中缅油气管道档案管理办法.docx
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中缅油气管道档案管理办法
中缅管道档案管理办法
第一章总则
第一条为规范中国石油管道建设项目经理部(以下简称“项目经理部”)档案工作,加强档案工作业务建设,不断提高科学管理水平,有效地为项目经理部积累、保护和利用档案,规范档案管理的职责以及收集、整理、归档及要求,制定本办法。
第二条本办法适用于项目经理部各处室、项目(分)部。
第三条本办法所称档案是指项目经理部在工程建设、企业管理、科研等活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等各种不同形式和载体的历史记录。
它们是项目经理部的无形资产,是项目经理部科学技术资源储备的一种形式,是提升企业价值、宣传企业形象的必要条件和不可再生的资源。
第四条项目经理部档案工作是一项专业性的技术管理工作,是项目经理部企业管理的组成部分;是提高工作效率和工作质量,维护项目经理部经济利益及合法权益的一项重要工作;准确、全面、系统、完整、规范地收集、整理、管理和利用档案,记录管道建设历史,保护好国家的宝贵财富,是项目经理部的一项重要工作任务。
第二章档案工作机构、人员和职责划分
第五条项目经理部档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
按照统一的档案业务标准,实现档案管理信息化、数字化、有序化。
第六条项目经理部档案工作由综合办公室归口管理,其主要工作职责:
(一)贯彻执行档案工作有关法律、法规和国家有关方针政策,建立健全项目经理部档案工作管理规章制度;
(二)负责检查、指导、监督各处室、项目(分)部文件的收集、整理、编制和归档工作,集中统一管理档案实体,提供信息开发、利用以及安全保管,负责档案的统计和上报工作;
(三)负责对档案业务管理网络中的专(兼)职档案管理人员进行业务培训和工作指导;
(四)负责建设项目工程竣工档案的验收;
(五)负责对各处室、项目(分)部归档文件的审核、检查;
(六)负责项目经理部档案信息化、数字化建设,组织档案管理新技术、新方法的推广和应用。
第七条项目经理部各处室、项目(分)部档案管理主要工作职责:
(一)将档案工作纳入议事日程,明确分管领导,落实档案管理人员。
为档案保管提供安全的场地和必要的装具,确保其安全及完整;
(二)负责本部门所产生档案的收集、整理、利用及归档工作;
(三)负责组织对服务商档案管理工作进行指导、监督及检查,对其所产生的档案进行审核、验收并负责向档案部门移交。
第八条项目经理部档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,严守国家机密,具备档案业务知识、管理知识、相关专业知识和计算机操作技能,经过档案业务培训,取得档案专业培训合格证书,持证上岗。
第三章文件的收集、整理与归档
第九条根据集团公司档案工作规定,结合项目经理部工作职责和工作范围,项目经理部档案划分为公文、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、声像档案、实物档案,具体分类方法详见附件1“档案分类细则”。
第十条归档文件应当是原件,保证其完整、准确、系统反映项目经理部各项活动的真实内容和历史过程,保持文件之间的有机联系,符合文件形成规律。
反映同一内容不同载体和形式的文件一并归档。
文件整理方法详见附件2“归档文件整理细则”。
第十一条项目经理部各处室、项目(分)部应高度重视对电子文件、电子档案的研究与管理,电子文件归档范围与保管期限参照纸质文件确定。
在归档纸质文件的同时,应将相应的电子文件一并归档保存。
“电子文件归档与管理细则”见附件3。
第十二条各部门在职能工作活动中形成的具有查考利用价值、办理完毕的各种载体形式的文件,都必须按规定进行整理、立卷、归档。
对应归档的文件,必须按规定向综合办公室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十三条项目经理部出资外委的合作项目,必须在合同或协议中明确属于项目经理部所有文件(含声像、电子文件)的归档范围、份数等条款,由项目经理部指定专人负责验收或负责文件的收集、整理、归档工作。
第十四条项目经理部各部门应对归档的不同载体的文件进行分类、整理、立卷、归档。
具体操作方法见《建设项目竣工档案管理办法》及本办法的附件。
第十五条归档文件应根据文件的具体内容确定保管期限。
文件材料的保管期限分为永久和定期两种。
保管期限的划分标准详见附件2“归档文件整理细则”。
第十六条归档时间:
(一)公文类文件在处理完毕后及时归档,最迟于次年三月底归档;
(二)基本建设项目文件在项目竣工完工后三个月提交竣工档案、电子文件及相应的数字化信息,并编制竣工档案目录及电子文件目录。
其中项目前期文件、工程管理文件、合同文件、招投标文件及时归档。
