修;办公楼、宿舍、食堂相关物品修缮等。
(二)接送人员主要服务内容
行政部接送人员主要服务内容:
接送员工;接送客人;接送领导;
(三)车辆管理服务流程
车辆检修及保养;车辆证件年审,及保险办理;车辆事故处理及出险;车辆违章处理;车辆加油等工作。
(四)宿舍相关服务内容
以下是行政部宿舍相关服务的主要内容:
员工住宿、调换、离宿办理;外来人员住宿、离宿办理;宿舍燃气申请;宿舍物品管理;宿舍钥匙管理;宿舍水电费用及宿舍安全管理工作(后面服务内容中详细说明)。
(五)食堂相关工作服务内容
食堂相关工作主要内容如下:
制作中、晚两餐;制作客人用餐及送餐;公司领导用餐及送餐;提供卫生的餐厅、餐具环境;良好的个人卫生;保证食品卫生及安全;制作周菜谱(荤素分开)等工作。
(六)资产工作服务内容
行政部资产服务工作主要内容如下:
固定资产统计、编号;固定资产盘点;固定资产的购买、报废;固定资产的维修及保养;固定资产的移交和保管等工作。
(七)环卫工作服务内容
行政部环境卫生工作主要内容如下:
花草、鱼的购买、养护;花草的科学施肥、合理浇水、松土除草、防治病虫害;花草的摆放美观性;办公区域内的办公家具及有关设备的管理;办公区域及公共区域的清洁;会议室、会客室、培训室的清洁;卫生间、洗手台的清洁;废弃物的清理、分类;消防设备、通道,楼梯的扶手护栏,台阶;标语、公告栏、走廊、电梯间的清洁;
办公区的饮水机的清洁;卫生区域的电器设备、公用桌椅、副总以上桌面及电脑清洁;各角落的蜘蛛网清理等工作。
重点做好5S检查与整改工作。
(八)水电服务工作内容
行政部水电服务工作主要内容如下:
水、电相关设备购买;与管理处共同完成水、电表的记录、费用核算;水、电的设备检查与维修;停水、电相关的通知;配电设备的购买;配电设备(电灯,空调、开关)的检查及维护;线路的整改等工作。
(九)消防服务工作内容
行政部消防服务工作主要内容如下:
消防设备的购买,费用核算;消防设备的检查和维护、管理;消防安全检查、整改工作;组织消防培训;消防宣传工作等。
(十)安全服务工作内容
安全服务工作是行政工作非常重要的工作,以下是安全工作的主要内容:
台风、水灾、火灾等自然灾害的预防;员工突发性疾病的救护;办公室人员安全;物品进出办公区的安全;宿舍人员及物品安全巡查;下班后公司的安全保障等工作。
(十一)办公文具用品服务内容
行政办公用品,这是主要是真对办公文具进行全面服务工作,其主要内容如下:
办公文具的购买,核算费用;办公文具的发放的合理性、并分类做好记录;办公文具的存贮、盘点;文具录入电脑工作等工作。
(十二)快递服务内容
行政快递服务主要工作内容如下:
快递公司的选择、协议协商;快递的发件及相关的记录;
快递的收件、签收记录、发放;快递的查询、协调工作;快递前台保管工作。
(十三)电话、网络通信服务内容
行政部电话,电脑网络通信方面的工作主要内容如下:
有线宽带的申请,安装、维修、拆除;无线宽带的购买、充值;无线宽带设备的保管工作;每月电话费用的异常查看及相关处理;电脑网络及电话网络线路、设备、软件管理;电话布线及更改线路工作;电话机的故障排除;电话号码的申请,移号、停机等工作;电防及网络设备的申购、维修,相关费用处理;病毒的防护和杀毒;监控网络中传送超大文件;禁止上班时间看电影,下载等与工作无关的文件;网络布线及改线路工作;机房安全、卫生、出入等管理;音响设备、广播设备、投影机、扫描仪、打印机、传真机、复印机、考勤设备护养与维修;电脑网络、电话网络等以上设备资产管理等工作。
(十四)接待服务工作内容
行政接待服务主要内容有:
迎宾接待,前台登记;饮食接待;茶水服务;车辆接送;往来车票、飞机票预定;客人礼物;预定宾馆等服务。
(十五)采购服务工作内容
行政部采购工作的要内容如下:
办公用品采购;办公文具采购;喷绘、名片采购;工作服采购;电脑及周边产品、网络产品采购;五金用品采购;鲜花、植物、鱼的采购;粮油、菜、饮用水、燃气采购;展会用品采购;福利物品采购;装修设备的采购;宿舍设备及物品购买。
(十六)行政部内部文件及证件服务工作内容
行政文档管理主要内容有:
保修文件的管理;合同文件的管理;车辆文件的管理;资产文件的管理等工作。
三.行政部工作的策略及方法
1、服务的策略(思路)
1.1维修的主要服务策略
接收维修单或主动发现维修设备——及时做出反映——按排指定人进行维修或请人维修相结合——压缩维修成本——缩短维修时间——完成维修——各别的回访调查——提高维修质量
1.2接送人员服务的主要策略
A人员接送服务——车辆使用申请单接收——调度进行协调派车——车辆接送——车辆停回公司——交还钥匙
1.3车辆管理服务策略
A车辆证件及相关服务——接收任务——指定办理人——领取和带齐资料——办事相关事项——交回资料——办理完毕
B车辆保险——传真上年度的保险单——保险公司报价——审批报价——通知出险——付款——收取保单——复印存档——发放保险服务卡——记录存档——服务完毕
1.4宿舍相关工作主要策略
A住宿相关人员提出申请——宿舍管理员做出及时反映——根据部门需求——协调办理相关事项——服务完毕
1.5食堂相关工作服务策略
A制作中晚两餐服务——制作菜谱——采购米、菜——组织制作饭菜——分发饭菜——打扫卫生——服务完毕
