电话会议流程.docx
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电话会议流程.docx
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电话会议流程
电话会议
为了实现沟通效率,避免信息失真,电话会议市场近年来迅速兴起,在各种类型的企业中被广泛使用。
所谓电话会议,通俗地说就是利用电话机作为工具,利用电话线作为载体来开会的新型会议模式。
与传统会议相比较,具有会议安排迅速,没有时间、地域限制,费用低廉等特点。
与传统点对点电话业务相比较,从功能上讲,打破通话只能局限于2方的界限,可以满足3方以上(根据不同提供商的产品,最高可实现300方同时通话)具有电话无法实现的沟通更加顺畅,信息更加真实,范围更加广泛等特点。
受到资费的限制多数应用于企业日常工作中。
概念
为了实现沟通效率,避免信息失真,电话会议市场近些年来迅速兴起,在各种类型的企业中被广泛使用。
所谓电话会议,通俗地说就是利用电话机作为工具,利用电话线路(包括各运营商的固定电话网和移动电话网)作为载体来开会的新型会议模式。
与传统会议相比较,具有会议安排迅速,没有时间、地域限制,费用低廉等特点。
与传统点对点电话业务相比较,从功能上讲,打破通话只能局限于2方的界限,可以满足3方以上(根据不同提供商的产品,最高可实现4000方同时通话)具有电话无法实现的沟通更加顺畅,信息更加真实,范围更加广泛等特点。
受到资费的限制多数应用于企业日常工作中。
优势
1、电话会议打破了传统的集中式会议在空间上和时间上的局限性。
无论您或您的下属是在办公室、出差在外或在家中休息甚至是在国外,只要身边有电话或者手机,即可召开或参加会议,无需再疲于奔波于总部与工作岗位之间,让管理者真正实现了运筹帷幄之中,决胜千里之外。
2、该系统在召开会议的时效性方面具有传统会议无法比拟的优势。
特别是对于一些突发事情需要召开紧急会议时,运用本系统就能及时地把有关人员召集起来,迅速作出正确的决策。
3、该系统具有录音功能,保证了会议的准确性和完整性。
系统特点
1、系统采用高质量的语音电话会议资源卡,不论多少人同时参加会议,语音均自然清晰;
2、内置回波抑制功能,在多人同时说话时消除回音,使与会人员接听自然清晰;
3、采用独特的信号音消除功能,即使在模拟电话线上任意一方会议挂机,系统自动识别拆线而不影响会议其他方的进行;
4、采用独特的双音多频信号消除功能,使参加会议任意一方的按键操作,不会被其它参加会议者听到;
5、强大的会议能力,可同时进行多个会议,每个会议同时能有多个全功能坐席参加;
6、超大的会议规模,会议之间可以进行级连,组成更大规模的会议;
7、系统可以单独使用,直接连接外线(包括模拟线或数字线);
8、系统支持多种通信线路信令:
模拟线、一号信令,ISDNPRI,七号信令等;
9、系统可以与交换机系统配合使用,直接融入办公自动化系统;
10、具有IVR语音引导功能,可引导呼入用户选择进入会议;
11、内置会议录音功能,可以对会议进行实时录音;
12、支持密谈功能,适合呼叫中心等多种形式的应用系统;
13、任一普通电话终端(固定电话或手机)均可参加会议,方便会议随时随地召开。
使用流程
召开电话会议:
该系统一般可以提供以下几种召开会议的方式,您可根据实际需要进行设置:
(1)与会者自行拨入方式:
每个会议参加者无论身在何处,只要拨打一个特定的电话码,然后输入会议密码,即可加入会议。
(2)召集者拨出方式:
由会议召集人逐个拨通与会者号码,再经会议召集人证实与会者身份后加入会议。
(3)混合方式:
