公章使用管理制度.docx
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公章使用管理制度
印章、证照使用管理制度
印章与证照是企业经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为进一步规范酒店所有印章、证照的安全使用及管理,维护印章与证照的严肃性,加强印章制发、使用、废止及证照管理,提高各相关使用环节的工作效率,保障酒店的合法权益与经营活动的正常运行,特制定本制度。
一、酒店印章的刻制或新证照的办理
1、凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门,由申请部门填写《刻制印章申请表》向总经办提出申请,经总经理确认同意并批准后方可刻制或更换。
2、印章刻制或新证照办理、更换由总经办统一负责,刻制标准或证照办理应符合国家相关规定。
3、申请新办的印章或证照须在总经办进行登记,并做好印模采样或证照扫描、复印工作,由总经办进行存档后,原件由使用部门签收方可进行使用。
4、未经总经理批准,任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章或办理证照。
否则由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担,并追究所在部门第一责任人的管理责任。
二、酒店印章的启用
1、新印章要做好戳记,并统一在行政办公室留样保存,以便备查。
2、新印章启用前应由总经办下发启用通知,并注明启用日期、保管部门和使用范围。
三、酒店印章、证照的管理
1、酒店所有印章、证照由酒店总经办授权专人进行管理,部门印章由部门负责人制定专人进行保管,管理员不得随意放置或转交他人,如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人制定专人代替,但必须办理移交手续。
2、酒店的所有印章、证照,均由总经办负责登记、留样与存档,注明印章证照名称、启用时间、主管部门、专管人等,证照应注明年检年审时间等。
并定期对保管明细表进行更新。
3、部门撤销或重组,原使用部门有关印章、证照应交回总经办,上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。
4、印章或证照丢失、损毁、被盗,要及时向总经办,并与总经办商量补救措施。
四、印章、证照的使用范围
1、以酒店名义对外发出的公文。
2、以酒店名义对外联系、洽谈业务工作的介绍信、证明等。
3、以酒店名义与有关单位签署的合同、协议等。
4、本单位职工私事,确需酒店出具的证明信等。
5、经总经理批准其他需要使用印章者。
五、印章、证照的使用规定
1、印章、证照的使用必须严格遵循印章使用审批程序,所有涉及使用酒店公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章以及酒店证照的均要填写《用印申请表》或《使用证照申请表》,经酒店总经理签批后方可办理。
使用部门印章必须经部门经理签批方可办理。
2、财务专用章由总经理制定财务专人进行保管,使用财务章必须基于材料的真实、准确、合法、手续完备的财务会计业务,加盖财务章时必须加盖于指定位置。
3、印章、证照的使用由各管理员设立使用登记台帐,严格审批和登记制度。
4、严禁员工私自将公司印章、证照带出公司使用。
若因工作需要,确需带出使用,需填写携带印章、证照外出申请表后,由分管领导及总经理签批后方可带出,外出期间,借用人只可将印章、证照用于申请事由,并对印章、证照的使用后果承担一切责任。
5、任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
6、对外使用证照,一般使用复印件,并注明只限于当次使用范围;如必须使用证照原件,需总经理授权批准后携带使用,或者由证照保管部门授权有关人员陪同前往办理相关业务。
7、凡不符合规定要求的用印章、证照者,部门及总经办有权拒绝并报告上级领导。
六、印章的停用
1、公司名称变动、印章使用损坏、印章遗失或被窃,印章声明作废,须停用。
2、印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送总经办封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
七、其它规定
1、严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照,否则无论用于何种目的,都要严肃追究责任。
任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。
2、未严格履行印章、证照的保管与使用规定,由于保管不慎而导致印章、证照丢失,将追究保管人员及相关负责人的责任。
3、若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并由企业对违纪者予以行政处分;造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
4、本制度由总经办制定,本制度的解释、修改、废止权归总经办。
本制度自发布之日起执行。
用印申请表
年月日
申请人
所属公司/部门
用印类型
使用原因
用印文件名称:
份数:
用印资料主送单位及使用缘由:
部门经理
审核意见
年月日
总经理
审批意见
年月日
用印申请表
年月日
申请人
所属公司/部门
用印类型
使用原因
用印文件名称:
份数:
用印资料主送单位及使用缘由:
部门经理
审核意见
年月日
总经理
审批意见
年月日
使用证照申请表
申请人
所属公司/部门
证照类型
使用原因
部门经理
审核意见
年月日
总经理
审批意见
年月日
附件2:
《刻制印章申请表》
刻制印章申请表
申请部门
经手人
申请日期
年月日
申请
章类
印章名称
申请刻制
原因
□新刻制,原因:
□原章损坏,损坏原因:
□其它
部门经理
意见
签名:
日期:
分管领导意见
签名:
日期:
总经理
意见
签名:
日期:
附件3:
《印章管理登记表》
印章管理登记表
编号
印章类别
印章名称
材质形状
启用时间、文件
废止时间、文件
废止原因
保管部门
保管人
印模
申请部门(盖章):
负责人:
经手人:
日期:
总经办(盖章):
负责人:
经手人:
日期:
注:
本表一式两份,申请部门、总经办各存一份;材质和形状标注时均以印章材料为准
印章使用借用登记表
使用时间
印章类型
用章事由/文件名称
盖章份数
用章部门
用章人
保管人
归还时间
归还人
保管人
备注
(签字)
(签字)
(签字)
(签字)
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