Excel大数据有效性大数据验证应用详解.docx
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Excel大数据有效性大数据验证应用详解.docx
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Excel大数据有效性大数据验证应用详解
Excel数据有效性(数据验证)应用详解
我们可以利用数据有效性制作表格模板,强制性要求其他人按规矩填写表格。
看课件:
1、利用数据验证为单元格的数据输入设置条件限制
在表格内输入数据时,我们可以利用数据验证来规范数据的类型,甚至限制输入数值的大小范围。
我们先来利用有效性对基本工资这一列进行设置:
规定只能填写整数,并且不低于3500
选中这一列,然后点击数据有效性
在【允许】下拉选项里选中整数(这里还有很多其他的项目,有兴趣的朋友可以抽空自己琢磨琢磨)
选中整数以后,下面会出现【数据】这个下拉选项,如果【允许】选择的是其他项目,下面的选项菜单也会发生相应变化。
最小值我们填入3500,点确定就好了
这时候如果输入的数据不符合我们的规定,就会弹出提示框。
接下来我们对身份证号码这一列进行设置,要求是长度必须等于18位,防止输入错误:
同样的,选择这一列,设置有效性:
文本长度等于18.
当输入的号码不是18位的时候,同样会提示错误。
对于日期的输入,是不规范的情况最多的一类数据,我们同样可以使用数据有效性进行限制:
只能输入2010年1月1日到2018年1月31日之间的日期,并且只能是标准的日期格式:
如图进行设置。
特别说明一点,如果在开始日期或者结束日期输入格式不对的日期时,是会报错的:
2018.1.31这种是最常见的错误格式。
日期超过范围会提示
日期格式不对也会提示
接下来对性别进行设置,只能输入男或者女:
注意,来源里的项目之间用英文的逗号分隔。
这样设置以后,就可以使用下拉菜单进行填表了。
再来对姓名进行设置,要求是不能出现重名,如果有重名的话,需要加数字进行区分。
使用自定义,然后输入公式=countif($A$2:
$A$19,A2)=1,这个公式对于我们来说应该没什么问题的。
因为我们限制不能重复,也就是countif的结果只能为1。
出现重复的时候会提示错误。
现在这个表里只剩个录入时间了,要求是填入录入信息的年月日时分秒,如果靠手工输入会很麻烦,看看怎样通过有效性来快速输入时间。
在表格外边任意的空白单元格里输入公式=now()
选择填表时间这一列,设置有效性,序列,来源的地方点一下h1这个单元格。
然后点确定看看效果
显示格式不对,我们可以进行单元格格式设置,自定义格式:
e/m/dh:
mm:
ss
每次录入一行数据后,直接点下拉菜单就可以完成填表时间的录入了。
通过以上各项的设置,我们对数据有效性有了较为全面的了解
但是也发现一些不足
当未按要求输入时,所有的提示都一样的,
这有时候会让填表人不知所措。
如果这个提示可以更加人性化就好了。
最后我们来看看如何设置提示信息,数据有效性的提示信息其实是非常实用的。
我们以入职日期这一列来举例
选中日期这列,打开数据有效性,选中输入信息,标题和信息根据实际情况填写,确定后看看效果。
当我们选中这个单元格准备输入日期的时候,就会出现一个填写说明。
就不怕输错了。
万一还是手误输错,就会出现错误提示。
同样的,错误提示也可以自己设置:
对出错警告进行设置。
确定后看看效果
经过这样设置以后,可以实现非常人性化的提醒效果了。
这三项内容可以一次设置完成。
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