建筑材料设备采购管理办法.docx
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建筑材料设备采购管理办法.docx
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建筑材料设备采购管理办法
建筑材料(设备)采购管理办法
——09年修订——
第一部分通则
1.0适用范围
建筑项目部生产性材料、固定资产、高值周转材,以下材料不适用本办法
➢包工包料类材料采购
➢钢材采购
➢样板房及开放展示区家具、装饰物品、摆件
➢行政资产类
2.0材料种类
2.1从采购环节分工及执行主体来说,分为如下三类
2.1.1种类和定义
种类
定义
集团采购
集团确定供应商,集团签订合同、集团采购、集团付款;
集团选定
集团确定供应商,集团签订合同、项目采购、项目付款;
项目采购
项目确定供应商,项目签订合同(集团参与合同会签)、项目采购、项目付款;
2.1.2材料分类流程
◆在每一项目开工前由集团采购部起草《项目材料分类清单》,经成本管理中心、工程管理中心、总裁办审核,报集团总裁审批确定,清单以外材料视同项目采购。
◆生效后的《项目材料分类清单》由总裁办颁布,并抄送成本管理中心、财务中心、集团采购部、工程管理中心及相关建筑项目部。
2.2从材料的采招周期来说,分以下两类,材料分类清单见《采购计划管理办法》
种类
定义
年度材料
为集团常年使用的物料,通过年度的招投标确定若干常年合作的供应商后可解决材料的供应问题
项目材料
围绕项目施工和销售过程所使用的物料,其供应商以项目的起止为合作周期。
3.0以下所说材料采购须遵循原则
3.1因客观原因,对采购单价在1万以上而不能订立合同的材料采购,按“零星采购”流程办理审批,并严格履行比价手续。
3.2每宗采购,必须按规范填写《申购单》,严禁先采购再补申购,或申购未经审批直接采购等现象,由集团建筑财务部或各项目成本会计把关监督每宗申购都有对应的申购单。
3.3项目采购部须及时更新并查看各项材料的已入库数量,根据入库量与合同总量的对比,正确选择审批流程,同时对超合同金额的采购及时重新签署合同或补充协议,避免合同外申购。
对采购额超出合同金额1万元以上(含1万元),或供货量、价款须超出合同暂定总价的1%的,超出部分必须签订补充协议,否则,相关材料款不得准予结算或报销。
3.4对需现购的材料,如其借支额在申购的审批范围内,采购部门可凭经审批的《申购单》直接办理借支。
4.0附则
4.1本办法为修订版,由集团总裁办负责解释和修订,经集团总裁签字生效。
4.2本办法之颁布之日起执行,其他文件或制度的条款与本办法有冲突者,以本办法为准。
第二部分集团采购类材料采购流程
1.0职责分工
1.1集团采购部
负责汇集局部“集团采购类”的计划、申购提起、采购实施、结合库存量审核数量合理性,台帐建立等工作。
1.2工程管理中心
负责审核项目提交的月度材料计划及“集团采购类”《材料(设备)申购单》(以下简称《申购单》)的必要性与合理性。
项目工程师负责组织材料进场的验收工作。
1.3成本管理中心
负责“集团采购类”材料的计划、《申购单》的审定工作。
主要审核计划及申购是否超出目标成本等。
1.2产品设计中心
审核开放展示区物品的采购申请,参与开放展示区物品的进场验收工作。
同时,根据材料性能或其他部门的需要,参与相关材料的进场验收工作。
1.5审计监察部
审计监察部是材料采购工作的监督部门,根据需要选择性参与材料的申购及进场验收工作,并对相关工作流程提出修改意见。
1.6总裁办
根据需要选择性参与或检查材料的申购及进场验收工作流程,负责收集相关部门对于制度流程的修改意见,并对相关工作流程进行修订。
1.7建筑项目部
编制《月份材料需用计划表》,并如期提交。
同时,负责材料进场验收工作。
1.8验收小组
验收小组是材料验收工作的执行机构。
小组成员至少包括:
项目工程师、项目采购部、项目仓库等,集团采购部、工程管理中心、产品设计中心根据材料情况参与工程材料的入场验收。
2.0计划的填报
2.1计划周期为30天,从当月的26日~次月25日有效,只针对年度材料编制,项目材料直接填报申购即可。
2.2需用计划的编制及审批
2.2.1编制计划:
由建筑项目部生产部主导编制,注明物料名称、具体规格、技术参数要求、具体到位时间、当月分批使用量及使用部位等,集团采购部补充单价、总价、下单时间等。
