上线方案第二版MM.docx
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上线方案第二版MM.docx
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上线方案第二版MM
太原钢铁(集团)有限公司信息化一期ERP项目
ERP上线策略和方案
(征求意见稿)
编写人员:
HP顾问组
编写日期:
2006年03月24日
更新日期:
文档编号:
HP_ERP_Golive_002
文档版本:
审批人:
HP
TISCO
文档管理
1.修改记录
日期
编写人员
版本
备注
2006-03-24
HP太钢项目团队
2.审阅记录
姓名
职位
签字
3.分发记录
副本号
姓名
职位
1
2
3
4
5
采购与供给上线策略(原材料处、加工厂、国贸公司)
上线切换方案适用单位范围
原材料处、废钢处、国贸公司采购和库存管理业务(设备处单独一章)
上线切换方案适用品种
原燃料、辅助材料、废钢、石灰、钢渣
分类
序号
起始日期
截止日期
内容
处理方式
数据整理人
录入责任人
核对人
期初初始化
1
5/31
期初正常库存
批导入
2
5/31
期初寄售库存
批导入
3
5/31
期初委托加工库存
批导入
4
5/31
期初应付暂估
批导入
5
5/31
未清框架合同
批导入
6
5/31
未清标准采购订单
批导入
7
5/31
未清委托加工采购订单
手工创建
上线
8
6/1
6/14
新的货源清单维护
批导入
9
6/1
6/14
采购申请
手工创建
10
6/1
6/14
询价单
手工创建
11
6/1
6/14
报价结果上传
批导入
12
6/1
6/14
信息记录修改
手工
13
6/1
6/14
框架合同
手工
14
6/1
6/14
采购订单
手工
追单
15
6/1
6/19
采购订单收货
批导入
16
6/1
6/19
直供转库
批导入
17
6/1
6/19
配送出库
批导入
18
6/1
6/19
领料出库
批导入
19
6/1
6/19
销售出库
手工
20
6/1
6/19
废钢和废旧物资回收
批导入
21
6/1
6/19
库存状态转储
手工
22
6/1
6/19
结算
手工
4.2.3静态数据范围
物料主数据、供给商主数据、货源清单(目前仅原材料处需要,细到规格型号)、信息记录(原材料处寄售物资和废钢处需要)
静态数据导入格式和时刻安排依照数据组的要求执行。
必需于2006年5月15日前完成原材料、辅料、备品备件所有视图在生产系统的导入工作。
为半成品、成品的本钱估算做预备。
货源清单和信息记录也必需在2006年5月25日完成。
4.2.4业务清理策略
1)、仓库部门从5月22日开始对具有入库条件的及时办理入库,入库后通知采购人员或结算人员。
2)、采购部门采购人员和结算人员从5月22日开始清理已入库未结算的业务,及时敦促供给商开发票办理结算业务,尽可能减少未清暂估。
采购人员和仓库人员、财务人员及时对帐,使业务和数据维持一致。
3)、仓库部门对于5月25日-31日实物已到货但不具有入库条件的不办理入库手续,也不记入五月底的库存余额,作为6月份入库,如此就不会形成期初应付暂估数据。
对于原燃料要在5/31日前及时办理入库。
(废钢处采购收货应当全数办理完入库手续)
4)、仓库部门从5月25日开始逐天清理出库业务,在5/31日24:
00以前办理完所有出库业务。
保证5月份和5月份以前的所有配送出库业务(包括白条)全数和二级单位结算完毕,做到仓库帐物一致。
对于确实不能清理的白条出库业务,将以虚拟库存方式进入系统特殊库存地址(如602B)的冻结状态,待以后能出库时,从该库存地址的冻结状态出库。
(废钢处尽可能不要留有白条)
5)、仓库部门和质量管理部门尽快对待检库存进行查验,并出查验结果。
对5/31前仍不能出查验结果的,不记入5月底入库和库存余额,作为6月份入库业务处置。
