商务英语可行性报告写作格式及要求.docx
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商务英语可行性报告写作格式及要求.docx
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商务英语可行性报告写作格式及要求
商务英语可行性报告写作格式及要求
商务英语可行性报告写作格式及要求
一、商务英语可行性报告写作要求
选择一个商务项目,对该项目的可行性进行调查研究与分析,直至确定实施该项目并撰写项目计划,是工商组织经常进行的商务活动。
二
英语商务报告的文体结构:
一:
Title(题目)
二:
Transmittals(报告传达书,包括作者姓名和单位、呈送对象、日期)
三:
Contents(目录)
四:
Summary(总结、提要、摘要、概要)
五:
Introduction(引言、导言、导语、序言)
六:
Findings(body)(正文)
七:
Conclusions(结论)
八:
Recommendations(建议、意见)
九:
References(参考资料)
十:
Appendices(附录、附件)
三、商务英语报告的写作语气
一般而言,报告大多由下属写给上司,使用的语言多为正式。
此外,报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式的多。
在撰写商务英语报告的过程中,可以适当多使用一些能提高语言正式度英语语法结构。
具体而言如下:
使用被动语态,如:
Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudiencemultipletimesthroughmultipleavenues.
使用复杂词汇,如:
Thetrainingsystemincorporates(includes)manyvisualaids.
使用长句子,如:
Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsenttoconventionaloutlets,butwillbetailoredtoelectronicmediaandwilleitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandonadiskette(软(磁)盘).
使用名词短语,如:
Therectification(矫正;改正)ofthisproblemcanbeachievedbyinsertionofawedge(三角木).
使用非人物主语,如:
PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsoftargetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeaturesoftheStateComputerStore.
使用分词短语,如:
Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththeiragency’sgoals.
·使用动词不定式,如:
Tostreamline(使成流线型;使效率更高)theinternalapprovalprocess,wecane-mailourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval.
·使用介词短语,如:
WithconvenientaccesstoWebServicesinouronlineElectronicProductandPricingCatalog&OrderTrackingandStatusSystem,customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand.
四、商务英语报告各构成部分写作介绍
一般来说,商务英语报告的常见构成部分有:
摘要(ExecutiveSummary)、标题(Title)、导言(Introduction/TermsofReference)、材料收集方法(Methodology/Proceedings)、调查结果(Findings)、结论(Conclusions)、建议(Recommendations)、附录(Appendices)等。
以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。
(一)摘要(ExecutiveSummary)
一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。
摘要一般不超过一页,是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。
这部分一般是在整篇报告写好以后再写。
非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。
写摘要时,应注意以下几点:
·尽量限制段落的数量,一般可用三段式:
报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。
·摘要写作的时态用一般现在时,因为报告已经存在。
如“Thisreportshows…”属于正确表达,而“Thisreportwillshow…”则不妥。
·报告摘要中无需引用具体数据。
可用“byandlarge、thevastmajority、onlyafew”等语言表达大概的数据或趋势。
(二)标题(Title)
报告的标题应尽可能概括报告的内容,因为它是整篇报告的信息浓缩,而且标题应该准确、客观,不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。
此外,标题应该是名词短语或动名词短语。
如以下几例:
“ReportonImprovingtheTrainingMethodsofHDC、ReportontheProposedIncentiveScheme、ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems”。
(三)导言(Introduction/TermsofReference)
在导言部分,扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。
此外,还应该注明报告提交给何人、何时提交的。
如果是事件调查报告应首先说明事件的经过,包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。
以下是导言部分写作的常见句型:
·Thereportexamines/explains...
·Thepurposeofthisreportisto…investigate/evaluate/study…
·Theobjectiveofthisreportisto…recommend/analyze/give…
·Theaimofthisreportisto…feedback/estimate/assess…
·Enclosedisareportabout...
(四)材料收集方法(Methodology/Proceedings)
报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。
在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性,尤其是意见调查报告。
当然并不是所有的报告都需要收集资料,因此,并非每一种报告都需要提供这部分内容。
这部分内容在整篇报告所占篇幅较短,可以写成一个段落。
以下是该部分写作的常见句型:
·Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.
