秘书实训教学大纲.docx

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秘书实训教学大纲

秘书实训教学大纲

一、制定依据

《秘书实训》教学大纲是根据普通高等学校“十五”规划教材《秘书实训》》课程教学大纲的实训教学要求而制定的。

二、课程性质与任务

1．性质

《秘书实训》是实施《秘书学》与《秘书实务》专业课程教学计划的有机组成部分，旨在培养和提高学生从事秘书工作的动手能力，所涉及的知识点为：

《现代通讯实务》、《现代信访工作实务》、《现代接待实务》、《现代会议实务》、《现代公文处理实务》等章节。

2．任务

使学生接受秘书职业技能的训练，提高学生接打电话、接待客人、安排会议、处理文书以及办公室日常事务等方面的动手能力。

三、基本理论知识

1．实训课程涉及的理论知识

（1）传真收发

（2）电话的功能和通话程序

（3）来访接待

（4）会场布置

（5）签字仪式

（6）收文与发文处理

2．各种实训设备工作原理及相关知识

（1）传真机（联网）及其使用知识

（2）电话机（联网）及其使用知识

（3）会场设备、会议用品及其相关知识

（4）接待用品及其相关知识

（5）日常办公用品及其相关知识

四、基本技能要求

1．熟练收发传真；

2．能按秘书工作的要求接打电话，熟练使用电话的基本功能；

3．礼貌并规范接待客人；

4．会布置领导办公会、签字仪式的会场，做好签到工作和记录工作；

5．熟悉文件收发的程序，能签收、拆封、登记文件。

五、实训项目与内容

1．传真收发

（1）发送传真

1）书写：

①简明扼要；②在A4型（297×210毫米）纸上用深色墨水，字迹清楚端正，不小于4号字；③设计传真件格式：

2）传送：

确认传真机上的“传真／电话（FAX/TEL）”开关处在“传真（FAX）”位置；确认传真机处于“准备好”（READY）状态；将发送原稿书写文字的一面朝下装入进纸口；用电话拨通对方，确认对方传真机信号；按启动键（START）；发送指示灯亮或液晶显示屏上出现“TRANSMIT”后挂机；发送完毕液晶显示屏出现“OK”后，取下原稿。

3）登记：

在专门的“传真收文登记簿”上进行登记。

如果原稿未采用上述传真件格式，而是一般的信函和图表，则取出原稿后，标上传真编号，注明发送日期、时间、收件人单位名称和姓名（应当与传真登记簿相一致）。

4）保存原稿

（2）接收传真

1）装纸：

记录纸幅面要符合规格；纸的正面对着记录头；纸卷的两端不能卡得太紧。

2）接收：

①自动接收：

确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后传真机自动启动并接收传真，然后又自动恢复到待机状态。

②人工接收。

确认传真机处于“准备好”状态；电话振铃后摘机与对方通话；按对方要求按下启动键（START）；挂好话机。

3）登记：

收到传真件后，在专门的“传真发送登记簿”上进行登记。

4）处理

传真件收到后，按公文处理程序进行处理。

2．接打电话

（1）主叫通话程序

准备通话提纲；查记对方号码；正确拨打电话；主动自我介绍；准确陈述内容；复述通话内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。

（2）被叫通话程序

准备记录电话；迅速摘机呼叫；主动自报家门；辨明对方身份；仔细听记陈述；复述来电内容；礼貌告别对方；检查挂机情况。

3．来访接待

（1）领导预约来访接待：

礼貌招呼；通报领导；引导客人；介绍；引座；退出前，先请示领导是否还需要秘书办什么事，退出时要轻轻带上房门；客人走时秘书应与之礼貌告别。

（2）不速之客接待：

礼貌招呼。

辨明身份，区别处理：

上级部门的领导或工作人员以及事关重大的来访，应立即通报领导；本单位的一般干部或普通员工求见领导，事项重大、情况紧急的，立即通报领导，一般汇报请示或反映问题，视领导的忙闲安排；属于职能部门办理的事项，可告知来访者应当联系的部门和具体联系人；秘书能够独立解决的事项，应自己接待办理，并做好记录，事后报告领导；来访者要求会见领导，但实际上不必由领导亲自接待的，或者是无理纠缠的，秘书要耐心解释，做好挡驾工作。

4．安排领导办公会议

（1）现场准备：

桌椅、座位格局、座次、茶水、茶具；

（2）签到：

签到桌、签到表（格式规范）、笔；

（3）文件分发：

文件按人头分装，现场分法时签收；

（4）记录：

使用格式规范的记录纸。

5．安排并组织签字仪式

（1）印制签约文本

1）涉外双边会谈签字的文本如用各签字国的文字同时印制，应将各方的本国文字置于各方自己保存的文本的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。

