科技档案管理暂行办法.docx
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科技档案管理暂行办法.docx
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科技档案管理暂行办法
科技档案管理暂行办法
(修订本)
水利部
交通部南京水利科学研究院
电力工业部
二○○一年八月
科技档案管理暂行办法
(修订本)
第一章总则
第一条为加强本院科技档案的管理,健全科技档案工作,充分发挥科技档案在社会主义现代化建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》以及国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》,结合本院实际情况,制度本办法。
第二条本院科技档案是指科学研究,工程设计、学术活动、人才培养、基本建设、工程建设施工和监理、新材料试验等活动中形成的,具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、中试资料、声像等科技文件材料。
这些科技档案是本院科研人员辛勤劳动的结晶,是成果开发和推广的依据,是一项重要的信息资源和科学技术的储备,是党和国家的宝贵财富。
第三条根据档案实行集中统一管理的原则,本院设立档案室,管理全院档案,由一位副院长分管,科技档案管理业务上接受科研处指导,并受上级管理部门的指导、监督与检查。
第二章科技文件材料的归档工作
第四条科技档案工作是科研管理工作的一个重要组成部分。
科技文件材料的形成、积累、整理和归档,属科技人员的职责范围,并作为奖励、晋级、授予技术职称的条件之一。
1、各研究所有一名副所长分管本所的科技档案工作。
并配备一名兼职档案员,协助、督促本所的归档工作。
2、各研究所的研究室主任、专题组的负责人负责审查科技文件材料归档的质量。
重点科研项目的科技文件材料归档质量须经所长复审。
3、立档单位在每项科研、设计、基建、监理、材料配方、仪器设备研制等工作开始时,应指定专人系统地收集、积累、保管本项目的科技材料。
工作告一段落或结束后负责整理归档。
第五条各研究所的科技文件材料的归档工作,必须纳入计划管理、课题管理和成果管理。
1、各课题组在制订科研计划时,即列入科技文件材料归档的计划。
2、科研处及各研究所在检查科研计划执行情况时,同时检查科技材料的收集、积累、保管、整理的情况。
3、各专题组在科研成果送审付印后,即应将形成的有关科技材料整理、编目、填写技术档案审查表、拟定密级、划分保管期限,经室、所负责人审查签字后归档(试验周期较长的课题可分阶段归档,全部归档工作应在科研成果报告提出后三个月内完成)。
4、科技文件材料不归档或归档材料不齐全、不完整的不能算完成任务,不上报成果,不能鉴定验收,不能报奖,缓发奖金。
5、根据“条例第七条”和“暂行规定第九条”的精神,凡本院科研成果进行鉴定,基建工作验收,贵重仪器设备开箱要有档案部门会签和参加,对应当归档的科技文件材料加以审查验收(贵重仪器设备的说明书等应归档,以复制件供日常应用)。
没有完整、准确、系统的科技文件材料项目,工程不能鉴定、验收。
6、档案法第十条规定“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为已有”。
第六条凡属归档的科技材料,按自然形成的规律和相互间的有机联系,加以系统整理,分类立卷,经办人不得抽存或丢失。
失败的或终止的专题的科技材料,对今后有参考价值的也应归档,并附情况说明。
科技人员在调离工作时,对所承担的科研项目已形成的科技材料应整理、移交,不得散失或带走。
科技材料归档要求:
1、内容完整、系统、准确、精炼;
2、纸质优良,图文清楚,用纸规格统一(A4);
3、书写正规,原稿不得用元珠笔书写、复写和复制件代替,原资料不得涂改,并留装订线。
4、标题正确、密级合理,保管期恰当。
室、所负责人在审查科技材料归档的质量时,要严格把关。
档案室接收科技档案时,应详细检查;如不符合要求,由归档人重整后归档;接收时,交接双方在移交目录上签字。
