新手公文写作的一般套路一点就透行政公文实用模板.docx
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新手公文写作的一般套路一点就透行政公文实用模板
第一步,准备。
这是首要的基础工作。
公文写作的准备工作主要有3项:
一是理解意图。
可以从以下几个方面理解:
1.写什么?
事务类还是研究类;2.写给谁看(读)?
上行文还是下行文;3.什么场合用?
印发、汇报、授课还是讲话;4.什么时候要?
急还是缓;5.什么要求?
领导交代得清楚还是模糊。
不要小看这个理解意图,很多新手写材料,辛苦了好几天,结果方向搞偏了,不仅没有功劳,连苦劳也丢了。
作为新手,如果以上五个“W”没搞明白,切不可盲目动手,否则领导不高兴,自己还委屈。
如何搞明白?
最稳妥的方式就是在受领任务时,一次性直接把所有情况都搞清楚。
但对于新手而言,这个很难实现。
如果准备下笔时,才发现有些问题还没搞明白,怎么办?
有3种方式。
一是问领导。
这个有一定的风险,因为领导都很忙,有的个性还很强,交代的工作不喜欢重复说明,容易鼻子碰灰。
第二个就是问老手。
这个得看氛围,因为大家都很忙,有的时候也不愿意帮忙。
第三个就是自己琢磨。
这种方式的风险就是作为新手,容易琢磨偏。
对比三者,鉴于完成好工作是第一原则,个人建议采取方法一,问领导。
即使会丢分(有的领导兴许会加分,但要严格控制次数和频率,问多了,谁都不耐烦),也一定要把意图搞清楚。
准备的第二项工作:
搜集材料。
巧妇难为无米之炊,切忌无材料直接下笔,这与“985”、“211”无关,与博士硕士也无关。
搜集材料应当把握好3条原则,一是全。
除了公文所需的基本素材,要尽可能多地搜集相关资料,“前人同款”和“他家之言”是减少弯路的最好参考资料(这个要平时注重收集,也可临时利用计算机和网络搜索)。
资料中有一项很容易遗漏却很重要,就是与此项工作相关的政策法规和上级指示要求,这是公文写作最权威和最直接的依据。
很多新人缺少此类资料,导致行文时逻辑不强、层次不清、概念不准。
写材料一定要养成收集此类资料的习惯,把这些放在案头,比网络搜索出来的文章绝对管用。
二是准。
这个不难理解,但要做到也有难度。
总的一条,所有的概念、表述和数据要有出处。
概念要以政策法规为准,表述要参照官媒的提法,数据要多渠道核对,通常以业务部门提供的数据为准,个别重要数据还需向下或向上核实。
如果所需数据要的很急,但业务部门又不能及时提供,可依据往年数据和实际情况进行概算。
这是非常措施,但也要遵循“要有出处”的原则,凭空捏造的数据宁可不要。
三是精。
主要把握两点:
典型,筛选最核心的人、事和数据;时效,最新的理论、政策、指示和事件。
素材多,就要优中选优,并对关键的素材进行标注,防止遗漏。
素材少,就要多方补充,尽可能搜集有说服力、有亮点的素材,防止写作过程中无米下锅或者清汤寡水。
准备的第三项工作:
拟写提纲。
有人认为,这已经进入写作阶段了,但我还是把它归为准备工作。
因为拟写提纲实际是对文章怎么写的总体构想,有的时候要琢磨很久才落笔,也就是俗称的“打腹稿”。
正常的顺序是先理解消化掌握的材料,再根据写作意图拟写提纲。
对于新手,我推荐先写提纲,再找素材。
因为新手受领的公文任务,素材一般比较充分,难就难在如何让公文条理清晰、结构完整。
见过很多新手写的材料,往往局部可以,但提纲之间逻辑混乱、语义重复、整体失衡。
提纲如何拟?