6)、仓库部门和采购部门应该及时对红字业务进行清理,及时入库和出库。
对确实不能清理的这些业务,暂系统外管理。
待手续齐全后,在SAP系统补采购定单收货和出库业务。
4.2.5动态数据搜集和导入方案:
动态数据范围:
期初正常库存、期初供给商寄售库存、期初库外加工库存、未清询价单、未清框架合同、未清采购定单、期初应付暂估。
备注:
对原材料处功能性物资,未利用结算前不在SAP系统进行收货和库存管理,也不记入五月底的库存余额。
6月利用后按照利用效果,在SAP系统按照采购定单进行收货,同时出库到利用单位本钱中心。
(一)期初正常库存:
指5/31日24:
00已经办理入库但未办理出库的库存数量。
要求5/31日前除寄售物资和功能性物资外所有收货均要办理实物入库和财务暂估入库。
5/31日24:
00以前要办理完所有的出库。
一、来源:
不同处置完成后的清点表(清点表上清点数量与财务账面数量必需一致)。
待6月4日完成财务5月份库存结帐后,再依照财务核准后的库存数量进行期初库存导入。
(注意6月份财务记账的原材料价钱=5月份导入系统的原材料价钱)
二、模板(设备处的期初库存导入模板见设备处上线策略一章)
搜集模板:
同清点表
导入模板:
适合原材料处、废钢处、国贸公司
序号
移动类型
工厂代码
库存地点代码
物料编码
数
量
计量单位
批次
文本描述
3、模板注意事项:
A、需要批次管理的物料,必需填写小于10位长度的批次编码。
若是启用批次的所有物资的原有批次小于10,则直接以原有批次导入。
B、库存状态:
非限制、冻结
C、计量单位必需和物料大体计量单位一致。
D、若是非限制库存状态的移动类型:
561,若是冻结状态库存的移动类型:
565
E、对于报废和积存的库存,单独设特殊的库存地址进行管理,并以冻结状态导入ERP系统(602C:
合金报废库存地址,602D:
耐材报废库存地址,602E材料报废库存地址,602F合金积存库存地址,602H耐材积存库存地址,602J材料积存库存地址)。
F、对于确实不能清理的白条出库业务,将以虚拟库存方式进入系统特殊库存地址(如602B有账无物库存地址)的冻结状态,待以后能出库时,从该库存地址的冻结状态出库。
4、导入规则:
程序批导入
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
库管员
库管员
库管员/盘点领导小组
IT
关键用户
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
6/1
6/4
6/6
6/8
6/9
(二)期初供给商寄售库存:
指实物已经入库,但未利用且物权归供给商的库存数量。
一、来源:
供给商寄售库存清点表。
二、模板
搜集模板:
同清点表
导入模板:
适合原材料处
序号
供应商代码
移动类型
特殊库存
工厂
库存地点
物料编码
数量
计量单位
批次
文本描述
K
3、模板注意事项:
A、需要批次管理的物料,必需填写小于10位长度的批次编码。
若是启用批次的所有物资的原有批次小于10,则直接以原有批次导入。
B、库存状态:
非限制、冻结
C、非限制状态的寄售库存移动类型为561/K,冻结状态的寄售库存移动类型为565/K
4、导入规则:
程序批导入,
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
6/1
6/4
6/6
6/8
6/9
六、注意事项:
寄售库存导入必需先要保护好寄售信息记录(5/10整理完成,5/15导入完成),不然无法导入该类型的库存。
6/8查对寄售库存时要重点检查这些寄售库存是不是存在寄售信息记录。
(三)期初库外加工库存:
指供给商领料进行库外加工,但未送回的物权归太钢股分的库存数量。
一、来源:
库外加工库存清点表。
二、模板
搜集模板:
同清点表
导入模板:
适合原材料处、废钢处
序号
供应商代码
移动
类型
特殊库存
工厂
库存地点
物料编码
数量
计量单位
批次
文本描述