第七条档案室接收科技档案后,及时进行整理,剔除卷内废页及空白纸,去除金属物,填写卷内封面,编写卷内材料页次,装订成册,做到无脱页、压字、倒页,整齐、美观,然后分类编目、上架、入库。
第三章科技材料的归档范围、密级的拟定和保管期限的划分
第八条本院科技文件归档范围:
一、计划总结
1、规划、计划及计划执行情况。
2、半年和年度总结。
3、成果题录等有关材料。
二、科学研究项目、包括国家攻关项目、行业攻关项目、基金项目、基础研究与生产试验(按课题立卷)
1、调研报告、方案论证、立题论证报告、审批文件、领导批示及专家建议(原件)。
2、计划任务书、委托书、协议书、合同书、招标、投标材料等(原件)。
3、为试验提供的依据材料(如委托单位提供的图纸、数据、文字材料等)。
4、原始观测记录,试验记录、计算分析材料、计算程序和说明及最后结果。
5、试验中形成的各种图表、图件(底图、兰图)、声像、电子材料(照片、底片、软盘、光盘、磁带、录像带)及文字说明。
6、阶段工作报告、专题总结、论文、专著、成果登记表及评审意见书、小组讨论记录(由文印室转交的除外)。
7、成果鉴定证书、审议书及鉴定会议的全部材料。
8、申报各项奖励、专利的项目,按规定上报的全套材料。
9、成果推广、应用、转让的合同、协议以及经济效益和社会效益调查材料与证明材料。
10、得奖材料、审批文件、奖励证书(原件)及实物。
11、协作项目以我院为主的,要归全套材料,我院为协作单位的,则归自己承担部分的科技文件材料。
三、新材料、新技术和仪器设备:
1、新材料、新技术
(1)研究方案
(2)材料配方
(3)新技术设计方案
(4)试验资料
(5)小试报告
(6)中试报告
(7)研制报告及说明书
(8)鉴定推广材料
2、本院试制的仪器设备
(1)设计要求及方案
(2)设计图纸及计算书
(3)研制、试验和制造中形成的材料
(4)率定、验证资料
(5)安装、使用、维护、改造过程中形成的材料
(6)研制报告及使用说明书(包括最后产品的图纸)
(7)鉴定及推广材料
(8)试制的仪器设备成品在院有关部门验收建账材料
3、进口或采购的贵重仪器(5万元以上)
(1)设备购置申请及批复
(2)设备订购合同、协议、引进设备批件
(3)设备验收材料(含产品出厂合格证、使用说明书及图纸、操作规程等)
(4)设备安装、调试、鉴定材料
(5)使用及改装维修记录
(6)设备报损报废申请及批复材料、报废后的资产清理情况
(7)设备调拨申请及批复材料
四、规程规范:
由我院负责编制的规程规范。
1、工作任务书及工作计划大纲。
2、为本规程所收集的主要参考资料。
3、为规范做的试验记录、计算资料、验证材料。
4、为制定本规程规范收集的意见和建议。
5、审查及批准文件。
6、规程规范定稿的复制本及出版本。
五、学术会议,指我院举办的学术会议以及参加的国内重要学术会议和国际会议。
1、会议计划、日程安排及参加人员名单。
2、会议记录(包括全体及分组会议记录)。
3、报告及会议文件。
4、会议总结决议。
5、学术会议上讨论的论文、报告。
6、我院参加举办的国内重要学术会议和国际学术会议的论文报告。
六、本院的基建工程及改造工程
1、征地的申请报告、审批文件。
拆迁补偿协议、合同等。
2、工程项目申请及审批文件,建筑执照红线图、工程设计任务书、合同、投标、招标书、协议及协议说明书。
3、可行性研究方案、地质勘测、测绘及基础材料。
4、沉降及各种试验记录,工程质量事故处理及施工变更通知单。
会议纪要。
5、隐蔽工程图及记录,给排水管线路图、电路图、电气设备、暖通、电梯、消防安装图等。
6、工程予决算、竣工图(全套)、验收报告及竣工总结。
7、改建扩建工程的有关文件及设计图、竣工图。
8、全院基建规划及平面图、地下给排水管路图及电路图。
七、工程设计
1、设计项目批文或有关正式文件。
2、勘测设计合同、勘测设计任务书。
3、设计图纸及设计说明书,可行性研究报告、主要设计计算书、变更设计通知书及其他。
4、勘测设计成果会审纪要,建设主管部门审批文件。
5、设计院设计项目,档案存放在设计院。
八、建设监理
1、监理合同和项目投标文件。
2、监理工作大纲及完成情况小结。