即用户可选择一部分与会者自行拨入,一部分与会者则由会议召集者逐个拨出召集。
(4)群呼方式:
由系统自动呼叫主持人和所有成员参加会议。
服务类别
功能
a)支持呼入平台和平台外呼功能
b)全国统一的接入号码保证会议资费不包含其它隐性收费(长途通话费、漫游费等)
c)支持移动和固话接入
d)支持国际拨入
e)可靠的安全保证
f)清晰的通话质量
管理控制
a)便捷的会议室预定功能
b)灵活的会议调整功能
c)简洁的会场控制功能
d)清晰准确的资费信息
e)支持web控制方式
f)支持wap和java手机客户端
服务支持
a)非专家使用过程一定会存在问题,拥有专业的服务支持能省去使用中的很大麻烦。
b)免费的咨询热线,咨询过程的费用可以免去,同时体现出供应商的自信。
性能指标
a).噪音,自动禁音功能。
b).参会方数(10方以上)增加后的回音效果。
c).不同运营商(电信、网通、移动、联通、甚至铁通)提供服务时的会场效果等等。
与会者分类
与会者:
所有使用电话终端参加会议电话的人统称与会者,与会者又可以分为三类:
主持人、发言人和听众。
主持人:
申请和发起会议电话的用户,被称为主持人。
主持人可以在会议有效期内作为主控用户召开会议电话,主持人借助系统自动呼出预先登记的其他参与者来参加会议。
主持人可以使用远程终端通过web方式对会议进行管理,可以释放指定的参与者。
可以定制参与人和旁听者名单并可以随时改变。
正常情况下,由主持人通过电话流程确认会议结束。
发言人:
会议中具有发言权但不具备管理权的与会者称为发言人。
在主持人控制下,发言人可以切换成听众。
业务类型
本系统交互式会议电话提供了2种业务类型:
预约会议,主叫自拨会议。
预约会议(含单次会议和周期会议):
用户预先约定会议时间、时长、方数、类型等内容,会议系统保证会议资源,按时提供用户使用。
会议主持人和与会者直接呼叫预先分配的会议号码通过鉴权后,即可参加会议。
主叫自拨会议:
会议主持人在指定主叫号码上拨打业务接入号码后,按流程拨打多个电话号码即可召集临时小型多方会议。
会议方式
电话方式
把会议号和会议发言者、码通知不同身份的参会人,通过拨打电话会议公司的服务号根据语音提示输入会议号密码即可参会。
电脑方式
主持人登陆web会议系统后台,将主持人自己的电话号码、参会人的电话号码都加入系统,系统就可以自动外呼,将这些电话号码都接入到会议室来开会。
智能手机方式
下载苹果或安卓市场电话会议应用,(以及时语电话会议为例)手机号码登陆应用后,选择即时会议或预约会议等会议类型,通过选择通讯录内人员选择参会者,即可外呼形式召开相应会议。
同时,呼叫本人设置功能可使作为手机持有者只是单纯作为会议管理者,而不加入会议。
呼叫模式
呼入式会议电话:
也称为汇聚式会议电话,即当主持人成功申请预约之后,主持人通知所有成员相关会议信息,各与会人员在预定时间内主动拨打会议接入码,在系统语音的提示下,用户输入会议号,通过会议密码等验证信息进行鉴权,通过后接入相应的会场。
与会者挂机即退出会议,重新入会只要再次拨入即可。
呼出式会议电话:
也称为发散式会议电话,即预先设定会议时间和一组与会者电话号码,系统在指定时间自动呼出所有的与会者,与会者在电话振铃后取机,听到欢迎词后即可入会。
会议主持者是会议的发起人,同时也是会议电话的第一个成员。
第一次呼叫未接通被叫可以设定间隔时间自动呼(如共呼3次)。
在会议进行过程中,主持人可以采用人工拨号呼叫临时增加的与会者。
混合式会议电话:
一场会议中同时存在拨入式和呼出式两种召集方式的会议电话。
计费方式
使用模拟的电话网话网络,召开电话会议的费用是这样算的:
A、条件一:
