借款和费用报销及审批程序制度.docx
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借款和费用报销及审批程序制度
借款和费用报销及审批程序制度
借款和费用报销及审批程序制度
总则
1、为严格操纵费用支出,加强费用治理,提高公司效益,本着合理、节约的原则,依照公司财务治理制度的有关规定,制定本制度。
2、本制度中所称费用是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等。
3、本制度适用对象为公司总监及以下人员,副总裁及以上高层治理人员费用按实报销,无出差补贴。
备用金借支程序
4、各部门人员为保证公务的合理需要,按审批权限报批后,可向财务部预支一定数额的备用金。
5、备用金借支程序:
借支人填制借支单,按第13条规定权限审批后交费用会计编制记账凭证,由稽核岗位会计复核,出纳依照复核后的记账凭证,向借支人支付备用金,同时借支人须在记账凭证上签字。
借支2000元以上的大额备用金须提早一天通知财务部。
6、治理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度,即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金,报销时可不抵借支,直截了当支取现金。
实行定额备用金制度的人员须经财务部和总裁认可。
7、备用金借支人须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金,实行定额备用金的借支人须每2个月结清一次。
借支人必须按规定时限及时结清备用金,前款不清后款不借。
每年12月31日前,除12月下旬借支的外其余所有个人借支的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从工资中扣回。
8、借支单是财务账务处理的依据之一,除当日借支当日归还的以外,报销费用时借支单不予退还;归还多借备用金时,由出纳开具收据给报销者本人,借支单也不予归还,收据须妥善保管备查。
9、备用金是为保证公务需要而设,因私不得借支备用金。
费用报销程序
10、费用报销程序:
报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单,按第13条规定权限审批后交费用会计编制记账凭证,由稽核岗位会计复核,出纳依照复核后的记账凭证向报销人支付报销款或收取归还的备用金余款;出纳收取归还的备用金余款须向报销人开具收据,借支单不予退回;报销人领取报销款项须在记账凭证上签字。
11、对原始票据的要求:
⑴、所有票据必须是合法的正式发票,除定额票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清晰的票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;公务中因个人缘故违章的罚款单据不予报销;
⑵、原始票据的粘贴:
交通票据等小票据的粘贴范畴以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。
原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类不和不同金额,分门不类进行粘贴,不能混合粘贴。
⑶、除交通票据外的其他票据,报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。
装卸费、运杂费、仓租费、保险费等票据须注明业务流水号或出口发票号并签名。
⑷、不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。
12、费用报销后,由财务部记入个人费用登记簿,按月上报总裁审核。
业务员的费用列入个人销售费用进行成本考核。
审批权限
13、备用金借支和费用报销的审批权限:
⑴、备用金借支和费用的报销金额在2000元(不含本数)以下的,由部门经理确认,总监或主管副总裁审核,财务部经理复核后,报总裁审批;
⑵、备用金借支和费用的报销金额在2000元(含本数)以上的,由部门经理确认,总监或主管副总裁审核,财务总监核准后,报总裁审批;
⑶、部门经理的备用金借支和费用报销由总监或主管副总裁审核确认,按第⑴、⑵款规定权限分不报财务部经理或财务总监审核后,报总裁审批;
⑷、总监或副总裁的费用报销由财务总监审核后,报总裁审批;
⑸、财务总监和总裁、董事长的费用报销交叉审批。
出差补贴标准
14、定义:
出差是指公司职员受公司主管负责人派遣在公司办公所在地都市以外的地区履行公务,并依照本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴和交通补贴;在公司办公所在地都市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。
15、公司职员出差应严格履行报批手续,未经批准不得自行出差,自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担,公司不予报销。
16、公司各部门应严格操纵出差人数,并考虑其完成任务的期限,确定合理出差日期,逾期出差应向上一级主管负责人报告,对因公出差人员,按相应标准报销出差费用。
17、长途出差交通工具乘坐标准
级不飞机火车轮船
总监一般舱硬卧及以上二等舱及以上
部门经理------硬卧二等舱
主管及以下------硬卧三等舱
18、出差补贴实行全额包干制,具体包干标准见下表(元/日):
级不/出差地点京、津、沪、穗、深圳、珠海、厦门其他省会都市一样地级都市县级都市及以下
总监住宿标准300240200160
伙食补贴100806050
交通补贴80605040
合计480380310250
部门经理住宿标准240200160120
伙食补贴80605040
交通补贴60504030
合计380310250190
主管住宿标准200160120100
伙食补贴60504030
交通补贴50403020
合计310250190150
一样职员住宿标准16012010080
伙食补贴50403020
交通补贴40302010
合计250190150110
19、宾馆或酒店标准:
级不宾馆或酒店标准客房标准
总监四星级标准客房
经理三星级标准客房
