文件管理制度.docx
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文件管理制度.docx
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文件管理制度
文件管理制度
NJXSLJZAZGS/ZA-P01-2014
一、目的
为加强公司文件的的编写、审批、标识、收发、评审、修订、使用和保存等过程处于受控状态,防止使用失效或过期文件,同时使文件管理规范化。
特制定本制度
二、范围
适用于公司管理体系、项目部要求的所有文件资料(包括外来文件)。
3、编制依据
3.1GB/T19001-2008《质量管理体系要求》
3.2GB/T24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》
3.3GB/T28001-2011《职业健康安全管理体系要求》
3.4GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》
3.5地方相关的法律法规
四、职责
4.1、总经理负责批准公司管理体系要求的所有文件。
4.2、办公室是文件的归口管理部门,负责文件的收发及打印等。
4.3、各部门、施工项目部负责本部门、施工项目部文件的管理。
5、工作程序
编制→审批→标识→收发→评审→修订→使用→保管
5.1、文件的分类
5.1.1、公司的管理体系所需的文件分为以下几类:
1)管理手册(包括公司的管理方针和管理目标);
2)程序文件;
3)作业文件(包括管理制度、记录表等);
4)外来文件(有关的法律法规、国家行业标准、规范、外来图纸等);
5)记录属特殊类型文件。
在《记录控制程序》中规定。
5.2、文件的编制、审批
公司明确了文件编制、审核的相关要求。
5.2.1、《企业综合管理手册》由管理者代表组织编制,管理者代表审核,总经理批准。
5.2.2、程序文件由各相关部门编制,部门负责人审核,管理者代表批准。
5.2.3、作业指导书等施工技术相关的文件由项目运管中心编制,部门负责人审核,分管副经理批准。
其他管理制度等文件由各相关部门编制,部门负责人审核,分管副经理批准。
各施工项目部施工组织设计由各项目经理组织编写,由项目运管中心、质安科审核,总工程师批准。
5.2.4、文件的编制、审批应注意:
1)与管理体系要求的其他文件相适应,注意与其他文件的相容性,不得与其他文件相抵触或矛盾。
2)所编制的文件内容尽可能全面、系统。
3)所编制的文件一定要结合本专业和(或)本单位的实际情况,注意文件的可操作性。
4)所编制的文件,不得与管理标准和有关法律、法规相抵触。
5)管理体系文件必须覆盖和符合管理标准的要求。
6)做为质量、环境、安全活动的依据,文件内容必须科学合理并保持文件的适用性。
7)文件起草完成后,分管领导在纸张文件原稿上审批,文件管理部门留存原稿。
5.3、文件的标识
5.3.1、文件应有唯一性准确标识,以确保有效使用,文件的主管部门制定统一的文件编号如下:
NJXSLJZAZGS/**_**_****
文件发布年号
文件类别号及序号
编制部门
宁津县水利建筑安装公司代号
说明:
1)文件类别号:
QESSC表示质量/环境/健康安全管理手册文件;P表示程序文件;ZD表示制度等。
2)管理手册无序号,程序文件的序号为标准条款号,其他文件序号按01、02依次排序。
4)外来文件可按自身文件编号。
5.3.2、文件分受控和非受控文件两种,受控文件在封面盖红色“受控”章,非受控文件不盖章、不编号。
5.3.3、受控文件除管理手册程序文件及作业文件外还应包括管理体系运行中形成的文件,如施工组织设计、管理评审报告、内审报告等。
5.4、文件收发
5.4.1、编号:
文件签发后,由所在单位文件管理部门或项目部文件管理员进行统一编号,并确定文件发放范围。
5.4.2用印按公司《印章管理暂行办法》和《项目印章管理办法》的规定执行。
5.4.3文件的发放公司、项目部文件管理员根据批准的发放范围进行文件分发,发文单位(部门)应建立文件发放记录,收文单位(部门)应建立收文记录。
文件丢失或破损,由文件使用部门或个人拟写申请报告,说明原因,经原文件发放部门负责人批准后,由发放部门补发。
5.4.4对所收的文件应先由相关负责人识别并确定传阅范围,阅后在“文件传阅单”上签署意见,经批准后,如需要转发给有关单位、部门或人员时,按5.3.3条款办理,并由办理人注明办理结果。
5.5、文件的评审、修订
5.5.1、为确保文件的充分性和适宜性,文件的内容和发放范围在发布前由总经理审核签发,需要多个部门审批的,须进行会签,签发时须注明签发时间。
5.5.2、公司行政文件、会议文件等拟写后,须经所在单位(部门)相关负责人核稿、主管领导会签、单位领导审批后签发。
