合同管理办法.docx

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合同管理办法

合同管理办法

第一章总则

第一条为规范公司的合同管理，维护企业合法权益，提高企业经济效益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）及其他法律法规的规定，特制定本办法。

第二条本办法所指的合同，是公司根据《合同法》及其他法律法规的规定，以公司法人名义对外签订的合同（包括具有合同性质的意向书、协议书、责任书等）。

第三条公司合同管理是指对合同的审批、检查、考核、监督和管理，包括资信调查、意向接触、商务谈判，合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。

第四条公司的合同管理实行归口签订制度，法人委托制度，合同专用章制度和其他基础管理制度等。

第五条合同管理是企业生产经营管理活动的一项重要内容，各部门应强化合同管理各项职能，认真落实合同管理各项制度，严格遵守、切实执行本制度。

第二章管理部门及职责

第六条公司的合同管理部门隶属于审核部。

营销公司应有至少一名合同承办人员。

合同管理部门应有合同管理员。

第七条公司合同管理部门的主要职责是：

（一）制订完善合同管理制度，提高合同管理水平；

（二）监督和检查公司合同的签订、履行及合同管理情况，对存在问题提出整改意见；

（三）负责审查本单位的合同，对需要报请公司审批、备案，或需鉴证、公证的合同，办理申报手续，为合同签订部门提供必要的法律帮助；

（四）参与公司重大合同的起草、招投标、谈判、签约、履行和纠纷等工作；

（五）负责本单位人员尤其是业务人员的培训、考核工作；

（六）负责合同的资料汇总、分类、归档保管及有关台账的设立、统计等基础工作；

（七）负责合同管理工作的考核、评比、总结和交流。

第八条合同承办人员的主要职责

（一）按委托范围和权限办理合同的签订、变更、解除等有关事宜；

（二）按规定程序提请有关方面审查所经办的合同；

（三）对所签合同负有认真执行的责任，随时检查合同履行情况；

（四）对合同履行过程中发生的问题和纠纷应采取必要措施，并及时汇报，维护企业的合法权益；

（五）保管与合同有关的资料。

如合同书、信函、数据电文（包括电传、传真、电子数据文件等）、电话记录和对方当事人资信等材料。

合同履行完成后及时整理移交给审核部归档；

（六）负责或参与合同纠纷事宜的处理；

（七）协助配合审核部的工作。

第九条合同管理员的主要职责

（一）参与有关合同的谈判和协助合同承办人员起草和签订合同；

（二）负责合同的审查，防止不完善或不合法的合同出现；

（三）检查合同的签订和履行情况，发现问题及时向部门领导反映；

（四）负责建立公司合同档案、台账、统计工作；

（五）负责合同专用章的保管，并做好合同专用章使用登记；

（六）参加合同纠纷事宜的处理；

第三章合同的签订

第十条签订合同必须遵守国家法律法规和政策，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用的原则。

第十一条凡进行商品交易或经济合作，除即时清结、无任何风险外，都必须签订书面合同。

合同当事人协商一致同意修改、变更、解除合同的文书、信函、传真、电子邮件等，均视为合同的重要组成部分。

第十二条签订合同必须以企业法人名义，必须经企业法定代表人授权委托，必须按照规定的权限和程序经过批准，必须使用企业法人公章或合同专用章。

按照合同性质应经过相关程序审查，并经总经理批准，方可签订。

第十三条在合同签订之前，营销公司应当对对方当事人进行资信调查、了解对方的详细情况，包括但不限于：

（一）审查企业法人营业执照或个人身份证明、授权委托书等，审查对方当事人是否具有签订合同的主体资格和代理权限，合同内容是否符合经营范围；

（二）凡涉及须经国家行政许可的产品和劳务，应查明对方当事人是否具有经营、安全等资格，并要求对方当事人提供经营、安全等许可证书；

（三）了解对方当事人的主营业务、经营业绩、财务状况、资信状况（提供资产负债表、开户银行出具的资金证明和注册会计师的验资报告等）、技术水平、产品质量和实际履约能力等；

