44员工外出费用管理规定.docx
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44员工外出费用管理规定
44-员工外出费用管理规定
员工外出费用管理规定
管理文件
编号
YD-MR-44-2016
实施日期
2016年08月17日
版次
A/0
页数
7
编写
审核
批准
1目的
为保证员工外出(包括因公出差、外出施工、驻外工作)工作和生活的需要,规范员工外出费用管理,根据大连市有关规定,结合我公司实际情况,特制订本管理规定。
2范围
适用于公司所有员工(含试用期员工)。
3职责
3.1财务部负责外出借款、费用报销的审核。
3.2外出人员负责借款、报销手续的办理。
4定义
4.1一类地区:
直辖市、省会城市、经济特区(深圳、珠海、汕头、厦门、海南省)。
4.2二类地区:
除一类地区外的地级市城区。
4.3三类地区:
县及县级市辖区。
5工作程序
5.1外出申请
5.1.1员工外出当日往返的由部长批准,员工外出二日及以上,外出时间不超过15天,借款、报销金额不超过3,000元且在规定标准范围内的,由部长审核,主管副总经理(以下含总工程师)批准。
外出时间超过15天、借款报销金额超过3,000元或部长(以下含副部长)副总等干部外出,须报总经理批准。
5.1.2外出到一、二类地区和三类地区二日以上(含二日),外出前必须办理出差审批手续,按要求详细填写《出差申请单》,按批准的申请出差。
出差申请单附表交部门考勤员,月底连同考勤报表交行政人力资源部。
5.1.3外出费用报销以《出差申请单》批准内容为准,外出途中发生变更的,回来后补办审批手续,否则不符项目不予报销。
5.1.4自带车辆外出,必须在《出差申请单》附表中将自带车型、同行人员等信息填写完整。
5.1.5除施工或简单唯一任务的外出,必需填写具体、明确、详细的《员工外出计划书》一式二份,一份本部门存档,一份财务部借款审核备案。
《员工外出计划书》格式详见附件。
5.2外出借款
5.2.1员工外出可以预借外出预算额度120%的差旅费。
出差期间需要招待,应在《员工外出计划书》上列明招待计划,招待费借款须填写《招待费申请单》。
5.2.2《出差申请单》代借款单使用,员工外出借款均应由本人填写《出差申请单》,本人无法亲自办理借款手续,可以委托其他人员代为办理,批准后,到财务部领取款项。
5.2.3预借现金超过3,000元,需提前半日通知出纳员。
预借现金超过5万元需提前两天申请。
5.2.4外出借款实行前款不清,后款不借的原则。
再次出差必须将之前所借款项报销或偿还后,方可再借款。
5.3外出费用报销
5.3.1外出费用报销须在返回公司7日内办理完毕,逾期不报,按《财务管理规定》处理。
5.3.2员工外出须按规定粘贴全部有效票据,并在每张票据上签署本人姓名。
费用票据须按每次发生的时间顺序粘贴,不得将多次外出费用交混粘贴报销。
5.3.3除包干使用、不凭据报销的项目以外,其它报销项目均要求据实提供有效发票报销。
5.3.4超出规定标准的费用,必须在报销前经总经理在票据上签字或单独批准,否则超出的费用不予报销,由个人承担。
5.3.5火车票或飞机票丢失,能够提供购买证明的,按证明金额的80%予以报销,不能提供证明的,按火车硬席票价报销。
特殊情况不能提供票据,须书面说明原因,报总经理批准方可另行报销。
5.3.6技术服务、调研等外出报销时,同时须按要求提供服务或调研等报告,详细报告出差任务的完成情况。
5.4交通工具
5.4.1员工外出应本着安全、经济的原则,按规定选择适宜的交通工具,具体如下:
能乘坐公共交通,不自带汽车;乘汽车,能乘大车不乘小车;能乘火车,不乘汽车;能乘普通列车,不乘高铁;能乘高铁,不乘飞机。