前面搜集的“前人同款”和“他家之言”,此时就很重要了。
都说“天下文章一大抄,看你会抄不会抄”。
“会抄”的秘诀在于抄提纲,而非语句。
抄提纲其实就是在抄思想,抄别人如何思考问题、如何阐述问题。
不管是前人的还是他人的,提纲都是经过深入思考和反复修改的。
虽然很多难逃“八股”做派,但作为新手,模仿仍是入门的有效方法。
当有一天,你为一篇公文拍案叫绝或看出其牵强硬伤的部分时,你就不用模仿了。
另外,一定要克服照搬照抄,要认真理解其内在联系,如,提纲是并列式的还是递进式的,同级标题是不是同一个逻辑范畴内的,可不可以重新划分,标题前后顺序是否可以调换,等等,否则机械模仿再多也入不了门。
第二步,写作。
毫无疑问,这是最核心的步骤。
通常要把握“四点循环”原则,即:
逻辑准确精练文采。
首要的是讲究逻辑。
新手写材料,要特别注意训练逻辑思维。
提纲拟好后,就围绕提纲一层一层往下写。
新手写作时很容易文不对题,明明标题是如何加强创新工作组织领导,内容却写成了如何改进方法提高效率。
两者之间有联系,但写作时一定要关注区别。
写组织领导,重点是领导如何重视、如何筹划等;写组织实施,重点是创新了什么,取得了什么成效。
另外,同一个段落中的每句话应当也是有逻辑关系,切不可胡乱堆砌。
逻辑清晰了就要确保准确。
不管素材准备的如何,一旦确定用,就一定要用准确。
说话可以似是而非,因为有语境,一般不影响交流,但写材料形成文字,搞错了就授人以柄。
除了前文提到的数据,概念同样要准确。
有的时候为了弄清楚公文中的一个概念,甚至需要突击通读一整本完全陌生的专业书,目的就一个:
“不要写外行话”。
有的时候数据实在拿不准,宁可概略模糊,也不硬凑瞎编,这个时候“定性”反比“定量”准。
语义准确了就要力求精练。
公文写作通常要经过“口语”—“书面语”—“普通话”3个段位。
新手写公文,口语的痕迹很重,经常出现主谓宾丢失、定状补乱放现象。
这个时候,小学语文的功底就很重要了,有空可以简单复习一下动宾、主谓、介词等常用结构。
但只要我们在写完后,多读几遍,多半能自己发现并修改问题。
解决了基本表达的问题后,要有意识加强“书面语”的训练,看看有无“同类项”可以合并的,有无次要的可以删除的,主要是避免啰嗦,杜绝“流水账”,力求语句简洁。
待书面语运用自如,就要在简洁的基础上力求“明了”,写让人一看就懂的文章,提高写“普通话”的水平。
语言精练了就要兼顾文采了。
写作初期,不建议在文采上下太多功夫。
可以从4个方面对文章进行简单修饰:
一是篇幅尽量相当。
如果段落篇幅相差较大,但有的段落篇幅实在不好压缩,可以将部分素材转换论点,调整到其他段落。
二是标题尽量工整。
建议新手从“标题党”模式入手。
不要小瞧“标题党”,一个合格的“标题党”需要哲学+文学支撑的。
但千万不要生造硬凑,否则适得其反。
三是用词尽量灵活。
除了排比句式,尽量不要重复用词。
如果词汇量不足,也不需刻意搜集准备,公文看多了、写多了,词汇量也就丰富了。
需要提醒的是,公文尽量少用生僻字词,既方便领导读,也方便群众看。
四是语句尽量新颖。
这个有点难度,考验的是写作者的综合素养,至于写出个人风格更是需要长期积累。
但特别需要强调的是,无论怎样修饰、提升文采,绝对不能因辞害意。
不论是自己还是请别人对文章进行修改润色,都一定要以前三条为必要基础,做到逻辑清晰、语义准确、语言精练。
公文写作需要高度思想集中,有的时间耗了半天,烟抽了一包,文章却仅开了个头。
写作的过程是一个人的“独语”,一定要避免中断,做到“四个不停笔”,即:
遇到难点不停笔解决——跳过去继续往下写;
发现疑问不停笔核对——打“?
