接待管理制度516.docx
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接待管理制度516.docx
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接待管理制度516
密级:
普通
保存期限:
长期
极河北中兴汽车制造有限公司企业标准
Qs/ZXCW.12
接待管理制度
(第A版)
批准
赵英宅
审核
徐艳华
编制
鲍艳华
2014—8—21发布2015—8—21实施
河北中兴汽车制造有限公司发布
文件会签及文件修改记录表
文件会签表
会签部门
会签人/日期
会签部门
会签人/日期
保定工厂
刘温
人力资源
高海明
国外营销公司
张树行
采购
赵宝忠
国内营销公司
郭俊峰
战略规划/财务
杨丽红
品质部
栾红革
研究院
周占全
行政部
赵宇飞
文件修订记录表
序号
修订页次条款
修改内容概述
修改人
修改日期
文件发放范围
收文部门:
公司各部门
1目的
为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“礼貌周到、热情节俭、规范细化、对口接待、统一管理”的原则,特制定本办法。
2适用范围
本制度适用于总经理办公室负责实施的公务接待工作(以下简称“接待工作”),包括:
股东方来访、
政府部门来访、以及业务往来单位的来访接待及车间参观等工作;公司层面的会务接待工作,包括各业务部门承办会务活动的酒店预订工作。
业务部门会务活动若有接待支持需求的,提供相关的接待支持。
3定义
接待工作:
本制度中的接待工作指为完成公司的接待任务而进行的筹划、组织、协调、实施、服务等一系列工作。
会务工作:
本制度中会务指会议或活动(公司副总经理及以上级别参加的)。
会务工作是其重要组成部分,是为会议或活动能按计划、有秩序地顺利举行而进行的全过程服务工作。
各业务部门:
指除总经理办公室以外的公司其它部门。
4职责
4.1总经理办公室为公司接待工作的归口管理部门。
4.1.1总经理办公室负责接待工作的统筹安排及统一管理,包括:
a.前期接洽,拟订具体接待计划;
b.按计划协调相关业务部门,落实分工;
c.执行接待工作。
4.1.2各相关部门协助总经理办公室完成接待工作。
4.2其它业务部门职责
4.2.1相关职责
4.1提出接待需求部门:
提供详细的接待需求信息,协助总经办编制《接待工作计划》并参与接待工作,使其工作正常顺利的进行。
4.2总经办:
按照《接待工作计划》统一安排,完成接待任务。
4.3企业文化:
根据不同来访嘉宾制作相应的企业介绍,进行拍照、采访等相应的宣传工作。
4.4保安科:
按照来客具体时间以及车牌号,对客人车辆进行放行,做好安保工作。
4.5生产管理科:
为客人参观车间做好准备,打开参观通道,并准备安全帽及眼镜等安全工具。
4.6国内营销:
为客人讲解样车,保证样车车况良好,并具备试乘试驾条件。
4.7行政部:
对会议室、卫生间及厂内区域进行清理。
4.3属于各业务部门对口的接待工作,由各业务部门实施接待。
若需要总经理办公室配合接待工作,可由业务部门在接待日前2天提出申请,总经理办公室提供接待相关支持工作。
5接待标准
5.1接待标准级别划分
级别
来访者
公司主要陪同领导
审批领导
经办部门
特级
党和国家领导人
总经理/副总经理
总经理
总经理办公室
一级
省部级考察团或领导;股东方总经理考察团或领导
总经理/副总经理
总经理/副总经理
总经理办公室
二级
厅局级、市级、公司所在地政府县处正职考察团或领导;股东方副总级考察团或领导
副总经理
副总经理
总经理办公室
三级
厅局单位处级,县处级及以下考察团或领导、股东方副总以下考察团或领导