时间较长工程可分阶段、分期归档;
(三)外购设备仪器在开箱验收或接收后归档;
(四)科学技术研究档案在科研项目鉴定后三个月归档,分阶段进行的可分阶段归档;
(五)本部门负责人和员工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档;
(六)会计文件材料在本会计年度终了整理后,由财务处保管一年后,于保管年度次年6月30日前向综合办公室归档,会计档案管理细则详见附件4;
(七)声像档案在洗印、录制完毕后归档。
整理规则详见附件5“声像档案整理细则”;
(八)会议资料随时归档;
(九)出国人员带回的有价值的文件资料、报告、总结等,在回国后一个月内整理归档;
(十)实物档案及时归档。
第十七条归档要求:
(一)归档文件必须齐全、完整、准确;
(二)归档文件应为原件,一般不准以复印件代替(有特别情况或规定的要注明情况);
(三)归档纸质文件根据要求提交归档份数,光盘一式两份;
(四)归档文件应符合规范,字迹工整、色素耐久,禁止使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。
需使用黑色中性笔、蓝黑墨水、炭素墨水书写;
(五)数码照片、声像档案与其文字说明一起归档;
(六)外文资料应由立卷部门负责将标题翻译成中文后,与原文一起归档;
(七)文件档案由各部门负责系统整理立卷,组成保管单位。
组成的案卷符合案卷质量标准,综合办公室按档案的相关标准、规范进行验收,不符合要求的退回重新整理。
第十八条归档程序:
各部门要按时向综合办公室移交档案,移交档案时必须填写“档案交接表”(见附表1)一式两份,并附归档文件目录(见附表2)。
交接双方根据目录清点核对后签字、盖章,移交单位和综合办公室各执一份保存。
第十九条各部门必须遵守国家法律、法规和本部门的保密规定,按照文件的密级在案卷封面上做出标识。
密级分为绝密、机密、秘密、油商秘★★★、油商秘★★、油商秘★六个级别,其划分范围详见项目经理部《保密管理办法》。
第四章档案管理
第二十条档案管理工作是项目经理部档案部门的一项经常性业务工作,要建立健全档案的接收、征集、保管、统计、鉴定、销毁、安全、保密、利用等管理制度,并将其工作职责纳入领导岗位责任制,实施科学化、信息化、数字化、规范化管理。
第二十一条将档案数字化管理列入项目经理部信息化建设规划中,积极应用高科技手段及先进技术管理档案,建立符合需要的检索工具,开展档案的信息化管理,实现资源共享。
逐步实现档案管理信息化、数字化、网络化,提升项目经理部档案管理水平。
第二十二条项目经理部各部门任一员工调离岗位时,必须清退应归档的文件材料和借阅的档案,综合办公室签署意见后,人事处方可办理有关手续。
第二十三条档案的整理要遵循档案的形成规律,案卷质量符合国家有关标准。
第二十四条综合办公室要对各立档部门移交的档案进行清点,按不同类别、不同载体分开保管。
档案保管必须严格认真,进出库手续齐全、完备、无差错,符合制度要求。
库房档案排放整齐、科学,便于管理和查找。
第二十五条档案管理实行“三分开”,即办公室、阅览室、库房三分开。
库房保管条件要符合“八防”要求,即防光、防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防有害气体、防污染。
库房温度应控制在14-24℃,相对湿度应控制在45-60%。
第二十六条积极采用现代化设施设备,改善档案的保管条件和监控防护手段。
对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
第二十七条根据项目经理部各类档案保管期限的规定,对超过保管期限的档案及时进行鉴定,以确定档案的存毁,降低成本。
档案鉴定工作应坚持综合办公室、业务部门、主管领导三结合的原则。
档案经过鉴定后,需要销毁的档案要编制销毁清册,写出销毁报告,报请主管领导审批。
销毁档案要执行严格的监销制度,严禁擅自销毁档案。
第二十八条销毁档案时应严格执行保密规定,须在指定地点两人以上监销,并在销毁清册上签署姓名及日期,销毁清册永久保存。
第二十九条要建立健全档案统计制度。
统计数据要以原始记录为依据,做到准确、及时,并对统计数据进行分析研究。
综合办公室负责档案数据的统计及上报工作。
第三十条各部门应按照档案借阅和保密制度的要求,注意保护项目经理部的知识产权和商业秘密,保障合法权益不受侵害。
档案利用者须对所借档案负安全、保密之责。
档案归回时,档案管理人员要逐张检查、清点,对损坏、丢失档案的情况,要依法予以追究。
第三十一条没有按照归档范围和归档时间要求将档案及时向综合办公室移交的部门,由综合办公室签发“归档文件材料催交通知单”(附表3),在催交通知单规定的时间内移交档案。
在催交通知单规定的时间内无正当理由仍不归档的,将记入部门绩效考核成绩,并予以通报。
第三十二条经批准借阅的档案资料不按规定时间归还,由综合办公室签发“档案资料催还通知单”(附表4),在催还通知单的规定时间内归还档案。