5.4.2乘坐交通工具,总经理据实报销,其他员工在标准限额内据实报销。
标准如下:
火车(不含高铁):
全体员工均可乘坐火车硬座(晚八时至次日晨七时之间在车上过夜四小时以上,或连续乘车超过八小时的,可乘坐硬卧(软席),不乘坐硬卧(软席),按硬座票价的50%发给夜行车补助费)。
高铁:
全体员工均可乘坐二等坐席。
轮船:
全体员工均可乘坐轮船三等及以下舱位。
飞机:
副总出差距离500公里以上,部长出差距离700公里以上,可乘坐飞机经济舱。
长途汽车:
在火车无法满足的情况下,方可选择长途汽车。
乘坐出租车等其他交通工具或超过上述标准乘坐交通工具,须经总经理批准,未经批准费用不予报销,由个人承担。
5.4.3其他员工因公务紧急,需乘坐飞机、高铁,须在《出差申请单》写明,并报总经理批准,标准按7.2执行。
5.4.4部长级以上领导外出,可自驾车辆。
出差地范围之内发生的燃油费、过路费、停车费,经审核后据实报销,其他费用不予报销,不享受市内交通费补助。
5.4.5为方便开展业务,高级区域经理可将自驾车辆停放于主要业务地,并在业务区域内自驾车辆办理业务,使用公共交通工具往返于车辆停放地与大连之间。
5.4.6其他员工自驾(带)车辆外出,须报总经理批准。
费用报销方式与9.2相同,费用标准按9.1执行。
5.5住宿费
5.5.1员工外出的住宿费标准,总经理据实报销,副总经理、部长(含副部长)按标准间计算,在下表规定限额内据实报销。
其他员工外出发生的住宿费实行定额补助,包干使用,不凭据报销。
单
位
出差地区
外出施工
一类
二类
三类
非工地
工地
副总经理
房间/天
280
240
160
70
30
部长
人/天
260
220
140
60
30
普通员工
人/天
100
80
60
50
30
5.5.2凡本公司在外出地有住宿场所或由接待单位接待的,住宿费不予报销(不含工地住宿)。
如有特殊情况,须报总经理批准。
5.5.3两人以上一起外出,同性别的两人住同一房间,按高职位人员标准报销。
5.5.4住宿费补助按实际住宿天数核定。
5.5.5在同一地区停留七天以上(不含外出施工),超过七天的住宿费按8.1标准下调10%。
5.6自驾车费用
5.6.1燃油费标准及限额
项目
百公里油耗(升)
燃油费限额(元/天)
部长及以上
10
200
高级区域经理
8
120
其他
7
80
5.6.2部长及以上自驾车外出,出发地与目的地之间,根据交通图册,确定公里数,按油耗标准核定燃油费报销限额。
在出差地办事期间的燃油费在每天限额内据实报销。
5.6.3高级区域经理自驾车辆燃油费在限额内据实报销,过路费据实报销,其他费用不予报销。
5.6.4燃油费需开具增值税专用发票。
5.7伙食费、市内交通费
5.7.1员工外出当日不能往返,外出期间伙食费、市内交通费实行定额补助,包干使用,不凭据报销。
标准如下:
单
位
出差地区
外出施工
一类
二类
三类
当日不能往返
当日
往返
一类
二类
三类
伙食费
人/天
50元
40元
30元
40元
35元
30元
15元
市内交通费
人/天
30元
25元
15元
0
说明:
1、外出施工,公司不能提供车辆的,根据现场实际情况,经批准后凭据报销。
2、外出施工及驻外员工,由公司提供就餐条件的,伙食费补助按15元/人▪天包干使用。
5.7.2员工外出当日往返,午餐补助15元/人,超过19时可享受晚餐补助10元/人(晚餐在公司食堂就餐的,不再报销晚餐补助),市内交通费据实报销。
餐费补助需于外出次日由各部长核实确认,以部门为单位,于下月初三个工作日内报行政人力资源部,统一报销。
过期不予受理。