（四）对技术、建筑、联营、兼并、合资、合作等重要合同应进行必要的可行性调查。

担保合同，必须查明保证人的保证资格和保证能力，被保证人的偿还债务能力，对抵押、质押、留置的财产应查明其权利归属。

第十四条合同的内容应当具备以下主要条款：

（一）当事人的名称（或姓名）和住所。

保证合同主体真实、合法；

（二）合同标的。

必须符合国家法律法规和有关规定的要求；

（三）数量和质量。

应符合国家计量法规和质量法规之规定，写明计量单位、计量方法、正负尾差、合理磅差、自然损耗等，写明质量标准、技术要求、检测和验收方法及质量责任等；

（四）价款或酬金。

应符合国家物价法规和金融法规，写明总价、单价、支付日期、结算方式等；

（五）履行的期限、地点和方式。

履行日期应标明年、月、日，分期履行的应标明分期履行之数量，履行地点应慎重选择，标明全称，属于代运制的应明确使用何种运输工具及运输费用的承担者；

（六）违约责任。

有法定违约规定的标明适用法定违约规定，其它的应写明违约金的数额或计算方法，同时应明确哪些情形属于违约，应承担何种违约责任；

（七）当事人双方约定并协商一致的其它条款。

（八）解决合同纠纷的条款。

应注明纠纷协商不成时采取诉讼或仲裁方法解决，慎重选择诉讼地或仲裁地，尽量争取我方所在地为管辖地。

（九）依照法律规定或合同性质必须具备的条款。

第十五条合同签约时，应写明合同的有效期限、签约地点、日期、签约各方的全称，并由签约代表签名并加盖签约各方的公章或合同专用章，合同文本多页的，应注意加盖骑缝章。

第十六条凡须呈报相关部门批准的，或须报工商管理部门鉴证、公证处公证的合同，当事人必须在合同签订前办理有关手续。

第十七条严禁公司内部职能部门等XX对外签订合同，或超越授权期限、授权范围对外签订合同。

第十八条合同文本必须清晰、完整。

合同份数以合同当事人的实际需要而定，合同正本交审核部统一保管和备案，不得遗失，合同承办人员只留合同副本或复印件。

凡需经财务结算的合同，应向财务部门交送合同正本一份。

第四章合同的起草、审查与审批

第十九条合同评审制度。

营销公司起草格式合同时，根据合同的性质，必要时应将合同文稿报相关业务部门评审，征求相关方意见。

采购、营销等业务部门采用格式文本、示范文本对外签订合同的，其合同文本应报审核部审核并备案，若有修改，需重新会审、备案。

（1）对于常规合同，营销公司组织生产部、采购部、外协部、审核部分别对生产能力、交货日期及物资采购能力、法律风险等进行评审，并由各部门负责人在《合同评审表》对应栏签字确认；对于一些老客户签订常规合同，可以由营销公司负责人在合同或订单上签字确认完成评审；对于新客户的常规合同，必须经营销副总签字确认后才算完成评审。

（2）对于特殊合同，除营销公司、生产部、采购部、外协部、审核部等进行评审外，质检部门还应该对确保产品质量要求的检测能力、技术中心对新产品的设计开发能力进行评审，并在《合同评审表》相应栏中签字确认，经总经理批注后执行。

（3）对于口头订单（如电话订单等），营销公司业务人员负责将相关内容填入《订单确认表》中，经双方确认（可以通过传真、电话等方式），并执行条款

（1）

（2）中相应的规定；

（4）在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改意见时，由营销公司负责与顾客联系，征求其书面意见。

第二十条合同经相关部门评审后，营销公司应当及时填写《合同评审表》（一式两份），由公司总经理或部门负责人签署意见，随同合同文稿、附件等有关文件资料一并报送审核部审核。