在催还通知单规定的时间内无正当理由仍不归档的,将记入部门绩效考核成绩,并予以通报。
第三十三条档案利用工作按附件6“档案利用管理细则”执行。
第五章档案信息开发利用
第三十四条档案信息提供利用应当本着既要严格保密,又要方便利用的原则。
凡政府或上级机关有关部门依法执行公务需要查阅项目经理部档案,综合办公室应及时提供完整、准确的档案。
凡社会有关方面需要利用项目经理部档案,必须经有关业务处室审查,由处室负责人批准。
严禁私自复制及对外提供档案资料。
第三十五条项目经理部应按照国家有关标准建立档案信息平台,编制档案检索工具,采用现代化管理手段为利用者提供咨询服务,及时、准确、完整地提供档案信息。
更应当注重档案信息的深层次加工,为领导决策和其他各项工作需要提供有价值的档案信息服务,促进档案信息向现实生产力转化。
第六章奖励与处罚
第三十六条有下列事迹之一的单位和个人,项目经理部应给予表彰和奖励:
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
(三)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家或企业的;
(四)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
第三十七条根据《中华人民共和国档案法》第二十四条及集团公司有关规定,对于有下列行为之一的给予行政处分;造成损失的责令赔偿;构成犯罪的依法追究刑事责任。
(一)损毁、丢失、或者擅自销毁档案者;
(二)擅自提供、抄录、公布、出卖或者转让档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)盗卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人者;
(五)携运禁止出境的档案及其复制件出境者;
(六)工作人员转借档案造成不良后果者;
(七)不经批准擅自利用本部门档案为外单位服务造成项目经理部损失者;
(八)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施造成档案损失的;
(九)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;
(十)其他导致应归档文件材料和档案损毁的行为。
第三十八条在利用档案的过程中,不爱护档案,造成损失的,根据档案价值,确定赔偿数额,进行赔偿。
第七章附则
第三十九条本办法由综合办公室负责解释。
第四十条本办法自印发之日起执行。
第四十一条本办法涉及的相关附件:
(一)附件1:
档案分类细则
(二)附件2:
归档文件整理细则
(三)附件3:
电子文件归档与管理细则
(四)附件4:
会计档案整理细则
(五)附件5:
声像档案整理细则
(六)附件6:
档案利用管理细则
第四十二条本办法涉及的相关附表:
(一)附表1:
档案交接表
(二)附表2:
归档文件目录
(三)附表3:
档案资料催交通知单
(四)附表4:
档案资料催还通知单
附件1:
档案分类细则
1分类原则
以项目经理部全部档案实体为对象,依据管理职能,结合档案内容及其形成规律,保持档案之间的有机联系,划分不同的从属关系和并列次序,采取从总到分,从一般到具体,组成一个有序的档案分类体系,便于科学管理与开发利用。
2类目设置
2.1项目经理部档案共分为:
公文类、科技技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类。
2.2档案分类中每一类所限定的基本范围和应包括的具体内容,采用不同的方法确定。
(“管道建设项目经理部档案分类表”附后)
a)公文按大流水管理,不再细划分;
b)科学技术研究类下不设置二级类目;
c)基本建设类的二级类目按建设项目分类;
d)设备仪器类下不设置二级类目;
e)会计档案类的二级类目按会计档案要求分类;
f)声像档案类的二级类目按载体分类;
g)实物档案类下不设置二级类目。
2.3分类类目标识符号与识别方法
本细则采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号方法。
一级类目按英文大写字母顺序排列标识,二级类目采用双位阿拉伯数字01,02…顺序排列标识。
各级类目标识符号对照表详见下表:
档案分类表
序号
业务类别
二级分类
代号
管理方式
1
公文类
W
件
2
科学技术研究类
F
卷
3
建设项目类
建设项目名称
G01
卷
建设项目名称
G02
卷
……
……
卷
4
设备仪器类
H
卷
5
会计档案类
凭证
I01
卷
账簿
I02
件
报表
I03
件
其他
I04
件
6
声像档案类
光盘
S01
件
录像带
S02
件
录音带
S03
件
电影胶片
S04
件
其他
S05
件
7
实物档案类
K
件