B送餐服务——接收送餐申请——制作相应的饭菜——打好包装——送到指定位置——用餐完毕——收回餐具——服务完毕
1.6资产服务的主要服务策略
A资产的统计、编号相关服务——全面分类统计所有物品——系统分类——制作电子档——打印纸档存贮——定期盘点——加入新资产——减掉报废资产——价格审核——电子文档及纸档修改工作——服务完毕
B资产保管——提出维修(按维修流程操作)——提出转移部门——经过审批——修改电子文档及纸档——服务完毕
1.7环卫工作的服务策略
A5S常规打扫和经常巡视查看——直接处理问题——询问分清物品——及时打扫和处理——合理摆放物品——环境清洁——整理物品——服务完毕
B植物养护——巡视查看——及时浇水、施肥——修剪工作——更换植物——服务完毕
1.8水电服务工作策略
水电记录——接到管理处通知——共同抄表——记录在册——月底对账——服务完毕
其它服务见维修服务和采购服务
1.9消防服务工作策略
A消防培训——制作方案——组织人员——培训演习——实战演习——拍照存档——服务完毕
B消防巡查和整改——消防员巡查——发现问题——提出整改——沟通协调——整改隐患——记录存档——服务完毕
1.10安全服务工作策略
A人员安全——来访人员寻问——进出登记——记录存档备查——服务完毕
B物品安全——人员进出携带检查——放行条的检查——无放行条——沟通相关人员——安全放出——放行条存档备查——服务完毕
1.11办公文具用品服务策略
文具用品采购申请——同质量比价格——物品验收——入库——盘点——领用记录——电脑分类记账——财务服销——服务完毕。
重要办公文具的交接——提出移交——行政取重要文具资料表——核对物资——对方接收——确认双方签字——存档备查
1.12快递服务策略
快递公司的选择、协议协商——快递的发件及相关的记录——快递的收件、签收记录——发放——快递的查询、协调——快递前台保管工作
1.13电话、网络通信服务策略
A有线宽带的申请——通知电信——安装——通知维修——拆除——服务完毕,服务过程要及时,因为有线宽带关系到整个公司网络运营。
B无线宽带的设备购买——充值——使用——保管——编号存档——服务完毕
C每月电话费用的异常查看及相关处理——每月初网上查询——异常核对——费用确认——使用人签名——送至人事——工资中扣除——服务完毕
D电话相关服务——接收服务申请——电话布线及更改线路——电话通话的故障排除——
电话号码的申请,移号、停机——经过审批——服务完毕
E电脑相关服务——电脑网络及电话网络线路、设备、软件——电防及网络设备的申购、维修,相关费用处理——病毒的防护和杀毒——监控网络中传送超大文件——巡查上班时间看电影,下载等与工作无关的文件并禁止——网络布线及改线路工作——经过核实——及时处理——服务完毕
F小电器产品服务——收到申请或发现问题——核实情况——音响设备、广播设备、投影机、扫描仪、打印机、传真机、复印机、考勤设备护养与维修——服务记录存档——服务完毕
G机房安全、卫生、出入等管理(按机房管理制度)
1.14接待服务工作策略
A迎宾接待,前台登记——引导客人——饮食接待——茶水服务——送客人——清理水杯等——服务完毕
B接到作务——往来车票、飞机票预定、预定宾馆——核实价格——审批通过——借款——取票——报销——复印相关内容存档——服务完毕
C客人礼物——接到通知——准备物品——送至指定人员手中——服务完毕
1.15采购服务策略
同质量三家比价——经过审批——验货——入库记录——使用——出库记录——费用核算——服务完毕。
采购全程,应当掌握,在质量同样的情况,选择最低价格的商家。
1.16行政部内部文件及证件服务策略
现有资料及证件——记录成目录备案——放置库房——借用记录——使用——归还记录——服务完毕
2、制定产品服务方法的流程
2.1维修的主要服务流程
2.1.1流程图(见表HR-BG0001-2010)
2.1.2相关表格(见表)
2.1.3流程说明
2.2接送人员服务的主要流程
2.2.1接送人员流程图(见表HR-BG0002-2010)
2.2.2相关表格(见表)
2.3车辆管理服务流程
2.3.1车辆证件年检流程(见表HR-BG0041-2010)
2.3.2车辆参加保险流程(见表HR-BG0012-2010)
2.3.3违章处理流程(见表HR-BG0039-2010)
2.3.4车辆检修和保养流程(见表HR-BG0040-2010)附“车辆请修单”
2.3.5车辆事故处理流程(见表HR-BG0026-2010)
2.4宿舍相关工作主要流程
2.4.1员工入住宿舍流程图(见表HR-BG0003-2010)附“借宿申请单”
2.4.2住宿员工调换、离宿流程图(见表HR-BG0004-2010)附:
员工调换、离宿申请单
2.4.3住宿员工调换、离宿流程说明
2.4.4宿舍物品维修(参看维修流程)
2.4.5宿舍燃气申请(见表HR-BG0005-2010)
2.5食堂相关工作流程
2.5.1菜、米、燃气供应流程(见表HR-BG0006-2010)
2.5.2菜谱制作流程(见表HR-BG0007-2010)
2.5.3食堂送餐流程(见表HR-BG0008-2010)
2.5.4食堂送餐
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