合同签订后，主办单位应将合同正本或复印件、《合同评审表》一份交审核部，审核部可以将合同都扫描电子版存入电脑，方便查阅。

第二十一条公司对外签订的合同、协议等，涉及重组改制、投资、技术合同、租赁承包、对外融资、担保、破产、解散等重大事项，应报审核部审核。

特别重大合同，由审核部相关人员出具书面法律意见书，并报审核部部长审查。

属于一般性设备、材料、原料的购销合同和一般性的劳务合同等，由合同管理部门进行审查。

第二十二条审核部对送审的合同，应由合同管理员根据本办法的规定认真审查，并出具书面的合同审查意见书。

合同审查的主要内容包括：

（一）合同的合法性

1、主体合法。

当事人应具备签订、履行该合同的权利能力和行为能力；

2、内容合法。

合同内容应符合国家的法律法规、政策的强制性要求，不得损害国家、集体或第三人的利益；当事人的意思表示真实一致，不得采用欺诈、胁迫、乘人之危的手段签订合同，不得订立显失公平的合同；

3、形式合法。

凡法律、行政法规规定采取书面形式的，应当采用书面形式；

4、程序合法。

订立合同的有关程序应符合有关法律、政策的规定。

（二）合同的周密性

1、合同的项目是否真实；

2、合同的条款是否完善；

3、合同的文本是否规范；

4、合同的文字是否准确；

5、签订合同的手续是否完备。

（三）合同的可行性

1、当事人双方资信可靠，有履约能力；

2、可取得一定的社会、经济利益；

3、选择适当的保证方式；

4、违约责任条款的齐备性、可行性和合理性。

第二十三条对合同管理部门合同审查出具的意见书，营销公司门应对合同文稿加以修改完善。

若无法按审核部提出的意见进行修改的，营销公司应将理由向合同管理部门反馈。

当产品要求由于某种原因需要变更时，变更的要求与顾客协商一致，相应的文件（如合同、订单确认表等）应得到相应修改，并及时通知相关部门。

必要时，对更改的内容进行重新评审。

第二十四条审核部对合同进行审查后，由营销公司按业务的管理权限报法定代表人或其授权人批准后，方可签订。

第五章合同的履行、变更与解除

第二十五条合同成立生效后，各方当事人应当按照合同约定全面履行自己的义务，并应当遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

第二十六条合同履行过程中，需要变更、解除的，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与合同对方当事人进行协商，书面函告，限期对方答复。

第二十七条变更、解除合同应采取书面形式（包括当事人双方的信函、电传等）。

未达成变更、解除协议或批准前，原合同仍有效，应继续履行。

第二十八条合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函后，必须及时请求领导立即处理，并在有效期限内正式答复对方。

因承办人员原因逾期答复，造成严重后果的，承办人员应承担相应的责任。

涉及经济纠纷复电或复函，须经营销部和审核部同意后方能发出。

第二十九条变更、解除合同的手续所需的审批权限和程序，与原合同订立的审批和程序相同。

同时应注意以下事项：

（一）有担保条款的合同或担保合同的被担保人发生变更，应征得原担保人同意，并在变更协议中加盖原担保人印章；

（二）经上报公司批准成立的合同，变更、解除协议达成后，需报请总经理批准后，方能生效；

（三）经公证成立的合同，当事人之间达成变更、解除协议后，应报原公证机关备案；

（四）联营、承包、租赁、涉外等合同的变更解除时，法律有规定特别程序的，应按特别程序办理。

第三十条合同的变更、解除，应符合法律的规定，因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律另有规定外，有过错的一方应承担相应的责任。

双方的责任应在变更、解除合同的协议中加以明确。

第三十一条发生法定可以解除合同情形的，合同承办人员应立即报告营销副总和总经理，由营销副总在征求审核部的意见后，决定是否依法解除合同。

依法解除合同的，合同承办人员应书面通知对方，合同自通知到达时解除。

法定解除合同包括以下几方面情形：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

（二）在合同履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要义务；

（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方的严重违约行为致使不能实现合同目的；

（五）法律规定的其他情形。

第六章合同纠纷的处理

第三十二条公司在履行合同过程中产生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律法规之规定，依照本办法规定的程序妥善处理。