2.4上述归档分类表中的文件不局限于载体形式,提交档案时即包括文字材料,同时包括与文字材料一一对应的电子文件,以及声像(数码照片、录音、录像)资料等,应注意电子档案与纸制档案标识符号相一致。
管道建设项目经理部档案分类表
一级类目
二级类目
基本范围
备注
代号
名称
代号
名称
W
公文
党务工作、组织工作、共青团工作:
党委综合性工作,党委会议文件、记录,党代会或其他有关会议形成的文件材料,有关事务性工作形成的文件材料,组织建设,党员和党员干部管理,党费管理,党内职务任免文件,共青团工作,综合性文件材料等。
宣传、工会工作:
理论、时事、政策教育、电视、新闻、报纸宣传,各种工作活动宣传,企业文化建设,对外形象设计及宣传文件材料,职代会等会议、组织建设、民主管理,劳动竞赛,劳保福利,女工工作,文体活动,工会经费管理,综合性文件材料等。
纪检监察工作:
政纪监察,违纪案件审理、查处,效能监察,综合性文件材料等。
政务、外事工作:
会议、调研工作、信访工作、机要及保密工作等形成的文件材料,档案管理工作,社会公共事业管理工作,印信管理,计划生育工作,外事活动联络事务,对外合作管理工作,出国人员请示及审批文件材料,外事活动总结及报告,接待服务管理,综合性文件材料等。
法律事务、合同、协议:
法律工作、公证工作、专利商标代理、工商登记工作、授权委托管理,经济活动授权的法律事务、聘用律师,合同、协议、意向书,综合性文件材料等。
人事劳资、教育培训:
人事制度改革、机构编制、劳动组织、定员定额、职工管理工作,职工招聘、录用、调配工作,干部选拔、业绩考核、奖惩、职称评定,人才交流、劳务出口工作,劳动定额、工资管理、社会保险统筹,职工劳动保护、劳动争议、仲裁调解等文件材料,职工学历教育、职业教育、技术培训等文件材料、报表,综合性文件材料等。
规划计划:
经营决策,经营活动管理,企业现代化管理,标准化管理,管理规程(行政管理办法等)、规章制度,各项计划,专项计划,计划立项、可行性研究、项目评估、评价,进出口配额的申报、分配,投资结算,概算、预算,统计数据汇编,体系管理,综合性文件材料等。
财务管理:
资金、成本、价格管理,会计管理,结算办法,公积金,保险,债务管理,贷款的谈判、签约,利润的分配方案,财务信息系统管理,税务管理,综合性文件材料等。
资产管理:
资产核算调拨、评估、产权管理(土地、房屋、商标)、拍卖管理、国有资产转让、清产核资、资产台帐,综合性文件材料等。
W
公文
物资管理:
物资流通原始凭证、物资目录、台帐、物资统计、仓库管理、采购供应、废旧物资处理利用,综合性文件材料等。
审计工作:
专项与常规审计管理,综合性文件材料等。
招投标管理:
招标管理、招标过程文件、标书、投标书等。
工程文件:
工程管理、质量安全环保、科技管理,其他类文件,综合性文件材料等。
F
科学技术
研究类
科学技术研究及成果推广,管道施工管理,管道制管与防腐,储气库工程,计算机及信息应用,质量、健康、安全、环保,其他类文件,综合性文件材料等。
G
基本建设类
01
兰州-郑州-长沙成品油管道工程
02
西气东输二线输气管道工程
03
涩宁兰输气管道复线工程
注:
根据新开工程项目填加二级类目
H
设备仪
器类
运输设备,动力电气设备,通信设备,计算机及网络设备,文教办公设备,环保安全设备,公安消防设备,其他类文件。
I
会
计
档
案
类
01
会计凭证
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、会计凭证、工资表、发放表、其他会议凭证等。
02
财务帐簿
总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。
03
财务报告
(年、季、月)度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告等。
04
其他
(移交、保管、销毁)清册、银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应保存的会计核算专业资料等。
S
声
像
档
案
类
01
光盘
02
录像带
03
录音带
04
电影胶片
05
其他
W
实物
档案
有存档价值的实物物品。
附件2:
归档文件整理细则
1整理原则
文件整理必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,充分利用原基础,便于保管和利用。
2质量要求
2.1归档文件应齐全完整。
做到审查手续完备,制作材料优良,字迹工整,图样清晰,装订结实美观,禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔书写。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制,复制件附于原件后一并归档。
2.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等应符合档案保护要求。