2）涉外双边签字缔约，各方签字的位置应当安排在各方自己保存的文本签字处的前面（从右向左竖排文字则在右侧）。

（2）现场布置和物品准备

1）签字桌椅。

涉外双边签字仪式的座位按主左客右的惯例摆放，即客方的座位安排在主方的右边。

签字桌上可放置各方签字人的席卡。

2）国旗。

按主左客右的惯例交叉插在签字桌中央的旗架上，也可以分别插于签字桌的两端或并挂在背面的墙上。

3）文具。

笔、墨水、吸墨器（纸）。

4）文本。

各方保存的文本置于各方签字人座位前的桌子上。

5）参加人员位置。

双边缔约，参加签字仪式的人员按主左客右的惯例分成左右两边站立于签字人员的后面，各方身份最高的领导人并排站立于中间，其他人员按双方高低向两侧顺排（见涉外签字仪式图1）。

助签人应站在各自签字人员外侧协助签字。

6）讲台。

如安排各方领导人致辞，可在签字桌的右侧摆放讲台。

7）会标。

会标要求醒目，并反映签约各方的名称、签约内容。

（3）签字仪式的程序

1）介绍主要来宾。

2）宣布签字仪式开始。

3）双方签字。

①签字各方在司仪的安排下进入预定的位置。

②签字人在己方保存的文本上签字，助签人为签字人员翻揭文本，指明签字处，并用吸墨器（纸）吸干。

③缔约方在各自保存的文本上签字后，由双方助签人互相传递文本，签字人员再在对方保存的文本上逐一签字。

④签字毕，各方签字人员起立，交换文本，相互握手致意。

4）主客双方先后致辞。

6．收发文处理

（1）发文处理

1）发文登记。

使用电脑登记，在电脑中用WORD制作登记簿，项目要齐全。

2）开写信封。

①信封上的受文机关名称准确清楚，地址、邮编要详细无误。

②保密件、急件必须在信封上标明密级和紧急程度；亲启件要写明收件人的姓名并加上“亲启”字样。

3）文件装封。

①重要文件应填写“发文通知单”，并与文件一起递送，其内容包括文件标题、发文字号、份数、附件等，以便对方查对。

②装封时要做到五查：

查文件份数；查有无附件；查是否漏盖印章；查文件的受文机关与信封上的受文机关是否一致；查有无多发、重发或漏发的单位。

⑤封口要牢固。

保密件需用棉纸密封条封口，并在封口上加盖保密戳。

（2）收文处理

1）签收。

在确认信封内文件没有受损、缺页、缺少和泄漏后，方可签字。

2）拆封。

①亲启件直接呈领导人，未经特许，不得开拆。

②拆封时应用剪刀沿封口剪开，不要剪去邮票、邮戳、邮编、地址等标记。

③拆封后，应取尽信封内的所有物品。

④对文件或来信应先浏览一遍，分清轻重缓急。

来信如缺张少页、应注明。

⑤信封应与信纸一并装订。

3）收文登记。

①收文登记前应先在所收公文的眉首上加盖收文登记章；②在电脑收文登记簿上进行登记；③填写“文件处理单”。

××××（机关名称）文件处理单

来文机关来文字号

文件标题

批办意见

拟办意见

处理结果

4）拟办。

拟办时应说明可能涉及的工作或问题、过去办理的简要情况、此件应由哪个部门办理（如需两个以上部门办理的应当提出主办部门）、如何办理、办理时限、办理后文件是否应退回、由谁归档。

六、实训学时分配表

序号实训项目学时

1传真收发2

2电话接打2

3来访接待2

4安排领导办公会议2

5安排并组织签字仪式2

6收发文处理2

七、实训指导书

1．《秘书实训》，徐静周渔村主编，高等教育出版社；《秘书实务》，王育主编，高等教育出版社，2003年版。

2．实训报告基本格式

（1）标题：

实训内容＋实训报告

（2）署名：

专业、年级、学号、姓名

（3）正文：

实训内容、时间、准备情况、实训过程、遇到的问题和改进的措施、小结。

（4）报告时间

八、实训考核

1．实训考核的原则：

重点考核学生的操作技能

2．实训考核的办法及形式：

学生现场操作，教师现场打分。

会务实训课程教学大纲

课程编号

编制人

编制日期

修订日期

审定组（人）

审定日期

0680041

曹辉

2005年7月

2006年7月

黄晓文

2006年8月

1学分/学时：

（理论教学+实践教学）：

1/56（0＋56）

2先修课程：

办公室业务实训、秘书学、秘书实务

3使用专业：

三年制文秘（中英文）

4教育目标：

使学生了解办会的一般程序，掌握作为秘书如何做好会前准备工作、会中协调管理工作及会后落实反馈工作；并能熟练掌握办会的基本礼仪，具备组织协调的能力，懂得秘书在办会中的职责，达到秘书办会能力的要求，培养学生良好的职业素质与专业核心能力，为从事文秘类工作打下坚实基础。

