企业内控制度财务会计资金管理.docx
- 文档编号:30401533
- 上传时间:2023-08-14
- 格式:DOCX
- 页数:23
- 大小:34.48KB
企业内控制度财务会计资金管理.docx
《企业内控制度财务会计资金管理.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《企业内控制度财务会计资金管理.docx(23页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
企业内控制度财务会计资金管理
內部控制制度
《財務會計資金管理》
文件管制等級:
■管制文件 □非管制文件
文件履歷紀要頁
文 件 發 行 單 位
文 件 管 制 等 級
管理代表
■管制文件
□非管制文件
文 件 履 歷 紀 錄
版次
修 訂 內 容
核准
權責
編撰
日期
0
第1版(新發行)
1.
總則
1.1.制定目的
為促使本公司「內部控制」(InternalControl)之「財務會計資金管理」(Finance)程序,能有所遵循,特訂定本文件,俾利各相關單位遵循。
1.2.適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「財務會計資金管理」作業程序與控制重點,悉依照本文件之規範辦理。
1.3.權責單位
財會單位為本文件之權責單位,權責單位主管經承認單位授權,負責本文件管制,並確保依本文件規範作業。
2.財務會計資金管理
2.1.循環圖
【見】(資料1)「財務會計資金管理圖」。
2.2.循環作業
本循環之各項作業:
1)預算作業(CF101),另訂之。
2)負債處理作業(CF104),另訂之。
3)出納現金收支作業(CF105),另訂之。
4)零用金及一般費用報支作業(CF106),另訂之。
5)營業外收支作業(CF107),另訂之。
6)印鑑管理作業(CF108),另訂之。
7)憑證處理作業(CF110),另訂之。
8)會計帳務處理作業(CF111),另訂之。
9)財務報表作業(CF112),另訂之。
10)會計資料保管作業(CF113),另訂之。
11)績效評估作業(CF114),另訂之。
3.附則
3.1.制修廢與頒布實施
本文件屬管理文件,經「經營會議」審議後,呈總經理核准承認,並交權責單位頒布公告實施;修訂或廢止時亦同。
3.2.編號、版本、日期、頁次/頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次/頁數等項,見本文件之頁首與頁尾。
3.3.附件
3.3.1.相關資料
(資料1)「財務會計資金管理圖」
(資料1)「財務會計資金管理圖」
其他相關循環
CF101
←------
--------
預算
|
|
CF102
|
CF106
┌---
←-┼-→
零用金及一般費用
---┐
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CF103
|
CF107
|
├---
←-┼-→
營業外
收支
---┤
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CF104
|
CF108
|
├---
負債處理
←-┼-→
印鑑管理
---┤
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CF105
|
CF109
|
├---
出納現金收支
←-┴-→
背書保證
---┤
|
|
|
|
┌---
---┴---
--------
--------
--------
---┘
↓
CF110
CF111
CF112
CF114
憑證處理