第三十三条合同纠纷由审核部负责处理。

涉及几个部门的纠纷，由主要责任部门负责配合相关情况的调查等，主要责任部门不明确的，由审核部指定。

第三十四条处理合同纠纷的原则

（一）以事实为依据，以法律为准绳，法律没有明确规定的以国家政策或合同有效条款为准。

（二）以双方协商解决为基本方法，协商不成时，建议采用仲裁方式解决，同时应注意及时确认债权，防止超过诉讼时效，以及采取必要的保全措施。

（三）因对方责任引起的合同纠纷，应注意保障本企业合法权益不受损害，因我方责任引起的合同纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少损失，因双方责任引起的合同纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。

第三十五条发生合同纠纷时合同承办人应及时向营销副总请示，并按有关规定协商解决。

对重大合同纠纷，合同承办部门应提出处理意见，报审核部配合，经总经理批准后，组织实施。

凡需向人民法院或合同仲裁机关起诉（申请）、应诉的，应经企业法定代表人批准、授权、并明确授权范围。

第三十六条凡由审核部处理的合同纠纷，有关部门应积极配合，及时主动地提供任何必要的有关证据。

第三十七条合同纠纷经协商达成一致意见的，应订立书面协议，并由双方授权代表签字并加盖法人公章。

第三十八条合同纠纷达成协议后，或合同仲裁的调解书、仲裁裁决及人民法院的调解书、判决书正式生效后，合同承办人员应负责监督落实执行。

对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决或判决书的，应报请审核部依法向人民法院申请强制执行。