3、监理组所收发的各种技术性文件和通知,及有关监理会议记录。
4、监理组上报每月工作进度报表。
5、各分项工作抽验质量评定表,竣工初验评定资料。
6、工程质量、设备事故处理、会议记录、处理结果和验证意见。
7、设计交底、图纸会审、设计变更、技术修改、工地洽商等技术文件和会议记录。
8、由施工单位上报的所有送检和签证资料(包括各分项工程质量评定表、隐蔽工程记录。
已完成工程量报表、材质检验单、试验报告、施工安装记录等)。
9、项目总监理工程师日记和各专业监理日记。
10、监理组各阶段工作小结、工作总结。
九、干部培养:
我院举办的各种业务学习班和研究生材料
1、上级关于举办学习班的指示及有关文件、学员名册。
2、讲义印件定稿。
3、工作报告、总结印件及定稿。
4、研究生培养计划,为论文做的各种试验记录电算材料、计算程序、程序说明、学位答辨及审批材料、研究生学位证书复印件、论文鉴定意见及论文、手稿。
十、其他:
1、奖励、照片
①在精神文明、科学研究、经营管理等活动中获得市级以上部门颁发的奖杯、奖牌、奖状、证书、锦旗等。
②反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
2、本院出版的刊物。
第九条本院科技档案的密级按院保密条例的规定办。
第十条科技档案的保管期限分永久、长期和短期三种(见附件一)。
第四章科技档案的管理利用
第十一条档案室基本任务:
1、负责拟订和修改本院科技档案管理制度和规定。
2、负责检查、监督、指导建档单位和科技人员做好科技文件材料的形成、积累、立卷和归档工作。
3、收集、整理、保管、提供利用和统计本院的科技档案,并参加鉴定等工作。
4、编制检索工具和参考资料,开展档案计算机管理,开发科技档案信息资源为科研生产、设计和社会主义现代化建设服务。
5、监督已归档的科技档案的复制与修改并承办借阅事宜。
6、严格执行党和国家的保密制度,保证科技档案的安全和国家机密、维护本单位和科研人员的知识产权。
执行库房管理制度(见附件二)。
7、承办向上级档案馆移交科技档案等工作。
第十二条科技档案的利用
1、本院职工因工作需要、查阅、借阅科技档案,每次借阅期限为一个月,需要可续借。
绝密档案须经院领导批准只限在档案室内阅览,不得带出室外。
机密、秘密档案要经科研处和所领导批准后方能借阅。
2、借阅的档案必须严格履行登记手续,当面点交清楚,借去的档案要妥善保管,严禁私自拆散、涂改、翻印、损坏和转借他人。
3、若出国、出差、休假,必须及时将借出的档案归还档案室,以免影响他人使用。
4、人员调离本院时,必须到档案室办理归档、还清手续,经档案室在调动清单上盖章后方可离院。
5、对于未经公布的计算程序、配方、新技术、新工艺、原观材料等,根据立档人员意见,在一定期限内档案室给予保密。
6、修改归档的图纸、经办人应提出修改报告,说明修改的内容和理由,经所在单位领导(所长或主任)批准,修改后的底图和修改报告一并归档。
7、外单位调阅或复制科技档案,应有正式介绍信,并经归档单位领导(所长或主任)同意和科研处长批准。
调阅机密、绝密档案应具有单位正式公函指明材料名称和内容,并报院领导批准。
第五章科技档案的鉴定与销毁
第十六条科技档案的鉴定工作,由分管科技档案工作的副院长领导并指定有关人员组成鉴定小组,必要时进行审查鉴定。
第十七条院鉴定小组的任务
1、全面审查本院科技档案、鉴定保管期限;
2、剔出无继续保留价值的案卷或科技文件材料,编制销毁清册;
3、提出鉴定工作报告,附销毁清册,报院领导审批;
4、鉴定结束写出书面小结。
第十八条销毁清册经院、所领导审查批准后,院保密委员会主任指定专人会同保卫部门将批准销毁的科技档案材料,护送上级指定的造纸厂进行销毁,负责销毁和监销的人员应在销毁清册上签字,销毁清册和鉴定报告归档永久保存。
第六章附则
第十九条本办法经院领导批准后施行。
原本院一九九O年七月制定的《技术档案管理暂行办法》(修订本)即废止。
附件一:
一、南京水利科学研究院
科技档案保管期限表(试行)
(一)综合类
顺序号
条款名称
保管期限
备注
1
本院召开的各种专业会议的文件
一、重要的
永久
二、一般的
长期或
短期
2
上级颁发的科学研究远景规划
永久
3
