辅材物流管理细则.docx

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辅材物流管理细则

江苏锦华装饰工程有限公司

辅材物流

管

理

手

册

外拓管理中心

二0一一年二月

前言：

✿锦华各分公司统一乙供用材，是锦华连锁企业集团的标志和象征；

❀锦华公司配送的特有的乙供材料，是体现同其他装饰企业差异化服务的特征之一；

✿锦华公司乙供材配送体系及产品，是设计师有力的营销工具；

锦华装饰辅材物流管理细则

目录

一、人员职责

1.配送中心职责

2.部门经理、仓库主管职责

3.总账员及分公司财务职责

4.仓库保管员职责

5.工程部经理相关职责

6.分公司总经理相关职责

二、项目经理限额、考核规定

1、外地分公司

2、考核的流程及相关表格

三、外拓配送流程及收发货物流程

1、配送流程

2、收发货物流程

3、调配、退货流程

四、相关规定

1、盘点规定

五、结算流程

1、同项目经理结算流程

2、同供应商结算流程

人员职责

一、配送中心职责

1、负责外地仓库配送、调配、盘点、日常管理工作。

2、了解、掌握各仓库的情况，做好各地进货的计划审核、传达和配送工作。

3、对各种材料的市场行情数据分析，定期进行市场调研。

内容主要包括价格、质量、新产品等进展情况。

4、协调好公司与材料商之间的关系。

5、负责收集材料在使用过程中的各种情况，定期进行分析、总结。

6、及时反映材料问题，组织协调解决材料出现问题后的原因分析，进行界定和索赔等工作。

二、部门经理、仓库主管职责

部门经理职责（外地分公司配送部份）

1、对各个分部的仓库租赁，规划建议，对各地仓库保管员的培训、指导。

负责配送品种、价格的梳理、选择及具体实施。

2、项目经理领用、限额、考核办法的制定。

并把考核情况报外拓管理中心，联合下发考核结果。

3、协调分公司、仓库、供应商、项目经理之间的关系，解决因材料问题的投诉赔偿等事件。

4、对分部当地的乙供材供应商进行资格验证、调整及管理。

5、按公司规定对各地仓库进行盘点。

及时调整仓库中多的品种，避免造成产品过期，占用公司资金。

6、组织材料使用、施工知识培训。

三、总账员及分公司财务职责

总帐员职责

1.认真审核仓库材料的入库进帐，做到账目清楚，准确。

2.配合仓库主管对入库材料的库存数量进行最低成本控制，提高流动资金的最大使用率。

3.协助开票员开具材料销售单，监督每天销售单的电脑对账，杜绝单据错漏现象产生。

4.对外地公司材料的账目做到逐一登记，做到进出相符，发现情况及时汇报。

5.每月和材料商核对帐目并确认签字。

6.仔细汇总每月的销售单，使之条理分明，账目完整。

并送交总部财务审核。

7.协助和监督仓库材料的每月盘点，发现问题及时提出整改意见，配合上级的管理，带动大家共同提高业务水平。

8.公平，认真的做好库房的考勤记录，协调好个人休息和正常开展工作之间的问题。

分公司财务职责

1.及时根据保管员要求向总账员网传要货申请；（要货申请必须有工程部经理和总经理的签字，否则申请无效）

2.及时收取核对保管员的收发凭证，做好仓库的收发货物的入帐、销账工作；

3.及时办理项目经理的结算手续，及时核对核算代加工的板材账目；

3.严格按照公司盘点规定对仓库进行盘点，并同时检查保管员的台帐登记情况；

4.保证账物相符，发现问题及时向配送中心汇报；

5.分公司财务根据实际开工，领用、减项金额按照公司考核规定，制表交分公司工程部经理，总经理。

并及时办理项目经理扣款手续

四、仓库保管员职责

1、认真按照材料验收标准，做好货物的收发及台帐的对应登记，以一个服务员的心态投入工作；

2、认真做好货物在仓库内的摆放和整理工作，保证仓库的安全、卫生；

3、认真做好仓库内的资料填写、整理、归档等工作。

每周整理收发凭证，交到分公司财务；

4、及时的对仓库所缺需货物的合理数量，整理要货申请报分公司工程部经理。

5、严格遵守分公司的作息时间，遵守公司的各项规章制度。

6、每季度对长期库存产品进行统计、汇报总部配送中心，并配合总部进行调配；

7、收集各方对配送材料的价格、质量、品牌度、服务等意见，用书面方式告知集团材料配送中心。

8、货物发放必须遵循先存后新、依次发放的原则，以免照成产品过期。

9、对仓库货物的缺损负直接责任，对缺损货物属保管员过失的，需全额赔偿。

五、工程部经理相关职责

1、整理合同附言，确保公司配送材料的唯一性，根据材料成本测算报价；

