OA用户操作手册最新整理.docx
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OA用户操作手册最新整理.docx
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OA用户操作手册最新整理
OA系统用户操作手册
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版本:
V3.12sp1
第一章快速使用指南
本篇章供最终用户使用。
本篇章将引导您快速使用OA系统,了解OA系统最基础的功能以及操作步骤,具体包括:
新建协同事项、处理协同事项、查看跟踪事项、发出会议通知、回执会议、建立工作计划、回复计划、发布新闻、查看新闻等。
如果您希望了解具体操作方式,请见:
第三章详细操作指南。
一.1.新建协同事项
⏹操作说明:
给其他用户发送带有附件的协同,如图1.1所示。
⏹操作步骤:
第一步:
点击一级菜单【协同工作】,选择【新建事项】,进入新建事项页面,输入标题和正文内容。
第二步:
点击【插入】菜单,选择【本地文件】,打开上传文件对话框,选择所要的附件上传。
第三步:
点击流程输入框,弹出选人界面,选择事项的相关人员,确定流转方式是并行还是串行。
第四步:
点击【发送】菜单,即完成协同事项的发送。
流程到达节点会收到系统消息提醒。
图1.1新建协同事项
一.2.处理协同事项
⏹操作说明:
处理发送给自己的协同,如图1.2所示。
⏹操作步骤:
第一步:
当屏幕右下角出现【系统消息】提醒框时,表示有新的事项要求进行处理,直接点击协同事项标题,即可进入处理页面。
也可以在个人空间的【待办事项】列表中,点击事项标题进入处理页面。
第二步:
点击【处理】按钮,在呈现的文本输入框中填写处理意见。
第三步:
点击【提交】,即完成事项处理。
图1.2处理协同事项
一.3.查看跟踪事项
⏹操作说明:
查看设为【跟踪】的协同事项,如图1.3所示。
⏹操作步骤:
第一步:
在个人空间的【跟踪事项】列表中,点击协同事项标题,打开协同查看页面。
第二步:
点击【流程】按钮,查看流程处理状态。
第三步:
拖动垂直滚动条,查看协同正文下方的已处理人意见。
图1.3查看跟踪事项
一.4.发出会议通知
⏹操作说明:
召开会议时,向需要参与会议的用户发送会议通知,如图1.4所示。
⏹操作步骤:
第一步:
点击一级菜单【计划/会议/日程】,选择【会议管理】
第二步:
点击【新建】菜单,填写会议主题、开始时间、结束时间,选择与会人员、主持人、记录人。
第三步:
在正文处,填写会议内容,点击【发送】菜单,即完成会议通知的发送。
各参会人员会收到系统消息提醒。
图1.4发出会议通知
一.5.提交会议回执
⏹操作说明:
对发给自己的会议通知进行回执,是否参加该会议,如图1.5所示。
⏹操作步骤:
第一步:
在【系统消息】提醒框中,直接点击会议标题,即可进入会议查看页面。
也可以在个人空间的【待办事项】列表中,点击会议标题进入会议查看页面。
第二步:
点击【回执】按钮,填写回执内容,并【确定】。
图1.5提交会议回执
一.6.建立工作计划
⏹操作说明:
建立工作计划,将计划发送给与自己工作相关的人员,如领导、部门同事等,如图1.6所示。
⏹操作步骤:
第一步:
点击一级菜单【计划/会议/日程】,选择【我的计划】,点击日计划、或周计划、或月计划、或任意期计划页签。
图1.6建立工作计划
第二步:
点击【新建】菜单,填写标题、计划内容。
第三步:
点击【插入】菜单,选择【本地文件】,上传附件。
第四步:
选择计划的主送人员、抄送人员和告知人员。
第五步:
点击【发送】,即完成工作计划的建立。
主送人员和抄送人员会收到系统消息提醒。
一.7.回复计划意见
⏹操作说明:
对发给自己的工作计划进行回复,提出自己的意见等,如图3.7所示。
⏹操作步骤:
第一步:
在【系统消息】提醒框中,直接点击计划标题,即可进入计划查看页面。
也可以点击一级菜单【计划/会议/日程】,选择【计划管理】,在收到的计划列表中,点击要批示的计划标题,进入计划查看页面。
第二步:
点击【处理】按钮,在文本框中,填写回复意见,并【确定】。
只有主送和抄送的人员可以对报来的计划进行意见回复,告知人员只可看计划不可回复。
图1.7回复计划意见
一.8.发布新闻
⏹操作说明:
向整个单位发布单位新闻,如图1.8所示。
⏹操作步骤:
第一步:
点击一级菜单【公共信息】,选择【新闻】|【单位新闻】,进入按新闻板块分类的列表显示页面。
第二步:
点击【发布新闻】按钮,进该板块操作页面。
(发布人须先经过单位管理员授权)
第三步:
点击【新建】菜单,填写标题和正文内容。
第四步:
点击【发布】菜单。
即完成新闻的直接发布。
发布的新闻会在单位空间的【单位最新新闻】列表中显示。
图1.8发布新闻
一.9.查看新闻
⏹操作说明:
查看单位新闻,如图1.9所示。
⏹操作步骤:
在【系统消息】提醒框中,直接点击新闻标题,即可进入新闻查看页面。
也可以在单位空间的【单位最新新闻】列表中,点击新闻标题进入新闻查看页面。
图1.9查看新闻
第二章首页空间
OA协同管理软件首页空间是实现将最新的、最为关注的信息进行集中展现的窗口。
根据所处视角不同,OA系统的首页空间分成了【个人空间】、【部门空间】、【领导空间】、【单位空间】和【自定义空间】。
它形似企业网站的首页,但不同于网站。
OA首页空间可以灵活控制读者的人群范围,以及发布者的人群范围,信息的发布与管理是直接在系统前台轻松进行,无需专门的网站维护技术。
、
二.1.个人空间