------→
會計帳務處理
------→
財務報表
------→
績效評估
└---
--------
---┴---
---┬---
---┴---
--------
---┘
↓
CF113
會計資料保管
第2節作業程序
1.營業目標訂定
1)高階經理人依據其經營理念,參酌外在環境變化及未來發展,並考慮公司內外在優勢與限制等資料,訂定本公司經營目標。
2)公司目標完成後,再參考過去營業狀況及實際限制後,制定長期營業目標,以作為預算規劃之基本依據。
2.預算委員會審定
1)為便利預算規劃,應由本公司內包括總經理及各單位主管等高階經理人組成預算委員會,並請總經理擔任召集人。
2)營業目標確定後,須交由預算委員會討論磋商,再責成各單位制定單位目標。
3)預算委員會負有溝通、協調之責,應以公司利益為依歸,並放棄本位主義。
3.預算編製時間
1)本公司年度預算自一月一日至十二月三十一日止為預算年度。
2)每年十月一日起開始籌編次年度之年度預算,十一月底前應將編妥之年度預算送交各單位。
4.預算編製程序
1)營業單位根據經營目標編擬年度銷售預算,經預算委員會審核後,轉交各相關單位以配合編製年度預算。
2)製造單位根據銷售預算之產品類別、數量及庫存產品計劃擬編生產預算,並完成原料、人工、製造費用、資本支出等預算。
3)採購單位根據原料預算、庫存計劃及資本支出預算等擬編採購預算。
4)營業、管理、研發等單位根據銷貨預算、研發預算分別編製推銷費用、管理費用及研發費用預算。
5)財會單位彙總所有單位擬編之預算資料並補充編製「現金收支預算表」、「銷貨成本預算表」、「營業外收支預算表」、「預計損益表」及「預計資產負債表」。
6)預算委員會審核初步擬編之預算方案,必要時作部份或全盤之修正。
7)董事會審核預算委員會呈送之全年度預算方案。
5.預算執行
經董事會審定後之年度預算方案,應向各單位說明預算編製之精神與要點,使全體員工均能了解公司整體目標後,再交由各單位負責實施。
6.預算跟催
各單位執行預算時,可將全年預算分攤至各月份,以便比較控制,並於實際支出時,隨時注意控制預算。
7.差異分析
1)每月將預算金額與實際金額作單月比較與累計比較。
2)分析差異原因,予以檢討改進。
3)若差異係不可控制因素而產生,則應據以修正營業目標或有關預算。
第3節控制重點
1)編製預算必須由各相關單位人員共同參與。
2)營業單位之銷售預算必須切合實際,並具挑戰性,各單位之成本及費用預算注意有無浮濫。
3)年度預算公布實施,應向各單位有關人員充分說明編製要點及預算目標,並設法排除任何疑慮,必要時召開研討會或座談會,對實施預算之步驟及方法詳細說明。
4)儘量使支出不要超過預算,但也不可囿於預算而減少原本當支用的部分。
5)每季結束,將預算收支金額與實際收支金額作單季及累計金額之比較,計算其差異,列表分送各有關單位,並請研究分析產生差異原因,採取必要行動,改正缺失。
6)如差異係因外界因素造成,則應針對實況,修正以後期間之預算,以切合實際情況。
第4節相關資料
「現金收支預算表」、「銷貨成本預算表」、「營業外收支預算表」、「預計損益表」及「預計資產負債表」等。
第5節作業程序
1.短期借款
在營運過程中所需之短期性週轉資金,其期限在一年以內者屬於短期借款,凡一般信用借款、銀行透支、票據融資、外銷貸款等短期性借款皆屬之。
其作業程序如下:
1)短期借款之舉借及償還等手續應符合規定。
依合約訂明利率核算支付利息,如結帳時有應付利息則調整列帳。
2)對股東、員工及附屬公司之借款分別列示。
3)分析借款利弊得失、用途等其獲利率是否償付利息而有餘,並分析舉債營業及財務調度之利弊。
4)借款若屬於有擔保品者,取得之收據須妥為保管,並於債務清償時辦理塗銷設定登記,或收回質押。
2.中長期借款