”或标红继续往下写;
缺少材料不停笔搜集——空几行继续往下写(成文后再找,或同步让其他人找);
来人来访不停笔待客——“打个招呼”继续往下写。
第三步,校对。
这是公文写作的托底,主要是排除低级错误。
校对的专业性系统性都很强,这里主要介绍公文写作者校对时需要关注的几个点,简要归纳为“五看五查”。
“五看”主要是快速检查,自己逐个核对即可。
看标题。
从文件名到各级标题,都要过一遍。
因为标题是阅读的重点,出了错很容易被人发现。
看人名。
人名弄错带来的尴尬可想而知。
不要过于自信,越是重要的人,越要多方印证。
有个单位迎接一个很重要的检查,会前10分钟才发现检查组带队领导的名字写错了,错的名字还是上级传真发过来的。
看序号。
修改文稿特别是调整段落时,容易出现序号错乱的问题,所以一定要逐序号看一遍。
看字体。
“拷贝”参考文章时,容易出现字体错误,特别是楷体和仿宋,不仔细看容易出错。
看页码。
主要是装订时,要数下页码,防止错页或夹带白纸。
即使有专门的文印部门,印刷装订后,自己也要去校对一下,特别是呈送给主要对象的材料。
“五查”主要是查看固定格式是否正确、行文是否规范,通常需要借助工具和资料进行查找或比对。
查“两头”,看文首文尾的标题、主送、署名等是否正确;查间距,检查段落间距是否规范;查空格(行),常用的word等软件很容易出现多余的空格(行);查错别字,对自己拿不准的用词或标点符号一定要校对;查语法,前文提到的主谓宾、定状补,校对时存有疑惑或晦涩拗口的一定要留意斟酌。
校对工作重在心细,甚至要有一点强迫症。
自己校对自己写的公文效果往往一般,可以借助软件自带的“查找”、“替换”等功能帮助校对,条件允许可以请同事帮忙。
最后一步,送审。
这是公文的收官。
通常要逐级送审,紧急情况可边送边改。
新手送审文稿要做到“三不”,即:
不要拖拉延误。
很多新手文稿喜欢拖拉,容易给人不自信、作风散、执行力差等不好的印象。
机关人员要有“快准严细实”的作风,首要的就是“快”。
有的同志故意拖延,等到急用时“硬塞”给领导。
对于新手而言,这种做法有害无益。
不怕推倒重来。
要有不破不立的勇气,不要被否定了一次,就不敢写。
有的内容虽然花费了很大的功夫,但审阅未通过时,该调整的调整,该删除的删除,该重写的重写,不要舍不得。
不烦反复修改。
稿子都是在反复推敲、反复打磨中雕刻出来的,非此难成上品。
领导审阅既是把关,也是帮带,如果提出修改意见,要虚心听取,认真琢磨。
特别是有的时候修改意见并不具体,不知道如何修改时,自己要跳出语句本身,从文稿的根本目的即逻辑起点去重新审视,进而找到灵感和突破口。
公文写作需要文科功底,更要理科思维。
文学不可复制,所以是艺术。
公文的核心是清晰而准确地表述,有据可查、有章可循,所以公文写作是科学,是科学就可复制、可学习、可提高。
常见公文写作规范
一、公文的定义及种类
1.公文定义。
公文是公务文书的简称。
公文是具有特定效力和规范体式的文书,是传达方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
2.公文种类。
为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解,以便利于正确有效地形成和办理公文,客观上需要人们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓,这种称谓叫文种。
党政机关法定的公文有15个文种:
决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
3.常见文种。
通知、意见(如:
县教育局下发的文件);报告、请示、计划、总结、简报、方案等(学校向教育局报送的材料)。
4.公文特点。
公文的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的,一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的新的国家规范《党政机关公文格式》执行。
无论从事专业工作,还是从事行政事务,都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务,以协调各种关系,使工作正确高效地进行。
二、公文格式(适用于学校报送的计划、总结、简报、方案、请示、报告等)
公文格式,即公文规格样式,是指公文中各个组成部分的构成方式,它和文种是公文外在形式的两个重要方面,直接关系到公文效用的发挥。
包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
(一)公文用纸及版面要求
1.公文用纸。
指的公文用纸的幅面尺寸,一般采用A4型纸,即297mm×210mm。
2.页面。
上3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。
文字资料一律纵向横排,每页22行,每行28个字,段落设置为固定值28磅。
3.页码。
插入页码时设置为:
位置:
页面底端;对齐方式:
外侧;格式:
数字左右各有一条一字线;选择4号宋体。
这样设置的页码单页码居右,双页码居左,适合双面打印和左侧装订。
4.文字颜色。
如无特殊说明,公文中的颜色均为黑色。
5.印刷和装订。
双面印刷,左侧装订,一般为平订,两钉外订眼距版面上下边缘各70CM处,与书脊间的距离为3mm-5mm。
6.公文中的横排表格。
表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,双面打印时,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边,方便翻阅。
(二)公文格式各要素编排规则
1.标题。
字体为方正小标宋简体,字号为二号,顶格居中排列。
标题有三要素:
发文机关、事由和文种。
标题较长时多行居中排布,成梯形或菱形,不能排成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形,回行时要词意完整,长短适宜。