561
O
3、模板注意事项:
A、需要批次管理的物料,必需填写10位批次编码,若是启用批次的所有物资的原有批次小于10,则直接以原有批次导入。
B、库存状态:
非限制
C、移动类型为561/O
4、导入规则:
程序批导入
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
6/1
6/4
6/6
6/8
6/9
备注:
加工厂和原材料处的库内委托加工的原料算期初正常库存,做为期初库存导入,6月份对委托加工采购定单收货时再按照委托加工采购定单补541出库。
(四)未清采购申请:
指没有转为询价单或采购定单的需求数量。
这部份计划由采购员书面自己控制,不导入系统。
(五)未清询价单:
指5/31前已经给供给商发标书,但没有开标和定中标结果的业务,再也不在SAP系统中保护询价单,系统外中标结果肯定后直接依照采购定单创建模板生成新的采购定单,再也不在SAP系统中保护询价单。
一、来源:
采购员或采管员
二、导入规则:
3、6/1及以后发生的询价单业务,直接由相关采购员或采管员在SAP系统直接创建询价单。
(六)未清框架合同:
指到5/31日尚未执行完的长期协议。
以后在SAP系统能够通过未清框架合同转化成具体采购定单。
对一些没有具体品种、数量或太笼统的条款,不在SAP系统中表现。
对应零库存协议,需要针对每一个物料转化为寄售信息记录,也不作为框架合同导入。
(废钢处不需整理未清框架合同)
一、来源:
采购员
二、搜集和导入模板
供应商
合同类型
采购组织
采购组
有效开始日期
有效结束日期
目标值
项目类别
物料
数量
物料组
工厂
单价
税码
3、模板注意事项:
1)原材料处按照合同类型填写不同字段,锁量锁价合同需要填写物料、数量、单价;锁量不锁价合同需要填写物料、数量,单价为0;价值合同的项目类别填写W,物料组。
3)废钢处的废钢、石灰未清框架合同全数转到6月份上线新创建的框架合同中。
4、导入规则:
手工创建/批导入程序。
对部份含运费的框架合同,如采取批导入创建框架合同后,手工修改价钱条件。
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
5/31
6/1
6/1
6/2
6/3
7、6/1及以后发生的新框架合同,由相关采购员在SAP系统创建。
(七)未清采购定单:
指5/31日尚未执行完的供给商采购定单。
例如2006/5/15给A供给商下达采购定单,数量为100TON,要求6/10日前完成交货。
按照太钢生产需要,供给商在5/20日送货20TON,如此就需要在SAP系统中补创建一个80TON,6/10日前完成交货的采购定单。
对于寄售物资,从6/1开始要求供给商送货,也必需下达寄售项目类别的采购定单。
未清采购定单中单价必需全数转化为不含税单价。
(废钢处不需要整理未清采购定单)
一、来源:
采购员
二、搜集和导入模板
合并号
供应商
订单类型
公司代码
采购组织
采购组
付款条件
国际贸易条件
项目类型
物料
数量
工厂
不含税单价
计划内运费
税码
过量交货容差
装运须知
原合同号
交货日期
需求跟踪号
运费不含税
3、模板注意事项:
国际贸易条件用于开票方式CFR全包价,一票结算
EXW出厂价,两票结算
装运须知用于结算方式:
1太钢计量和太钢检验结算
2太钢计量和原带质量结算
3原带重量和太钢检验结算
4原带重量和原带质量结算
归并号、供给商、定单类型、跟踪号、公司代码、采购组织、采购组、付款条件、国际贸易条件相同的导入SAP系统后生成一个采购定单。
对存在运费的采购定单,在批导入后手工修改采购定单将运费加入价钱条件中。
4、导入规则:
标准和寄售采购定单程序批导入。
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
5/23
5/31
6/1
6/2
6/2
7、6/1及以后发生的新采购定单,由相关采购员在SAP系统按照询价单、框架合同、采购申请(已分派供给源)+信息记录创建。