副总经理/总经理办公室主任
总经理办公室主任
总经理办公室
四级
企事业单位、经销商、供应商等团体及个人
主管副总/主管总监
总经理办公室主任
各业务部门
5.2参观接待标准
项目
特级
一级
二级
三级
四级
陪同人员
接站/机,会晤陪同人员:
公司总经理/副总经理、总经理办公室主任
●
●
接站/机,会晤陪同人员:
公司副总经理/总经理办公室主任、相关业务部门负责人
●
相关业务对口部门负责人/联系人
●
●
安保相关人员
●
●
工场布置
配备安全帽/工作服
●
●
●
●
●
陪同讲解
总经理/副总经理陪同沿途介绍公司基本情况,产品等
●
●
车间主任
●
●
行政专员
●
企业介绍
总经理/副总经理
●
●
副总经理/总经办主任
●
●
行政专员
●
备注:
每个级别所涉及的项目,在级别对应格中,以“●”标出;
5.3接待标准为四级至二级的,接待申请表审批至总经理办公室主任;接待标准为二级至一级的,接待方案报公司副总经理审批;接待标准为特级的,接待方案须报公司总经理审批。
6.管理内容
6.1接待流程主要内容
6.1.1前期准备:
1)由总经理办公室承办的接待活动
a.根据来宾情况,总经办制定详细的《接待工作计划》,发送给所有参与接待人员,总经办将《来客放行通知单》交至保安科,将《来客参观通知单》交至生产管理科。
b.根据来宾情况,确定接待标准,提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店;
c.总经办司机班安排接待车辆并统一调度,确保接待用车辆清洁,车况良好。
d.礼品:
优先选用公司礼品库礼品。
e.酒水的选用原则:
优先考虑公司礼品库酒水
2)各业务部门承办的接待活动
在接到来访预约(指当次来访接待活动需由一名副总经理出面接待,并需要由总经理办公室做接待支持的接待活动)时,应及时了解来宾的具体情况,包括来宾单位、姓名、职务、国籍、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等,至少在接待活动前一天(指若来访日期为3日,则1日下班前为前一天)按活动相关要求填写接待申请表,拟订接待标准,报总经理办公室审批.
6.1.2接待工作主要内容
1)按日程安排表要求组织人员接机(站),并送至预订酒店(或直接到公司会面);
2)按日程安排会谈地点,或生产车间参观.
6.1.3来访者离开
1)组织人员欢送;
2)接待相关资料统一回收保存;
3)活动总结及持续改进。
7注意事项
7.1接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密。
7.2在车间参观时,一般禁止来访者使用照像、摄像器材进行拍摄;确有拍摄需要的,须事先经过总经理办公室书面批准,方可拍摄
8.使用文件、表单
(附录1)
接待工作计划
申请部门
经办人
联系方式
来客单位
人数
来访次数
来客姓名及职务
来访事由
日期
来访级别
□Ⅰ级□Ⅱ级□Ⅲ级
行
程
安
排
日期
事项
参加人
地点
备注
见日程安排
申
请
接
待
事
项
欢迎语
内容
□条幅(悬挂地点:
)
□前楼电子屏
□研究院电子屏
□会议室投影
采访宣传
□拍照□摄像□后期宣传
□录音
服装要求
□提前一天知会参会人员统一着西服套装□其它
车辆安排
迎接:
用车时间:
出发地:
目的地:
车型:
乘车人数:
司机:
中途用车:
用车时间:
出发地:
目的地:
车型:
乘车人数:
司机:
欢送:
用车时间:
出发地:
目的地:
车型:
乘车人数:
司机:
会场准备
□鲜花
□果盘
□糕点
□咖啡
□接待日程
□今日中兴
□中兴之友
□纸巾
□茶水
□矿泉水
□桌签
□欢迎条幅
□空调提前开放
企业介绍结束后会谈是否需要电脑投影?