2、监督、督促公司配送材料在工程中的使用，配合公司财务执行对项目经理的考核扣款；对达不到考核的项目经理要交流沟通，了解原因；

3、负责测算审核材料用量，严格按需进货，合理保持库存数量，积极主动消化不良库存；

4、配合协助保管员安排收货、调配、退换货物的具体工作；

5、严格按照公司文件规定，配合保管员和财务按时对仓库进行盘点；

6、负责管理代供和寄存在其他合作商处的材料，对仓库的人员管理和安全管理负责。

7、及时清理理长期库存产品（过期产品、已不再使用的产品），负责与配送中心协调退货或调配到其他公司使用；

六、分公司总经理相关职责

1、控制管理公司报价，确保总部配送材料及时进入报价；

2、监督、督促设计人员对总部配送材料的报价使用，及时反馈材料使用各方意见，提出整改意见和配送中心沟通协商；

3、监督公司财务执行对项目经理的考核扣款；

4、监督相关人员对仓库进行盘点，并及时了解盘点结果；

项目经理限额、考核规定

外地分公司

1、限额规定：

材料

水电

五金

油漆

家具结构板

合计

防水

领用最低比例

2.5%

1.5%

3.00%

3.00%

10%

领用最高比例

3.5%

1.5%

4.5%

4.5%

14%

2、考核规定：

外地公司项目经理，按照当月所开工的金额进行考核，当月在仓库领用材料的金额比例，不得低于当月所开工金额的10%，即领用最低限额比例10%，如低于该比例，则按照应领取的最低比例金额，减实际领用金额的差额扣款。

并严格按照每户的开工单及限额单流程进行考核，单户或总额超过最高领用限额14%，仓库则停发材料。

扣款在每季度考核时和年度总考核时进行4次，年度总考核时，达到年平均领用最低限额的，退回季度考核时的扣款，没达到年平均领用最低限额的按照年度差额扣款。

二、考核的流程及相关表格

限额单

材料限额单开工表（附件1）

开具限额单时间

分部名称

客户名称

项目经理名称

合同额

开工日期

客户电话

客户地址

领料项目

比例

所限金额

领料记录

领料合计

仓库领料

水电

最高限额%

0

最低限额%

0

五金

最高限额%

0

最低限额%

0

油漆

最高限额%

0

最低限额%

0

结构板

最高限额%

0

最低限额%

0

最高限额小计

%

0

最低限额小计

%

0

防水最低限

至少一桶

最高限额总计

0

仓库领材料合计

最低限额总计

0

审核人：

制单人：

限额单填写说明：

上表中①绿色部分由工程部经理填写，此部分在电脑中填写，合同额填写后所限金额自动生成；②黄色部分由仓库保管员手工填写，在领料记录一栏中填写项目经理领用材料的时间和金额（防水材料单独填写在防水一栏，其他材料依次填写），领料合计则是当次领料与之前领料金额的合计，仓库领材料合计一栏填写此客户完工后项目经理在仓库所领材料的总和。

月、考核表（外地）

公司使用统一配送材料月考核表

项目经理

领用

防水

差额

开工户数

开工金额

应领金额（9%）

油漆

五金

水电

其它

家俱结构板

合计

实际领用比例

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

0

0

#DIV/0!

合计

0

0

0

0

0

0

0

0

0

#DIV/0!

备注：

此表与盘点表日期相吻合，由仓管员填写，财务协助提供数据

月（季度）扣款表格（外地）

公司月（季度）未达到考核，扣款项目经理一览表

项目经理

开工金额

应领金额

实际领用

减项金额

差额部分

30%暂扣款

备注

年度扣款表格（外地）

公司年度未达到考核，扣款项目经理一览表

项目经理

开工金额

应领金额

实际领用

减项金额

差额部分

30%扣款

备注

以上表格由分公司财务根据实际开工，领用、减项金额按照公司考核规定，及时制表交分公司工程部经理，总经理。

并及时办理扣款手续。

外拓配送流程及收发货物流程

一、配送流程

1、配送中心提供一份材料明细表到分公司工程部；

2、分公司保管员按材料明细填写计划申请单报工程部审核，后送至财务网传至配送中心进行审核及发货；

3、由供应商配送的，配送中心将审核后的申请单传真至各供应商处，供应商按审核后的申请单在限期内进行备货及送货到各分公司仓库；；

4、由公司配送的，配送中心审核申请单后，即刻安排配载公司发货；配送中心核发的材料与申请配送材料的品种、数量有差异的，需与当地总经理书面说明，经签字确认后方可配送，