本院制定的科学研究工作计划——远景和年度的
永久
4
本院科学研究工作总结
一、年度的
永久
二、季度的
短期
5
本院各种技术综合统计、分析材料
一、重要的
永久
二、一般的
短期
6
国内外专家对技术方面的重要建议、报告、谈话
记录
长期
7
本院编辑的各种技术刊物、汇编
永久
8
本院举办的各种重要的业务学习班的材料
长期
(二)专题研究、委托试验(包括规程规范)类
顺序号
条款名称
保管期限
备注
9
上级机关对项目的指示、要求和意见
一、重要的
随项目
二、一般的
短期
10
项目的协议书、任务书、计划大纲
随项目
11
试验已采用的工程初步设计、技术设计、工程地
随项目
质、地形、水文、气象部分材料
12
国内外专家对项目的重要建议和意见
随项目
13
专题研究的综合述评、文献总结、调查材料
一、重要的
永久
二、一般的
短期
14
本院调查考察报告
一、重要的
永久
二、一般的
短期
15
项目的特殊重要模型设计及制造新方法
短期
16
项目试验的原始记录成果总表
一、重要的
随项目
二、一般的
短期
17
项目的计算、分析、推导过程
随项目
参考材料
18
项目的试验研究报告、工作总结
一、重要的
永久
二、一般的
长期
19
项目的中间小结、阶段报告
1、无综合报告
一、重要的
永久
二、一般的
短期
2、有综合报告的
短期
参考材料
20
对成果的审查、鉴定、讨论记录和结论、验证材料
随项目
(三)基建工程及仪器设备类
顺序号
条款名称
保管期限
备注
21
基建工程的建筑执照协议书、合同
随项目
22
基本建设工程的任务书、工程计算书、竣工图
(包括重要工程扩建和改建工程)
一、重要的
永久
二、一般的
工程改变
失效
23
设计施工中技术会议记录、重要来往文件
长期
24
隐蔽工程的验收报告、交接证明书
随建筑物
25
工程勘察资料、测绘材料、工程总结
永久
26
仪器设备研究试制成功的设计计算书、报告、图
纸、率定资料、使用说明书、鉴定书及推广材料
一、重要的
永久
二、一般的
短期
27
进口或采购的大型的精密仪器设备的使用说明
长期
书、图纸、操作规程、使用及维修记录
(四)声像、电子及奖状类
顺序号
条款名称
保管期限
备注
28
主要职能活动和科学研究中的声像、电子材料
长期
29
在精神文明、科学研究、经营管理等活动中获得市政级以上部门颁发的奖杯、奖牌、奖状、证书、锦旗
永久
二、南京水利科学研究院
“科技档案保管期限表”说明
一、科技档案保管期限,原则上分为永久(50年以上)、长期(15年~50年)和短期(15年以下)三种:
凡是记录和反映我院主要技术职能活动的,在生产活动和科学实验中需要长远利用的档案,应定为永久保管;凡是在相当长时间内具有利用价值的档案,定为长期保管;只是在比较短的时期内需要查考利用的档案,定为短期保管。
凡是介于两个保管期限之间的档案,保管期限从长。
二、科技档案保管期限,由科技材料归档时的年度算起;鉴定保管年限已满的科技档案,须延长其保管年限的,从鉴定时的年度算起。
三、表内所列“重要的”,是反映我院主要技术职能活动的或重大的科学技术问题,而具有历史价值的档案文件。
“一般的”,是指一般的技术问题、科学历史价值不大的档案文件。
附件二:
档案库房管理制度
一、严禁无关人员进入库房,因工作需要进入库房,要有档案干部在场。
二、从档案库房调出案卷,必须登记。
归还时要认真清点无误并注销,及时入库存放原处。
三、库房门窗要坚固,离开库房要随时上锁、关门、关窗、关灯,确保库房的绝对安全。
四、库房及办公室严禁火源,禁止存放易燃、易爆物品,要定期检查消防器材和空调设备。
五、做好档案保护工作,档案橱、柜内放置防虫药品,做到无虫无鼠。
六、控制库房内的温、湿度变化,做好记录,掌握库内外的温湿度比例,进行自然通风,保持库房干燥。
七、库房窗户加挂有色窗帘,防止阳光照射。
八、保持库房的整洁卫生,防止灰尘污染档案。
九、库房内档案橱、柜排列做到科学、规范,便于提供利用。
十、经常检查库房安全情况和档案的借阅情况,发现问题及时向领导汇报并加以解决。
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