2.2.2审批流程
审核环节
审核内容
仓库、预算部、生产经理、项目经理
审核计划材料的必要性、数量的合理性及是否符合工程进度要求
工程管理中心
审核计划材料的必要性、数量的合理性及是否符合工程进度要求
集团采购部
审核价格的合理性
成本管理中心
审核价格的合理性及是否超出项目的目标成本
2.3采购计划的编制
集团采购部根据各项目提交的需用计划汇编《月度采购计划》,经集团采购部副经理确认后按材料种类分配采购任务。
3.0材料申购
3.1对年度材料
《申购单》由集团采购部根据采购计划发起,经集团总裁审批后订购。
3.2对项目材料和未报计划的年度材料
《申购单》由建筑项目部生产部根据《物料采购前置表》提前发起,经建筑项目部预算部、仓库、生产经理、项目经理审核后,送集团采购部、成本管理中心、工程管理中心审核,报集团总裁审批。
3.3《申购单》由集团采购部归档,对固定资产和高值周转材还需抄送集团财务中心、工程管理中心。
4.0集团采购材料进场验收
4.1材料进场前知会
由集团采购部根据供应商到货时间提前一天通知项目工程部,由其组织验收小组进行验收。
验收小组由项目工程师、项目采购部、监理单位及项目经理指定的相关人员共同组成。
产品设计中心参与开放展示类物品的验收工作,集团采购部、工程管理中心根据工程需要参与或监督材料验收过程。
4.2验收
验收小组随机抽取进场材料(设备)进行验收(如有材料样板的材料进场验收,除按照以下内容执行外,还须按照《材料样板封存-验收管理规定(修订版)》里的条款进行对板验收)。
材料验收主要检查以下几个方面:
➢检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同及《申购单》的要求;
➢检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求;
➢检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求;
➢检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准;
➢检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确;
➢检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
4.3材料验收合格后,验收小组成员共同在《送货单》和《入库单》签字确认,项目采购部办理已验收材料的入库手续。
【注】材料的入库手续详见《项目仓库管理办法(修订版)》。
4.4材料检测
对于必须经过检测才能使用的材料(设备),可委托工程所在地政府部门认可的检测机构进行检测,费用由供应商承担。
检测结果不合格的材料,凡未采购的应停止采购,凡已采购运至现场的,应立即由供应商运出现场,由此造成的全部材料采购费用,由供应商承担。
4.5对关键材料(设备)的关键生产加工过程,工程管理中心可委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
4.6材料供应商提供的材料与合同或《申购单》不符的,按下列情况分别处理:
➢材料送货单价与合同或《申购单》不符,由供应商承担所有差价;
➢材料的种类、规格、型号、质量等级与合同或《申购单》不符,建筑项目部严禁该批材料进场,并要求供应商清运出施工现场,并向集团采购部及工程管理中心汇报;
➢到货地点与合同或《申购单》不符,供应商负责倒运至约定地点;
➢供应数量少于或多于《申购单》的约定数量时,项目仓库须请示项目经理及集团采购部,经同意后可准许该批材料入库。
同时,根据集团采购部的指令,要求供应商将数量补齐。
如集团采购部不同意本批材料入库,供应商负责将多余部分或本批次的全部材料运出施工现场;
➢供应时间早于约定时间,供应商承担因此发生的保管费用及保管风险;
➢因以上原因或迟于约定时间供应而导致的追加合同价款,由供应商承担。
对由于材料供应发生延误导致工期相应顺延,由供应商赔偿公司由此造成的损失;
➢重新运送的材料经验收或已入库材料经现场实体使用过程中仍发现有与合同或《申购单》的规格、质量等级不符的情况,供应商还应承担重新采购及返工的追加合同价款。
【注】以上处理意见建议集团采购部及成本管理中心纳入材料供应合同条款中。