·Aquestionnairewascompletedbythosewhoweresurveyedinthis
project.
·Theinformationwasmainlyachievedwithanumberoftelephonecallstomanufacturers.
(五)调查结果(Findings)
报告的调查结果部分是报告建议的依据,其内容应当准确无误,结构清晰,语言流畅、衔接。
这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句,一般放在段首,这样便于读者摄取这部分的信息。
以下是这部分主题句写作的常见句型:
·Thefindingsoftheinvestigationindicatethat…
·Itwasproposed/found/felt/discoveredthat…
·Itwasgenerallythecasethat…
·Mostpeoplethought/suggestedthat…
·Anumberofpeoplementionedthat…
·Severalchangeswereputforward.
·Severalstaffmembersexpressedtheviewthat…
若报告中需提供图表统计数据或描述行情走势,撰写人应当熟悉这方面写作的常用句型,以下就是该方面写作的一些典型句子结构:
·Thetable/chart/graph/diagram/figure/statistics
shows/describes/illustratesthat…
·Asitcanbeseenfromthetable/chart/figure…
·Itisclear/apparentfromthe
table/chart/graph/diagram/figure/statisticsthat…
·Thenumberof…increased/jumped/rose
suddenly/rapidly/dramaticallyfrom…to…
·Thenumberof…decreased/dropped/fellgreatly/significantly
sharplyfrom…to…
·Thenumberof…fluctuatedslowly/slightlybetween…to…
·Thenumberof…remainedsteady/stable(stayedthesame)
between…to…
·Therewasa(very)sudden/rapid/dramatic/significant
increase/jump/riseinthenumber
of…from…to…
·Therewasa(very)sharp/steep/steady/gradual/slow/slight
decrease/drop/fallinthe
numberof…from…to…
·Themonthlyprofit/figurespeakedinDecemberat10%.
·Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/ahigh(point)in
Decemberat10%.
·Themonthlyprofit/figuresbottomedoutinDecemberat10%.
·Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fallbetween…to…
(六)结论(Conclusions)
报告的结论部分是写报告的人在报告调查结果的基础上是对调查结果进行总结和解释。
同一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论,但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。
(七)建议(Recommendations)
建议往往是许多商务报告写作的最重要部分。
一份报告有效程度常常取决于报告中所提供的建议的质量高低。
建议部分主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。
报告人有时也会描述采取措施后可能出现的后果或情形。
(八)附录(Appendices)
正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料,因其篇幅较长不宜放在报告当中,只能选择放在附录中。
这部分内容可能包括图表统计数据、实验室报告、问卷调查等。
当然,简短报告若无此需要则不需增加附录部分。
五、如何提高商务英语报告的可读性
许多人在写完报告之后往往会遗忘或忽视报告写作的最后一个过程:
对报告进行编辑排版,使之结构清晰,内容便于读者阅读。
报告中所增加的一些信息或符号如同公路上路标指引这司机开车一样为读者降低阅读难度,加快阅读速度,
RichardStewart
March18,20—
ReportonAProposedIncentiveScheme
TermsofReference:
Mr.JohnSmith,OfficeManager,hasaskedmetowritethisreporton
aproposedincentiveschemeofferingrewards,possiblyfinancial,to
membersofstaffformoney-savingideasorwaystoimprovework
practices.
Proceedings:
Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.
Findings:
⊙Mostthoughttheincentiveschemewasagoodidea.
⊙Mostpreferredfinancialrewards.
⊙Somesuggestedtimeoffinstead.
⊙Afewthoughtthiswasamanagementarea.
Conclusions:
Ingeneralmostworkerswereinfavorofanincentivescheme
offeringfinancialrewards.
Recommendations:
Itisrecommendedthattheschemebeintroduced.
RichardStewart
March18,20--
总之,在商务英语各类报告的写作过程中若能抓住以上几点来写,不愁无从下笔。
当然,这还要学习者平时英语知识和商务知识的积累,才能达到更好的效果。
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