使用会议电话和会议桥,比如召开10方的电话会议,那么就需要,从电话运营商安装9条电话线(或9个外线的号码),那么发起的通话之后,就按照正常的运营商收费,并且每条都要进行收费(其中包括长途或者漫游如果有的话)。
B、条件二:
租用模拟信号运营商平台,其组成包括会议服务费、通话费两部分。
服务费由提供会议服务的供应商收取、通话费由各大通讯运营商收取,召集者支付供应商服务费即可。
如果是运营商的会议服务,费用直接计入通话费。
以呼入式开会,即参会者拨打固定接入号参会,召集者支付供应商服务费的同时,各参会者需自己承担打电话产生的通话费(直接计入固话或手机话费,由运营商收取)。
如何选择电话会议供应商
省费方法
使用模拟信号与网络通讯相结合的通讯方式能大大的降低通讯费用,如今大多厂家都推出可扩展会议电话,支持通过转换模块,使传统的模拟线路与数字线路相结合,从而节省话费。
同类型的话机还有很多,他们有共同的特性,就是可以扩展,然后来节省使用产生的费用。
服务选择
(一般我们从三方面入手)
1、从通话质量入手
--选择(PSTN)网络技术的供应商。
(但价格比网络的要高很多有:
移动、联通、263、全时、Meetingtel、灵客电话会议、3G随行通等)。
2、从电话会议系统的操作方便性入手
--好的电话会议,主持人好操作,会议效率就高,当前比较好的有:
263、全时、远特(Meetingtel)电话会议、会畅通讯商会通、因科美、灵客电话会议、3G随行通等)。
3、从功能上入手
--你须要跟据自己的需求而定,会议要不要、录音、通话帐单细、托管等
当然你参会人数少,如果只是想三到四个人参会,那就不用电话会系统了,只要一个多方通话的功能就可以了。
(供应商有:
移动、联通、263、因科美、全时、远特、灵客电话会议、3G随行通等)
如果你的参会人数较多,就一定要用会电话会议系统了。
(据说263和全时的电话会议系统最多都可以达到3000方数)
4、服务态度
客户在使用电话会议时遇到任何问题,是否能够立即得到帮助?
对会议操作不熟悉进行现场协助;即时在线解决会议质量问题(控制回音、噪音、杂音等);协助对掉线人员进行外呼,确保会议流畅进行;按需提供各种支持服务(反馈参会人情况,参与人静音等);
在市面上大多流行的远程会议包月产品都基于纯Internet的,即声音的传输也都是通过VoIP的技术,这对于服务提供商来说几乎没有任何变动成本,所以包月的费用可能完全囊括了用户主要的使用功能。
但作为电话会议服务商来说,为了充分保障客户的语音沟通质量(基于VoIP的语音传输,由于互联网的不确定性,经常出现断续和延时),采用电话线路(PSTN网络)传输声音,这同我们一对一打电话一样,除了服务费用外,其实无论我们通过什么方式,都不可避免的向当地运营商缴纳一定的市话或长话费用。
换言之,电话会议服务的费用组成有两个部分,一是服务费,二是电话通信费。
网络会议
网络会议:
与同城乃至全世界的人共享文档、演示及协作。
利用网络电话会议具备的因特网这一强大功能来举行网络会议,无需离开办公室。
词条定义
网络会议系统是个以网络为媒介的多媒体会议平台,使用者可突破时间地域的限制通过互联网实现面对面般的交流效果。
系统采用先进的音视频编解码技术,保证产品清晰的语音和视频效果;强大的数据共享功能更为用户提供了电子白板、网页同步、程序共享、演讲稿同步、虚拟打印、文件传输等丰富的会议辅助功能,能够全面满足远程视频会议、资料共享、协同工作、异地商务、远程培训以及远程炒股等各种需求,从而为用户提供高效快捷的沟通新途径,有效降低公司的运营成本,提高企业的运作效率。
网络会议又称远程协同办公,它可以利用互联网实现不同地点多个用户的数据共享。