第三部分集团选定类材料采购流程
1.0职责分工
1.1验收小组
验收小组是材料验收工作的执行机构。
小组成员至少包括:
项目工程师、项目采购部、项目仓库等,集团采购部、工程管理中心、产品设计中心根据材料情况参与工程材料的入场验收。
1.2项目采购部
负责“集团选定类”材料申购的提起、采购实施、台帐建立等工作,并参与材料的进场验收。
1.3项目预算部
审核“集团选定类”材料采购申请,着重审核材料申购是否符合合同要求,是否超出目标成本。
1.4生产经理
审核材料申购的必要性及数量的合理性,并向项目经理提出实际采购数量的建议。
1.5项目经理
根据权限审核或审批材料采购申请。
1.6成本管理中心
审核单宗超20万元的“集团选定类”材料申购,主要从该项目资金分配情况及目标成本等方面审核。
1.7工程管理中心
审批单宗超20万元的“集团选定类”材料申购,主要审核该宗申购的必要性及数量的合理性。
并根据材料性能或其他部门的需要,参与相关材料的进场验收工作。
1.8产品设计中心
根据材料性能或其他部门的需要,参与相关材料的进场验收工作。
1.9审计监察部
审计监察部是材料采购工作的监督部门,根据需要选择性参与材料的申购及进场验收工作,并对相关工作流程提出修改意见。
1.10总裁办
根据需要选择性参与或检查材料的申购及进场验收工作流程,负责收集相关部门对于制度流程的修改意见,并对相关工作流程进行修订。
2.0办理申购
2.1发起申购
集团选定类材料,由建筑项目部生产部根据《物料采购前置表》提前发起《申购单》,应详细注明物品名称、规格/型号、单位、数量、需使用日期、存货编码等信息,由项目采购部采购工程师补充单价、总价、下单时间等。
2.2申购审批
种类
审批环节
集团选定
20万元以下/宗
项目采购部、预算部、生产经理、项目经理
20万元以上/宗
生产经理、项目经理、集团采购部、工程管理中心、成本管理中心
【注】在三个工作日内,对同一种类产品的申购,无论规格型号是否相同,视同为“同一宗申购”。
2.3《申购单》送项目采购部存档,同时抄送项目仓库、项目预算部、项目财务部等部门备案,对固定资产和高值周转材还需抄送集团财务中心、工程管理中心。
2.4审核要点
➢项目预算部审核材料的申购数量、价格是否符合合同要求,是否超出合同总量或总额,是否满足目标成本的要求等。
➢生产经理审核材料采购的必要性,同时审核材料采购数量能否满足现场工程需要,并向项目经理提出实际申购数量的建议。
4.0集团选定类材料进场验收
4.1材料进场前知会
项目采购部根据供应商到货时间提前一天通知项目工程部,由其组织验收小组进行验收。
验收小组由项目工程师、监理单位及项目采购部、项目仓库及项目经理指定的相关人员共同组成。
集团采购部、产品设计中心、工程管理中心根据工程需要参与或监督材料验收过程。
4.2验收
验收小组随机抽取进场材料(设备)进行验收(如有材料样板的材料进场验收,除按照以下内容执行外,还须按照《材料样板封存-验收管理规定(修订版)》里的条款进行对板验收)。
材料验收主要检查以下几个方面:
➢检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同及《申购单》的要求;
➢检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合设计及合同要求;
➢检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求;
➢检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准;
➢检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确;
➢检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
4.3材料验收合格后,验收小组成员共同在《送货单》和《入库单》签字确认,项目采购部办理已验收材料的入库手续。
【注】材料的入库手续详见《项目仓库管理办法(修订版)》。
4.4材料检测
对于必须经过检测才能使用的材料(设备),可委托工程所在地政府部门认可的检测机构进行检测,费用由供应商承担。
检测结果不合格的材料,凡未采购的应停止采购,凡已采购运至现场的,应立即由供应商运出现场,由此造成的全部材料采购费用,由供应商承担。