八、注意事项:
1)原材料处寄售采购定单创建时必需要存在寄售信息记录。
2)若是采购定单中存在计划内运费,则创建采购定单后手工增加进去。
(八)委托加工未清采购定单
A、库内加工:
库内加工的原材料在5/31日依照太钢自有库存清点进入SAP系统。
6月份按如实际加工出来的量,及时将自有库存转为供给商外协库存,如此就可以够按照委托加工采购定单消耗原材料,收货加工好的成品了。
B、库外加工:
库外加工的原材料在5/31日已经依照供给商外协库存清点进入SAP系统。
一、来源:
采购员或库管员
二、搜集和导入模板
供应商
订单类型
项目类别
采购组织
采购组
主件物料
号
主件数量
工厂
不含税单价(加工费)
交货日期
子件物料号
子件数量
税码
L
3、模板注意事项:
主件指加工后的物料,子件指加工前的物料。
4、导入规则:
委托加工采购定单采购员手工创建。
五、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
六、各任务完成时刻计划:
布置时间
开始收集时间
开始整理时间
开始核对时间
开始导入时间
再核对时间
5/20
5/25
6/1
6/2
6/2
6/2
7、6/1及以后发生的新委托加工采购定单,由相关采购员在SAP系统按照询价单、框架合同、采购申请(已分派供给源)创建。
八、注意事项:
1)废钢处委托加工采购定单创建时必需要存在分包信息记录。
2)原材料处委托加工采购定单创建能够按照询价单或分包信息记录。
(九)未清暂估:
指截止5/31日已经办理入库但供给商未开来发票的金额。
目前财务暂估科目余额是库房办理入库单,直接或通过结算科交到财务,财务人员挂帐,供给商还未开票的数量和金额。
1、未清暂估数据来源:
计财部驻采购部门财务室
2、未清暂估进入系统方式:
通过补采购业务(采购定单、收货、暂估库存冲消)的方式形成暂估。
第一要求采购部门和财务部门能搜集应付暂估明细资料(细到每一个物料、数量、单价、供给商、金额),然后整理成要求的导入格式。
再由各采购部门关键用户或IT人员通过批处置程序导入应付暂估采购定单、对采购定单收货、用562冲消虚增库存。
采购定单单价应该是物料主数据标准本钱单价,以保证从头收货时不产生物料采购不同。
通过该方式补应付暂估金额后,还要求各采购部门采购员将补创的这部份应付暂估采购定单及对应的原合同号必需及时通知各供给商,要求各供给商从6月开的发票依照提供的采购定单别离开发票(不能不同的采购定单开在一张发票上),而且在发票上要注明采购定单号和项目号。
若是按B方式下导入应付暂估金额时需要进行如下操作:
(1)、搜集模板和搜集模板
合并号
供应商
订单类型
跟踪号
公司代码
采购组织
采购组
付款条件
国际贸易条件
项目类型
物料
数量
工厂
不含税单价
计划内运费
税码
过量交货容差
装运须知
原合同号
交货日期
需求跟踪号
(2)注意事项:
寄售物资和委托加工的供给商暂估也依照标准采购定单方式导入。
废钢处应要求委托加工供给商及时办理结算,在31前开发票到财务形成应付帐款。
(3)、导入规则:
程序批导入
(4)、职位分工:
(关键用户填写)
收集的人员
整理人员
核对人员
导入人员
导入后核对人员
(5)、各任务完成时刻计划:
布置时间
收集时间
整理
时间
核对时间
导入时间
再核对时间
5/20
5/26
6/5
6/8
6/9
6/10
(6)、后续操作:
对需要形成暂估的采购定单进行收货到特别的库存地址(602A),收货对库存再用562冲销。
其中采购定单收货模板如下
交货单号
抬头文本
运输方式
记账日期
移动类型
采购订单号
行项目号
实收数量
原带数量
计量单位
库存地点
批次
收货状态
文本描述
其中收货状态:
空为非限制,X为质检,3为冻结。
(7)、采购定单收货后562冲销模板
序号
移动类型
物料
工厂
库存地点
数量
计量单位
批次
文本描述
562
同上
同上
