设备采购与付款管理制度.docx

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设备采购与付款管理制度

事业部内控体系文件

ICS-WQ.A2-001

设备采购与付款

修订页

编制/修订原因说明：

章节号

修订（内容）说明

修订人/时间

编制/日期：

李勤健/2014.3.6

审核/日期：

冯惠/2014.3.6

会签：

批准：

温峻

此文件审批发布流程：

编制部门（制造部）→审核（制造部部长）→批准（总经理）→发布（人力资源与营运部）

事业部

设备采购与付款管理制度

第一章总则

第一条目的：

为加强对事业部（以下简称“公司”）设备采购的内部控制，规范设备采购管理，减少运作风险,根据财政部《内部控制基本规范》、深圳证券交易所相关规定等法律法规，特制定本制度。

第二条适用范围：

本制度适用于事业部。

第二章管理职责

第三条总经理负责公司设备采购管理的领导工作。

第四条部门职责

1、技术部

（1）负责组织设备的论证、选型，并配合制造部进行设备验收；

（2）负责对新设备进行工艺调试并制定相关工艺；

（3）负责型式性能检测设备的采购及其管理；

（4）负责收集供应商档案资料。

2、制造部设备室

（1）负责编制公司生产设备的采购计划及年度预算；

（2）负责公司生产设备及配套设施的采购及其日常管理；

（3）根据技术部提供的选型方案，对设备进行试运行管理。

（4）组织技术、财务、品质等相关部门，开展设备到货验收与调试安装工作；

（5）负责生产设备供应商的日常评估工作，并建立供应商信息档案资料；

（6）负责建立公司设备档案并及时更新。

3、营运发展部

（1）负责编制除生产设备、检测设备之外的公司所有设备的采购及其管理；

（2）负责除生产设备、检测设备之外的公司所有设备供应商的日常评估工作，并建立供应商信息档案资料。

4、品质部

（1）负责常规性检测设备采购及其管理；

（2）负责对到货的常规性检测设备进行验收、校准；

（3）负责检测设备供应商日常评估与管理工作，建立供应商信息档案资料。

5、财务部

（1）配合设备采购部门，参与设备到货验收工作；

（2）负责设备资产明细账登记及管理工作；

（3）负责采购支付申请的各相关资料的复核与检查；

（4）负责采购价款的支付与账务处理；

（5）完成领导交办的其他工作。

6、股份公司审计部负责对采购与付款业务进行定期或不定期的检查。

7、各需求部门向归口采购部门提报设备需求计划或申请，配合参与设备调研选型与验收入库等环节。

第三章生产设备及配套设施的采购管理

第五条生产设备申购

制造部设备室在日常生产经营和管理过程中，有设备采购需求时，提交《设备采购申请单》，按公司《管控手册》相应权限执行审批。

第六条生产设备调研与选型

1、技术部组织制造部设备室等相关部门开展生产设备的调研与选型工作，原则上选择不少于3家供应商（除市场独家供应外）进行询价。

2、组织评审：

由制造部设备室、技术部、财务部进行评审，必要时可以邀请外部专家一同会审；重大或关键生产设备采购应进行详细评价分析。

3、评审通过后，形成《设备选型方案审批表》，并上报公司总经理审批。

第七条采购报价与供应商合作开发

采购经办人员根据调研选型结果，选取3家以上的供应商进行邀请招标，按股份公司《招标管理制度》有关规定执行。

对于长期稳定合作或技术力量雄厚的供应商，制造部设备室组织技术、品质等相关部门开展供应商开发与选择工作，建立设备供应商档案资料，经制造部部长、技术部部长审核，总经理审批后确定为公司合格的供应商，列入公司《合格供应商名单》，作为公司新增设备时优先考虑对象，可按免招标程序执行。

第八条采购合同拟订、审核与签订

与潜在供应商确定报价后，拟订合同初稿，按股份公司《合同管理制度》有关规定执行，并明确质量要求、技术标准、验收条件、违约责任等相关内容，经公司总经理审批及加盖公司采购合同章后方可生效。

第九条生产设备的采购实施

制造部设备室根据设备选型结果组织实施采购，或按照股份公司《招标管理制度》进行招投标。

公司按照股份公司《合同管理制度》的规定与供应商签订设备采购合同。

第十条生产设备的验收交付

1、制造部设备室组织财务部、品质部，技术部，设备供应商等相关人员进行开箱验收，验收合格后进行设备安装调试。

无故障运行一个月后，进行设备验收。

2、设备验收时，制造部设备室组织财务部、品质部、技术部等相关部门开展设备现场验收会，评定设备是否合格，出具《设备验收单》。

设备验收结论分下述两种情况：

（1）验收合格：

试运行结果表明，设备运行稳定可靠，产品质量合格稳定，效率与能耗达标、设备配套零部件及备品备件与设备技术指标相符，排污排废符合国家环保标准。

（2）验收不合格：

试运行结果表明，设备存在试运行不稳定、产品质量或效率达不到合同要求、配置零部件与备品备件不齐备等问题。

3、验收合格后，制造部设备室编制设备编号，移交设备使用部门；验收不合格的设备，由制造部与供方沟通，限定期限责令整改，整改完毕后进行重新测试。

若测试验收仍不合格，要求供应商退货。

原则上未经移交的设备，不得投入正常使用。

第十一条生产设备的付款

设备验收合格、正式投产后，制造部设备室根据合同约定的付款方式及期限，填制《付款申请单》按《管控手册》有关规定执行。

第十二条生产设备档案管理

1、生产设备购置到货后，制造部设备室建立相应的设备档案，并在设备安装调试验收完毕后15个工作日内将相应设备档案移交档案室，制造部设备室、设备使用部门保存设备使用说明复印件。