為中長期營運資金需求計劃之目的,而向金融機構辦理融資者,其期限超過一年以上者,屬於中長期借款。
凡購建固定資產等而須使用中長期資金時,如公司自有資金不足,應舉借中長期借款者,依如下作業程序辦理:
1)充分了解並記錄合約之借款日期、期限、利率、償還日期、擔保情形、限制條件等。
2)辦理貸款利息扣繳,並調整期末應付利息。
3)約定應提償債基金者應提列,基金運用應合於約定。
4)借款如有一年內須用流動資產償付者,調整入流動負債,應依法辦理增資或發行新股者,應確實辦理。
5)債款如係指定用途者,依計劃或約定行事,不可移供他用。
6)債款合約條款如訂明抵押事項,產權提供文件及登記應確實控制,還款時即予收回。
7)到期應償還借款,若財務狀況有顯著衰退,償債有困難之慮者,應及早提出改進建議。
第6節控制重點
1)借款前應先分析舉債用途、利弊得失等,以及獲利率是否足以償還利息,並衡量舉債經營對公司財務狀況之影響,再決定是否對外借款。
2)對員工、股東、附屬公司或關係人之借款分別列示。
3)中長期借款中如有一年內須用流動資產償付者,應轉列流動負債。
4)借款如係指定用途者,應依計畫或約定行事,不可移供他用。
5)凡因長期性投資,如購置固定資產、轉投資等而須使用資金,應舉借長期借款,避免以短期借款支應,以免投資尚未回收便須償還借款,影響公司正常之資金週轉。
第7節作業程序
1.現金作業
1)現金支付時,先檢查憑證是否齊全,核准範圍是否合於權限。
2)現金支付時,由會計製票後轉由出納支付。
3)每日現金收支均應編製「現金收支日報表」,並由出納人員蓋章。
4)支付後在憑證上蓋「付訖」章,並由領款人於「申請單」上簽名表示收訖。
5)支票開立,同時在存根聯記錄受票人、金額、到期日、支票號碼等。
6)若有支票作廢情形,應將支票號碼剪下貼於支票簿存根上。
7)「銀行送金簿」、存根應詳細填寫並妥為保存。
8)所有付款除規定可付現金外,皆開立劃線抬頭禁止背書轉讓之支票以支付,支票金額應中文大寫且不可塗改。
9)支票應按編號順序開立,未開空白支票應有適當之控制管理。
10)所有收入款項,除留作營業週轉使用者外,均應於當日解存銀行。
對於當日未及解存銀行之款項,亦應有適當之控制。
11)每日結帳後,出納應清點庫存現金餘額與「現金收支日報表」是否相符。
2.銀行存款或透支
1)出納人員設置「銀行往來登記簿」,依不同帳戶及營業日分設收入及支出部分,並隨時更新。
A)收入部分包括:
a)應兌現入帳之代收票據。
b)存入之現金。
c)他帳戶之轉存。
B)支出部分包括:
a)當日到期票據。
b)領現。
c)轉存他帳戶。
2)出納人員於每日結帳後,將當日收支金額及當日餘額填入「現金收支日報表」。
3)自甲銀行轉存乙銀行,或自乙銀行轉存甲銀行,應辦理轉存手續。
3.定期存單核對
1)取得定期存單時,應在帳冊或傳票註明號碼、種類、利率、到期日等,並妥為保管。
2)存單抵押,記入「存單抵押登記簿」,到期立即收回。
4.銀行調節表核對
1)每月底應依據「銀行往來對帳單」、「銀行調節表」與銀行存款結存金額,編製四欄式「銀行調節表」。
2)調節表上調節項目應附具憑證,並製作傳票。
3)如有逾一年以上未兌現支票,應轉列保管款。
5.票據兌現核對
1)次月到期之票據,在本月26日以前由會計依帳上資料整理填入「代收簿」,與支票保管人核對無誤後,由出納送存銀行。
2)代收票據,出納於支票入帳後,在「代收簿」填上兌現日期,如有逾期未兌票據應瞭解原因,退票亦應記明。
3)退票補收利息及手續費。
4)通知授信單位退票及兌現情形,以審核客戶信用。
6.庫存保證票據
1)工程、銷售、採購等「合約」,應繳保證票者,由主辦單位負責,取得約定票據,連同「收款報告單」交由會計及出納,按收受有價證券相關處理規定,編製傳票登帳並妥為保管。