登录OA即出现个人空间页面,个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息,如待办事项、跟踪事项、关联人员、关联项目、日程事件、他人事件、常用文档、我的模板、文档栏目等。
用户个人可自行配置,个人空间如图2.1-1所示:
图2.1-1个人空间
注意:
首页空间的栏目与布局通过【个人事务】|【个人设置】下的【空间栏目配置】进行设置。
操作说明:
⏹个人空间的管理
1.若单位管理员设定用户可以自定义个人空间,则用户自身可对个人空间的管理,进入【个人事务】|【个人设置】|【栏目配置】,同样可以设置布局,并进行栏目设置。
如图2.1-2用户设置个人空间。
栏目设置所示。
设置栏目时,可以选择扩展型栏目,但前提是系统管理员设置扩展型栏目时,将栏目授权给该用户。
扩展栏目的配置方式见
图2.1-2用户设置个人空间
⏹查看个人工作信息:
如:
待办事项、跟踪事项、日程事件、他人事件、我的模板、常用文档、关联人员、关联项目、关联系统等。
其中待办事项与跟踪事项最多显示最新8条信息,日程事件与他人事件最多显示查看日当天及其后的8个事件。
⏹提供工具栏:
预设【工作管理】、【历史消息】、【综合查询】、【通讯录】四种工具,同时提供工具栏设置按钮和个人空间左面板设置按钮。
如图2.1-3工具栏所示:
图2.1-3工具栏
1.工作管理:
个人工作管理,进行协同、公文、会议、计划的工作统计,也可进行协同和公文的超期数量统计,并通过统计表格中的数字链接直接进入相应的模块查看。
也可由单位管理员授权设置用户工作管理范围,查看管理范围内人员的工作统计和超期统计。
见图如图2.1-4工作管理:
图2.1-4工作管理
2.历史消息:
查看并导出系统提醒消息与个人在线交流信息,可直接点击系统消息查看,也可按照标题、发起者、发起时间及类型查找。
如图4.1-8历史消息所示。
默认每人保留的最大消息数量为20条,保留天数为10天,保留数据由系统管理员在【系统维护】|【消息管理】中设置。
2.1-5历史消息
3.综合查询和通讯录:
详细操作见常用工具下综合查询和通讯录的使用方法。
注意:
部门空间与单位空间的左面板都提供【工具栏】,以下不再详细描述
⏹综合查询:
用于根据标题、时间段、发起人等,查询系统中的各类资源,如协同、公文、新闻、计划等。
如图2.1-6综合查询所示:
图2.1-6综合查询所示
⏹全文检索:
支持用户编辑词条,提供全文搜索引擎。
如图4.1-10全文检索:
图2.1-7全文检索
注意:
1.【综合查询】、【全文检索】在单位空间、自定义空间中都具备,以下不再详细描述
2.不能对公文进行全文检索
二.2.单位空间
用于展现用户所在单位的最新新闻、最新公告、最新讨论、最新调查等,使单位的公共信息得以及时有效传播。
如图2.2-1单位空间所示:
图2.2-1单位空间
操作说明:
⏹单位空间内容呈现:
包括单位公共信息、单位知识文档、单位学习区、关联系统、文档栏目。
其中单位公共信息由单位公共信息管理员管理,单位知识文档与单位学习区由单位的单位文档库管理员各自管理。
操作步骤见文档中心具体操作描述。
第三章详细操作指南
本篇章供最终用户使用,引导您全面了解OA的功能和应用,详细介绍功能的每一步操作与呈现结果。
若要快速了解并使用OA,请见:
第四章快速使用指南。
三.1.协同工作
OA中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,由人通过流程规则来完成事项的办理,并支持规则的成型和管理。
⏹功能菜单:
包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】六个子菜单。
⏹操作步骤:
点击菜单【协同工作】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。
三.1.1.新建事项
⏹操作说明:
以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。
选择【协同工作】|【新建事项】,进入新建事项界面,如图所示:
图新建事项界面
1.功能键:
【发送】将建立好的协同事项,按照流程发送,事项进入【已发事项】列表中;当前页面跳转到【已发事项】页面。
【保存待发】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页面跳转到【待发事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【存为草稿】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入【待发事项】列表中,当前页面不跳转,还是【新建事项】页面;用户可在待发事项中对协同进行修改并发送。
【另存为】将协同保存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式,【协同模板】用于规范固化的管理或业务行为,包含了正文模板和协同模板。
【格式模板】用于规范行文格式,有HTML、Word、Excel、WPS文字、WPS表格和表单六种模式。
【流程模板】用于规范与格式无关的审批或业务流程。
【编辑流程】通过选人界面方式建立流程,或对已建立的流程进行编辑,可以批量修改自由协同的节点属性、处理期限。
【调用模板】直接调用已经建立好的OA系统预置的模板和个人建立的模板。
其中,系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
【插入】插入本地文件:
添加本地计算机或网络计算机保存的文档;插入关联文档:
添加OA系统内保存的文档。
【正文类型】提供5种正文类型:
标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS表格。
【督办设置】设置协同督办人员、督办期限和督办主题。
【打印】协同事项在新建完成后未发送前可以进行打印操作,以纸质文件保存查看。
2.数据项:
【标题】协同事项的题目。
不能为空。
【流程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。
(备注:
可以在模板管理中建立流程模版)
【重要程度】标识协同事项的紧急程度,分为【普通】,【重要】,【非常重要】。
选择【重要】或【非常重要】时,在已发事项列表中该协同标题前显示红色【!
】或【!
!
】符号。
【预归档到】在建立协同事项,预先将协同归档到文档系统中。
可预归档到【我的文档】、【单位文档】或【项目文档】中,预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。
(备注:
单位文档只有文档管理员可以对其进行操作,项目文档只有项目负责人可对其进行操作,普通人员只能操作我的文档)
【流程期限】设定协同事项的处理期限。
【提前提醒】设置提前提醒时间,系统会自动给予提示,进行催办。
【关联项目】选择与发起者相关联的项目,必须已经建立了关联的项目。
(备注:
只有协同发起人是该项目的成员或者项目负责人,在下拉框才出现可以选择的项目)
【高级】设置协同流转过程中的操作权限,如下:
1)允许转发:
默认允许转发,该协同可以转发;勾选去掉,发起人及后序的处理节点,均不可以转发该协同。
2)允许改变流程:
默认允许改变流程,该协同可以改变流程;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示【加签】、【减签】、【会签】、【知会】。
3)允许修改正文:
默认允许修改正文,可以修改该协同正文;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不显示修改协同正文。
4)允许归档:
默认允许归档,该协同可以归档;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中该协同不可以进行归档。
5)跟踪:
默认跟踪,个人首页的跟踪事项中显示该协同;勾选去掉,在后序的节点中,处理的操作中不能进行跟踪操作,且个人首页的跟踪事项中不显示该协同。
【正文】可以在正文中输入信息。
【附言】在附言文本区可以输入信息,最大只能输入500个汉字;在已发事项中,打开此协同,能够看到附言信息。
新建事项中的具体操作
⏹以自建流程方式新建协同的具体操作
第一步:
依数据项的说明,在新建事项界面,填写协同标题、正文信息等。
第二步:
建立流程,点击流程输入框中的【点击新建流程】,在弹出的选人界面,选择流程处理节点人员。
如图
图选人界面
在下拉框中显示系统设置的所有组织结构,有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息;左区罗列该组织的所有人员;右区是选定需要在协同流程中执行的人。
鼠标点击左区,选择部门,根据选定的组织人员,选择人员,按【→】,选定到执行人区域。
如果直接选择右边的【→】,表示整个部门被选定;按【↑】【↓】进行发送顺序的调整。
根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】、【多层】。
1.并发:
发起人发起流程后,各节点同时收到信息。
2.串发:
发起人发起流程,流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后,下一节点才能收到)。
3.多层:
一个流程中有并发与串发的结合应用,选择多层会直接弹出流程编辑框。
按【确定】按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到【新建协同】操作页面,同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步:
根据工作情况,可以将该事项选择预归档,选定预归档的目录,协同发送后,该协同会自动归档到预归档目录里。
第四步:
根据工作需要,设定其他数据信息,设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。
第五步:
点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送,发送后的协同显示在已发事项列表页面中。
⏹以调用模板方式新建协同的具体操作
用户新建协同时,可以直接调用已经建立好的OA系统预置的模板和个人建立的模板。
其中,系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
第一步:
在【新建事项】页面,点击【调用模板】,弹出调用模板网页对话框。
第二步:
在左边列表中选择模板,如选择表单模板中财务审批类别下的【差旅费报销流程(经理)】,见图差旅费报销单,单击【确定】按钮。
图
第三步:
选择的模板将显示在新建事项中,包括标题信息、流程信息;如下图
图
第四步:
用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。
第五步:
点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。
发送之后该协同显示在已发事项列表中.