5.5.3、管理手册和管理制度、程序文件及其支持性文件由管理者代表审核,总经理批准后实施。
5.5.4、施工组织设计、施工方案、项目创优策划书等项目文件由项目部相关人员起草编制,总工程师批准,具体执行公司的有关规定,危险性较大的分部分项工程专项施工方案的编制、论证、审批还应按建质(2009)87号文《危险性较大的分部分项工程安全管理办法》的规定。
5.5.5、合同文件的签订执行《中华人民共和国合同法》,其中劳动分包合同、工程分包合同的签订和管理还应执行公司的有关规定,物资采购合同的签订和管理还应执行公司的有关规定。
5.5.6其他只涉及本部门管理活动的文件分别由各部门主管领导审核批准。
其他管理和技术文件分别按各项管理制度规定的审批权限进行审批。
5.5.7、文件起草部门对文件进行修订时,重新起草文件,并用红颜色字体标明修改部位,经审批后,标明原文件作废或修订状态,进行发放。
5.5.8、对文本文件修改时,填写《文件更改通知单》,经审批后按照原文件发放范围发放。
5.5.9、当文件修订或更新时,及时进行发放管理,通知原文件管理员更换原有文件。
5.6、文件的使用、保管
5.6.1、任何人不得在受控文件上乱涂、乱画,确保文件整洁、清晰、可辨;文件应分类存放,妥善保管,不准私自外借。
5.6.2、持有受控文件的有关员工在工作调动或调离公司时,应将文件交回本单位(部门或项目部)
5.6.3、在公司内部使用的有效版本文件和向认证机构报送的文件均为受控文件,受控文件修改时应统一跟踪更改,不可遗漏。
用于投标的文件非受控文件,可不跟踪修改。
5.6.4、文件的使用人不准对文件乱改、乱划,若岗位变动及时进行移交。
5.6.5、各部门文件管理员应妥善保管好各种文件,文件使用完,应及时归档保存。
5.6.6、文件作废销毁时,在纸张文件上注明“作废”,作废的文件及时从有效文件夹中撤出,在文件接收记录中标识作废销毁。
5.7、外来文件的控制
5.7.1、收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制其分发以确保其有效性。
5.7.2、外来文件由办公室负责填写《外来文件清单》(P01/JL-06)、《公文处理单》(P01/JL-07),并报公司领导审批,相关部门或单位落实后交办公室存档。
5.7.3、质安科负责收集相关国家、行业、国际标准及法律法规最新版本,统一编号,加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。
5.7.4、各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入部门《受控文件清单》(P01/JL-01),并报质安科备案。
5.7.5、对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
六、记录
《受控文件审批清单》(P01/JL-01)
《文件收发记录》(P01/JL-02)
《文件修改单》(P01/JL-03)
《文件使用登记表》(P01/JL-04)
《文件销毁登记表》(P01/JL-05)
《外来文件清单》(P01/JL-06)
《公文处理单》(P01/JL-07)
受控文件审批清单
编号:
P01/JL—01
序号
文件名称
文件编号
发布日期
版号/修改次
备注
编写:
批准:
年月日
文件收发记录
编号:
P01/JL—02
序号
文件名称
编号
分发号
发放记录
回收记录
部门/人员
签收
日期
签收
日期
文件修改单
编号:
P01/JL—03
文件名称
文件编号及版本
更改位置及原因:
更改后内容:
申请人:
日期:
审批部门意见:
签名:
日期:
文件使用登记表
编号:
P01/JL—04
序号
文件名称
文件编号
借阅人
借阅日期
归还日期
备注
文件销毁登记表
编号:
P01/JL—05
申请销毁部门
申请人
销
毁
原
因
审批人
销毁执行人
监销人
销毁时间
年月日
销毁文件名称
销毁文件编号
数量
备注
外来文件清单
编号:
P01/JL—06
序号
文件编号
文件名称
文件发布单位
接收部门
发布日期
备注
填表人:
批准:
年月日
宁津县水利建筑安装公司
发文处理单编号:
P01/JL—07(表1)
签发:
核稿
会签:
主办单位:
拟稿人:
标题:
主送:
抄报:
抄送:
附件:
主题词:
密级:
印数:
打字:
校对:
[20]宁水建司字第号年月日封发
宁津县水利建筑安装公司文件处理单
编号:
P01/JL—07(表2)
序号收文时间年月日
来文
单位
来文
字号
内容
拟办意见:
领导批示:
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