行政文员岗位说明书.docx
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行政文员岗位说明书.docx
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行政文员岗位说明书
行政文员岗位说明书
2
公司办公设施,办公用品,生活用品,福利物品和商场低值易耗品的采购、保管、分配、发放及回收工作
做到入库有验收、出库有手续,保证帐实相符并负责监督和检查,杜绝浪费现象。
3
工装的管理与发放工作
员工入职时,按所在部门着装规定发放工装;员工离职时,按在职时间,扣除相应折旧。
4
负责起草和执行公司行政管理的规章制度
根据《员工手册》规划整理,严格围绕《员工手册》开展相关制度工作。
5
完成行政经理临时交办的各项工作
高效准确按时完成行政经理交办的工作
6
负责公司的会务工作,包括通知、布置、接待、记录、整理会议记要并及时检查和反馈落实情况
确保事务及时高效完成,并严格要求按照制度执行。
7
负责公文往来的管理与公司内部事务的上传下达
积极进行相关信息整理,确保信息及时准确地传达给行政经理或相关领导
8
负责公司各类文件的起草、打印、收发、归档、管理、保密等工作
确保文件有序整理,文件完整,文件无损坏,并保证文件保密。
9
负责员工的招聘,入职及辞职手续的办理
严格按照入职及辞职的相关制度执行。
10
负责员工工资奖励、福利、娱乐活动、旅游的组织计划
提前对各项活动进行了解确认并制定相应安排,并与行政主管进行确认,若情况有变,需及时调整工作安排。
11
负责员工工牌的制作与管理
所有员工上班必须戴工牌,如有损坏,行政文员负责更换,如丢失,需交纳制做费20元后重新发放
12
负责组织员工培训公司各项规章制度
确保员工熟悉了解公司各项规章制度。
13
管理层考勤的整理与工资的核算
根据调休条整理考勤并作为核算工资的依据,实事求是,不弄虚作假。
14
每周对巡场记录进行跟踪落实
积极跟踪落实执行情况,督促相关人员或部门按时完成,并把相关进度信息及时准确反馈给行政主管或相关领导。
15
各个办公室电话使用情况监督及话费交纳
各个办公室话费交纳及时,保障通讯畅通。
主要权力:
1.有权向公司各部门索要各类必要的合同、文件、档案资料。
2.有权向公司各部门催办上级领导限期完成的工作任务。
3.有权检查各部门对周巡场记录的工作执行情况,并按有关规定进行考核与奖罚。
4.有权对公司各部门耗材的领取工作进行控制。
5.对行政经理的决策有建议权。
每天工作内容及流程:
1.打卡参加每日晨会并打扫办公区域卫生;(8:
00——8:
30)
2.整理办公室文件及了解各部门员工缺员、补员情况;(8:
30——9:
30)
3.进行人员的招聘;(9:
30——10:
00)
4.针对月计划做各项工作准备;(10:
00——11:
00)
5.日常工作(办理入职、录入指纹、出管理信息,以及一些临时文件);(11:
00——12:
00)
6.统计耗材库存情况及各部门耗材使用情况,发现问题制定整改措施;(14:
00——15:
00)
7.完成上级领导临时交办的其他工作;(15:
00——16:
30)
8.检查各处问题的落实情况并负责督促整改;(16:
30——17:
30)
9.总结一日工作及第二日工作计划,次日早上部门经理进行检查(17:
30——18:
00)
每周工作内容及流程:
1.参加每周一巡场并进行记录整理、打印下发,完成整改监督工作;;
2.完成各部门办公耗材及商场低值易耗品的发放工作;
3.完成向各部门发放周报表的工作;
4.完成每周日例会的参加;
5.对周一巡场的整改工作做到跟进落实。
6.完成领导交办的临时任务;
每月工作内容及流程:
1.每月3日前完成管理层考勤的整理及核对工作;
2.每月6日前完成管理层工资的核算工作。
3.每月2日前完成各个办公室座机的话费交纳工作;
4.每月15日完成离职员工的手续办理工作;
5.每月16日完成业务宿舍的电费交纳工作;
6.各类耗材的使用情况及申报购买工作;
7.完成行政经理交办的临时任务;
工作协作关系:
内部协调关系
各部门管理人员、各处员工
外部协调关系
任职资格:
教育水平
高中及以上学历
培训经历
受过行政管理、人力资源管理、管理能力开发、团队管理等方面的培训
经验
3年以上工作经验,2年以上本行业或相近行业管理经验,1年以上高层管理经验
技能技巧
1.掌握WORD,EXCEL,PPT等办公软件及电子设备的使用方法,具备一定的网络知识;
2.具备较强的组织能力、计划能力和对内对外协调能力;
3.对公司企业文化、企业各项规章制度及管理流程熟悉掌握;
4.具备较强的办公室事物管理能力及良好的文字和语言表达能力;
5.熟悉公司文档管理;
个人素质
1.具备较强的计划与执行能力;
2.具备较强的人际交往及沟通能力;
3.良好的组织沟通协调能力;
4.工作细致认真,谨慎细心,责任心强;
5.具有敬业精神,团队精神,对企业绝对忠诚的职业素养;
其它:
使用工具/设备
计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、网络)及通讯设备
工作环境
行政办公室
工作时间特征
备注:
编写注意事项:
1、根据不同岗位职能分类后细分分组分类填充;
2、填写时需自主按照本岗工作内容工作职能的重要程度进行排序填充,同一类按照操作顺序进行内容填充;
3、要求填充内容具体,根据实操经验易懂易执行的原则进行修改模板内容进行填充;
4、要求每一项工作内容后的工作标准具体,简明可执行。
5、根据部门组织架构、岗位设置及人员编制进行分类分组分配填充,由上一级领导审批,审批通过后交由部门负责人统一审批后交由总部刘洋洋完善汇总;
6、根据岗位不同,工作流程中需精确到执行具体时间,以便提高日常工作效率;
7、制作完成时间表,本表限定一天内完成。
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- 特殊限制:
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