4.5对关键材料(设备)的关键生产加工过程,工程管理中心可委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
4.6材料供应商提供的材料与合同或《申购单》不符的,按下列情况分别处理:
➢材料送货单价与合同或《申购单》不符,由供应商承担所有差价;
➢材料的种类、规格、型号、质量等级与合同或《申购单》不符,建筑项目部严禁该批材料进场,并要求供应商清运出施工现场,并向集团采购部及工程管理中心汇报;
➢到货地点与合同或《申购单》不符,供应商负责倒运至约定地点;
➢供应数量少于或多于《申购单》的约定数量时,项目仓库须请示项目经理,经同意后可准许该批材料入库。
同时,根据项目经理的指令,要求供应商将数量补齐。
如项目经理不同意本批材料入库,供应商负责将多余部分或本批次的全部材料运出施工现场;
➢供应时间早于约定时间,供应商承担因此发生的保管费用及保管风险;
➢因以上原因或迟于约定时间供应而导致的追加合同价款,由供应商承担。
对由于材料供应发生延误导致工期相应顺延,由供应商赔偿公司由此造成的损失;
➢重新运送的材料经验收或已入库材料经现场实体使用过程中仍发现有与合同或《申购单》的规格、质量等级不符的情况,供应商还应承担重新采购及返工的追加合同价款。
【注】以上处理意见建议集团采购部及成本管理中心纳入材料供应合同条款中。
第四部分项目采购类材料采购流程
1.0职责分工
1.1验收小组
验收小组是材料验收工作的执行机构。
小组成员至少包括:
项目工程师、项目采购部、项目仓库等,集团采购部、工程管理中心、产品设计中心根据材料情况参与工程材料的进场验收。
1.2项目采购部
负责“项目采购类”材料采购的申请、采购实施、台帐建立等工作,并参与材料的进场验收。
1.3项目预算部
负责建立“零星采购类”材料的采购台帐,审核“项目采购类”材料采购申请。
建立着重审核材料申购是否符合合同要求,是否超出目标成本,零星采购是否超出项目审批的权限等。
1.4生产经理
审核材料申购的必要性及数量的合理性,并向项目经理提出实际采购数量的建议。
1.5项目经理
根据权限审核或审批材料采购申请。
1.6集团采购部
审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请,着重审核材料的价格及需用数量是否合理。
1.7成本管理中心
审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请,主要从该项目资金分配情况及目标成本等方面审核。
1.8工程管理中心
审核超建筑项目部审批权限的“零星采购”申请,主要审核该宗申购的必要性及数量的合理性。
并根据材料性能或其他部门的需要,参与相关材料的进场验收工作。
1.9产品设计中心
根据材料性能或其他部门的需要,参与相关材料的进场验收工作。
1.10审计监察部
审计监察部是材料采购工作的监督部门,根据需要选择性参与材料的申购及进场验收工作,并对相关工作流程提出修改意见。
1.11总裁办
根据需要选择性参与或检查材料的申购及进场验收工作流程,负责收集相关部门对于制度流程的修改意见,并对相关工作流程进行修订。
2.0办理申购
2.1发起申购
项目采购类材料,由建筑项目部生产部发起《申购单》,详细注明物品名称、规格/型号、单位、数量、需使用日期、存货编码等信息,由项目采购工程师由项目补充单价、总价、下单时间等。
2.2申购审批
种类
审批环节
项目采购
合同采购
项目采购部、项目预算部、生产经理、项目经理
零星采购
3千元/宗以下(含)
项目采购部、项目预算部、生产经理、项目经理
3千元/宗以上
同上、集团采购部、成本管理中心、工程管理中心
【注】在三个工作日内,对同一种类产品的申购,无论规格型号是否相同,视同为“同一宗申购”。
2.3经审批的《申购单》送项目采购部、项目仓库、项目预算部、项目财务部等部门,对固定资产和高值周转材的,还需抄送集团工程管理中心和财务中心。
3.0零星采购材料申购审批流程
3.1材料询价
➢无预定供应商的材料
由项目采购部寻找三家或以上的供应商进行比价,填写《比价单》并建议供应商。
若因特殊原因须免比价的,填写《免比价单》,与《申购单》一并送项目预算部审核。
➢已有预定供应商的材料