3整理规则
3.1分类
a)归档文件依据项目经理部“档案分类细则”进行分类。
项目经理部的各类档案是一个全宗。
在一个全宗内应按统一的方案分类,并保持分类体系的稳定。
b)整理分类是将每一份文件材料进一步条理化,进行基本的分类,有序的划分类别。
1)区分年度:
将文件按其形成年度分开;
2)区分保管期限:
载体档案的保管期限分为永久、定期,保管期限的划分依据“文件材料归档范围及保管期限表”(附后)。
3)区分大类:
将文件按公文类、科技类、建设项目类、设备仪器类、会计类、声像类、实物类整理。
将同一属类、同一问题的文件放在一起。
3.2装订
a)归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
跨年度的批复,归入批复年度。
b)归档文件要拆除金属物。
较厚的文件采用燕尾夹子固定,一律以左边和上端齐平;夹子与文件接触的部位,用纸张垫付并将夹子包裹。
页数少的文件可采用包塑回型针固定。
固定后的文件必须做到牢固、美观、不错页、不倒页、不压字,便于利用和保存。
3.3排列
同一大类、同一年度的归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按文件形成时间将同一问题排列在一起。
同一属类内文件按永久、长期、短期分别排列。
会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件按不同保管期限分别集中排列在一起。
文件按排列顺序按大流水编制档案标识号。
3.4编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写档案标识号,档案标识号以条形码的形式描述,条形码粘贴在文件首页右上角的空白位置。
a)公文类、科学技术研究类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类文件的标识号由全宗号、统一类目代号(二级类目代号)、年代号、流水号组成(见下图):
1—X(XX)XXXXXX
流水号
年代号
统一类目代号(二级类目代号)
全宗号
1)全宗号:
项目经理部代码,用阿拉伯数字“1”表示;
2)统一类目代号(二级类目代号):
用英文大写字母表示,会计类有二级类目即填写二级类目代号,其他无二级类目的,不留空位;
3)年代号:
文件形成的年度,用四位阿拉伯数字标注公元纪年;
4)流水号:
文件排列的顺序号。
b)建设项目类档案的标识号由全宗号、统一类目代号、二级类目代号、工程项目阶段代码、案卷号流水号组成(见下图):
1—GXXXXXXXX
案卷号
工程项目阶段代码
二级类目代号
统一类目代号
全宗号
1)全宗号:
项目经理部代码,用阿拉伯数字“1”表示;
2)统一类目代号:
G;
3)二级类目代号:
用以区分工程项目,用两位阿拉伯数字表示;
4)工程项目代码:
具体划分详见《建设项目竣工档案管理办法》;
5)案卷号:
案卷排列的顺序号。
3.5编目
归档文件应逐件编目。
来文与复文或文电合一作为一件时,要对复文与来文或文电同时进行编目。
归档文件的编目,按照“档案管理信息系统”的格式要求进行录入,同时将电子文件引入在附加文件域中,正文的附件录入在附件题名域。
3.5.1归档文件目录设置序号、档号、文件题名、文件编号、责任者、文件形成时间、页数、密级、保管期限、系统平台等必著项。
a)序号:
案卷内文件依次排列的顺序号,即件号;
b)档号:
是档案检索语言的主要表现形式,也称为档案标识号,它包括档案类目编码、年度、流水号。
c)文件题名:
文件标题,一般应照实抄录。
没有标题或标题不规范的,应自拟标题,用“[]”号表示;
d)文件编号:
文件的发文字号;
e)责任者:
制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;
f)文件形成时间:
文件的成文日期,以8位阿拉伯数字标注,并用“.”间隔,如2010.10.10;
g)页数:
每一份归档文件的页数,文件中有图文的页面为一页。
文件页号应统一在有文字、图、表每页正面右下角、背面左下角统一用打号机打印页号。
已有页号的可不另写页号。
大张图纸和图表折叠后,编一个页号。
正文与定稿、附件的页号要连续标注;
h)密级:
按归档文件材料标明的保密等级填写;
i)系统平台:
支持电子文件的软件名称。
3.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
3.5.3归档文件目录按照“档案管理信息系统”的格式要求输出,装订成册并编制封面。
封面设置全宗名称、年度等项目。
3.6装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒,件数要适度,
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