(8)、注意事项:
(a)实施SAP系统后,只要在SAP系统进行收货,系统就会自动将收货金额记入到财务暂估科目。
会计分录为:
借:
库存,贷:
应付暂估,借/贷:
材料本钱不同。
(b)要求各采购部门库房在5/25前(原燃料5/31前)对除供给商寄售和功能性物资外的其他所有收货但未开发票的物资办理暂估入库,将入库单统一转交财务,由计财部负责形成暂估应付帐款。
(c)供给商寄售物资,按照利用数量的多少办理收货和暂估入库,并按标准项目类型方式的采购定单形成SAP系统这部份暂估。
(d)功能性物资,按照利用效果,对能够结算的那部份办理收货和暂估入库,并按标准项目类型方式的采购定单形成SAP系统这部份暂估。
(E)委托加工物资的供给商暂估,依照标准项目类型方式的采购定单形成SAP系统这部份暂估。
(F)提供服务的供给商暂估,由财务直接记入GR暂估科目。
4.2.6追单/上线数据录入方案:
1、追单数据范围:
采购定单收货、直供转库、配送出库、领料出库、(甲供材)销售出库、废钢回收、废旧材料回收。
2、追单日期跨度:
6/1-6/20(其中材料类的采购定单收货为5/26-6/20)
3、开始追单时刻:
6/15-6/20
4、追单策略:
需要计量的物资追单策略:
L3系统从6/1日开始正式运行收货和发货计量,6/15日SAP系统开账后L3依照时刻顺序将6/1-6/14逐笔数据上传(为避免L3与ERP之间的接口上传错误,该部份业务仍需依照提供的模板进行整理,若是通过L3上传成功后,需要逐笔在整理好的模板上查对确认。
对不能通过L3上传的部份,再通过批导入程序直接在SAP系统记账)。
6/15日开始对需要计量的在计质量系统收货和发货计量,然后上传到SAP系统产生收货记账和发货记账。
不需要计量的物资追单策略:
依照时刻顺序保留6/1-6/14单据,天天整理到批导入模板中,6/15SAP系统开账后直接通过批导入程序上传到SAP系统产生记账凭证。
6/15开始发生的收货业务直接在SAP系统收货,6/15开始发生的出库业务,在收货完后直接在SAP系统发货。
5、采购定单收货:
(6/15追单完毕)
A、需要计量物资的收货模板:
按照磅单依照模板整理,L3系统从6/1开始运行收货,6/15日SAP系统开账后L3依照时刻顺序将6/1-6/14逐笔数据上传(为避免L3与ERP之间的接口上传错误,该部份业务仍需依照提供的模板进行整理,若是通过L3上传成功后,需要逐笔在整理好的模板上查对确认。
对不能通过L3上传的部份,再通过批导入程序直接在SAP系统记账)。
1)数据来源:
自动化公司计量磅单、化验单
2)整理模板:
交货单号(磅单号)
抬头文本
运输方式
记账日期
移动类型
采购订单号
行项目号
实收数量
原带数量
计量单位
库存地点
批次
收货状态
文本描述
注意:
实收记账数量为干基重量,不能扣库耗。
4)责任分工:
收集人员
整理人员
L3上传后与模板数据核对人员
5)频次:
从6/2开始天天搜集前一天的数据;6/13日依照模板整理6/1-6/12,6/14日整理6/13-6/14;6/15日SAP系统开账后L3系统逐笔上传6/1-6/14收货数据,上传后再与整理模板进行查对。
从6/15开始新发生的收货若是需要计量,则先在L3创建计量委托,计量和确认后上传SAP系统收货。
6)注意事项:
计量物资:
在磅单上记录SAP系统下达的采购定单和行项目,6/1开始的磅单上需要补填上采购定单号和行项目;对需要扣水的物资如煤,需要搜集化验委托单,按照合同扣水标准,计算出干基重量。
B、非计量物资收货:
对于不能在5/31日前办理入库的和6/1-6/15日之间办理入库的,要求与5/25日以前入库的单据分开,单独按时刻顺序寄存。
1)数据来源:
库管员或利用单位签收单
2)搜集和整理模板
交货单号
抬头文本
运输方式
记账日期
移动类型
采购订单号
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