对预先已确定供应商的物品,由采购部在固定的供应商间询价后,填写《比价单》并建议供应商。
若只有一个供应商或其他原因须免比价的,填写《免比价单》,与《申购单》一并送项目预算部审核。
3.2生产经理审核本次申购的必要性及数量的合理性,并向项目经理提出实际申购数量的建议。
3.3项目经理除审核材料的实际需用量外,须从项目的工程节点要求及工程月度进度款的申请、使用情况等方面考虑材料申购数量。
4.0项目采购类材料进场验收
4.1材料进场前知会
项目采购类材料到货时由项目采购部、项目仓库、领料人共同进行验收,如为建筑工程主材还需项目工程师、监理单位人员参与验收。
同时,项目工程师还须参与园林配套类材料的进场验收。
集团采购部、产品设计中心、工程管理中心根据工程需要参与或监督材料验收过程。
4.2验收
验收小组随机抽取进场材料(设备)进行验收(如有材料样板的材料进场验收,除按照以下内容执行外,还须按照《材料样板封存-验收管理规定(修订版)》里的条款进行对板验收)。
材料验收主要检查以下几个方面:
➢检查进场材料(设备)的品牌是否符合合同或《申购单》的要求;
➢检查进场材料(设备)的色泽、材质(指材料)、外观等是否符合合同或《申购单》要求;
➢检查进场材料(设备)的尺寸、规格、型号等是否符合合同或《申购单》要求;
➢检查进场材料(设备)是否符合出厂标准或有关国家行业标准、合同要求达到的标准或符合现场使用需要;
➢检查进场材料(设备)合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确;
➢检查进场材料(设备)的产品保护措施是否到位。
4.3材料验收合格后,验收成员共同在《送货单》和《入库单》签字确认,项目采购部办理已验收材料的入库手续。
【注】材料的入库手续详见《项目仓库管理办法(修订版)》。
4.4材料检测
对于必须经过检测才能使用的材料(设备),可委托工程所在地政府部门认可的检测机构进行检测,费用由供应商承担。
检测结果不合格的材料,凡未采购的应停止采购,凡已采购运至现场的,应立即由供应商运出现场,由此造成的全部材料采购费用,由供应商承担。
4.5材料供应商提供的材料与合同或《申购单》不符的,按下列情况分别处理:
➢材料送货单价与合同或《申购单》不符,由供应商承担所有差价;
➢材料的种类、规格、型号、质量等级与合同或《申购单》不符,建筑项目部严禁该批材料进场,并要求供应商清运出施工现场,并向集团采购部及工程管理中心汇报;
➢到货地点与合同或《申购单》不符,供应商负责倒运至约定地点;
➢供应数量少于或多于《申购单》的约定数量时,项目仓库须请示项目经理,经同意后可准许该批材料入库。
同时,根据项目经理的指令,要求供应商将数量补齐。
如项目经理不同意本批材料入库,供应商负责将多余部分或本批次的全部材料运出施工现场;
➢供应时间早于约定时间,供应商承担因此发生的保管费用及保管风险;
➢因以上原因或迟于约定时间供应而导致的追加合同价款,由供应商承担。
对由于材料供应发生延误导致工期相应顺延,由供应商赔偿公司由此造成的损失。
➢重新运送的材料经验收或已入库材料经现场实体使用过程中仍发现有与合同或《申购单》的规格、质量等级不符的情况,供应商还应承担重新采购及返工的追加合同价款。
【注】以上处理意见建议集团采购部及成本管理中心纳入材料供应合同条款中。
附件:
建筑材料(设备)采购审批权限一览表
建筑材料(设备)采购审批权限一览表
材料采购种类
计划编制
申购发起
申购审核/审批
归档
集团采购
年度材料
需用计划内
建筑项目
部生产部
集团采购部
集团总裁
集团采购部、(财务中心)、(工程管理中心)
需用计划外
-
建筑项目
部生产部
建筑项目部预算部、仓库、生产经理、项目经理、集团采购部、成本管理中心、工程管理中心、集团总裁
项目材料
-
集团选定
单宗20万以下(含)
-
建筑项目部部生产部
项目采购部、预算部、仓库、生产经理、项目经理
项目采购部(财务中心)、(工程管理中心)
单宗20万以上
-
同上、集团采购部、成本管理中心、工程管理中心
项目采购
合同采购
-
建筑项目
部生产部
项目采购部、预算部、生产经理、项目经理
零星采购
单宗3千元以下(含)
-
单宗3千元以上)
-
同上、集团采购部、成本管理中心、工程管理中心
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