2)庫存保證票據之各項法定票據要件應齊全。
3)未填到期日之票據,須有「委託書」。
4)保證責任已解除者,應辦理退還。
票據退還時,領取人須帶公司大章、負責人小章領取。
5)盤點每月庫存保證票據結存數量、金額,並編製「庫存保證票據明細表」。
6)設置「庫存保證票據登記簿」以詳細記載,由承辦人及主管蓋章。
7.有價證券作業
1)有價證券係指短期投資性質之有價證券,屬長期投資者,不在此列。
2)所有有價證券均應設置「有價證券明細表」,內容包括取得日期、面值、取得成本、兌付日期等。
3)帳列證券如供作抵押、債務保證或寄託保管等,在「有價證券明細表」中,應詳列提供數額及債務項目,並單獨列表。
4)各項證券投資收入、股利等應按期領取及記錄。
5)證券交易保留出售證券成交單、交易稅完稅憑證及所得稅申報資料等,歸檔備查。
6)結帳日有價證券之市價資料應妥為保管。
7)有價證券期末評價依財務會計公報辦理。
第8節控制重點
1)庫存現金之控制應採取下列措施:
A)指定出納人員專負現金出納、保管、監督責任。
B)經管現金出納之工作人數保持至最少限度。
C)經管現金出納人員應取具保證,並應注意其平日交友及生活狀況。
D)充分利用銀行各項收支付款服務,以減少公司現金之出納及保管。
E)庫存現金減少至最低限度,並利用金庫、保險箱、防盜警鈴、紅外線等設備妥善保管。
F)保管現金與記錄現金,採取人員分工處理。
G)由經管及記錄現金出納以外之人員對庫存現金作不定期之查點,並與紀錄核對。
2)對現金收入之處理,採取下列方式控制:
A)指定出納部門專責收受公司所有現金收入。
B)每天收入之現金,一律全數存入銀行,不得留作當天付款之用。
C)所有零星付款,一律在零用金內支付,超過零用金最高限額之付款,一律出具支票。
D)收款員專管收受現金,如人員調度許可下,不兼管現金記錄。
E)對於每天收受之現金保管及轉存銀行情形,由稽核單位作不定期抽查。
3)現金支出之處理,採取下列方式控制:
A)所有大額付款,一律以銀行支票支付。
B)員工薪資應委託銀行按期自存款內轉帳支付,不再核發現金。
C)各單位申請開立支票付款,應先檢齊有關核准文件,經會計單位審核製作傳票,出納單位方得簽發支票。
D)支票印鑑應由財會主管與總經理會同簽章,方得提款。
E)小額付款一律自零用金支付,按期檢具原始單據辦理報支,並按付款總額出具銀行支票,兌現歸墊補足零用金,恢復原定金額。
F)採購與核准採購之職掌,應與驗收及保管存貨之職掌完全分開;簽發支票與編造付款憑證的職掌亦應完全分開。
4)實行職掌分工及內部牽制,經常稽核各項作業程序,確保制度及各項程序之規定均能一貫遵行。
現金出納人員之操守行為,亦宜經常注意,預防發生各種違規行為。
5)每月底會計整理送存「銀行代收票據明細表」與支票保管人送銀行交換之支票應相符。
6)託收票據兌現日應與預估兌現日一致,若差異太多,應查明原因。
7)依預估託收票據兌現日及帳戶別編製「總額表」,以便作為現金調度。
8)稽核單位應定期或不定期核對存入銀行款項,須與入帳日期相符,並注意支付兌現日期有無在付款日之前者。
【註】現金為流動性最大之資產,一旦移動,最難追蹤,對持有者產生立即價值;現金體小值大,極易發生損失,故現金之內部控制最為重要。
第9節相關資料
1)「現金收支日報表」、「申請單」、「銀行送金簿」、「銀行往來登記簿」、「存單抵押登記簿」、「銀行往來對帳單」、「銀行調節表」、「代收簿」、「合約」、「收款報告單」、「委託書」、「庫存保證票據明細表」、「庫存保證票據登記簿」、「有價證券明細表」、「銀行代收票據明細表」、「總額表」等。
第10節作業程序
零用金設置之目的在於支應零星購置或緊急小額之一般費用報支,其原則與程序如下:
1)零用金、週轉金應依規定保管、運用、報銷。