□YES□NO
卫生间
□干净、整洁
□卫生纸
□擦手纸
□专人盯厕
会谈
企业介绍
□总经理讲解
□副总经理讲解
□部门负责人讲解
□办公室主任讲解
□专员讲解
□宣传片
会议地点:
第一会议室
主持人(负责介绍双方领导):
中兴公司参会人员:
议题:
住宿
□电谷锦江(房型:
)
□秀兰(房型:
特色房)
□中银(房型:
)
□育德会馆(房型:
)
□提前办理入住手续
□摆放果盘
□摆放欢迎语
就餐
地点
□山外园
□中银玉兰香
□美食山
□花神
□鼎鼎捞
□金筷子
注意事项
□带卫生间雅间
□带窗雅间
□客人是否忌口
参观车间
参观路线
参观用车
参观人员
用车安排
□总经理讲解
□副总经理讲解
□部门负责人讲解
□车间主任讲解
□办公室主任讲解
□专员讲解
车间介绍侧重内容:
车间卫生
□提前清洁并检查
安全帽要求
□提前清洁并在安全帽内垫纸
陪同人:
参观展车
礼品
□针对性选购
□车模
□中兴笔
□电子相框
□其它
赠送数量
赠送时间
赠送人
工作人员提醒赠送人赠送礼品
准备时间
□提前一天
□提前半天
□其它
来客放行
□大门
□二门
□三门
车牌号:
宋莎
司机安排
会议室:
□茶水□矿泉水
游览
游览路线
陪同人
欢送
地点
用车
欢送人
费用归口
备注
1.提前将来访人员名单知会参会人员;
2.如来宾有女士参加晚宴,需安排公司有相关业务联系的女士参加
分工与合作
主责部门
责任事项
辅助部门
责任事项
审核与批准
编制
审核
批准
系统管理者
代表
(附录3)
接待日程安排
日期:
X年X月X日
地点:
XXXX
来访方:
XXXXXXXXXXXXXXX
来访嘉宾:
XXXXXXXXXXXXXX
接待方:
河北中兴汽车制造有限公司
接待人员:
XXXXXXXXXXXXXX
接待日程安排
时间
项目
参加人员
地点
X月X日
XX:
XX
到达
嘉宾:
第X会议室
中兴公司:
XX:
XX-XX:
XX
参观厂区
嘉宾:
XX车进入厂区
中兴公司:
XX:
XX-XX:
XX
企业介绍
产品介绍
嘉宾:
第X会议室
直销停车场
中兴公司:
XX:
XX-XX:
XX
洽谈
嘉宾:
第X会议室
中兴公司:
XX:
XX-XX:
XX
午宴
嘉宾:
XXXX酒店
中兴公司:
XX:
XX
入住
嘉宾:
XXXX酒店
中兴公司:
XX:
XX-XX:
XX
晚宴
嘉宾:
XX酒店
中兴公司:
中兴公司:
中兴公司:
XX:
XX
返程
嘉宾:
返程
(附录4)
来客放行申请单
保安科:
有共人来访,需协助如下:
1、□是否大门放行(客人车辆,车牌号)
2、□是否二门放行(客人车辆,车牌号)
3、□客人车辆是否进入(客人车辆,车牌号)
4、□是否参观车引领
请予以配合,谢谢!
申请部门:
联系人:
申请日期:
年月日
提醒:
★请各部门注意提醒客人遵守公司各项规章制度;
★请各部门注意提醒客人请勿在厂内及车间内私自拍照,一经查处,按公司规定给予各部门负责接待人员罚款。
(附录5)
来客参观通知单
制造系统:
有共人来访,需协助如下:
1、参观人数约人
2、参观车间:
□冲压□焊装□喷涂□总装
3、□是否主任陪同
请打开参观通道、准备好客人参观所用物品(安全帽等)并请做好卫生及整洁工作,谢谢!
申请部门:
联系人:
申请日期:
年月日
提醒:
★请各部门注意提醒客人遵守公司各项规章制度;
★请各部门注意提醒客人请勿在厂内及车间内私自拍照,一经查处,按公司规定给予各部门负责接待人员
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