2、生产设备归档内容，通常应包括：

（1）设备采购合同；

（2）操作手册、技术资料、合格证；

（3）附《设备采购申请单》、《设备选型方案审批表》、《设备验收单》等相关表单。

3、设备档案移交档案室时，必须双方签字办理正式移交手续。

第十三条固定资产登记管理

生产设备符合固定资产确认条件的，财务部应将其列入固定资产范畴，并按照公司《固定资产管理制度》进行管理。

第十四条配套设施采购

制造部设备室根据实际需求，填制《设备采购申请单》，经制造部部长、财务部部长审核，总经理审批后参照上述有关条款执行。

对于特殊的配套设施（如配电系统、叉车等特种设备），须报当地政府机关，由当地政府机关参与验收。

验收合格后，公司设备使用部门方可正常使用。

第四章办公及IT设备的采购管理

第十五条办公及IT设备申购

需求部门在日常生产经营和管理过程中，确认目前办公及IT设备已不能满足需要时提出采购需求，填制《设备采购申请单》，按公司《管控手册》有关规定执行审批。

第十六条办公及IT设备的采购实施

办公及IT设备采购需求经审批通过后，营运发展部按照股份公司《合同管理制度》有关规定与供应商签订设备购买合同。

适合招投标的，按照股份公司《招标管理制度》进行招投标。

第十七条办公及IT设备的验收交付

1、营运发展部应组织需求部门相关人员进行办公及IT设备的验收。

营运发展部填制《设备验收单》，并由营运发展部与使用部门负责人共同签字确认。

2、验收合格后，营运发展部编制设备编码，并办理移交手续交设备使用部门。

若办公及IT设备验收不合格，营运发展部及时与供应商联系，协商退、换货事宜。

第十八条办公及IT设备的付款

营运发展部按合同约定的付款方式及期限，填制《付款申请单》，按《管控手册》相应权限审批。

第十九条办公及IT设备档案管理

1、办公及IT设备验收合格后，营运发展部立即建立相应的设备档案，并在15个工作日内将相应设备档案移交档案室，设备使用部门保存操作手册复印件。

2、办公及IT设备归档内容，通常应包括：

（1）设备采购合同；

（2）操作手册、技术资料、合格证；

（3）附《设备采购申请单》、《设备验收单》等相关表单。

3、设备档案移交档案室时，必须移交双方签字办理正式移交手续。

第二十条固定资产登记管理

办公及IT设备符合固定资产确认条件的，均列入固定资产范畴，并按照公司《固定资产管理制度》进行管理。

第五章检测设备的采购管理

第二十一条检测设备申购

根据市场对产品质量要求的不断提高，品质部、技术部或其他需求部门提出检测设备的采购需求，填制《设备采购申请单》，按公司《管控手册》相应权限审批。

第二十二条供应商的选择的依据

1、有长期的合作关系，信誉良好；

2、设备性价比较高。

第二十三条检测设备采购合同审批

需求部门按股份公司《合同管理制度》有关规定与供应商签订合同。

第二十四条需求部门聘请外部第三方机构参与检测设备验收与校准工作。

验收合格，校准完毕后，设备使用部门领取，财务部进行固定资产转增手续。

第二十五条检测设备的付款按照公司《管控手册》相应权限审批后由财务部支付款项。

第二十六条检测设备档案管理

1、检测设备购置到货后，使用部门立即建立相应的设备档案，并在设备安装调试验收完毕后15个工作日内将相应设备档案移交档案室，设备使用部门保存设备使用说明复印件。

2、检测设备归档内容，通常应包括：

（1）设备采购合同；

（2）操作手册、技术资料、合格证；

（3）附《设备采购申请单》、《设备验收单》等相关表单。

3、设备档案移交档案室时，须双方签字办理正式移交手续。

第二十七条固定资产登记管理

检测设备符合固定资产确认条件的，均列入固定资产范畴，并按照公司《固定资产管理制度》进行管理。

第六章附则

第二十八条对违反和影响本制度的人，公司将追究其责任。

第二十九条本制度接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件、深圳证券交易所的有关规则以及公司章程的约束。

本制度未尽事宜，依照有关法律、法规的有关规定执行。

本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。

第三十条本制度由公司制造部设备室负责制定并解释，自批准之日起生效。

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