5教学基本要求：

会务工作是秘书的基本工作之一，办会能力也是文秘专业学生的核心能力之一，如何保证各种类型的会议圆满完成、达到预期目的，不仅需要秘书做好充分的会前准备、会间周到细致的服务，而且要求有高质量的会后总结。

通过一周的会务实训，需要让学生掌握会务的管理技巧，实践会务的整个流程，使学生具备独立承办小型会议的能力。

具体要求如下：

5.1会前筹备：

通过学习，让学生了解如何确定会议的主题，如何安排会议方案，并能根据不同会议的要求合理选择办会地点与会议室的具体布置；学会如何撰写会议通知，确定会议议程的原则与要求，提前准备会议期间所用的各种文件资料；并能撰写切实可行的会议方案；根据方案检查会议筹备的情况；

5.2会中服务：

通过实践，使学生能做好会议报到、签到手续，做好会务接待工作；能妥善安排与会人员的生活及会务工作；具备处理突发事件的能力；并能做好会议期间的会议记录、会议纪要、会议简报等相关文件；熟悉并能掌握会务服务的礼仪规范。

5.3会后落实：

通过实践，使学生熟悉并掌握会后文件的处理情况，如何整理、归档文件，如何撰写会议总结，做好清退文件工作及会场的清理，并掌握撰写新闻稿的能力；做好会议评估工作，做好会议精神的传达与落实。

5.4会务礼仪：

通过实践，使学生了解会务过程中的一般礼仪知识，能正确地着装、引导、安排座位、接待、电梯等相关礼仪，并能熟练应用。

5.5各种类型会议的介绍、特点及工作要点，如新闻发布会、签约仪式、谈判、剪彩仪式、开放参观等活动如何展开，此类会议的一般程序，及秘书应具备的能力要求。

6教学内容、学时分配：

序号

教学内容

学时分配

理论

实操

1

1会前准备

1.1会议议程的确定

1.2会议通知的撰写

1.3会场的布置

1.4制定会议日程表

1.5会前工作的检查与落实

15

2

2会中组织

2.1会议报到

2.2会间服务

2.3会议生活的安排

2.4会议记录

2.5会议简报

2.6突发情况预案

15

3

3会后落实

3．1安排与会人员返程

3．2会议文件清退

3．3整理会议室

3．4会议文件的立卷归档

3．5会议经费的结算

10

4

4会务礼仪

4.1接待基本礼仪

4.2接打电话礼仪

4.3安排座位礼仪

4.4生活服务礼仪

6

5

5各种类型会议组织情况

5.1新闻发布会

5.2签约仪式

5.3开放参观活动

5.4剪彩仪式

10

合计

0

56

7教学形式方法：

采取任务驱动与情景模拟相结合的教学方法。

充分发挥实训类课程的教学优势，运用以学生为中心的任务驱动法，将学生分组完成相应的办会任务，如文秘专业教学指导委员会、秘书节开幕式、秘书工作情景大赛、秘书节毕幕式等具体的办会任务，让学生通过实践，掌握会前准备、会中服务及会后落实的各项要点，并实践会务礼仪等相关知识，由指导教师在办会过程中指导，穿插理论教学，将理论教学与实践教学有机地结合起来。

另一方面，通过情景模拟，让学生分组完成指定的案例，如新闻发布会、签约仪式等，突出实践教学的优势，充分调动学生学习的积极性和主动性，强调培养学生的实际操作能力及解决实际问题的能力。