⏹编辑协同流程节点的具体操作
1.操作说明
在新建协同过程中通过编辑流程可以进行协同流程的节点修改,如增加节点、删除节点、替换节点和设置节点属性。
在新建事项页面,点击【编辑流程】,弹出编辑流程对话框,选中流程中的某个节点,如选择【康艳】,出现如下图编辑流程。
图
2.功能键
【增加节点】:
可以在当前节点后面增加一个或多个节点。
【删除节点】:
可以删除选中的节点。
【替换节点】:
可以重新选择该节点人员或部门。
【节点属性】:
可以对选中的节点权限进行修改。
3.各功能操作步骤
1)增加节点
第一步:
在流程节点中选择一个节点,选择【增加节点】,弹出选人页面,在左侧上列表部门选择【研发二部】,在左侧下列表中选中人员【刘娜】,选择【->】,如下图
图
第二步:
单击【确定】按钮后,增加的节点将显示在流程中,如下图增加节点后流程。
图增加节点后流程
2)删除节点:
选择流程节点中要删除的节点,选择【删除节点】,选中的节点将被删除。
3)替换节点:
选择流程节点中要替换的节点,选择【替换节点】,在弹出的选人界面选择替换节点人员或部门,在选人界面上点击确定后,编辑流程对话框中替换节点显示成了在选人界面选择的人员或部门,替换成功。
4)设置节点属性
第一步:
在流程中选择要设置节点权限的节点,选择【节点属性】,弹出设置节点权限对话框,用户可以查看到节点的执行人,并可设置该节点属性,如下图节点权限。
图节点权限
第二步:
选择【设置节点权限】下拉列表,选择节点权限。
(下拉列表中的信息是由单位管理员在协同节点权限设置中来设置)。
第三步:
选择【处理期限】和【提前提醒时间】。
第四步:
单击【确定】按钮,返回到【编辑流程】页面。
第五步:
依次设定每个处理节点的节点属性后,在【编辑流程】页面,点击【确定】,流程节点信息被保存。
⏹其他操作
1.保存待发
保存待发是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】中,可在待发事项页面中将协同标题、内容、流程等信息进行修改后再发送。
第一步:
单击菜单【协同工作】,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:
单击【保存待发】,新建的协同事项保存在待发事项中,页面跳转到待发事项。
2.存为草稿
存为草稿是将已经创建的协同事项暂时放到【待发事项】中,可在待发事项页面中将协同标题、内容、流程进行修改并发送。
和【保存待发】区别在于存为草稿时页面不跳转,用户还可以继续新建协同。
第一步:
单击【协同工作】菜单,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:
单击【存为草稿】,新建的协同事项保存在待发事项列表中,该协同的状态为[草稿],页面不跳转,用户可以接着新建其他协同事项。
3.另存为
将协同另存为【协同模板】、【格式模板】、【流程模板】三种方式的个人模板。
第一步:
单击【协同工作】菜单,选择【新建事项】,在新建协同页面依次输入各数据项。
第二步:
单击【另存为】,弹出另存为对话框,如下图另存为对话框。
图
第三步:
输入标题信息,选择模板类型。
第四步:
单击【确定】按钮,可以保存输入的模板,单击【取消】按钮,不保存。
4.插入本地文件
插入本地计算机或网络计算机保存的文档。
第一步:
在【新建事项】页面,单击【插入】,选择【本地文件】,弹出选择文档对话框,如下图
图
第二步:
单击【浏览】按钮,选择要上传的文件。
第三步:
单击【确定】按钮,选择的文件显示在新建协同页面,如下图本地文件。
图本地文件
5.插入关联文档
插入OA系统内保存的文档。
第一步:
在【新建事项】页面,单击【插入】,选择【关联文档】,弹出选择插入关联文档对话框,如下图插入关联文档。
图插入关联文档
第二步:
可选择协同和文档中心页签,勾选要选择的关联文档,已选择的关联文档会在【已选择】中显示出来。
第三步:
单击【确定】按钮,选择的文件显示在新建协同页面,如下图关联文档。
图关联文档
6.正文类型
选择协同的正文类型,包括标准正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS表格。