网络视频会议是网络会议的一个重要组成部分,而根据会议对软硬件的需求程度,大致可以将其分为硬件视频、软硬件综合视频会议、纯软件视频会议以及网页版视频会议四种形式。
硬件视频会议具有音视频效果好、稳定性高但造价昂贵且维护困难的特点,早期主要在政府部门、跨国企业中应用,随着软件视频会议的兴起,现在已经逐渐被软件视频会议所代替了。
软硬件综合视频会议结合硬件和软件的优势,但是也存在价格比较昂贵、维护困难的特点,应用范围不广。
软件及网页版视频会议当前视频会议的主流趋势,也是未来的发展之一,目前已经被广泛应用在政府、军队、公安、教育、医疗、金融、运营商、企业等领域,是基于PC架构的视频通信方式,主要依靠CPU处理视、音频编解码工作,其最大的特点是廉价,且开放性好,软件集成方便。
随着网络条件的提高、技术的进步,软件视频会议的稳定性、可靠性方面越来越好,已经可以媲美硬件视频系统,并以硬件的百分之一甚至更低的价格赢得了众多用户的青睐,正大规模的普及开来。
产品特色、案例
特色:
1、功能简约,但不简单,使用方便,无需培训,快速入手。
2、轻客户端启动,快捷高效,稳定可靠
3、支持大规模,多方异地网络会议。
4、支持各种数据格式:
PPT、PDF、Word、等各种可打印文件的共享
5、支持桌面共享,占用带宽少,传输效率高
6、支持应用程序共享
7、支持PPT动画,让演示更精彩
8、支持多路混音,沟通无阻碍
案例说明:
保乐力加跨区域管理会议
背景:
保乐力加,世界顶尖的洋酒生产商与销售商,拥有12250名员工,在全球拥有马爹利、格兰威特、芝华士等14大知名品牌
需求:
大型企业,频繁的跨区域管理会议
目标:
通过网络直播直通系统,在企业“开源节流”的同时,提高部门间沟通效率和员工工作效率。
效果:
发起部门只需5分钟即可迅速即时的召开一场多方异地的管理会议,全球64个分支机构参与,音视频流畅清晰,Gensee网络直播系统帮助保乐力加集团轻松实现了上万人同时、异地、稳定参与网络会议的需求。
现在每天保乐力加都会应用Gensee系统用于解决全球各地公司之间的沟通和协作。
国内现况
据计世资讯最新数据表明09年国内视频会议市场规模约为43.6亿元,预计到2010年将增长到60亿。
业内人士指出,在中国,2003年的SARS事件是网络视频会议在中国的正式发展的起点。
统计数据显示,网络视频会议市场当年在中国呈现出42.61%增长率的爆发式增长。
2004年之后,市场增长率较2003年水平有所趋缓,但受网络视频会议技术的成熟、互联网的普及、网络资费的不断下降以及受政府3、4级网市场启动和企业市场快速增长等利好因素的刺激,中国网络视频会议市场进入了稳定的加速增长阶段。
而最近,重庆市妇联通过网络视频会议开会的新闻引起了人们的关注,有评论详细罗列了网络会议的优点,并希望网络视频会议“能得到各地的借鉴和学习”。
(详见2008年9月4日《人民日报》)
网络会议早已不再是新鲜事,近些年来,随着网络的普及,网络会议也得到越来越多的政府和企业的支持。
就在北京奥运会前期,北京市政府向企事业单位提倡,在奥运期间让员工通过网络在家办公。
很多企业同时向员工发出通知,表示奥运期间可以移动办公,只需保质保量完成工作内容,符合考核标准即可。
应用前景
中国互联网络信息中心2008年6月17日发布了《2008年中国网络视频市场及网民视频消费行为研究报告》,数据显示,截至2007年12月底,我国使用网络视频的网民高达1.6亿,报告显示,我国网络视频行业的竞争激烈但前景良好正朝着多样化、融合化的方向发展。
很多人以为网络会议是大公司的专利,中小型企业员工少、业务量小,网络会议不仅没有必要,也用不起。
但研究结论恰恰相反!