第三十九条合同纠纷处理并执行完毕后，应及时将有关材料交审核部存档。

第七章授权委托与合同专用章管理

第四十条授权委托权属企业法定代表人。

凡以本企业法人名义对外签订合同或办理合同有关事务，必须经企业法定代表人书面授权委托。

第四十一条授权委托分常年委托与临时委托两种。

常年委托适用于公司日常购销及一般性业务，每年授权一次；

临时委托适用于解决特殊的重大合同事务；

第四十二条企业法定代表人委托代理人，属常年委托的，应经审核部考核合格，并按规定程序办理合同委托代理证书后，方可从事代理活动。

属临时委托的，委托代理人应及时报审核部备案。

第四十三条审核部有权对代理人的代理活动进行检查、监督，发现问题应及时报告法定代表人，以便及早做出相应处理。

第四十四条授权委托按以下程序进行：

（一）所在部门提出申请；

（二）合同管理部门审核；

（三）企业法定代表人授权。

第四十五条授权委托书应具备下列内容：

（一）委托人与被委托人的名称、姓名、职务；

（二）委托事项；

（三）委托权限范围、转委托条件；

（四）委托日期及期限；

（五）其他法律规定或委托双方约定的事项。

第四十五条委托代理人的代理行为应符合有关法律规定，不得超越代理范围、代理权限和代理期限实施代理行为，不得损害企业利益。

委托代理人应对授权委托书妥善保管，防止遗失，不得将授权委托书转借他人或挪作其他证明。

代理人工作调动或辞职时应将授权委托书上缴审核部。

第四十六条公司原则上只对采购、营销等一般性购销业务使用合同专用章，其它合同均采用企业公章。

合同专用章仅限于规定的范围内使用，不得在其他业务范围使用。

凡未加盖企业公章或合同专用章的合同，财务部门不得办理结算手续。

第四十七条合同专用章由审核部统一编号、刻制和颁发，其他任何部门和个人严禁自行刻制、使用。

第四十八条合同专用章的使用实行专人管理，由审核部指定人员或业务部门合同管理员负责。

印章保管人应严格控制使用、妥善保管，对合同专用章的使用实行登记制度，登记内容包括使用日期、使用人员、签约内容、签约份数等有关事项。

合同专用章若有遗失，应立即报告审核部，及时登报声明作废。

第四十九条对携带盖有合同专用章的空白合同文本，必须由审核部审核，总经理批准，并进行登记、编号和回收，严防丢失。

第八章合同的基础管理与检查监督

第五十条对外签订合同的部门应建立合同管理台账，台账的内容主要包括：

制令号、合同号、合同类别、合同标的（数量、金额）、签约单位、签约时间、履行期限、履行情况、备注等。

备注栏主要应记载合同的变更、注销、调整等事项。

台账应当逐日填写，做到准确、及时。

第五十一条公司应建立合同档案管理制度，加强对合同档案的管理。

合同档案管理要求：

（一）每一份合同都应有一个制令号，不得重复或遗漏；

（二）每一份合同在履行完毕之后，必须由合同管理员或承办人员将合同档案的文字材料加以系统整理，由审核部及时归档；

档案顺序目录为：

合同正本、副本及附件、合同签订、履行、变更或解除等的信函、数据电文、电话记录、视听资料及其他有关文书，合同分批履行的情况记录、铁路运单、发货单等复印件，公证、鉴证文书、视听资料等，合同纠纷处理记录。

（三）凡参与合同往来，追索货款、合同修订、协商、谈判等活动的工作人员，对涉及合同实质性问题的情况均应有书面报告，署名后及时上交审核部归档；

（四）合同档案由审核部统一管理，借阅和复制合同档案，必须办理批准手续。

第五十二条公司建立《合同情况月报表》制度。

《合同情况月报表》由合同管理部门负责管理，各业务部门应按统一表格形式每月七日前将上月合同签订履行情况上报公司的合同管理部门。

审核部应于每月十日前将《合同情况月报表》汇总。

第五十三条公司合同检查制度。

审核部每季度进行一次合同的签订、履行情况自查，自查情况应及时向分管领导汇报，对发现问题应提出整改意见，并督促和跟踪落实情况；

第五十四条凡属于下列情形之一者，财务部门有权拒绝办理结算手续，并及时向合同管理部门反映：

（一）合同文本应提交财务部门而未提交的；

（二）超越授权委托范围和委托权限，或无权代理的；

（三）未加盖企业公章或合同专用章的；

（四）合同变更手续不完整的；

（五）合同内容违法的；

（六）审核部提请暂缓办理的；

（七）财务部门认为违反财务规定的其它情形。

第九章考核与奖惩

第五十五条公司应将合同管理工作列入经济责任制考核范围，作为考核的一项重要内容。

第五十六条合同管理员、合同承办人员有下列情况之一的，可给予奖金、升级或职务等奖励。

（1）尽职、工作有显著成绩的，连续三年合同签订金额，收款金额均名列前茅；

（2）其他应该给予奖励情形的。

第五十七条合同管理员、合同承办人员有下列情形之一，给企业造成经济损失的，按其情节轻重分别给予相应的行政处分或经济处罚，情节严重触犯刑律的依法移送司法机关处理。

（1）对应以书面形式签订的非即时结清的合同，没有采用书面形式或应款到发货而没有执行造成签约经济损失的；

（2）无权代理、越权代理或实施恶意串通的代理行为，造成签约经济损失的；

（3）对对方的主体资格、履行能力不进行调查研究，盲目签订合同，造成签约经济损失的；

（4）丢失合同文本及合同附件或其他疏于职守行为，而致合同不能成立，无法履行或无效，从而造成经济损失。

第五十八条奖惩由审核部提出意见，报公司总经理批准后执行。

第一十章附则

第五十九条本办法经公司总经理研究批准后生效。

第六十条本办法自发布之日起施行，本办法施行前的有关规定与本办法不一致的，按本办法执行。

第六十一条本办法的解释权归审核部。