2.主送机关。
字体为仿宋GB2312,字号为三号。
编排于标题下空一行位置,居左顶格。
主送机关较多回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
3.正文。
公文首页必须显示正文。
字体为仿宋GB2312,字号为3号。
编排于主送机关名称下一行(不脱行),每个自然段左空2字,回行顶格。
正文中的结构层次依次用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;如三层结构可用“一、;
(一);1.”划分;二层结构可用“一、;
(一)”或“一、;1.”划分。
其中,一级结构用黑体字,二级结构用楷体字,第三层和第四层用仿宋GB2312字体。
4.附件说明。
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。
附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、日期及印章。
成文日期一般右空4字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份标全称,月、日不编虚位(即1不能编为01)。
发文机关署名在成文日期之上,以日期为准居中编排。
印章端正、居中下压发文机关署名和日期,印章顶端不压正文。
(特殊情况说明:
当公文排版后所剩空白处不能容下发文机关署名和日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决)
6.附件。
附件另面编排,“附件”二字及顺序号用三号黑体字顶格编排在左上角第一行,附件标题居中编排于“附件”下空一行位置,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致,附件格式要求同正文。
三、请示和报告
(一)请示和报告的异同
请示和报告同属一个行文方向:
上行文,虽行文方向相同,但两者之间有着严格的区别,具体表现在:
1.侧重点不同:
请示属于请示性公文,侧重于提出问题和请求指示、批准;报告属于陈述性公文,侧重于汇报工作,陈述意见或建议。
2.行文目的不同:
请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题;报告的目的是让上级机关了解下情,掌握情况,便于及时指导。
3.行文时间不同:
请示必须事前行文;报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
4.内容要求不同:
请示只能一文一事,报告可以一文一事也可以一文数事。
5.报送要求不同。
请示一般只写一个主送机关;报告可以报送一个或多个上级机关。
6.标题不同:
一般来讲请示的标题中不写报告二字,就是x x x关于x x x x x x的请示;报告的标题中不写请示二字,就是x xx关于x x x xx x的报告。
7.结束用语不同。
请示的结尾一般用“妥否,请批示”或“特此请示,请予批准”等形式,请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求;报告的结尾多用“特此报告”等形式,一般不写需要上级必须予以答复的词语。
8.处理结果不同。
请示属于“办件”,指上级机关应对请示类公文及时予以批复;报告属于“阅件”,对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复,但也没必要件件予以答复。
(二)请示和报告案例分析
四、简报规范
简报由报头、正文、报尾三部分组成。
1.报头。
占首页三分之一的上方版面,用间隔红线与正文部分隔开,报头内容有:
(1)报名:
“XXX”简报、“XXX”简讯,一般用大字套红,醒目大方。
(2)期数:
报名的正下方,注明总期数,总期数用括号括入。
(3)编发单位:
横隔线左上方位置。
(4)印发日期:
横隔线右上方位置。
2.正文。
是简报的文章部分,编排原则是:
每篇文章疏密间隔要恰当,标题字大小一样。
3.报尾。
参照教育局《教育工作》。
五、标点符号
标点符号是公文的有机组成部分,也是公文起草者最容易忽视的部分。
笔者在公文审核过程中,经常碰到文笔流畅但标点符号屡犯错误的情况,归纳起来,常见的标点符号使用错误有以下十二个:
常见错误一:
多个书名号或引号并列时使用顿号分隔
例1:
各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。
(错误)
各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。
(正确)
例2:
公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设,落实护校制度。
(错误)
公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设,落实护校制度。
(正确)
解析:
标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。
若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间,宜用顿号。
常见错误二:
在标示数值和起止年限时使用连接号不规范
例3:
制定并实施学校安防达标建设三年行动计划(2015-2018年)。
(错误)
制定并实施学校安防达标建设三年行动计划(2015—2018年)。
(正确)
例4:
要加快工程进度,确保科技园3-5年内建成。
(错误)
要加快工程进度,确保科技园3~5年内建成。
(正确)
解析:
标示时间、地域的起止一般用一字线(占一个字符位置),标示数值范围起止一般用浪纹线。
常见错误三:
在并列分句中使用逗号统领
例5:
各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合,工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为;工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业;公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。
(错误)
各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合;工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为;工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业;公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。
(正确)
解析:
用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。
常见错误四:
在并列分句中使用句号后再使用分号
例6:
一是养老保险安置。
对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险;二是医疗保险安置。
城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。
(错误)
一是养老保险安置。
对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。
二是医疗保险安置。
城镇居民医疗保险制度已建立,可参加城镇居民医疗保险。
(正确)
解析:
分项列举的各项或多项已包含句号时,各项的末尾不能再用分号。
常见错误五:
同一形式的括号套用
例7:
围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。
(责任单位:
各镇(街道))(错误)
围绕政府半年工作开展回头看,认真总结上半年工作,科学谋划下半年工作。
[责任单位:
各镇(街道)](正确)
解析:
同一形式的括号应尽量避免套用,必须套用括号时,应采用不同的括号形式配合使用。
常见错误六:
阿拉伯数字表示次序时使用点号不当
例8:
1、督促主办单位按时办结。
(错误)
1.督促主办单位按时办结。
(正确)
例9:
(1)、督促协办单位按时办结。
(错误)
(1)督促协办单位按时办结。
(正确)
解析:
带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号,不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语,后面用下角点(圆心点)。
常见错误七:
在图、表说明文字末尾使用句号
例10:
(图表略)
注:
以上各项数据统计截至时间为2017年12月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径。
(错误)
注:
以上各项数据统计截至时间为2017年12月31日;城市人口指常住户籍人口;规模工业企业个数统计为新口径(正确)
解析:
图或表的短语式说明文字,中间可用逗号,但末尾不用句号。
即使有时说明文字较长,前面的语段已出现句号,最后结尾处仍不用句号。
常见错误八:
在标示发文年号时使用括号不规范
例11:
根据×发[2018]X号文件精神,……(错误)
根据×发〔2018〕X号文件精神,……(正确)
解析:
标示公文发文字号中的发文年份时,应使用六角括号。
常见错误九:
书名号内用顿号表示停顿
例12:
根据《××省物价局、××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(××规〔2018〕X号)文件要求,特制定本管理办法。
(错误)
根据《××省物价局 ××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》(××规〔2018〕X号)文件要求,特制定本管理办法。
(正确)
解析:
书名号内标示停顿时用空格。
常见错误十:
句内括号行文末尾使用标点符号不当
例13:
为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导,决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组(领导小组组长由常务副区长兼任,副组长由××局局长兼任。
),负责该项工作的协调处理。
(错误)
为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导,决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组(领导小组组长由常务副区长兼任,副组长由××局局长兼任),负责该项工作的协调处理。
(正确)
解析:
括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。
除此之外,句内括号行文末尾通常不用标点符号。
常见错误十一:
附件名称后使用标点符号
例14:
附件:
1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单;(错误)
附件:
1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单(正确)
解析:
附件名称后不用任何标点符号。
常见错误十二:
二级标题在换行分段情况下使用句号
例15:
(一)整合监管职能和机构。
为减少监管环节,保证上下协调联动……(错误)
(一)整合监管职能和机构
为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)
(一)整合监管职能和机构。
为减少监管环节,保证上下协调联动……(正确)
解析:
二级标题在换行分段时不使用句号,如使用句号则不需要换行分段。
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