主管及以下人员无星级标准客房
除本制度另有规定外,公司其他任何职员不得住标准客房以外的各类特色房、一般套房和豪华套房等高标准客房。
考虑到全国各地住宿实际情形的不同,为幸免因住宿标准制订过低,给住宿带来困难,不利于工作开展,给公司形象带来负面阻碍及增加个人负担,个人单独出差实际住宿费高于第18条规定包干住宿标准的,如住本条上表规定的标准及以下客房的将被视为合理住宿,承诺按实报销;公司职员应尽量选择低星级的宾馆或酒店住宿,以减少开支。
20、出差人员的住宿费在住宿标准内据实报销,超支部分自理,规定标准内节约部分按60%返还。
公司职员出差无住宿发票的,按实际住宿天数,每人每天按照包干总额的40%给予补助。
但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议,不享受任何补助。
21、出差人员当日有招待费发票的,当日不运算伙食补贴;当日有出租车票的,当日不运算交通补贴。
招待费发票日期栏必须填写清晰并讲明招待事由,招待费发票未注明日期的,一张招待费发票视同一天发生招待费并不予运算伙食补贴;出租车票必须注明往返地点及用车事由,出租车票无日期的,且出租车票数量超过出差天数2倍及以上的,出差期间不予运算交通补贴。
22、出差人员的交通补贴、伙食补贴天数按出差自然天数减去一天运算,即算头不算尾;住宿补贴按实际住宿天数运算。
23、出差人员超标准乘坐交通工具须经总裁签字同意方可报销,并须事先请示;飞机票、软卧火车票、头等舱轮船票须经总裁签字同意方可报销。
24、公司职员出差夜间(指晚8时至次日凌晨7时)连续乘坐硬坐火车超过8小时以上的,可给予夜间乘车补贴,补贴标准为票价的50%。
25、长途交通票据假如遗失,须写出书面报告,且有1人以上同行人员或有关人员签字证明,经部门经理签署意见,报总监或主管副总裁、财务总监、总裁审批后,按票价的50%报销。
26、公司职员随同主管及以上级人员一同出差,其住宿标准可按主管及以上级人员相应标准执行;公司职员随同副总裁及以上级人员一同出差,原则上不予发放伙食补贴和交通补贴。
27、司机带车出差且当天不能返回的,实行每天住宿、生活补贴包干,不享受交通补贴,标准参见一样职员包干标准。
28、公司职员出差途中,经批准可绕道回家探亲,其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自负,在家期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通补贴。
公司职员在私房(家)所在地或父母所在地出差,不享受住宿补贴,伙食补贴减半发放,交通补贴仍按标准发放。
29、公司职员在出差地因病住院期间,按标准发给伙食补贴,不发住宿补贴和交通补贴,住院超过1个月的停发伙食补贴。
30、出国人员差旅费的报销严格按照财政部、外交部(92)财外字第1100号文件执行。
市内公共交通费标准
31、市内交通费是指公司职员在公司所在地办理公务所发生的交通费(包括公共汽车费和出租车费),公司职员上下班或因私所发生的交通费不在此列。
32、市内出租车费报销标准:
部门级不每月限额
营销部门总监400元
经理300元
综合部门总监300元
经理200元
限额以下凭票据实报销,差额不补。
33、凡市内办理公务的主管及以下人员,一样只能乘坐市内公共汽车,专门情形下需要乘坐出租车的,事先必须取得部门经理的批准。
34、所有因公报销出租车费用的职员,必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由。
35、报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费,不得将个人上下班交通费混同报销,如经发觉将追缴当次报销的所有市内公共交通费,第二次发觉将予以通报批判,第三次发觉将移交人力资源部处理。
通讯费标准
36、通讯费指因公使用通讯工具而发生的费用,包括移动电话、寻呼机等。
通讯费一律实行凭票限额包干报销制。
37、移动电话指入网电话,充值卡不予报销。
使用移动电话的职员,其裸机的购置费及上户费等一律由使用者本人负担。
38、通讯费报销标准:
部门级不每月限额
营销部门总监600元
经理400元
主管300元
业务员200元
综合部门总监500元
经理300元
主管200元
专门岗位200元
限额以下凭话费单据实报销,差额不补;享受通讯费补贴的出差人员的国内漫游费按80%据实报销,其当月话费单除国内漫游费外,其余话费按规定标准报销,超支月份不补偿不足月份的通讯费。
综合部门专门岗位人员须由部门上报,经总裁批准确定。
39、享受通讯费报销标准的人员必须保持24小时(含节假日)通讯畅通。
业务招待费标准
40、业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。
41、各部门人员因公接待外单位人员,建议安排工作餐,需要到不处宴请的,须事先取得部门经理、总监或主管副总裁同意,否则不予报销。
部门需安排接待工作餐的,须经部门经理、总监或主管副总裁批准并报行政办公室登记备案,记入部门招待费。
42、各部门人员因公出差确需应酬的,须事前电话请示部门经理、总监或主管副总裁同意,限额接待。
43、招待费发票日期栏必须填写清晰并讲明招待事由。
办公费标准
44、办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。
公司办公费统一由行政办公室指定专人进行操纵与治理。
各部门年初编制预算,按月分解编制,经研究核准后,必须在限额内领取使用,超支不报。
45、各部门申请购置办公用品、印刷品时,需注明用途、数量、规格型号,行政办公室需查明是否可调剂使用,再确定是否购买,报行政总监审批后执行。
46、行政办公室负责办公用品领发的人员,每月需填报办公用品、印刷品的领、发、存报表,按部门分类归档,报送财务部和各有关部门。
其他费用标准
47、误餐补贴。
公司职员依照公司规定,免费享受工作午餐,如职员在市内办理公务,因故不能返回享受工作午餐的,按工作餐标准给予误餐补贴,但陪同宴请客户及市外出差人员不享受误餐补贴。
误餐补贴由行政办公室负责发放,公司职员凭领取的未使用的工作餐券每月最后一天到行政办公室换取现金,由行政办公室统一到财务部报账。
48、礼品费。
因
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