2)零用金限支付貳千元以下之小額零星款項,但須經主管人員及經手人簽章之憑證支付。
3)零用金保管人於核對發票收據及「零用金申請單」等合乎規定後始得將現金點交申請人,並對所送憑證加蓋「付訖」及日期圖章,以防重複。
4)零用金保管人須設置帳簿將支付款項逐筆登記。
5)各零用金保管人應於每月十日及二十五日前,將前半個月所發生費用,連同發票、收據編製「零用金報支表」,於日內送呈單位主管核可後轉送財會單位覆核,逾期不予受理。
6)財會單位收到「零用金報支表」後,應於一週內撥補付款以期保持零用金總額及其週轉順暢。
7)財會單位收到「零用金報支表」,如發現所附單據有疑義,可直接通知該單位主管及經手人,辦理補正手續且該筆費用得俟憑證或單據補足後,於下次零用金報支時一併核付。
8)當月各項費用申請(應附完整之憑證)至遲於次月五日以前送交財會單位。
(逾期不予核發)
第11節控制重點
1)零用金保管處所應注意安全。
2)稽核單位應隨時派人檢查零用金。
3)注意支出性質或金額,不可超過零用金規定範圍。
4)各項單據應逐筆審核,加蓋「付訖」及「日期」戳,以防重複報銷。
5)各項費用之報支應依核決權限規定,經權責主管核准。
6)注意各項費用之報銷有無浮濫現象,有無以假收據報銷,或一筆支出故意分別開立數張發票者。
7)預支請款:
須於支用後三日內檢附完整憑證視同零用金申請款項,若逾期則轉入公司應收應付帳款辦理。
第12節相關資料
「零用金申請單」、「零用金報支表」等。
第13節作業程序
1)利息收入應核對銀行存款額及其利率,其存款累積數乘以約定利率所計算利息收入之數,與銀行轉入利息收入之數若相符,則將前列資料列入摘要,記入帳冊。
2)利息支出應核對銀行借款額起訖日數及其利率,計算利息支出之數與銀行轉入利息支出之數若相符,則將前列資料列入摘要記入帳冊。
3)兌換損益之計算,應按發生外幣交易當時與結帳日外幣與本國幣換算發生之差額,計算出損益,於摘要中述明並登錄帳冊。
4)會計年度結束時,倘有應收利息、兌換收益、其他收益或應付利息、兌換損失、其他損失等未列帳者,應作適當之調整。
第14節控制重點
營業外收支之各項資料須力求正確,並作適當之調整。
第15節作業程序
1)印鑑與支票應由不同人員保管。
2)總務單位應編列公司「印鑑清冊」,凡有新刻印鑑均應列入登記。
3)各單位需蓋用支票以外之印鑑時,應先填「用印申請單」,經核准後始得用印。
4)凡人員借用印章時,均應於「用印申請單」註明借出日期、用途、預定歸還日期,歸還後始可註銷。
5)迄歸還日期尚未歸還者,應追蹤處理。
第16節控制重點
1)公司印章應詳細登記,並不定時盤點。
2)公司印章不可借出,如需用印,一律由申請蓋印者填具「用印申請單」,呈請核准。
第17節相關資料
「印鑑清冊」、「用印申請單」等。
第18節作業程序
1)本公司須於公司章程中規定得為他人之保證者後,方得以公司名義對他人背書保證。
2)以公司名義對其他公司背書保證之金額及對單一企業之背書保證金額,依董事會決議或由三分之二以上董事簽具同意書辦理後,請股東會備查。
3)申請背書保證之公司,有下列情況時不予接受辦理:
A)已簽背書保證金額超過規定限額。
B)有借款不良或債務糾紛記錄者。
C)資本額低於總資產額百分之四十者。
D)不在董事會核准之保證範圍內者。
4)合於背書保證規定之背書保證事項,由總務單位了解後,填列「背書保證事項承諾表」,連同「契約書」及簽發之票據,由法務單位了解後交由總經理核准。
5)法務單位應對背書保證事項就單一事項分別予以歸檔。
另由財會單位設立「背書保證事項登記簿」,交專人保管,根據承諾表列各項分別登載之。
6)本公司屬公開發行公司,應依規定將公司之背書保證餘額,按規定格式內容併同營業額按月公告並函證管會備查。