5、保管员收货时进行验收签字（按照验收标准严格验收），次日将仓库联回交至分公司财务处并传至配送中心总帐员入账；

6、配送中心将分公司仓库传真的送货单仓库联和材料商送货单的结算联进行核对并做好结算手续送至集团财务，由集团财务部统一结算。

二、发放货物流程

1、公司项目经理凭限额开工单（附表1）到仓库。

由保管员按开工单内容进行材料配额填写。

2、项目经理按工程所需材料，由仓库管理员填写材料领用单进行发货。

（若领用累计材料已超过规定限额，则仓库有权停止发货，特殊情况需分公司经理签字批准）；

3、仓管员核对项目经理领用单之品种、规格、型号、数量将货物备齐放置仓库门口。

仓管员同项目经理一起对所发货物进行验收和价格确认，并请项目经理签字确认方可放行；

4、仓管员将每周各项目经理发生的领用单于当周送至分公司财务；

5、分公司财务对送至的材料领用单，同项目经理进行核对、核算，办理借款单；

三、调配、退货流程

1、保管员及时整理长期库存产品（过期产品、已不再使用的产品），填写退货申请，传至配送中心，由配送中心协调退货或调配到其他公司使用；

2、保管员负责整理、打包货物（对残次物品不得退调），联系配载公司，随货同行货物清单，并电话告知接货保管员到货时间；

3、收货保管员接收货物对照清单核对无误，及时在清单上签字确认回传给发货人、配送中心总账员入帐，发现破损的货物及时和发货人联系，分清责任，由责任方（很多是运输公司责任）承担损失；

4、保管员在货物发出后，及时催要收货人的收条，并保管存档、登记台帐，并在当月盘点时，核对管家婆该项账目；

附表

计划申请单、网上订单

锦华仓库进货计划申请单

送货地址：

联系人及电话：

货号

商品全名

规格

单位

现有库存数

计划申请数量

合计

申请人（仓管员）：

分公司意见（工程部经理或公司经理）：

年月日

年月日

退调货清单

锦华仓库退调货清单

退货公司：

退货人及电话：

接货公司及地址：

接货联系人及电话：

货号

商品全名

规格

单位

退调数量

备注

合计

退调人（仓管员）：

接货人：

年月日

年月日

普通秘密★机密★★绝密★★★绝密++

苏字[2008]总第064号

锦华装饰仓库盘点规定

1、各分公司保管员、财务、工程部经理（主管），在每月最后一周的周四，对所负责的仓库进行盘点，当日在盘点完成前不再收发货物。

2、盘点的账面数量依据是截止到盘点周的周四之前，管家婆的账面数量（由财务负责整理导出），要求保管员在盘点前，将当月所有收发数据提前报财务入帐。

3、对家具结构板委托加工的公司，要求板材加工商每10天送一次单子，到每月盘点之前再送一次，财务及时入帐与仓库同天进行盘点。

4、当月盘点完成后，盘点人签字，在月底前传至总部仓库核对。

（同时报送当地总经理和外管客服中心）

5、出现盘亏盘盈情况的，由保管员会同分公司查找原因，保管员在盘点后5个工作日内做书面说明传至总部仓库。

逾期不做说明的或是盈亏原因不可逆转的视为事实盈亏，由总部调整管家婆账面数量。

6、要求保管员严格按相关规定流程发放货物并即时记报账，对仓库盘点盈亏负直接责任。

对亏损直接进行赔付，亏损数量巨大的除赔付以外，报相关部门追究责任。

7、总部材料部、工程部、每季度对各地仓库进行盘点，如发现月盘点表错误，按照亏损额分别处以，保管员60%、财务20%、工程部经理20%的赔偿。

8、各分公司财务、工程部经理、保管员、等离职时，由当地总经理组织对仓库进行盘点交接。

此规定自2008年10月1日开始执行，同时废止前盘点相关规定。

2008-10-13

主题词：

通知抄报：

各分公司打印：

宋春丽　校对：

韩雪飞　

二、、货物破损和报损操作程序

1、货物进库验收时，由仓管员按材料验收标准收货确认签字。

货物破损应在公司的送货单（验收单）上注明不得入库。

如供应商要求寄存，需办理寄存手续，及时报材料配送中心。

2、货物使用中，项目经理提出的质量问题而返还的材料，应进行登记存库，请项目经理书面说明事由，报材料配送中心协调退换工作；

结算流程

一、同项目经理结算流程

将项目经理的领货确认单等材料在次月3日前交公司财务，有财务同项目经理进行确认，办理借款单，进行结算。

二、自购产品同供应商结算流程

将供应商送货确认单按公司结帐要求在仓库进行核对，逐一审批。

由供应商到公司财务进行结账。

供货品种的确定和更换

一、各地辅材原则上由集团统一品牌及供应商，并负责统一配送。

二、集团辅材配送中心负责对供应商及品牌进行整合招标配送，确保同品牌、同规格、同质量的市场最低价。

三、集团统一配送的材料，各分公司需统一使用，不得随意更改品牌和供应商。

四、需提升更换品牌和供应商的分公司，须向集团提交申请，由集团和外管中心审批同意后实施。

锦华装饰辅材配送中心整理

2010-10-21