5.7.3乘坐公司车辆、自驾车辆外出或由接待单位负责市内交通安排,不发给市内交通费补助。
出租车费不予报销。
5.7.4员工外出参加会议、培训班、学习班等,食宿费由主办单位统一收取的,不发给伙食费及住宿费补助。
食宿自行安排的,按前述相应条款执行。
5.8外出施工、驻外工作津贴及通信补助
员工外出施工、驻外工作(公司在外地设置的工作场所工作)期间,给予津贴及通信补助,按实际工作天数包干使用,不凭据报销,具体标准如下:
项目
人员分类
津贴
通信补助
当日不能往返
当日往返
外地施工
本地施工
部长及以上驻外员工
40
无
按通讯费管理规定执行
项目负责人
40
20
8
2.5
其他施工人员
30
20
无
其他驻外人员
30
20
无
说明:
驾车同时承担施工任务的员工,另外给予20元/天津贴,时间由施工负责人确定。
5.9外出期间占用公休(节假)日的规定
5.9.1销售人员外出公务期间占用公休(节假)日,在不影响工作的前提下,由个人申请,经批准可以串休。
休假5天以内,由主管部长审批。
5天以上,15天以内,需报主管副总审批。
超过15天的休假,需报总经理审批。
5.9.2除销售人员以外的其他人员外出公务期间占用公休(节假)日,可以在任务完成后,在不影响工作的前提下串休。
出差15天以内的,经批准可串休一天。
出差超过15天的,经批准可串休2天。
5.9.3以上休假按出差假填报,出差假工资正常发放。
休假期间不能正常办理业务,影响工作,按事假处理。
5.10其它规定
5.10.1外出期间各包干使用的费用均按外出实际天数核定,超过八小时(不含八小时)不足一天的按一天计,不足八小时不计。
5.10.2外出期间因公发生的邮寄费、含在车船票价内的保险费、因公携带重物寄存费及托运费、机场建设费据实报销,单独购买的商业保险不予报销。
5.10.3司机驾车发运货物当日不能往返,如确因工作需要不能住宿,在交通工具上过夜的,发放夜行车住宿补助50元/天/人。
5.10.4因公务、疾病或意外灾害延误行程,须立即报部长以上主管领导批准,否则,不得借故延误行程。
非正当原因延误行程发生的费用不予报销。
5.10.5因公外出,不允许借故私人旅行,如需私人旅行,外出前须在《出差申请单》上申请,并报总经理批准。
私人旅行期间不享受各种补助,费用自理。
5.10.6报销程序按《借款报销管理规定》执行。
6形成的文件和记录
6.1员工外出计划书YD-GL-CWB-44-01
7附则
7.1本文件由财务部负责贯彻实施。
7.2本文件执行情况由财务部负责监督、考核。
大连益多管道有限公司
员工外出计划书
编号:
YD-GL-CWB-44-01
编制时间:
年月日
姓名
部门
职务
随同人员
外出期间
年月日至年月日
出差事由及具体行程安排
出差计划
费用
预计
需要办理的具体事项
月
日
目的地
填写《出差申请单》请款
预计差旅费
小计:
元
(此项费用包含预计自驾车相关费用)
预计住宿费(补助)
住宿费(补助)天X元/房间/天(元/人/天)
X人次=元(类地区)
住宿费(补助)天X元/房间/天(元/人/天)
X人次=元(类地区)
小计:
元
预计伙食费补助
伙食补助天X元/人/天X人次=元(类地区)
伙食补助天X元/人/天X人次=元(类地区)
小计:
元
预计市内交通费补助
交通费补助天X元/人/天X人次=元(类地区)
交通费补助天X元/人/天X人次=元(类地区)
小计:
元
填写《招待费申请单》请款
预计招待费用
1.
2.
3.
4.
小计:
元
部长
主管副总经理
总经理
备注:
以上表格可根据实际情形增减项目明细栏次,也可另附纸详细说明。
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