7)總務單位於保證到期時,辦理權利義務結清,並辦妥註消或解除事項,另填對外保證解除通知單,據以通知財會單位。
第19節控制重點
1)申請背書保證應在規定範圍內,並依背書保證相關規定辦理。
2)背書保證相關資料必須記載明確。
3)背書保證解除或註銷時,應依規定辦理。
第20節相關資料
「背書保證事項承諾表」、「契約書」、「背書保證事項登記簿」等。
第21節作業程序
1)「外來憑證」,如有下列情形,不予接受:
A)書據數字計算錯誤者。
B)收支數字顯示與規定及事實經過不符者。
C)有關人員未予簽名或蓋章者。
D)其他與法令規定不合者。
2)「內部憑證」應有規定格式,並印妥以供取用。
3)記帳憑證應小心防範下列情形:
A)根據不合法之原始憑證造具者。
B)未依規定程序造具者。
C)記載內容與原始憑證不符者。
D)應予記載之內容未予記載,記載簡略無法表達會計事項之真實情形者。
E)計算、繕寫錯誤應依照規定更正者。
F)與法令不符者。
4)收支傳票經出納人員執行收付款後,應在傳票及原始憑證加蓋「收訖」或「付訖」章。
第22節控制重點
1)審核「外來憑證」時應注意其記載事項,依下列規定辦理:
A)統一發票或收據之抬頭係為本公司。
B)統一發票專用章,應與「採購單」上所載供應貨品廠商相符。
C)「日期」應為收貨單或實際報銷當日。
D)銷貨商號章必須註明商號全銜、地址及營利事業統一編號等。
E)私人名義出具之收據,應詳填出具人姓名、地址、身分證統一編號,並蓋妥印章及貼足印花。
F)「摘要」欄所列品名應與訂購單所列品名相同。
G)數量、單價、單位應與訂購單、驗收單相同。
H)數量、單價須等於總價,並與中文大金額相符。
2)「內部憑證」審核應注意下列事項:
A)必須依公司規定格式填寫。
B)必須依核准權限呈請核准。
C)支付之數據計算必須合理。
3)報支憑證應詳加審核,與政府法令或公司規定必須相符。
如有不符或不妥之處應即提出意見,或提請報支單位補辦或更正。
4)審核原始憑證中各級經辦人員之核章,必須符合規定,核章日期是否銜接。
如不妥者,應即提請說明或補辦。
5)各項憑證或附件如發現蓋有傳票編號章、審核章或付訖章者,應拒絕審核,並立即報請主管查辦。
6)書據、文字或數字如有塗改處須經負責人簽章證明。
7)單據審核無誤後,經辦人應在每張憑證上加蓋審核章,並呈主管覆核。
第23節相關資料
「外來憑證」、「內部憑證」、「採購單」等。
第24節作業程序
1)各項帳務應依本公司會計制度規定處理。
2)各交易事項應採最合適之會計科目與最適當之處理。
3)將傳票或記帳憑證之交易登錄於科目日計表。
4)依科目日計表各科目之借貸合計數分別過至各會計科目總分類帳。
5)根據傳票將各交易事項登錄於各科目明細分類帳。
6)按固定期間將各科目明細分類帳子目餘額相加,並與總帳科目餘額核對。
7)結帳前須將各種應調整科目,作適當之調整。
8)會計年度終了時,應將各會計科目結帳,虛帳戶轉入本期損益,實帳戶結轉下期。
9)編製各種財務報表,以表達本公司在年度結束時之經營狀況及此一會計年度之營業成果、股東權益變動狀況與現金流量之變動情形,以作為本公司債權人、股東及管理當局之參考。
第25節控制重點
1)會計科目之運用必須適當,同時符合會計制度及有關規定。
2)每一會計事項的發生均依會計制度辦理。
3)查核會計憑證、簿籍、報告之設置,應符合會計制度及有關規定。
4)會計事務之處理符合會計制度之規定。
5)過渡科目及懸記帳項應按期清理。
6)折舊及利息之計算、各項遞延費用之攤銷,應依照規定辦理。
第26節作業程序
1)應收款項之查核
A)適當表達應收關係企業及個人之款項及票據。
分別列
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 企业 内控 制度 财务会计 资金 管理