8考核形式：

考核由形成性考核和终结性考核组成。

形成性考核重点考察学生在完成各项任务的表现，与同学之间的配合情况及工作的主动性与积极性，占总成绩的50%。

终结性考核即任务驱动，占总成绩的50%，包括办会的实际效果及会务档案的整理。

9教材：

《秘书实务》，葛红岩主编，高等教育出版社，2006年。

10主要参考书：

10.1《办公室事务管理案例与实务》，胡鸿杰，中国人民大学出版社，2004年。

10.2《办公室实务》，陆瑜芳，复旦大学出版社，2003年。

10.3《新编办公室工作实务》，任玉忠，蓝天出版社，2003年。

10.4《办公室事务管理》，众行管理资讯研发中心编著，广东经济出版社，2003年。

10.5《秘书国家职业资格培训教程四级秘书》，中央广播电视大学出版社，2006年。

11教学条件：

秘书会务礼仪实训室、文秘综合技能实训室、小音乐厅、电脑、投影仪、数码相机、礼仪实训服装；

12必要说明：

可根据学院、中文系在此期间会议活动的安排具体开展任务驱动。

应用文写作实训教学大纲

一、实训课的性质、目的与任务：

应用文写作课程是我院开设的一门专业基础课。

本课程应用性、操作性较强，使用范围广。

设置本课程的目的：

“应用写作十分重要”，这已是当代社会人们的共识。

学习应用写作，已成为时代的迫切要求。

应用写作能力是学生毕业后工作的基本技能之一。

学生通过学习这门课程，能根据需要，写出既符合党和国家的路线、方针、政策以及有关的法律、法规，又符合应用写作格式和要求的应用文，提高秘书的综合职业能力，提高秘书的专业素质。

设置本课程的任务：

本课程以文书写作等知识为基础，以应用写作知识为出发点，结合高职高专学生，尤其是文秘类学生的学习特点和文秘职业特点，学生通过理论学习和写作练习，掌握一定的应用写作基础知识，增强对应用写作知识的理解，培养应用文写作思维，提高撰写应用文写作的能力，提高学生的专业素质，以适应当前和今后在学习、生活、工作中的写作需要。