中小企业在全球经济体系中最为活跃,增长也最快。
在中国,2007年中小企业在不断增长的GDP中所占比例还不到50%,到2009年已经超过了60%,区域性和全球性扩张是中小企业成长的主要动力。
过去20年中,两项服务-通信服务和物流服务,极大地促进了企业在区域和全球的拓展能力。
这两大服务是企业生产力的倍增器,扩大了中小企业辐射范围和市场空间。
另一方面,网络会议的价格,从最简单的电话会议到更全面的网络会议其实通常都是能够承受的。
业内人士表示,中国的网络会议市场非常庞大,但需求尚未被满足,随着中小企业的发展壮大,网络会议的发展前景非常光明。
目前各中小型企业在运营管理中,本部与千里之外的驻点机构总是通过各种固定报告和电话来进行沟通和解决问题。
远程管理是每个企业的难点,有实力的企业用OA系统,但其操作成本与适应难度比较大,强行使用起来也容易流于形式。
网络会议低成本远程管理实现交流的一种形式,不但实现了“秀才不出门便知天下事”,且做到了“不必三顾茅庐而纵论天下,不必渡江涉水而舌战群儒”。
它包括网络视频会议、网络电话会议等等。
在云计算的应用
云会议是基于云计算技术的一种高效、便捷、低成本的会议形式。
使用者只需要通过互联网界面,进行简单易用的操作,便可快速高效地与全球各地团队及客户同步分享语音、数据文件及视频,而会议中数据的传输、处理等复杂技术由云会议服务商帮助使用者进行操作。
目前国内云会议主要集中在以SAAS(软件及服务)模式为主体的服务内容,包括电话、网络、视频等服务形式。
在云会议时代,数据的传输、处理、存储全部由视频会议厂家的计算机资源处理,用户完全无需再购置昂贵的硬件和安装繁琐的软件,只需打开浏览器,登录相应界面,就能进行高效的远程会议。
云会议系统支持多服务器动态集群部署,并提供多台高性能服务器,大大提升了会议稳定性、安全性、可用性。
近年来,视频会议因能大幅提高沟通效率,持续降低沟通成本,带来内部管理水平升级,而获得众多用户欢迎,已广泛应用在政府、军队、交通、运输、金融、运营商、教育、企业等各个领域。
毫无疑问,视频会议运用云计算以后,在方便性、快捷性、易用性上具有更强的吸引力,必将激发视频会议应用新高潮的到来。
云会议是视频会议与云计算的完美结合,带来了最便捷的远程会议体验。
新应用热潮
可以肯定,3G网络的发展和应用扩大了传统视频会议业务的范围,丰富了应用模式,是视频会议发展过程中的里程碑。
3G网络拥有高速数据传输能力,能够同时处理声音、图像和视频流等多种媒体数据,为视频会议业务在移动网络中的应用提供了基础和契机。
在视频会议运营中,软件视频会议由于拥有极高的性价比(出色的音视频效果和丰富的数据协作功能,易扩展,易维护),已经成为视频会议应用的主流。
我们应十分重视3G网络的发展,并根据各自的产品、市场、技术研发实力和商业模式制定相应的战略,力求在保持原有业务市场增长的基础上,在3G时代获得新的机会,甚至借助3G完成自身的超越。
在未来,视频会议将走出办公室,在飞机场、咖啡厅、住宅或户外广场等场所被广泛应用,无线上网本和手机将成为视频会议新的应用平台,视频会议应用将更加随心所欲!
同时,我们也应该看到,3G移动视频用户的培育是一个长期的过程,尽管我国拥有全世界最大的潜在用户群,但如何细分市场,如何进行业务开发和产品设计,如何将视频会议移植到手机平台,实现手机、桌面、会议室视频会议的整合互联,如何进行推广、引导用户并增强产品的“粘性”,如何提高产品的附加值、将分散的用户转变为集中统一的“市场”,这些都是视频会议运营在3G时代中面临的挑战,也是机遇。
我们认为:
在3G时代,视频会议将迎来又一轮发展高峰,成功将视频会议和3G网络进行融合的企业,将在激烈的市场竞争中占得先机。
云计算新方向
云计算使企业与个人用户只要通过互联网,就能整合厂家的计算机资源,获得所需的服务,这种全新的方式将给众多IT行业带来创造性的改革。
而近年来最为热门的远程通讯方式——网络视频会议,也将充分应用云计算的优势,以最便捷的方式为用户提供最强会议服务。
在网络视频会议云计算时代,数据的传输、处理、存储全部由网络视频会议厂家的计算机资源处理,用户完全无需再购置昂贵的硬件和安装繁琐的软件,只需打开浏览器,登录相应界面,就能进行高效的远程会议。
近年来,网络视频会议因能大幅提高沟通效率,持续降低沟通成本,带来内部管理水平升级,而获得众多用户欢迎,已广泛应用在政府、军队、交通、运输、金融、运营商、教育、企业等各个领域。
毫无疑问,网络视频会议运用云计算以后,在方便性、快捷性、易用性上具有更强的吸引力,必将激发视频会议应用新高潮的到来。