第一步:
进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程等相关信息;
第二步:
点击【正文类型】按键,选择【Word正文】;
第三步:
系统弹出转换正文类型提示信息框,单击【确定】按键,协同的正文变转换为Word正文了,如下图协同正文类型。
图协同正文类型
7.督办设置
对新建的协同事项设置督办人信息。
第一步:
进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程、正文等相关信息;
第二步:
点击【督办设置】按键,系统弹出协同督办网页对话框,如下图协同督办设置。
图协同督办设置
第三步:
选择督办人员、督办期限,填写督办主题,完成后点击【确定】按键,协同督办信息便设置成功。
8.打印
对新建还未发送的协同进行打印操作,保存为纸质文件。
第一步:
进入【协同工作】|【新建事项】页面,输入协同标题、流程、正文等相关信息;
第二步:
点击【打印】按键,系统弹出协同打印页面,如下图协同打印。
图协同打印
第三步:
在打印页面选择协同要被打印的的内容,进行打印设置、打印预览等操作,确定无误后执行打印,得到协同纸质文件。
三.1.2.待发事项
⏹操作说明:
存放新建协同事项过程中【存为草稿】、【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】的协同事项。
用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。
【待发事项】下具体功能键如下:
【发送】对【存为草稿】、【保存待发】、或被协同相关处理人【回退】、【撤销】的协同事项,立即发送给相应节点人员。
【编辑】对【存为草稿】、【保存待发】、或被协同相关处理人【回退】、【撤销】的协同事项在新建事项页面进行重新编辑,修改标题、正文、流程等信息后重新发送。
【转发协同】将协同以协同的形式转发给相关人员或部门。
【转发邮件】将协同以邮件的形式转发给相关人员或部门。
【删除】删除选中的列表记录。
【刷新】更新显示列表。
【查询条件】可以根据输入查询条件查询待发协同。
⏹操作步骤:
点击菜单【协同工作】,选择【待发事项】,进入待发事项的操作界面,所有待发协同显示在右边列表中,可以选中某个协同对其进行操作,如下图待发事项
图待发事项
各种具体操作:
⏹发送
第一步:
在待发事项列表中选中要发送的协同。
第二步:
选择【发送】,当前页面跳转到【已发事项】页面,该协同在【待发事项】列表中消失,显示在【已发事项】列表中。
注意:
表单协同只能进入编辑页面才能发送
⏹编辑
第一步:
在待发事项列表中选中要编辑的协同。
第二步:
选择【编辑】,当前页面跳转到【新建事项】页面,可以修改该协同标题、正文、流程等信息,然后发送;发送后该协同在【待发事项】列表中消失,显示在【已发事项】列表中。
⏹转发协同操作
1.功能键
【转发原附言】勾选,可以转发原协同的附言。
【转发原意见】勾选,可以转发原协同的意见。
【跟踪】勾选,该协同将显示在个人空间的跟踪事项中。
【插入附件】可以插入本地计算机保存的文件。
【关联文档】可以插入OA系统保存的文档。
【确定】保存转发设定的信息。
【取消】取消转发操作设置。
2.数据项
【要转发的人员】该协同要发送给的相关人员名称。
【附言】可以输入一些对此协同的解释说明信息。
3.具体操作
第一步:
在待发事项列表中选择要转发的协同。
第二步:
点击【转发】,选择【转发协同】,弹出协同转发对话框,如下图协同转发。
图协同转发
第三步:
在【请选择要转发的人员】输入框内,单击<点击新建流程>,在【选人界面】选择要转发的人员和方式后,选择【确定】按钮,选择的人员将显示在【请选择要转发的人员】标题下面的编辑栏中。
第四步:
在【附言】输入栏输入要附加的信息。
第五步:
选择转发原附言、转发原意见、跟踪。
第六步:
选择插入附件,在上传本地文件对话框中选择要上传的文件。
第七步:
选
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