二、实践教学的基本要求：

本课程的实践教学主要是要求学生掌握所学的各种实用文体写作的能力，侧重培养学生对各种文体撰写的实践能力。

具体说来，应达到：

认识：

让学生认识到应用写作的基本理论和基础知识。

会操作：

常用应用文体选择、写作与修改。

掌握：

常用文体的写作格式及基本要求。

三、实践教学项目：

应用写作课程实训项目内容安排表

类别

项目

实训任务

实训目的

实训要求

实训考核

课时

调研 

对本校学生消费情况作一次调研

通过本次训练，使学生熟悉调查研究的流程，探索调研的方法，并掌握调查报告的写作格式和技巧

1、分组活动

2、使用两种以上的调查方法

写出一份调研报告

2

就业

举行一次

模拟招聘会

掌握简历和求职书的写作格式和技巧

1、分组进行，角色分工明确

2、地点在学校操场

提交一份简历和求职书

2

会务

模拟组织一次学代会

通过本次训练，使学生熟悉组织会议的一般流程，并掌握各种会议文书的写作

1、实训地点：

教室

2、遵守会议

秩序

设计制作一份会议简报

2

洽谈

模拟进行一次购买教学设备的洽谈活动

通过本次训练，使学生掌握经济合同的写作格式及注意事项

1、自选洽谈背景及方式

2、时间控制在15分钟以内

拟写购买合同

  2

公文

为学校代为拟写公文稿

通过本次训练，使得学生掌握各种公文的写作格式

1、分组进行

2、各组互相交换批改

提交一份公务文书

   2

礼仪

筹办一次社交礼仪活动

通过本次训练，使学生了解礼仪文书的使用环境，掌握礼仪文书的写作技巧

1、以班级为单位进行，自选活动内容

2、在活动中分角色发表欢迎词、欢送词、答谢词

提交一份礼仪文书

2

2

科研

撰写一份实验报告

掌握实验报告写作的要素及写作格式。

通过具体的实验撰写实验报告

提交一份实验报告

2

策划

开展一次大型营销实践活动

通过本次训练，使得学生了解活动策划书的写作格式及技巧，同时锻炼学生适应环境，随机应变的能力以及语言表达等沟通能力

1、实训地点：

校园人流比较集中的地方

2、以班级为单位进行

营销数量统计；提交一份该活动的评估报告

2课时

传播

组织一次校园活动

通过活动撰写相关报道性文章

积极主动参与了解活动与文种撰写的流程

提交一篇消息类文书

2

从业

模拟举办一次XX单位年终总结大会

通过本次训练，使学生了解述职报告的使用环境，学会写作述职报告，并在实践中体会丰富多彩的述职形式。

1、实训地点：

教室

2、遵守会议

秩序

3、可分组进行，评选出最优秀的述职报告

提交一份述职报告

2

维权

模拟法庭撰写诉状

了解如何维权及文本的撰写

撰写一份诉讼状或答辩状

培养学生的自我维权意识

2

四、主要参考书：

（一）《应用文写作》，汪祥云主编，上海交通大学出版社，2005年7月版。

（二）《高职应用写作》，杨文丰，高等教育出版社，2006年版。

（三）《财经应用文写作》，刘春丹，北京大学出版社，2007年7月版。

五、实训教学建议：

（一）指导学生学习所学文种的文体结构、内容结构和写作要求等，熟知写作应用文应必备的应用写作理论知识。

（二）引导学生多接触范文。

首先，学生预习时，教师指导学生多阅读优秀应用文范文。

其次，教师教学时，应当结合应用文理论知识，分析优秀范文。

（教师应当选用一些具有时代感、与学生实际生活较相关的优秀范文进行讲析）。

（三）指导学生进行大量的、有效的作文训练，通过写作实践形成良好的写作习惯和熟练的写作技巧。

（四）教师当面批阅学生作业，并及时讲评。

教师当面批改和讲评学生作业，可以让学生及时发现写作中出现的错误，以及出现错误的原因，也便于学生及时改正。

（五）采取“过关制”。

即对于不合格的作业，一定要让学生改正，直到写出合格的应用文后才算过关

2006年文秘专业人才需求调查报告

一、民营企业对文秘专业人才的需求

民营企业是本院文秘专业学生的主要就业方向之一。

据沈建红先生等人的调研结果，首先作出民营企业需求文秘专业人才有关情况的报告。

文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。

民营企业在不断崛起的过程中，急需中高级文秘人员。

用一位民企老总的话说：

像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难，其他中小企业更难了。

这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。

那么，民营企业究竟需要什么样的文秘人才?

他们急需的文秘人才应具备哪些素质和职业能力、知识结构?

高职院校应如何顺应民营企业的需要培养适用性人才?

这些都是高职院校应该弄清和考虑的问题。

为配合我校文秘重点专业建设与教学改革工作，本课题组于去年下半年起至今年6月，开展了旨在为文秘专业改革提供依据的民营企业需求情况的调查活动，目标是调研民企对文秘人才的需求，了解民企对文秘人才的综合素质、知识结构和专业技能等方面的要求。

此次调研活动以民营企业为调查对象，重点走访了12家民营企业，主要采取走访面谈、问卷调查以及资料调研等方式，发放问卷并回收110多份，在访谈和问卷中获取了大量的第一手资料。

通过调研活动得出结论：

文秘人才的需求前景看好，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。

因此，高职文秘专业的教学改革应以社会需求为导向，重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养，突出企业特色和适用性，以增强文秘专业人才的就业适应性。

从需求数量上看，被调查的民企100％均表示需要文秘人才。

在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时，90％以上的单位选1—2个，另有近10％的单位选了3—5个或更多。

这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。

从需求层次上看，80％以上的单位选择了大专（高职）毕业生，只有不到20％的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。

这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。

不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。

从需求的秘书类型上看，65％的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书·（15％）、创新型秘书（10％），另有5％的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。

调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。

据统计显示，民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质，从高到低依次是：

思想和道德素质（33％）、文化素质（27％）、业务素质（13％）、心理素质（8％）、团队协作精神和沟通协调能力（5％）等。

大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质，如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等，可以概括为“要素质而不求专业精”。

素质中，“德”为首，可见“德”在民营企业的重视程度。

思想和道德素质方面选择较多的是：

职业道德（75％）、事业心（63％）、良好人际关系（43％）、吃苦耐劳精神（38％）、忠于职守（28％）。

文化是知识经济时代的显著特征，其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。

因此，民企对文化素质的重视程度排第二位。

最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是：

掌握扎实的专业技术知识（38％）、掌握宽阔的专业知识（28％）、了解一般的人文科学知识（26％）、掌握相关学科知识（16％）、了解一般的社会科学知识（4％）。

业务素质往往会直接影响工作效率，民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是：

独立工作能力（42％）、组织管理能力（35％）、实际操作能力（28％）、创新能力（23％）、获取加工和利用信息的能力（10％）。

良好的心理素质也是民企关注的因素，当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会，文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功，很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。

民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理（40％）、自信心（37％）、自主主动工作（25％）、追求卓越、渴望成功（11％）、开放乐观（9％）。

值得一提的是，团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营企业所看重。

有位民企的人事主管说，企业需要的是沟通能力强、有亲和力，能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触，能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。

平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎，这些学生到了工作岗位后，很快能融入团体，顺利开展工作。

调查显示，民营企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。

文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。

认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代