面对行业技术的新改革,视频会议厂家特别是领导者肩负着技术创新和推广的重任。
8发展趋势
随着信息技术在世界范围内的迅猛发展,特别是互联网技术的普及应用,基于云服务模式的网络会议得到迅猛发展,被越来越多的企业应用到跨区域管理会议、面试招聘,协同办公等工作场景中。
但随着对于企业对网络会议功能、性能上的要求日渐加深,需要视频会议系统不仅能提供视频的传输,而且能提供视频、音频、图示和数据一体化的多媒体解决方案。
因此,集音视频、文档共享、互动环节为一体的多功能网络直播系统成为网络会议新的发展方向,它是对传统视频会议的一次颠覆和创新,具有大规模并发、高稳定、易操作、多互动的特点。
云计算时代
云计算的根本理念是指通过网络提供用户所需的计算力、存储空间、软件功能和信息服务等,使用户终端简化成一个单纯的输入输出设备,并能按需享受“云”的强大计算处理能力。
而网页版网络会议的产品设计、产品架构、技术研发、服务器架构正是基于这种理念,这也是为什么网页版网络会议对客户端的设备要求极低,使用起来却非常方便的原因。
通过网页版网络会议开展网络会议,数据的传输、处理、存储全部由网页版网络会议的云服务器处理,用户完全无需再购置昂贵的硬件和安装繁琐的软件,只需打开浏览器,登录相应界面,就能进行高效的远程会议。
比起现有的网络网络会议,网页版网络会议在方便性、快捷性、易用性上具有更显著的优势。
这标志网页版网络会议已经把大家带进了网络网络会议的云计算时代。
知名品牌
硬件:
宝利通、AVCON、TANDBERG、思科、华为、AVerComm(中国台湾圆展集团)、Lifesize利视高清、索尼、瑞视恒通、网动视频会议、紫南、HDCON、神州数码、华腾网讯、中兴、好会议、Chevlen、VidiNOW、webex、Mikogo、BeamYourScreen、SYNOD、海盟、瑞福特、ANYV、博雅全、华平、Cenwave、KEDACOM等
软件:
Anychat视频会议、会畅通讯商会通Webex、263网络会议、Gensee视频会议、全时视频会议、好视通视频会议、MeetingTel数据会议、PoloMeeting、LiveUC视频会议、微吼网络会议、金谷网络会议、清扬网络会议、偶偶网络视频会议、星澜科技网络会议、IOMeeting、星视通、NETMEETING、网动网络会议、视维网络会议、金视网络会议、VHOO网络会议、VIDEO网络会议、SIP网络会议、365meeting网络会议、IOMeeting、FreePP、LUC视频会议系统等。
服务器:
turbomeeting,vidyo,gomeetnow
网页版:
V2Flash网页版视频会议、PPMEET网页版网络会议、网页版LUC视频会议等。
电视会议
电视会议是用电视和电话在两个或多个地点的用户之间举行会议,实时传送声音、图像的通信方式。
它同时还可以附加静止图像、文件、传真等信号的传送。
参加电视会议的人,可以通过电视发表意见,同时观察对方的形象、动作、表情等,并能出示实物、图纸、文件等实拍的电视图像或者显示在黑板、白板上写的字和画的图,使在不同地点参加会议的人感到如同和对方进行“面对面”的交谈,在效果上可以代替现场举行的会议。
组成系统
电视会议系统由终端设备、数字通信网络、网路节点交换设备、MCU等组成:
终端设备:
包括摄像机、显示器、解码器、编译码器、图像处理设备,控制切换设备等。
终端设备主要完成电视会议信号发送和接收任务。
传输设备:
主要是使用电缆、光缆、卫星、数字微波等长途数字信道,根据电视会议的需要临时组成。
不开放电视会议时,这些信道就是长途电信的信道。
节点交换设备:
它是电视会议开通必不可少的设备,是设在
视频会议解决方案
网路节点上的一种交换设备。
三个或多个会议电视终端就必须使用一个或多个这种节点交换设备(简称MCU)。
终端发出的视频、声频、控制信号等要在节点交换设备完成同一种模式的变换,实现通信。
节点交换设备具有模型交换、视频交换和速率转换的功能。
节点交换设备的多少决定了电视会议的规模。
会议电视业务正以每年翻一番的速度发展。
80年代开始,中国开放了国际电视会议,国内会议电视业务也逐步投入商用。
近更是多家硬软件视频会议厂商在市场上崭露头角。
发展
现状:
《2013-2017年中国视频会议系统行业发展前景与投资战略规划分析报告》[1]数据显示,近年来,我国视频会议系统
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